Se você deseja garantir uma gestão financeira eficiente em sua empresa, a auditoria contábil pode tornar isso possível.
A atividade, praticada por países desenvolvidos desde os anos 1.300, consiste em examinar os documentos contábeis do negócio e verificar se estão condizentes com os registros realizados.
A auditoria contábil oferece ao empreendedor uma visão ampla e transparente a respeito da saúde financeira da sua própria empresa.
A prática ajuda a evitar problemas com a fiscalização, melhora a eficiência da gestão financeira e patrimonial do negócio e ainda garante a correta aplicação dos recursos financeiros da empresa em causas ambientais e sociais.
Quer saber mais sobre a auditoria contábil e como essa atividade pode contribuir para o crescimento e sustentabilidade da sua empresa?
Continue acompanhando este artigo e descubra quais as vantagens desse processo e como ele deve ser realizado para produzir bons resultados. Vale a pena conferir!
O que é auditoria contábil?
Por auditoria contábil compreende-se um conjunto de processos que tem como principal objetivo examinar os documentos contábeis da empresa, atestando a veracidade ou a irregularidade das informações contidas neles.
Na prática, a atividade consiste em examinar livros contábeis, notas fiscais, extratos bancários entre outros registros como o DRE (Demonstração de Resultado de Exercício), para apurar se os valores contabilizados estão coerentes com a situação financeira e patrimonial da empresa.
Muito além de atestar a veracidade ou a irregularidade das informações, a auditoria também possibilita identificar erros de lançamentos, falhas na gestão administrativa ou financeira e até mesmo fraudes.
Além disso, garante que as informações estejam em conformidade com as legislações vigentes, tornando a prestação de contas aos órgãos federais, estaduais e municipais confiáveis.
Quais empresas podem fazer auditoria contábil?
A técnica contábil é versátil e bem abrangente, podendo ser praticada por empresas de todos os setores e portes.
Para isso, no entanto, é preciso contar com o conhecimento especializado de um contador, ou seja, de um profissional formado em Ciências Contábeis e devidamente registrado no conselho de classe de seu estado (CRC – Conselho Regional de Contabilidade).
A atividade também pode ser realizada pelo próprio contador da empresa, caso esta possua. Contudo, para garantir melhores resultados o ideal é que a auditoria seja realizada por um profissional contratado única e exclusivamente para essa atividade.
Isso porque dessa forma, a análise das informações será realizada de forma imparcial e certamente produzirá resultados mais precisos e objetivos.
Além disso, vale a pena destacar que o profissional precisa agir conforme as leis vigentes e normas contábeis, o que se torna praticamente inviável quando se tem um vínculo empregatício.
Já ao dono ou responsável pela empresa cabe fornecer todos os documentos solicitados pelo auditor, bem como acompanhar de perto todo o processo.
Inclusive, essa é uma excelente maneira de conhecer profundamente os vários aspectos que envolvem o próprio negócio, como administrativo, patrimonial, financeiro, tributário e social, por exemplo.
Quando solicitar uma auditoria?
Responder a essa pergunta é algo muito relativo, pois cada empresa possui necessidades diferentes. Em via de regra, a auditoria contábil é realizada sempre que:
O empreendedor desconfia de fraudes e desvios financeiros;
São identificadas possíveis falhas nos registros e demonstrações contábeis;
O empreendedor deseja conhecer a real situação financeira e patrimonial da empresa;
Quando a empresa vai receber investimentos de terceiros ou vai passar pelo processo de fusão;
Quando a empresa vai ser vendida.
Tipos de auditoria contábil
A auditoria contábil pode ser interna ou externa. Ambas possuem o objetivo de validar informações contábeis, mas assumem papéis diferentes, conforme a explicação a seguir.
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada pelos funcionários pertencentes à área contábil da própria empresa.
Nesse caso, a atividade busca avaliar se as normas internas da empresa estão sendo devidamente cumpridas e se as informações declaradas estão condizentes com os controles contábeis.
Além disso, a auditoria contábil interna também é muito útil para identificar falhas humanas que possam comprometer a saúde financeira da organização, como erros e omissões de registros nas contas de balanço patrimonial e nas demais movimentações financeiras da empresa.
Auditoria externa
Já a auditoria externa é realizada por profissionais contratados pela empresa exclusivamente para essa finalidade.
Como não fazem parte do quadro de funcionários, podem agir com imparcialidade e oferecer dados mais precisos sobre a real situação financeira, administrativa, contábil e patrimonial da empresa.
Conforme já pontuamos, o auditor é um profissional formado em ciências contábeis e devidamente registrado no conselho de classe regional (CRC).
E no caso da auditoria contábil externa, ele pode ser requisitado quando a empresa for receber novos investimentos, for vendida, passar pelo processo de fusão ou por qualquer outro processo que altere o seu quadro societário.
Entretanto, a auditoria externa pode ser solicitada pelo próprio FISCO, sempre que houver a desconfiança de fraude ou sonegação fiscal.
Benefícios da auditoria contábil
De acordo com o CRC-CE (Conselho Regional de Contabilidade do Ceará), os benefícios da auditoria contábil são divididos entre diferentes aspectos, conforme listados adiante:
Para a empresa
Analisa, fiscaliza e melhora os controles internos, reduzindo a negligência, a ineficiência, a incapacidade e improbidade administrativa da organização;
Valida as informações dos registros contábeis, garantindo as correções sempre que necessárias;
Promove a adequação das demonstrações contábeis da empresa às legislações vigentes;
Oferece um verdadeiro panorama sobre a situação financeira, administrativa e patrimonial da empresa;
Evita prejuízos financeiros com desvios de bens e pagamentos indevidos de despesas e tributos;
Identifica omissões e erros de registros das receitas e despesas.
Para investidores e sócios
Facilita o controle de bens, direitos e obrigações da empresa, fornecendo informações confiáveis sobre a lucratividade da organização;
A auditoria contábil oferece resultados precisos sobre as demonstrações contábeis, evitando fraudes e dilapidação do patrimônio de terceiros;
Assegura que o empreendimento está com as obrigações fiscais e tributárias em dia.
Para o fisco
Garante que não há irregularidades entre as informações declaradas e as contidas nos registros contábeis;
Afasta a hipótese de fraude e sonegação fiscal;
Possibilita maior exatidão nas demonstrações contábeis e nos resultados apurados.
Para a sociedade
Garante a veracidade das informações sobre investimentos em causas sociais, ambientais e geração de empregos;
Assegura a idoneidade da empresa em seu mercado de atuação;
Informa o grau de solidez da organização e a sua evolução na economia nacional.
Auditoria contábil: vantagens para as empresas
Várias são as vantagens da auditoria contábil para empresas de todos os segmentos e portes. Confira a seguir as principais, que por si só já representam bons motivos para adotar a prática na sua empresa.
Detalhamento da empresa e dos custos
Sem dúvida alguma a principal vantagem da auditoria contábil é fornecer informações confiáveis e detalhadas sobre o desempenho da organização. Isso inclui, por exemplo, o detalhamento dos custos operacionais, da destinação dos recursos financeiros, e dos processos organizacionais.
Dessa forma, é possível ter mais controle financeiro, se antecipar a imprevistos e planejar estratégias de crescimento com mais assertividade.
Evitar problemas fiscais
A auditoria contábil também ajuda a organizar toda a documentação contábil e financeira da empresa, facilitando a prestação de contas a órgãos municipais, estaduais e federais.
Além disso, também possibilita a correção de informações sempre que necessário, garantindo a produção de resultados confiáveis e evitando problemas fiscais como multas e sanções penais.
Crescimento e melhoria do empreendimento
Por ajudar a identificar falhas antes que elas se tornem um problema para o negócio, a auditoria contábil também contribui para a sustentabilidade da empresa em um mercado tão competitivo. A atividade melhora a eficiência da gestão administrativa, financeira e contábil da empresa, contribuindo inclusive para o seu crescimento.
Mais segurança financeira para a organização
A auditoria também melhora o controle de bens, direitos e obrigações da empresa, fornecendo informações confiáveis sobre a real situação financeira e fiscal da organização.
Por meio dessa análise, é possível opinar sobre pagamento de dividendos, distribuição de lucros entre outras obrigações e escolher os melhores investimentos para o crescimento da empresa.
Receber investimentos de outros países
Outra grande vantagem da auditoria contábil é poder adequar os processos contábeis da empresa aos padrões internacionais. Isso possibilita a internacionalização do empreendimento, receber investimentos de empresas localizadas em outros países e ampliar as oportunidades de negócios.
O primeiro passo para fazer uma auditoria contábil é conhecer a fundo o negócio, sua constituição societária e estrutura organizacional.
Nessa primeira etapa, o auditor busca conhecer os processos administrativos, financeiros e contábeis da empresa de forma a compreender o seu funcionamento, operações comerciais e financeiras.
