Planilha de Controle de Estoque Grátis
Uma planilha de controle de estoque ajuda a empresa a fazer a gestão de estoque, organizando os produtos armazenados. Ela mostra todas as movimentações, entrada, saída, controle geral e informações de fornecedores, por exemplo.
Utilizar uma planilha de controle de estoque pode fazer deste um processo menos complexo. Mas, mesmo complexo, ele deve ser feito, uma vez que o estoque armazena todos os produtos. E esses produtos são a principal fonte de receita da empresa, o que requer o melhor cuidado.
Ter produtos demais pode trazer prejuízos, mas produtos faltando também podem causar uma má impressão e perda de vendas. Com uma planilha de controle de estoque, é possível identificar quais produtos têm maior demanda e quais não estão sendo procurados como esperado.
Nessa planilha, você vai encontrar as seguintes opções para o controle de estoque:
Como usar a Planilha de Estoque
Para usar uma planilha de controle de estoque, baixe-a e abra-a na versão mais recente do Excel ou no Google Planilhas. Essas são as plataformas mais indicadas porque as fórmulas se mantêm atualizadas.
A planilha é intuitiva: basta seguir as abas e cadastrar o que é indicado. Assim, você faz o registro dos produtos e a planilha calcula o controle geral de estoque. Ou seja, se a quantidade de produtos é a ideal e se houve lucro ou prejuízo.
As guias da planilha são:
- Cadastro de Produtos
- Cadastro de Fornecedores
- Entradas
- Saídas
- Controle geral
Entenda abaixo como funcionam cada uma destas guias para controlar os seus produtos.
Cadastro de Produtos
O cadastro de produtos da planilha serve para ter uma descrição e as informações principais dos produtos. Assim, a planilha de controle de estoque calcula os valores e verifica se o estoque está próximo do mínimo.
A planilha é automatizada. Quando você cadastra a entrada de um produto na aba de produtos, ela calcula o estoque mínimo.
Cadastro de Fornecedores
O cadastro de fornecedores na planilha de controle de estoque conta com nome, contato, endereço e o valor total comprado. Ao dar entrada do produto indicando qual o fornecedor, essa aba faz o cálculo total do valor comprado do mesmo.
Essas informações também facilitam o contato com o fornecedor na hora da compra de produtos. Também é possível identificar qual produto é de qual fornecedor, para saber com quem entrar em contato.
O valor total comprado também pode ser utilizado para negociações.
Entradas
Registre aqui todas as entradas de produtos, cadastrando todas as movimentações de entrada no estoque.
Informe a data da compra, o produto, o fornecedor, a quantidade, o custo unitário e o preço de venda previamente definido. Assim, com essas informações a planilha de controle de estoque calcula o valor total da compra.
Com o registro de entrada é possível saber quantos produtos de cada tipo existem no estoque, sem precisar contar manualmente. Ainda, ter o valor da compra, o custo unitário e o valor total, auxilia na hora de controlar o financeiro.
💰 O preço de venda é o valor pelo qual o produto será vendido. Para calcular o preço de venda a fórmula pode ser: preço de venda = custos + lucro.
O valor do lucro deve ser definido pela empresa, avaliando concorrentes e a importância do produto. Os custos englobam o valor pago por produto e outros valores, como frete ou armazenamento, por exemplo.
Fazer o controle de entradas corretamente permite que a empresa tenha um controle de estoque mais preciso, evitando prejuízos.
Saídas
Igualmente importante quanto as entradas, o registro de saída é o registro de todos os produtos vendidos. É com essa informação que se sabe quais os produtos mais vendidos, quando uma nova compra deve ser feita com o fornecedor.
As saídas de produtos na planilha de controle de estoque são os registros das vendas. Esses registros incluem a data, o produto vendido, a quantidade, o preço unitário e o valor total. Ainda, se houver produtos devolvidos, deve-se informar na planilha cada item devolvido e a data da devolução.
As colunas de quantidade vendida e valor total da venda são calculadas baseada nas informações preenchidas. Outra coluna calculada de forma automática é o estoque acumulado, que se baseia nas informações preenchidas sobre o produto e sua entrada.
Controle de estoque geral
A última aba da planilha de controle de estoque apresenta o resumo de todos os dados inseridos anteriormente. Ela identifica o produto e a quantidade de compras e vendas dele.
Além disso, ela mostra o estado do estoque. Ou seja, se há necessidade de comprar mais produtos. Também, estão a receita total do produto, o custo total e o que o mesmo está trazendo, seja lucro ou prejuízo.
