Como otimizar o processo de contas a pagar de uma empresa?

Escrito em: 16/01/18
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Gerenciar um empreendimento é uma tarefa complexa, não é mesmo? Entre os vários procedimentos que é preciso administrar, estão as contas a pagar.

Quem trabalha nessa área tem que realizar uma série de atividades, como fazer o controle de contratos firmados, contatar fornecedores, montar relatórios e os processos de pagamento antes das datas de vencimento, além de realizar o planejamento para a quitação de custos e despesas.

Assim, há muitos desafios que precisam ser superados na gestão das contas que precisam ser pagas, mas você pode adotar uma série de medidas para otimizar esse processo. Ficou interessado? Confira o post e saiba mais!

Importância de otimizar o processo de contas a pagar

As contas de uma empresa são todas as despesas e custos para manter as atividades do negócio. Assim, os impostos, aluguel, salários de colaboradores, materiais para a produção e qualquer outro desembolso de recursos na manutenção das ações do negócio são parte desse procedimento.

Otimizar todas essas contas é fundamental para manter a saúde financeira do empreendimento. Essa medida permite que o fluxo de caixa seja administrado adequadamente para que a organização realize os pagamentos dentro dos prazos. Isso é importante também para garantir uma boa relação com os fornecedores.

Além disso, esse procedimento é fundamental para a manutenção de uma boa imagem para a empresa. Dívidas e atrasos descontrolados podem passar a impressão de que o negócio é desorganizada e pouco comprometida.

Maneiras de otimizar o processo de contas a pagar

Há uma série de medidas que a empresa pode adotar para otimizar a gestão das contas que precisam ser pagas. Confira algumas delas a seguir!

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Organize os processos

A cada dia na empresa são realizadas diversas transações financeiras e, por isso, manter os procedimentos bem organizados e sistematizados é fundamental para garantir que as contas sejam bem gerenciadas. Além disso, cada despesa ou custo tem vencimento em um prazo diferente.

Desse modo, para não confundir as datas e para planejar a realização das compras e pagamentos adequadamente, é fundamental que você se organize.

Categorizar as informações com destaque para os prazos e os itens envolvidos, quem são os credores e o banco no qual vai ser feito o pagamento são algumas ações necessárias para deixar as contas bem sistematizadas e evitar que elas saiam do controle.

Tenha atenção com os prazos

Cumprir os prazos de pagamento é fundamental para evitar multas e juros para a empresa e essa atitude também é importante para manter uma boa imagem no mercado. Afinal, quitar as contas no momento certo demonstra comprometimento e capacidade de organização.

Além disso, há diversos impostos e credores que oferecem vantagens para quem paga adiantado, como o oferecimento de descontos, por exemplo. Aproveitar essas oportunidades pode ser uma ótima forma de economizar e de ganhar créditos junto aos fornecedores.

Caso não seja possível cumprir algum prazo, tenha agilidade para renegociar a dívida. Converse com os credores e procure estabelecer uma proposta que seja viável para o seu empreendimento. Essa atitude é uma boa demonstração de comprometimento, além de ser fundamental para preservar a imagem do negócio e passar uma impressão positiva.

Separe as contas da empresa das contas pessoais

É um erro muito comum dos empreendedores iniciantes misturar o dinheiro da empresa com as finanças pessoais. Eles podem usar recursos da organização para pagar gastos com almoços e restaurantes ou comprar coisas para a corporação com o próprio capital, por exemplo.

Esse tipo de postura começa com as pequenas ações e aumenta gradativamente, como uma bola de neve. Isso desequilibra o fluxo de caixa e pode gerar complicações nas declarações de imposto de renda tanto de pessoa física quanto da jurídica.

Separar as contas do negócio das que são pessoais é um passo básico para promover uma boa gestão financeira do empreendimento. A medida permite que as finanças fiquem no controle e que os processos sejam bem organizados.

Faça uma análise do que deve ser adiantado e do que deve ser postergado

O controle de finanças exige uma mentalidade estratégica para que a empresa tenha sucesso. Todos os deveres devem ser cumpridos, mas você pode estabelecer prioridades nas ações para possibilitar um melhor manejo do dinheiro.

Se uma compra pode ser postergada, procure deixá-la para um período mais oportuno e use o capital para realizar aquisições mais urgentes. Fazer essa avaliação constantemente ajuda a promover uma gestão mais eficiente das finanças no empreendimento.

Aproveite as potencialidades da tecnologia

A tecnologia oferece diversas alternativas que podem otimizar o controle de contas a serem pagas. Ela facilita o compartilhamento e a edição de informações, o que viabiliza a realização de um controle ágil e rápido. O excesso de papel e documentos no escritório vai reduzir, assim como o risco de perder os dados.

softwares para gestão de empresas disponíveis no mercado que facilitam a administração das atividades do empreendimento. Com eles, o processo de pagar as contas será mais efetivo e atingirá excelentes resultados.

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Padronize o processo de comunicação com fornecedores

Uma parte importante do processo de contas a serem pagas é a realização do contato com os fornecedores. São muitas ações para serem comunicadas e o número de empresas para enviar e receber registros, documentos e cupons fiscais também é elevado.

Padronizar a comunicação minimiza a ocorrência de falhas e acelera o desempenho das atividades. Você pode utilizar alguma plataforma virtual para o envio de informações, por exemplo, o que é mais ágil e efetivo.

O processo de pagar as contas envolve uma série de tarefas e, para lidar com tantas atividades, é importante adotar medidas de otimização. Você pode facilitar a gestão de dados com a utilização das tecnologias adequadas, assim como simplificar a comunicação com fornecedores por meio de recursos padronizados.

Além disso, é importante dedicar atenção aos prazos e manejar os pagamentos de forma estratégica para favorecer o fluxo de caixa. Por último, é fundamental estabelecer uma boa separação entre as finanças pessoais e as do empreendimento.

Como você pode ver, com essa série de medidas para otimizar o processo de contas a pagar, você certamente pode obter ótimos resultados para a sua empresa!

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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