Para tal, o profissional pode solicitar os seguintes documentos para coletar as informações que considere necessárias:
Relatórios de demonstração do resultado do exercício (DRE);
Controles de contas a pagar e receber;
Livro Razão e Livro Diário;
Atas Societárias;
Demonstrativos de investimentos;
Folha de pagamento de funcionários;
Declarações entre outros documentos.
Planejamento de auditoria
Após a pesquisa ambiental, a auditoria é planejada. O fluxo do trabalho terá como base os dados coletados preliminarmente pelo auditor, pois cada empresa possui necessidades diferentes.
Ou seja, a auditoria contábil é sempre personalizada para atender às demandas e aos processos da organização, respeitando as particularidades de cada empreendimento.
Dessa forma, os resultados se tornam mais objetivos, precisos e principalmente confiáveis.
Ainda na fase de planejamento, o auditor define quais serão as ferramentas e testes utilizados para produzir resultados eficientes.
Além disso, também é feita uma análise de quais serão as melhores formas de apresentar os resultados, de forma que o empreendedor consiga compreender como eles estão afetando o seu negócio.
Avaliação e testagem
Nesta etapa da auditoria contábil o auditor começa a conferir se os valores declarados à receita, o fluxo de caixa, a conciliação bancária entre outras informações condizem com a realidade do negócio dentro do período analisado.
Em outras palavras, a avaliação se trata da verificação da materialidade apresentada pelos responsáveis da empresa para fundamentar os registros financeiros, contábeis e fiscais do empreendimento.
Após a minuciosa avaliação das informações, o profissional começa a aplicar as técnicas contábeis cabíveis para validar os registros. Elas servem como base para o parecer final do auditor e se resumem em:
Teste de observância
Conforme o próprio nome sugere, tem como principal objetivo “observar” se as normas e procedimentos internos da empresa estão sendo realizados corretamente.
O teste de observância é o primeiro a ser realizado pelo auditor e analisa a eficiência dos processos administrativos, financeiros e contábeis.
Teste substantivo
O teste substantivo, por sua vez, é baseado nas provas das informações declaradas, como relatórios, registros financeiros, notas fiscais emitidas e recebidas, entre outras demonstrações.
Na prática, trata-se do confrontamento das informações, de forma que seja possível assegurar que as mesmas são consistentes ou inconsistentes.
O teste substantivo é complexo, envolve a análise de vários documentos da empresa e por isso, costuma ser demorado.
Só para se ter uma ideia, para justificar custos, gastos e demais transações, o auditor precisa analisar cuidadosamente os controles:
Contábeis: contas contábeis e patrimoniais, transações feitas pelo setor contábil, demonstrativos de resultados, relatórios de auditoria interna;
Administrativos: relatórios de lucratividade por produto ou serviço, treinamento de pessoal, pagamento de salários, comissões e bonificações, controle de qualidade;
Financeiros: diferença entre valores orçados e praticados, custos de produtos e matérias-primas, controle de contas a pagar e receber, investimentos realizados.
Parecer do auditor
Por fim, é hora do parecer do auditor, ou seja, da demonstração dos resultados extraídos das análises contábeis. Eles são expressos através de relatórios e baseiam-se nas avaliações e testagens realizadas durante a auditoria.
Antes de ser apresentado, o parecer deve ser cuidadosamente revisado para garantir que os resultados estejam corretos.
E por falar em resultados, duas possibilidades são possíveis:
Parecer favorável: quando todas as informações financeiras e contábeis declaradas pela empresa estão corretas, dentro das normas da empresa e em conformidade com as leis vigentes;
Parecer desfavorável: quando há indícios de fraudes, desvios de recursos e sonegação de impostos.
Vale a pena destacar que independentemente do parecer do auditor, o relatório com o resultado da auditoria contábil também acompanha sugestões de melhorias, possíveis adequações e correções.
Principais falhas e fraudes detectadas em uma auditoria contábil
Conforme explicamos ao longo deste artigo, a auditoria contábil tem como principal objetivo analisar os registros contábeis da empresa, validando ou não as informações contidas neles.
Durante o processo, o auditor pode encontrar as seguintes inconsistências nos registros e documentos:
Erro ou omissão de lançamento financeiro ou contábil;
Rasura ou edição de documentos;
Compras e vendas sem notas fiscais;
Pagamentos sem comprovantes;
Adulteração de demonstrações contábeis;
Interpretação equivocada das normas e legislações;
Descumprimento de normas internas e inconformidade com as leis contábeis vigentes.
Mas por que os erros e fraudes acontecem?
Em primeiro lugar, não há que se confundir erros com fraudes, pois na contabilidade esses são dois conceitos completamente distintos.
A NBC T 11, que define as Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis, define fraude e erro da seguinte maneira:
Erro:“ato não intencional resultante de omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis”;
Fraude:“ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis”.
As fraudes e erros são muito comuns em empresas de todos os segmentos e portes, principalmente quando a gestão administrativa, financeira e contábil das organizações é ineficiente.
Os erros, no entanto, são menos danosos e passíveis de correção. Já as fraudes, devem ser combatidas de maneira enérgica, pois geralmente são cometidas com os seguintes propósitos:
Subtrair dinheiro da empresa;
Desviar produtos ou matérias-primas;
Não pagar impostos ou pagar menos do que deveria;
Encobrir erros de funcionários e atos administrativos e contábeis passíveis de penalidades;
Iludir futuros investidores e acionistas;
Usufruir de vantagens monetárias.
O papel do auditor
Conforme você pode observar, o papel do auditor contábil vai muito além do que apenas atestar a veracidade das informações contábeis declaradas pela empresa.
Ao emitir um parecer ético e fidedigno, o profissional também ajuda a desmascarar fraudes e acabar com esquemas internos ou externos que estejam minando as finanças da organização.
Por isso, esse papel deve ser desempenhado por um profissional competente, experiente e com visão holística empresarial. Somente assim, ao se deparar com sinais de fraudes e erros, o auditor vai conseguir identificar entre um e outro e apontá-los devidamente.
Apesar de se envolver temporariamente com setores e cenários passíveis de fraudes e erros e de ter que se atentar para cada um deles, é válido destacar que não cabe ao auditor realizar as correções e melhorias apontadas na auditoria.
Ao profissional cabe apenas atestar se os procedimentos contábeis estão ou não em conformidade com as normas e legislações vigentes, comunicando a autoridade superior da organização as irregularidades encontradas durante o processo.
Para saná-las, o profissional até sugere medidas de correção e de melhorias, que devem ser colocadas em prática pelos responsáveis pela organização.
Como fazer uma auditoria contábil eficiente?
Reúna todos os registros financeiros e contábeis
Como explicamos ao longo deste artigo, a auditoria contábil é a análise e o confronto das informações declaradas com os registros financeiros e contábeis da empresa.
Portanto, é importante armazenar todos os documentos que servirão como base para essa análise, como notas fiscais, extratos bancários, demonstrativos de investimentos, relatórios de fluxo de caixa, demonstrações contábeis entre outros.
Contrate uma empresa especializada em auditoria contábil
Apenas ser formado em Ciências Contábeis e possuir registro no CRC não é suficiente para ter bons resultados com a auditoria contábil. É preciso que o auditor tenha experiência, ética, comprometimento e acima de tudo, astúcia para identificar erros e fraudes.
Dependendo do porte da empresa, o recomendado é contratar empresas especializadas em auditorias, ao invés de profissionais independentes.
Isso porque além de auditores, essas empresas também possuem departamento jurídico próprio, sendo muito úteis para resolver tratativas referentes aos aspectos legais da empresa.
Conte com a tecnologia para evitar erros fiscais
Como você viu anteriormente, um dos objetivos da auditoria contábil é identificar erros e fraudes nos processos administrativos, financeiros e contábeis da empresa. Mas como fazer isso com uma gestão descentralizada, ineficiente e com controles feitos em planilhas eletrônicas?
O controle manual demanda tempo, aumenta os riscos de erros de lançamentos, exige conhecimento de fórmulas complexas e dificulta a interpretação dos dados.
Por outro lado, contar com um software de gestão empresarial pode facilitar a vida de empreendedores, gestores e auditores.
A ferramenta tecnológica possui recursos integrados que simplificam tarefas, transformam dados complexos em informações confiáveis, padronizam processos e oferecem ao empreendedor uma visão sistêmica do próprio negócio.
Imagina, por exemplo, o tempo que se perde em uma auditoria contábil apenas para conferir as notas fiscais de uma empresa? E para analisar as movimentações de fluxo de caixa de um determinado período?
Com um software de gestão empresarial, esse tempo é otimizado, pois o sistema reúne em um único lugar todas as informações necessárias para a boa administração do negócio, como vendas, financeiro, estoque, fluxo de caixa e notas fiscais.
Vale ainda a pena destacar que todas as informações são atualizadas diariamente, o que facilita consideravelmente todos os procedimentos da auditoria contábil.
E como todos os recursos são planejados em conformidade com as normas e leis contábeis, fiscais e tributárias, adotar um software de gestão empresarial também é uma excelente maneira de evitar uma interpretação equivocada das leis vigentes.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu o que é auditoria contábil, quais são as suas vantagens e como ela deve ser realizada para produzir resultados seguros e confiáveis.
Além disso, aprendeu também que todos os tipos de negócios podem se beneficiar com a atividade, desde que ela seja realizada por profissionais competentes e feita com o auxílio de ferramentas tecnológicas adequadas.
Nesse sentido, o sistema de gestão empresarial eGestor é a solução que a sua empresa precisa para agilizar os seus processos financeiros e contábeis, por meio da integração dos setores estratégicos da organização.
Com recursos práticos e eficientes, a ferramenta proporciona uma gestão mais assertiva de todo o negócio, evitando perda de tempo, retrabalho e proporcionando o crescimento da organização.
Quando falamos sobre vendas, muitas pessoas são qualificadas e têm o perfil para executar essa função com maestria. Porém
A cada dia, fala-se mais sobre o papel do controle de vendas no sucesso de uma empresa. Ou seja, é cada vez mais evidente a importância que a gerência dos dados comerciais de um negócio tem para sua obtenção de lucro. Mas como alcançar este controle tão almejado e fazer uma gestão empresarial adequada?
É preciso que todas as etapas do processo de vendas sejam acompanhadas de perto para que, assim, possam ser analisadas. Isso dará uma base apropriada para que as futuras decisões do empreendimento sejam tomadas, o que é uma peça-chave para a otimização e o triunfo do negócio.
O que é o controle de vendas?
É comum as pessoas confundirem controle de vendas com conferência de recibos, mas esse processo é mais detalhado. Ele busca conciliar o seu fluxo de caixa com os processos relacionados à venda e direcionar, programar e controlar todos os fundos do seu negócio, para que tudo funcione da maneira correta.
Basicamente, o controle de vendas é um instrumento que coleta informações de tudo o que possuir relação direta ou indireta com as vendas. Ele as coloca em um relatório gerencial que indica quais deverão ser as ações necessárias que devem ser tomadas. Assim como também aponta a melhor maneira de realizar uma redução dos custos sem nenhuma perda. Isso tudo de acordo com o perfil de cada negócio.
Como fazer o controle de vendas?
É claro que para que esse tipo de método funcione, é necessário que haja uma colaboração entre toda a equipe e uma comunicação efetiva. Essas qualidades são necessárias não só para o controle de vendas, mas para que seu negócio como um todo funcione de maneira fluída e efetiva. E também para que entregue um produto de qualidade para seus clientes.
Diferente do que se pode imaginar, esse tipo de controle não precisa ser exclusivo de grandes empresas. Ele funciona também em empresas de médio e pequeno porte. Essas ainda podem aproveitar desse método para crescerem ainda mais.
Primeiro, para começar a planejar e montar o seu controle, é necessário listar e saber todas as etapas do processo de vendas. Isso porque elas vão desde a produção e qualidade do produto, até quais serão os locais e de que maneira a venda está sendo realizada. Com tudo isso em mãos, uma ótima opção é usar softwares online. Utilizando essa ferramenta, cada processo pode ser avaliado através de um indicador e as possíveis falhas podem ser identificadas. Isso mostra qual é a deficiência da empresa e onde as melhorias devem ser trabalhadas.
Como implantar o controle de vendas?
Tendo em vista a importância e vantagem de manter este controle, vale a pena listarmos as principais medidas para implantá-lo na sua empresa. A base de tudo, naturalmente, são os registros de vendas. E esta medida não tem apenas utilidade interna para a sua empresa: o cadastro de vendas é uma exigência fiscal.
Use notas fiscais e comandas para registrar em uma planilha de controle de vendas ou softwares de gestão as informações de vendas. Não se esqueça de anotar todas as saídas e entradas de produtos no seu estoque também. Quanto melhor for o registro documental, maiores os impactos no controle de outras áreas, como o fluxo de caixa.
Etapas essenciais no controle de vendas
Comece planejando
A utilização de softwares online para essa parte do processo é bastante útil. Além de poder colocar todas as etapas e as informações em um único local, centralizando a informação e deixando tudo mais fácil de ser acessado e visualizado, suas informações estarão seguras. Isso, pois só poderão ser acessadas através de uma senha.
Aqui você pode colocar todas as informações do processo de vendas. Entre elas, a verificação de qualidade dos produtos, marketing de vendas, quais seriam os melhores locais para a venda, quais são as metas semanais e mensais e quais os lucros e gastos que a empresa tem no final de todo o processo. A partir disso, já é possível identificar o desempenho de acordo com alguns quesitos. Como, por exemplo, a quantidade de vendas realizadas e produtos de maior lucro, comparativo de mudança de vendas, quantidade de clientes novos, quantidade de itens por venda, entre outros.
Quanto melhor for feito o planejamento, mais as mudanças a serem realizadas serão precisas e efetivas. Assim, aumentando a chance de se obter um bom resultado.
Faça uma mudança interna
Para que tudo possa ser aplicado de maneira correta, é necessário estruturar a sua empresa e a equipe. Portanto, escolha um líder que fique responsável pela gestão e possa liderar a equipe. Isso ajudará com que ela atinja os objetivos estabelecidos, procurando soluções e auxiliando membros no caminho para encontrar soluções simples e viáveis.
Com a empresa estruturada, as mudanças podem ser mais efetivas e acabam fazendo efeito, uma vez que a empresa terá suporte para sustentar e manter o que for necessário mudar. Isso acontece de maneira que tudo funcione e que a qualidade dos produtos não seja afetada por isso.
Evite erros e dores de cabeça
A utilização de softwares traz vantagens. Dentre elas, a possibilidade de realizar tarefas que podem ser demoradas ou que estão suscetíveis a erro humano. Por exemplo, o controle de vendedores e suas comissões, a emissão de venda – que garante segurança da empresa e do cliente caso aconteça algum problema. Mas também, a emissão de boletos, para que as vendas possam ser contabilizadas e controladas.
Esse tipo de gestão é essencial e pode ser realizada de maneira muito mais fácil. Liberando assim, seus funcionários, para que esses possam exercer suas atividades de maneira mais produtiva. Mas também, sem ter que realizar um trabalho manual e que pode ser repetitivo, trazendo vantagens tanto para a empresa quanto para seu colaborador.
Crie estratégias que funcionam
Uma vez que é possível controlar o estoque e todos os processos da venda, tanto a produção quanto o relacionamento com o cliente ficam melhor. Assim, a empresa pode utilizar estratégias certeiras para atingir o mercado desejado ou para que seus produtos tenham destaque. Dessa forma conseguindo executá-las de maneira mais assertiva e controlada, por saber como essa ação irá afetar e ser recebida por todas as partes do seu processo, incluindo vendedores, fornecedores e clientes.
Com um controle de vendas adequado, é possível melhorar o seu negócio. Além disso, faz com que tudo funcione da melhor maneira possível. Isso tudo de acordo com o tipo da sua empresa e o produto que você pode ofertar.
A importância do controle de vendas para as empresas na prática
A verdade é que uma empresa que não tem um bom controle sobre os seus processos de vendas corre o risco de instabilidade financeira. São, afinal, muitas etapas em que pequenos erros podem iniciar um efeito bola de neve. Situações estas que não costumam ser percebidas à primeira vista.
Consequentemente, os produtos oferecidos acabam perdendo qualidade, os gastos aumentam e a gestão de estoque torna-se ineficaz. Apenas quando o dano causado por estas falhas já chegou a um momento difícil de reparar é que os gestores tomam conhecimento do problema. Quase sempre é tarde demais!
Isso ocorre justamente porque não acompanharam as vendas como deveriam. Para analisar de forma objetiva as operações ligadas a esta atividade, é fundamental o monitoramento. Vale ressaltar que a importância do controle de vendas para as empresas está também na visão holística que ele proporciona.
É possível analisar o todo das operações, ou cada aspecto que as constitui. Graças a isso, podemos até mesmo fornecer dados que sejam vantajosos para outros setores, como o de compras. Desta combinação, surge a busca por oportunidades, como a recorrência de fornecedores, medida que evita a ausência de mercadorias.
Fica claro, então, que o controle de vendas está intimamente ligado ao sucesso de uma organização. Afinal, ele é capaz de influenciar na forma como atuam vários departamentos do negócio. Em última instância, é também uma garantia de que as ações da empresa vão gerar lucratividade.
Principais benefícios de se realizar um bom controle de vendas
O benefício mais imediato de se adotar esta ferramenta é a melhora do planejamento financeiro. E é fácil entender como isto ocorre, já que todas as etapas de vendas são controladas. Em razão disso, gastos e deslizes saltam à vista e permitem que os gestores corrijam a rota dos negócios a tempo.
A importância do controle de vendas para as empresas também pode ser percebida nos benefícios que traz para a distribuição de mercadorias. E isso ocorre porque com esta ferramenta você não tem apenas a noção de quantos itens foram vendidos. Informações como o local onde eles têm maior saída também podem ser coletadas.
Estes dados são indissociáveis de uma boa distribuição de produtos. Assim, a empresa pode se planejar para dar maior atenção às localidades que representam mais lucro. Podem ser percebidas, ainda, as oportunidades de venda que são perdidas por falhas como exposição inadequada de produtos.
Com relação às mercadorias, um dos grandes benefícios do controle de vendas é que ele colabora na gestão de estoque. Evitamos, dentre outras coisas, depósitos cheios de produtos com baixa rotatividade e ausência de itens mais procurados. A maioria dos gestores sabe que se não cuidarem bem desta área, irão sofrer uma redução nos lucros.
Melhora no planejamento de vendas
Qual maneira melhor de criar estratégias de marketing e vendas do que estudando o que deu certo ou errado para a sua empresa?
Traçar ações de vendas e, posteriormente, analisá-las expandirá as chances de ter sucesso com sua campanha, bem como o ajudará a estabelecer metas de vendas realistas e compatíveis com seu negócio!
Maior previsibilidade financeira com o controle de vendas
A coleta de dados de vendas possibilita uma projeção daquilo que se espera lucrar nos próximos meses. Isto gera certa estabilidade financeira para o empreendedor, o qual pode planejar o quanto investirá em sua empresa no próximo período.
O empresário poderá avaliar itens, como o nível de faturamento e o grau de lucratividade do negócio, para obter resultados fiéis sobre o que esperar nos meses seguintes.
Controle mais preciso do estoque
Um bom monitoramento é fundamental para a organização da empresa, algo que também passa pelo estoque. Com o controle de seu acervo, fica mais simples prever altas e baixas nas demandas de produtos, garantindo que seu negócio tenha estoque suficiente, capaz de suprir aquelas necessidades.
Como a venda depende do estoque e vice-versa, é necessário manter uma relação consistente das informações comerciais, a fim de alcançar uma gestão de estoque efetiva. A última coisa que um empresário deseja é ter clientes que esperam comprar seu produto, mas não ter a mercadoria no depósito. O controle de vendas apropriado garante que isso não aconteça.
Fortalecimento do relacionamento com o cliente
Ter conhecimento de todas as etapas de vendas de sua empresa garante a otimização do processo. Dessa forma, com o passar do tempo, o atendimento ao cliente se tornará muito mais rápido e eficaz. Além disso, tal ação melhora consideravelmente as chances de que a sua empresa seja indicada para terceiros e fidelize os seus clientes!
Além disso, o controle de vendas também fornecerá uma lista de contato direto com o cliente, assim como suas principais informações, o que ajudará na criação de estratégias certeiras para o seu público-alvo.
Processamento de vendas e cobrança mais rápida
O controle de vendas a partir de softwares ou sites especializados fornece serviços exclusivos para o empresário. É o caso, por exemplo, da emissão automática de notas fiscais NF-e e NFS-e integradas com as vendas, além do envio de boletos bancários para os clientes. Isso economiza muito tempo dos funcionários, que poderão gastar sua energia pensando na otimização da empresa.
5 dicas para escolher um sistema de controle de vendas
Mapeie as necessidades da sua empresa
Esse é um passo muito importante na hora de eleger o sistema de controle de vendas perfeito para o seu negócio.
Entenda primeiro quais são as suas necessidades e como a sua operação funciona no dia a dia. Afinal, cada empresa tem as suas particularidades e é muito importante você, gestor ou empresário, conhecê-las a fundo. Com essas informações, fica mais fácil procurar o melhor software.
Vamos a um exemplo: você controla a sua empresa remotamente e precisa ter acesso a essas informações de diferentes locais. O ideal é contar com um sistema de controle de vendas na nuvem e que possa ser acessado de qualquer lugar, não é mesmo?
Outro ponto é analisar se o sistema é intuitivo e fácil de usar. Peça demonstrações das rotinas mais importantes na sua empresa para verificar a facilidade e rapidez com que são executadas.
E os relatórios gerados? Eles atendem às necessidades do seu negócio? São essas informações que você precisa para sentir segurança na hora de tomar decisões que impactam na operação?
Atente-se a todos esses fatores, assim o sistema de controle de vendas irá trazer inúmeros benefícios para a sua empresa.
Visão completa dos seus produtos e clientes
Para uma boa gestão de vendas e o desempenho de um plano de ação assertivo, ter em mãos dados confiáveis sobre os períodos anteriores faz toda a diferença. Não é mesmo? Dessa forma, gestores e empresários conseguem pensar com mais segurança nas estratégias, prever sazonalidades e comportamentos dos seus clientes.
Um sistema de controle de vendas bom faz isso para você. E também entrega esses relatórios completos dentro do período de tempo que você precisa. Graças a esse software, é possível identificar diversos dados. É possível identificar, por exemplo, os seus produtos mais e menos vendidos, em qual época do ano determinado produto sai mais, quais itens trazem mais lucratividade, etc.
Assim como conseguem identificar informações relevantes que ajudam na hora de decidir onde focar os investimentos. Como, por exemplo, de marketing, ou quais produtos abastecer no estoque, quais produtos devem ficar na vitrine. Assim como muitas outras decisões que esses profissionais precisam tomar no dia a dia.
Além disso, um sistema de controle de vendas também ajuda a traçar um perfil dos seus melhores clientes. Qual o seu ticket médio, quais clientes compram mais e trazem mais faturamento. A partir dessas informações, você consegue desenhar o perfil ideal do consumidor e focar seus esforços nesse tipo de cliente.
Avaliação da sua equipe de vendas
Avaliar o desempenho do seu time de vendedores e analisar a produtividade de cada colaborador, são pontos muito importantes no trabalho de um gestor de vendas. E um sistema de controle de vendas ideal traz esses relatórios completos para facilitar muito o seu dia a dia.
Com essas informações em mãos, os gestores podem, além de tomar decisões mais assertivas, traçar o perfil do vendedor ideal a partir da análise da performance dos melhores funcionários. Além de usar o comportamento e a forma de trabalhar desses colaboradores como exemplo nas conversas com os demais vendedores.
Com um perfil ideal de vendedor, torna-se mais fácil fazer futuras contratações e reduzir a rotatividade, por exemplo.
Some-se a isso outros benefícios de um sistema de controle de vendas. Como, por exemplo, conseguir organizar melhor a atuação e as responsabilidades de cada pessoa da sua equipe de vendas. Esse dado é conseguido a partir do seu desempenho individual, assim é possível fazer projeções para os próximos meses com mais segurança.
Por exemplo, se você sabe que seu melhor vendedor entrará de férias, é o momento de incentivar a equipe a dar o seu melhor para que a lucratividade do negócio não caia.
Integração com outros módulos e soluções
Um sistema de controle de vendas é importante, mas o ideal é que ele converse com outros departamentos da sua empresa. Desta maneira, você consegue ter uma visão completa do seu negócio.
Por isso, procure um software completo e robusto que agregue ainda outras soluções ao seu dia a dia. Como controle de fluxo de caixa, acompanhamento de estoque, emissão de nota fiscal, etc.
Dessa forma, você possui uma ferramenta perfeita para a sua empresa em um único local, com integração das informações e a geração de relatórios mais robustos e com dados mais completos.
Isso ajuda muito no momento de tomar decisões e encontrar problemas na sua operação. Para que, quando eles acontecerem, possam ser identificados e resolvidos no menor intervalo de tempo.
Conheça a empresa e o suporte que ela oferece
Por fim, uma dica que vale para qualquer negócio: conhecer a empresa que irá fornecer o sistema e como é o seu pós-venda. Pesquise sobre a reputação da empresa na internet, converse com outros clientes, verifique quais canais de atendimento ela disponibiliza, como ela ensina a mexer no software, etc.
Todos esses são pontos importantes, principalmente porque, caso você precise de suporte ou ajuda com o seu sistema de controle de vendas durante a utilização, é fundamental contar com uma empresa preparada para isso e com uma equipe apta a orientá-lo da melhor forma.
5 dicas para ter sucesso no controle de vendas
1. Conheça o seu público
A primeira dica para ter o melhor controle de vendas na sua empresa é conhecer bem o seu público. Afinal, esse é o principal direcionador das atividades comerciais de todo empreendimento.
Assim, realize uma pesquisa de mercado em relação ao seu público-alvo e, no mercado em que atua ou pretende atuar. Isso vai garantir o pleno emprego dos recursos em prol das vendas e no atendimento das necessidades dos seus clientes. Afinal, eles só comprarão aquilo que desejam ou necessitam para sanarem suas dores (problemas).
Conhecer o seu público garante potencializar as receitas com base no controle de vendas inteligente. Afinal, proporciona o aumento na participação do mercado em que atua.
2. Faça um planejamento coeso
O planejamento é a palavra de ordem em toda atividade. Pois, como diz uma famosa frase: “se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. Logo, para ter um controle de vendas de forma efetiva é preciso que, após conhecer o seu público-alvo e as suas demandas, seja estabelecido um planejamento de vendas com coesão. Ou seja, um que une todas as áreas da empresa.
Com o planejamento de vendas em mãos será mais fácil visualizar o movimento das atividades comerciais de vendas. Assim, como será mais fácil se ele for integrado ao nível estratégico. E, como consequência, promove o seu controle.
Lembre-se que um planejamento de vendas deve acompanhar as mudanças do mercado e do próprio negócio — uma situação que deve ser percebida e analisada pelo controle de vendas.
3. Crie e acompanhe indicadores de desempenho
Assim como ter um caminho definido a ser trilhado com base em um planejamento, é fundamental que o controle de vendas esteja baseado no acompanhamento das suas atividades. Pois, de acordo com William Edwards Deming: “o que não é medido não é gerenciado”.
Por isso é tão importante criar e acompanhar os indicadores de desempenho. Afinal, esses fornecem informações valiosas e precisas para o controle de vendas. Esses indicadores podem, por exemplo, medir o número de leads gerados em um mês, as pré-vendas realizadas em um determinado período de tempo, o volume de vendas canceladas, o número de clientes fidelizados, as receitas totais oriundas das vendas, o custo por venda, etc.
Os indicadores de desempenho variam de acordo com o perfil do negócio e público-alvo. Mas, são a base para o controle de vendas para o sucesso operacional da sua empresa.
Além disso, eles sinalizam mudanças e ajustes nas operações que sejam necessárias para a alavancagem das vendas. Eles sempre se baseiam na causa e consequência de cada fato e cenário vivenciado pela empresa na sua trajetória diária.
4. Escolha as ferramentas corretas
Para ter informações de relevância que serão utilizadas no controle de vendas e na tomada de decisão é importante a escolha das ferramentas corretas. Afinal, elas darão todo o suporte operacional, proporcionando agilidade e precisão nas atividades.
Assim, para que a sua empresa alcance o sucesso no controle de vendas é essencial adotar um bom sistema de gestão ERP (Planejamento de Recursos Empresariais). Principalmente, se contemplar as funcionalidades de um CRM (Gestão de Relacionamento com o cliente).
Essas ferramentas armazenam todos os dados referentes aos clientes e as vendas realizadas a eles. Bem como suas intenções de compra e demais solicitações, transformando-as em informações de relevância para o controle de vendas.
Além das ferramentas disponibilizadas pela Tecnologia da Informação, é importante adotar outras ferramentas de gestão. Tais como: PDCA para o planejamento das vendas, Matriz de Causa e Efeito, Análise SWOT para a verificação do ambiente interno e externo com foco no controle de vendas e seus resultados.
5. Não deixe faltar os produtos essenciais
Por último (mas não menos importante), para ter um bom controle de vendas é essencial ter disponibilidade dos produtos essenciais, de modo que, essa atividade somente poderá ser executada se a empresa dispor dos itens demandados pelos clientes.
Dessa forma, o controle de vendas passa pela gestão eficiente do estoque, agindo em conjunto entre essas duas áreas e trocando informações entre si.
Nessa fase do controle de vendas os clientes da sua empresa sempre terão a certeza de serem atendidos das suas demandas e necessidades. Pois, o sucesso operacional de uma empresa depende da integração entre todos os setores da empresa. Principalmente, com as áreas de estoque e supply chain.
Percebeu como o sucesso da sua empresa está condicionado a vários fatores que devem agir sempre em coesão e efetividade? E para que isso ocorra é necessário o uso adequado das ferramentas de controle de vendas e das técnicas específicas para a área.
Todo esse ciclo vai além da simples transferência da posse do produto ou serviço ao consumidor final. Mas, deve estar baseado em planejamento, controle, mensuração e ajustes que orientarão as atividades de vendas na sua empresa. Sempre com o objetivo do alcance do sucesso e maior participação no mercado em que atua.
6 dicas para manter um controle de vendas efetivo
1. Registre todas as operações em seu controle de vendas
Para que você possa gerar relatórios, as informações das transações precisam estar disponíveis. Tenha em mãos o registro completo de qualquer venda realizada, incluindo dados como:
Produtos vendidos;
Preço unitário e total;
Forma de pagamento;
Dados do cliente.
Essas informações podem dar indicações sobre informações muito importantes, por exemplo:
Quais são os produtos mais vendidos;
Quais são comprados em conjunto;
Como seus clientes preferem pagar suas compras.
De posse desses dados, você tem um melhor planejamento de estoque, pode fazer promoções com itens combinados e ainda oferecer formas de pagamento atrativas.
2. Acompanhe no controle de vendas o desempenho da equipe
A equipe de vendas pode determinar o sucesso ou fracasso da empresa. Saber quem é o seu melhor vendedor e os canais mais efetivos são informações capazes de gerar uma grande economia na sua empresa. Quando você olha apenas o faturamento total, pode não perceber que tem vendedores de baixa performance no time ou que investe em canais que não trazem o retorno almejado.
Defina a periodicidade mais adequada de acordo com o segmento em que atua, e analise com cuidado a contribuição de cada vendedor para o resultado geral da empresa. Você pode dividir o total de vendas pelo número de vendedores para achar a média e depois comparar com o resultado de cada vendedor individualmente, por exemplo.
3. Mapeie o fluxo das vendas
No varejo, com margens de lucro cada vez mais enxutas, trabalhar com previsões é mandatório para quem deseja continuar no mercado. Algumas perguntas precisam ser respondidas para que um gestor possa ter seu negócio preparado para as demandas dos clientes:
Quais são as datas comemorativas que atraem meus clientes?
Existe sazonalidade?
Quais os dias da semana e do mês em que a equipe precisa estar completa na loja, por serem os mais movimentados?
Em que horário do dia as vendas acontecem com maior concentração?
4. Conheça seus clientes
Um atendimento encantador faz toda a diferença. Além do treinamento de vendas e pós-vendas, é essencial que você otimize o relacionamento com seus clientes. Use suas ferramentas de controle de vendas para fornecer ao seu time informações úteis sobre eles. Para que isso funcione, mantenha seus bancos de dados constantemente atualizados.
Programas de fidelização, medição de satisfação e reconhecimento do valor do relacionamento dele com a empresa podem ser um diferencial importante e fazem com que o cliente se sinta valorizado.
5. Organize sua empresa
Não importa o tamanho da sua empresa: para que suas vendas sejam efetivas, todos os processos relacionados a ela devem estar em sintonia e encadeados. Afinal, gerir o gasto com estoque otimiza o fluxo de caixa, por exemplo.
A gestão financeira da empresa também pode se beneficiar dos controles mais efetivos. Em uma empresa organizada, informações sobre produção, vendas, estoque, fechamento de caixa e resultados operacionais estão organizadas em relatórios fáceis de consultar e de entender, permitindo que o empreendedor foque cada vez mais em decidir os rumos estratégicos da empresa com mais segurança e informações precisas.
Um bom controle organizacional — além de melhorar a gestão e facilitar o controle contábil e fiscal — aumenta a credibilidade da empresa com fornecedores e instituições financeiras que valorizam as informações recebidas de forma mais profissional e estruturada.
6. Crie métricas e metas
Ninguém consegue melhorar aquilo que não consegue medir. Além das métricas tradicionais de quantidade e valor das vendas, o empreendedor deve definir quais dados necessita para ter um controle mais efetivo da performance da empresa.
Listamos alguns exemplos de indicadores que podem ser úteis para você e como calculá-los, caso você não tenha um sistema que gere automaticamente um relatório com esses dados:
Custo de aquisição de cliente (CAC)
Quanto é o desembolso de sua empresa por cada novo cliente? Esse valor é lucrativo para a empresa? Quanto tempo cada novo cliente tem que permanecer na empresa para que se torne lucrativo?
Fórmula de cálculo
CAC = investimento em marketing / quantidade de clientes
Taxa de conversão de clientes
Qual o percentual efetivo de atendimentos que geram vendas de fato? De cada novo lead recebido, quantos clientes de fato concluem a compra?
Fórmula de cálculo
Tx de conversão = número total de leads / número de vendas realizadas
Ticket médio
Qual o valor médio, em reais, de cada venda realizada?
Fórmula de cálculo
Ticket médio = faturamento total / número de vendas
Quais são os sinais que nos avisam que é preciso melhorar o controle de vendas?
Todo momento de transformação deixa latente o que é novo e o que é velho. Essa distinção é muito necessária para que não nos apeguemos às tradições ultrapassadas, que nos prendem e nos impedem o avanço. Desse modo, para que você sua empresa não fiquem estagnados, é preciso estar atento às seguintes situações e seus respectivos sinais:
1. Baixa produtividade
Como foi mencionado anteriormente, quantidade não é sinônimo de qualidade. Entretanto, quando a produtividade não alcança os resultados esperados e programados, com certeza existe algo de errado nisso.
Quando isso ocorre, é preciso analisar todos os fatores que levaram a esse resultado, tentando se esquivar ao máximo do bode expiatório. Na maioria dos casos, os múltiplos fatores que ocasionam essa baixa produtividade são oriundos de processos mal elaborados e mal estruturados.
As atividades manuais também tomam muito tempo dos colaboradores, levando-os rapidamente à exaustão e a baixa eficiência. Junto com as informações imprecisas e a burocracia na procura de dados e informações, pode gerar a receita infalível para a estagnação ou até mesmo para o retrocesso.
2. Documentos em excesso
Esse é um dos principais sintomas de que sua empresa necessita de um rigoroso controle de vendas. O acúmulo de planilhas e documentos impressos já está mais que ultrapassado. Além disso, essa pilha de papel só gera atrasos e confusões na hora de realizar o fechamento do mês.
Também no âmbito da discussão e do aprimoramento de estratégias, os documentos impressos mais atrapalham do que ajudam, visto que o momento que era para ser de elaboração e desenvolvimento de ideias, acaba se transformando em uma reunião de arquivistas.
Além de ultrapassado e infrutífero, esse procedimento abre espaço para uma sucessão de erros, oriundos da falta de organização prática. Se isso ocorrer em sua empresa, é um dos sinais mais claros de que você precisa melhorar o seu controle de vendas.
3. Onde foi que eu errei?
Quando algo não funciona no seu processo de vendas, você consegue identificar e reparar imediatamente o erro? E os gargalos do seu processo de venda, onde estão? Aquele que soube responder essa pergunta sem pestanejar, provavelmente está no caminho certo. Se você é um dos que não souberam ou ficaram em dúvida perante essas perguntas, possivelmente está com o controle de vendas prejudicado.
Mas o que isso tem a ver com o controle de vendas? Tudo! Essa ferramenta também está intimamente ligada ao planejamento, à otimização, ao controle e à identificação de falhas. Tudo isso em razão de um acompanhamento sério e constante das atividades da sua empresa.
4. Processos para inglês ver
Todo grande empresário quer melhorar sua empresa e a sua produtividade, isso é de sua natureza. Todavia, quando vamos com muita sede ao pote, podemos acabar comprando gato por lebre. Isso quer dizer que a implementação de processos complexos ou processos da moda, pode não ser o melhor caminho para atingir tais objetivos.
A complexidade em excesso acaba atrapalhando o fluir natural das atividades da empresa, transformando o que antes era uma tarefa simples em uma verdadeira dor de cabeça. Desse modo, aprimorar o que já existe e funciona pode ser o caminho mais adequado para uma melhora e um upgrade das relações negociante-consumidor.
5. Imprevisibilidade
Por mais que o mercado incentive a tomada de atitude e o correr dos riscos, toda empresa precisa de uma previsibilidade. Isso é notório, tanto para controlar o fluxo de caixa, os pagamentos e as honras financeiras, quanto para elaborar investimentos e estratégias de crescimento.
Se você não está conseguindo controlar com eficácia o seu faturamento e as suas vendas, esse é um dos sinais mais explícitos de que o controle de venda precisa ser implantado imediatamente em sua empresa.
Considerações finais
Uma das melhores maneiras de realizar um controle de vendas eficiente e seguindo todos os passos citados acima, é a partir de um sistema de gestão. Como o eGestor. Nele é possível controlar todos os seus dados, desde o controle de vendas, até financeiro, fluxo de caixa, estoque, produção e mais. E isso tudo de forma totalmente integrada.
Também, é um sistema emissor de nota fiscal de serviço eletrônica, nota fiscal eletrônica e nota fiscal do consumidor eletrônica. Além de boletos registrados e emissão de relatórios com os seus dados, de forma simples e fácil.
Se você possui uma empresa, seja de médio ou pequeno porte, saiba que existem ferramentas que facilitam a vida do empreendedor e podem te ajudar a gerir o seu negócio de maneira bem mais simples.
Fazer com que o seu negócio cresça com certeza é uma das prioridades, não é mesmo? Com isso, buscar maneiras de tornar esse trabalho mais fácil pode ser um grande diferencial para aumentar sua visibilidade.
Quando você coloca em prática essas ferramentas, a sua produtividade também aumenta, já que você consegue controlar diversos assuntos de maneira mais simplificada dentro da sua rotina.
Com isso, para te auxiliar durante o processo de empreendimento, trouxemos algumas ferramentas que você precisa conhecer para facilitar a sua rotina. Confira a seguir:
8 ferramentas que facilitam a vida do empreendedor
A grande vantagem de usar esses tipos de ferramentas é fazer com que o seu tempo gasto com atividades de planejamento do seu negócio seja economizado.
Quando você consegue organizar as suas tarefas, é possível focar em outras oportunidades ainda mais importantes para o empreendedor, fazendo com que haja uma possível expansão do negócio, por exemplo.
Confira a seguir as melhores ferramentas para te ajudar no seu negócio:
Trello para gerir tarefas
Esse tipo de ferramenta online pode te ajudar muito a economizar tempo, principalmente no início da sua vida de empreendedor.
Elas te ajudam a priorizar as suas tarefas e organizar a rotina do seu dia, fazendo com que você consiga visualizar o que está pendente para ser entregue, por exemplo.
Essas ferramentas, além de serem indicadas para empreendedores, também podem ser usadas por pessoas que não possuem empresas.
Dessa forma, você consegue controlar todas as etapas das tarefas do seu dia, criando checklist para que a entrega das suas atividades ocorra por prioridade de urgência, agilizando a sua rotina e te ajudando na realização das tarefas.
InVideo para edição de vídeos
Sim! Isso, mesmo. As ferramentas de edição de vídeo são muito importantes para facilitar a vida do empreendedor.
Você já deve ter percebido que ter a sua marca presente nas redes sociais é muito importante para atrair pessoas, não é mesmo?
E com isso, é extremamente essencial que você entregue um conteúdo de valor para quem está te acompanhando por lá. Usar um editor de vídeo online pode te ajudar na criação de conteúdo para a sua marca nas redes sociais.
Ele também auxilia na rotina da sua empresa, criando vídeos com tutoriais explicativos para seus funcionários e até mesmo vídeos comemorativos para a empresa.
O InVideo é uma ótima opção para o empreendedor porque possui uma interface simples e possibilita editar vídeo conforme o tipo do seu negócio. Há templates prontos e opções para quem possui mais ou menos conhecimento.
Google Analytics para análise de performance
Mais uma ferramenta que facilita a vida do empreendedor é o Google Analytics. Muitas pessoas não sabem, mas entender quem são os seus usuários é importante para trazer mais visibilidade para a sua empresa.
Quando você entende isso, consegue observar quais são as palavras que seus clientes mais buscam no Google, por exemplo. Dessa forma, você consegue investir na criação de conteúdo para atrair cada vez mais essas pessoas.
Com esse tipo de ferramenta, essas análises acontecem de maneira mais simples e eficaz, diminuindo o seu tempo levantando esses dados com mais assertividade.
Hootsuite para redes sociais
Se a sua empresa está presente nas redes sociais, já deve ter percebido que gerenciar diversos perfis ao mesmo tempo pode ser uma tarefa um pouco complicada.
Com esse tipo de ferramenta, você consegue gerenciar e monitorar diversas páginas das redes sociais com mais dedicação, acompanhando as interações, os conteúdos compartilhados e o que os seus seguidores estão achando dos seus posts.
Pacote Office para apresentações e documentos
Mesmo sendo ferramentas um pouco mais conhecidas, o Pacote Office pode acabar sendo deixado de lado pelos empreendedores, mas podem facilitar muito a rotina de uma empresa.
Dominar esses tipos de recursos pode ser essencial para criar apresentações, textos mais complexos ou simples para os seus funcionários e até mesmo marcar compromissos por ordem de prioridade. Essas ferramentas são perfeitas para te ajudar nas tarefas do dia a dia no seu negócio.
Leadmine como buscador de informações sobre um prospect
Se a sua empresa tem poucas informações sobre um prospect não saberá exatamente suas necessidades e que oferta fazer.
Existem assistentes que fazem buscas em diferentes redes sociais como Facebook, Instagram e Linkedin. Dessa forma, ele levanta as informações e envia relatórios com os dados que precisa.
Essa ferramenta também pode ser usada para obter informações de parceiros comerciais ou fornecedores, trazendo dados relevantes que te ajudarão a negociar.
Entretanto, para que funcione bem, o usuário deve ser ativo nas redes sociais para que tenha informações a serem coletadas.
Boomerang para agendar e-mails
Existem situações em que se sabe que um e-mail precisa ser enviado, mas o momento não é aquele. O problema é que deixar para depois pode resultar em esquecimento.
Uma das ferramentas que facilitam a vida do empreendedor é o agendador de e-mails. Com ele se redige o e-mail e deixa pronto. Depois é só agendar o dia e horário que ele será enviado.
Com essa ferramenta, você garante que o e-mail será enviado no melhor horário sem que precise parar suas tarefas para fazer isso. É possível ainda ter recursos adicionais, como saber quando ele foi lido e se algum link foi clicado.
O mais comum é encontrar opções para o Gmail, mas existem para outros e-mails.
Poka Yoke para prevenção de erros
Um empreendedor pode ter erros ocorrendo em sua produção ou em seus processos. Esses costumam minimizar os lucros e podem gerar problemas de qualidade.
Com a ferramenta Poka Yoke não é preciso investir recursos para minimizar ou acabar com os erros.
Assim, para sua implementação será necessário analisar todos os processos de forma detalhada e buscar maneiras de acabar com as falhas antes que aconteçam. Para isso trabalha com 4 tipos: prevenção, detecção, valor fixo e etapas.
Para que esse método seja aplicado é preciso utilizar outras ferramentas de gestão, como Kaizen e Diagrama de Ishikawa, mas os resultados são bastante promissores.
Essas foram algumas das ferramentas que facilitam a vida do empreendedor. Comece a usá-las na sua rotina da empresa e veja o quanto suas tarefas serão facilitadas.
Nos dias atuais, o comércio eletrônico representa uma das formas mais populares de empreendedorismo. O amplo acesso aos clientes, a simplicidade de administrar um negócio pela internet e o elevado faturamento do setor são pontos muito atrativos.
O faturamento das empresas de e-commerce, somente no primeiro semestre de 2017, foi de R $21 bilhões, com expectativa de aumento até o final do ano. É fácil perceber que o prospecto positivo estimula pequenas e médias empresas a investirem no setor.
A logística para e-commerce é um dos desafios mais relevantes atualmente, pois a velocidade da entrega dos produtos é um dos fatores que sustentam o aspecto da satisfação dos clientes.
Para os consumidores, as compras online têm diversas vantagens como maior variedade de produtos, preços mais acessíveis e a comodidade de receber os produtos em casa. Por outro lado, o empreendedor do varejo virtual enfrenta obstáculos que não estão presentes no comércio tradicional e que tornam a gestão de seu negócio mais complexa.
Acompanhe a seguir os principais tópicos para a prestação de serviços logísticos para empresas dedicadas ao e-commerce.
Importância da logística
A confiabilidade da entrega de produtos é uma das maiores preocupações para os empresários, pois tem impacto direto na imagem que a empresa deseja construir perante os clientes.
O comércio eletrônico se diferencia do comércio tradicional por sua intangibilidade. O consumidor não pode vivenciar a mesma experiência oferecida pela loja física, como a possibilidade de ver os produtos, fazer testes e se comunicar com um vendedor.
Essa desvantagem precisa ser compensada para que o comprador considere que está obtendo vantagens ao realizar suas compras pela internet. Por isso, a disponibilidade de produtos e a rapidez no processo de entrega são fundamentais.
Por configurar um novo modelo de negócio, o varejo online depende da percepção favorável do consumidor para expandir suas operações e criar oportunidades tanto para os empreendedores, quanto para os compradores.
Qual a importância da logística no e-commerce?
Uma empresa de comércio eletrônico tem como um dos principais deveres tratar a entrega dos produtos comprados com todo o cuidado. Principalmente, em caso de entrega por transportadoras de terceiros.
É preciso saber as avaliações e as impressões dos consumidores sobre as transportadoras e a qualidade do serviço. Imagine uma empresa que comercializa bens que são frágeis.
Se não houver bastante cuidado, eles podem chegar quebrados. Isso é ruim não só para o consumidor, mas também para a empresa, que fica com a imagem de não ser cuidadosa.
Saiba quais são os desafios da logística para e-commerce
Pequenos empresários deparam-se constantemente com problemas na gestão de sua empresa. É muito comum o acúmulo de funções administrativas como negociar com fornecedores, lidar com as demandas dos clientes e também participar do processo produtivo.
São diversas responsabilidades que consomem maior carga de tempo e impedem que o gestor tenha tempo de se dedicar ao planejamento da empresa.
Para contornar esses desafios, o administrador precisa conhecer a fundo o sistema de logística para e-commerce e formular estratégias para aprimorá-lo.
Como funciona a logística para e-commerce?
Desenvolvimento de estratégias
É preciso estabelecer os objetivos da empresa de maneira clara, mesmo para empreendedores iniciantes. Um propósito deve nortear as ações do gestor e orientar a criação de estratégias. No que se refere ao processo de logística para e-commerce é preciso criar indicadores de desempenho para avaliar frequentemente o andamento das atividades.
Nesse ponto, é muito importante ouvir a opinião dos clientes, por isso canais de comunicação e feedback devem estar sempre disponíveis. As dúvidas, comentários e reclamações ajudam a identificar quais práticas têm obtido resultados benéficos e quais requerem revisão.
Planejamento de vendas
Um dos aspectos mais interessantes para o atendimento ao consumidor é que a loja funciona 24 por dia, todos os dias da semana. Não há barreiras físicas que limitem a experiência dos clientes. Por outro lado existem barreiras para levar a loja virtual até o conhecimento dos potenciais compradores.
Empresas de variados portes podem realizar investimentos para oferecer mais opções de produtos para os indivíduos, aumentando o volume de negócios e, consequentemente, a rentabilidade.
Isso quer dizer que para obter o sucesso de vendas é fundamental tornar a sua marca conhecida e aumentar a visibilidade. A presença online gera resultados positivos para divulgar produtos e promoções.
Processo de entrega
Empresas atuantes no mercado de e-commerce precisam oferecer opções de envio dos produtos de maneira ágil e de baixo custo. O processo de entrega de mercadorias aos clientes deve ser prioridade, pois é uma característica chave para a eficácia do comércio eletrônico.
É necessário manter o preço do frete justo e acessível para o cliente, mas que ao mesmo tempo seja capaz de cobrir os custos de entrega. A política de frete em vigor deve considerar o design da embalagem, as variações de peso e regras de acondicionamento para garantir que os produtos cheguem ao destinatário em perfeito estado.
É possível contratar transportadoras terceirizadas desde que o volume de vendas justifique o investimento. A análise de viabilidade é fundamental para determinar se a empresa possui os recursos financeiros para assumir os valores.
A realidade de pequenas empresas é diferente quanto ao processo de chegada do produto na mão do comprador. É muito comum a utilização dos serviços dos Correios para a realização de entregas.
Por um lado, os preços são muito atrativos, porém o cliente fica sujeito a contratempos, como atrasos, paralisações do serviço e extravio de encomendas. Ferramentas que permitam consultar e rastrear o pedido online são requisitos indispensáveis em todas as lojas virtuais.
Serviços de entrega na loja virtual
Correios
Empresas de logística terceirizadas
Transportadoras
Motoboys (em caso de entrega na mesma cidade)
Controle de estoque
A preocupação com os níveis de estoque é uma constante para empresas virtuais e tradicionais. Estoque parado representa dinheiro que não circula, compromete as finanças e o espaço físico da empresa. É preciso evitar o excesso de produtos armazenados e ao mesmo tempo garantir que os mesmos não faltem no momento da compra.
É preciso estabelecer um equilíbrio delicado entre a demanda do consumidor e frequência de reposição dos itens em estoque. Para isso, é necessário estudar o comportamento do consumidor e se programar para os períodos de vendas sazonais de acordo com o mercado.
Controle financeiro
Uma característica vantajosa das compras online é que a inadimplência por parte dos clientes é quase nula. Isso é possível pelo fato de os produtos somente serem enviados após a confirmação de pagamento, seja via boleto, cartão de crédito ou débito em conta.
Essa medida de segurança beneficia o vendedor que tem controle sobre as suas entradas e garante que os clientes recebam as mercadorias adquiridas.
Essa previsibilidade dos pagamentos permite que o planejamento financeiro seja realizado de maneira apropriada para cobrir os custos com fornecedores, folhas de pagamento e outras obrigações.
Para que a apuração dos resultados contábeis ocorra de maneira adequada é preciso conhecer todos os valores que incidem sobre a operação. Os gastos com embalagem e frete consomem uma grande parcela do orçamento e devem ser minimizados sempre que possível.
Mantenha a comunicação com seus clientes
Mesmo após o envio do produto, mantenha a comunicação com seus clientes. Ainda, é de extrema importância que o método que você escolheu tenha alguma forma de rastrear o produto.
Caso o serviço seja feito dentro da cidade, por um motoboy, por exemplo, envie um e-mail ou uma mensagem ao cliente avisando que o produto saiu para a entrega.
Dessa forma, se cria uma conexão com seus consumidores, aumentando as chances de ele comprar novamente.
Como a tecnologia pode ajudar na logística para e-commerce?
Pequenos empresários frequentemente não têm a oportunidade de contar com sistemas de gestão para controlar a operação da empresa e isso tem impacto no gerenciamento. A tecnologia ajuda a poupar tempo, reduzir custos e permite o controle de todos os processos, em especial a logística para e-commerce.
Quando o gestor pode contar com ferramentas facilitadoras, ele obtém flexibilidade para se dedicar a criação de estratégias para aumentar as vendas, garantir a satisfação do cliente e o desenvolvimento da marca.
Toda venda realizada por uma empresa precisa gerar um documento fiscal — seja um cupom, seja uma nota eletrônica. No Rio Grande do Norte, esse documento é a NFC-e, e sua emissão é obrigatória para praticamente todo estabelecimento que vende diretamente ao consumidor final. Neste guia atualizado, você vai entender o que é a NFC-e, quem precisa emiti-la no RN, como funciona a DANFE, o cancelamento, a emissão em contingência e o passo a passo para começar a emitir sem complicação.
A emissão da NFC-e depende de um sistema de PDV integrado à SEFAZ.
O que é a NFC-e?
A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é o documento fiscal eletrônico que substituiu o cupom fiscal emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal) nas vendas ao consumidor final. Diferente da nota fiscal eletrônica tradicional (a NF-e, modelo 55), a NFC-e é o modelo 65 e não exige os dados completos do cliente a cada venda, trazendo apenas essas informações quando informadas espontaneamente.
Por ser inteiramente eletrônica, a nota é criada, transmitida e armazenada em formato digital, o que elimina o gasto com impressoras fiscais e bobinas específicas, além de reduzir o tempo de cada venda.
Qualquer pessoa pode consultar uma NFC-e emitida no Rio Grande do Norte pela internet, bastando informar a chave de acesso da nota no site da Secretaria de Tributação do RN (SET/RN). Consumidores também podem acompanhar suas compras pelo aplicativo Nota Fiscal Potiguar, disponível para Android e iOS.
Para que serve a DANFE da NFC-e?
Assim como a NF-e tem a DANFE, a NFC-e tem a sua própria versão do documento: a DANFE NFC-e. As duas têm o mesmo propósito — servir como representação simplificada e auxiliar da nota, já que o arquivo fiscal de fato é o XML transmitido à SEFAZ.
A impressão da DANFE só é obrigatória em duas situações: quando a mercadoria está em transporte, para acompanhar o produto até o destino, ou quando a nota é emitida em contingência. Nos demais casos, a impressão é opcional e feita apenas a pedido do cliente — sempre em impressora comum, nunca em impressora fiscal.
Um requisito obrigatório da DANFE é a presença do QR Code, o código bidimensional que permite consultar a nota rapidamente pelo celular. As especificações técnicas de impressão estão reunidas no Manual de Especificações Técnicas do DANFE NFC-e e QR Code, disponível no Portal Nacional da NF-e, no menu ‘Documentos / Manuais’. A versão atual do manual já prevê o DANFE Simplificado Tipo 2, instituído pela Nota Técnica 2026.003.
Quem precisa emitir NFC-e no Rio Grande do Norte?
A obrigatoriedade da NFC-e no RN foi instituída pelo Decreto Estadual nº 26.002, de 26 de abril de 2016. A partir da publicação, as empresas podiam aderir à emissão voluntariamente até que chegasse sua data de obrigatoriedade, definida conforme o grupo de atividade (CNAE) do contribuinte:
Data
Contribuinte
1º de janeiro de 2017
Novos contribuintes, exceto os que já possuíam estabelecimento usuário de ECF inscrito no CCE-RN antes dessa data;
1º de janeiro de 2017
Contribuintes com atividade principal ou secundária enquadrada nos grupos CNAE 453, 454, 475 e 476;
1º de abril de 2017
Contribuintes com atividade principal ou secundária enquadrada nos grupos CNAE 472, 473, 477 e 478;
1º de julho de 2017
Para os demais contribuintes.
Como todos esses prazos já venceram há anos, hoje a emissão da NFC-e é obrigatória para praticamente todo estabelecimento potiguar que realiza venda presencial ao consumidor final. Isso vale independentemente do porte ou do regime tributário, incluindo optantes pelo Simples Nacional e MEIs que utilizem sistema de PDV.
Como cancelar uma NFC-e emitida no RN?
A NFC-e pode ser cancelada pelo mesmo sistema usado para emiti-la, mas duas regras precisam ser respeitadas: o cancelamento só é permitido em até 24 horas após a autorização de uso da nota, e apenas se a mercadoria ainda não tiver saído do estabelecimento. Passado esse prazo, ou se o produto já tiver sido entregue, a nota não pode mais ser cancelada.
Carta de correção serve para NFC-e?
Não. A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) foi criada para a NF-e (modelo 55) e não se aplica à NFC-e. Se a nota tiver algum erro, a única forma de regularizar a situação é cancelá-la — dentro do prazo de 24 horas — e emitir uma nova, com as informações corretas.
É possível emitir uma NFC-e em contingência?
Sim. A NFC-e pode ser emitida em contingência quando problemas técnicos de comunicação ou de processamento impedem a autorização da nota em tempo real pela SEFAZ. Nesse cenário, a nota é emitida de forma offline e a DANFE correspondente deve ser impressa no momento da venda.
Depois que o problema técnico é resolvido, o arquivo XML da NFC-e emitida em contingência precisa ser transmitido à SEFAZ. O prazo é até o primeiro dia útil seguinte à data de emissão. A decisão de entrar em contingência é sempre do contribuinte, e deve ser usada apenas quando a emissão online realmente não for possível — o Manual de Especificações da Contingência Offline para NFC-e, disponível no Portal Nacional da NF-e, detalha todo o procedimento.
Como emitir NFC-e no RN: passo a passo
Diferente de outros documentos fiscais, não existe um emissor gratuito de NFC-e disponibilizado pelo governo do Rio Grande do Norte. A emissão depende da contratação de um sistema próprio. Antes disso, porém, a empresa precisa reunir alguns requisitos:
Credenciamento na SEFAZ: primeiro para emissão de NF-e (modelo 55) e, em seguida, para a autorização específica de emissão da NFC-e junto à Secretaria de Tributação do RN (SET/RN);
Certificado digital: funciona como a assinatura eletrônica da empresa, garantindo a autenticidade de cada nota emitida;
CSC (Código de Segurança do Contribuinte): código fornecido pela SEFAZ que autentica o QR Code da nota e ajuda a prevenir fraudes;
Inscrição estadual ativa: essencial, já que diversas operações fiscais não podem ser realizadas sem ela.
Com esses itens em mãos, basta configurá-los no sistema emissor escolhido. No eGestor, por exemplo, esse processo é realizado apenas uma vez: você cadastra os dados da empresa, como CNPJ, endereço, certificado digital e CSC. Depois, para emitir a NFC-e, basta criar uma venda e selecionar a opção “Emitir NFC-e”, diretamente na tela de venda.
eGestor: emissor de NFC-e para empresas do RN
O eGestor é um sistema de gestão completo: além de ser um sistema emissor de NFC-e e de NF-e, ele controla as finanças, o estoque e a produção em um só lugar. Como tudo é integrado, cada venda registrada gera a nota fiscal automaticamente e já atualiza o estoque e o caixa da empresa — sem retrabalho e sem risco de esquecer de emitir o documento.
Perguntas frequentes sobre a NFC-e no RN
O que acontece se a empresa não emitir a NFC-e mesmo sendo obrigada?
A empresa fica sujeita a multa e outras penalidades previstas na legislação estadual, além do risco de ter a venda questionada em uma fiscalização. Como a obrigatoriedade já está em vigor para todos os grupos de contribuintes desde 2017, não emitir a nota é considerado sonegação fiscal.
Qual é a diferença entre NFC-e e NF-e?
A NFC-e (modelo 65) é usada em vendas presenciais ao consumidor final e não exige os dados completos do cliente. Já a NF-e (modelo 55) é usada principalmente em operações entre empresas (B2B) e exige informações detalhadas de emitente e destinatário.
Posso emitir NFC-e pelo celular?
Sim, desde que o sistema emissor contratado ofereça uma versão mobile ou aplicativo compatível. O eGestor, por exemplo, permite emitir notas tanto pelo computador quanto pelo celular ou tablet.
Preciso de certificado digital para emitir NFC-e?
Sim. O certificado digital é obrigatório porque autentica eletronicamente cada nota emitida junto à SEFAZ, garantindo que o documento realmente partiu da empresa cadastrada.
Se você ainda não emite NFC-e no seu negócio, o primeiro passo é regularizar o credenciamento junto à SEFAZ e escolher um sistema emissor confiável. Teste o eGestor gratuitamente e emita suas notas fiscais sem complicação, com todo o controle financeiro e de estoque integrado em um só sistema.
O eGestor é um software completo para gestão de micro e pequenas empresas fácil e online. Sistema de Controle de Estoque, Controle Financeiro, Controle de Compras e Vendas, Emissão de Nota Fiscal, NFCe, Boletos e muito mais!