Como fazer o controle de estoque
O controle de estoque é uma tarefa relativamente simples, mas é algo que precisa ser feito constantemente. Por isso, é necessário ter processos que sejam práticos e fáceis de serem mantidos. Confira o passo a passo para fazer um controle de estoque:
Faça um inventário de produtos
Um controle de estoque requer saber quais produtos são vendidos e estão armazenados. Assim, é essencial fazer um inventário, também conhecido como balanço de produtos. Com isso, se tem conhecimento de quantidades e valores, e, além disso, é possível categorizar os produtos.
Para fazer um inventário bem feito requer alguns processos:
- Preparação: O primeiro passo é fazer uma preparação de todos os produtos, ou seja, fazer com que eles possam ser bem visualizados.
- Separação: Em seguida, é possível começar a separação de produtos iguais e, se necessário, por categorias. Essas categorias podem ser tanto de propriedade, de matéria-prima ou a mesma utilizada para fazer a curva ABC. A curva ABC divide os produtos em A, B e C de acordo com o faturamento que o mesmo trás.
- Contagem e registro: Agora é o momento de contar a quantidade de produtos no estoque físico. Registre os produtos com nome, unidade de medida, custo unitário, preço de venda e código. Outra consideração importante é o estoque mínimo de produto, que deve ser registrado. Essas informações permitem que se saiba quando há falta ou excesso de produtos, e até quando fazer uma nova compra.
Comparação: Compare o estoque registrado (na planilha ou no sistema) com os produtos físicos reais.
Atenção a custos e receitas
O estoque é o principal ativo do negócio. Isso significa que quando um produto está parado no estoque, a empresa está perdendo dinheiro. Ou seja, um produto parado prejudica o negócio.
É preciso ter atenção a isso, uma vez que produtos parados tomam lugar de outros que têm mais saída e geram mais faturamento. No caso de perecíveis, por exemplo, um produto que fica em estoque por muito tempo é um prejuízo.
Ter poucos produtos em estoque pode resultar em perda de vendas, pois os clientes podem optar por comprar de um concorrente.
Assim, é preciso encontrar um equilíbrio de produtos, nem falta nem excesso de estoque. Entretanto, isso só é possível com um controle de estoque exato.
Monitorar entradas e saídas
O ponto principal do controle de estoque é saber quais são os produtos que entraram e os que saíram. Sem fazer isso, não sabemos o que temos em estoque, nem quais produtos já foram vendidos.
Ter poucos produtos em estoque pode prejudicar a empresa, pois não é possível calcular com precisão o valor total do estoque.
Estoque mínimo, médio e máximo
Existem alguns métodos que fazem controlar o estoque ainda mais simples. Mas, mais do que isso, eles trazem informações valiosas. Existem três métodos para calcular o valor do estoque:
- Mínimo = Consumo médio x tempo de reposição
- Médio = (Estoque inicial + Estoque final) / Período
- Máximo = Quantidade de estoque mínimo + lote de reposição
Esses cálculos indicam a quantidade mínima para repor o estoque e o máximo de produtos para evitar prejuízos.
Automatize o processo
Agora que você tem todos os dados dos produtos, você deve automatizar esse controle. Sem fazer isso, não sabemos o que temos em estoque, nem quais produtos já foram vendidos. Já com um sistema de controle de estoque, o produto é retirado do cadastro assim que a venda é feita.
Isso reduz a necessidade frequente de fazer inventário dos produtos e evita prejuízos.
Porque o controle de estoque é importante?
O estoque é a forma mais simples e mais importante da empresa ter receita. Se o mais importante para a empresa seguir funcionando não é controlado, ela está perdendo dinheiro.
Ter produtos armazenados corretamente garante que esses saiam na ordem correta, o que permite que nenhum produto fique para trás. E, mesmo que um produto não tenha saída, com o controle de estoque é possível identificar e ainda realizar alguma promoção.
Ao saber também em qual momento um produto tem mais saída, é possível se preparar para ter a quantidade certa. Itens comprados em maior quantidade podem ficar muito tempo guardados, fazendo com que o fluxo de caixa da empresa fique comprometido.
Porque uma planilha de controle de estoque é importante?
A planilha de controle de estoque é o que trás a visão de todo o estoque. Ela facilita o controle de estoque, indicando o que está em falta ou em excesso.
Uma planilha de controle de estoque é importante porque ajuda a controlar o fluxo de caixa e garante mais itens disponíveis. Além disso, ela traz a organização para uma das partes mais importantes da empresa.
Perguntas Frequentes
Como montar uma planilha de controle de estoque?
Para montar uma planilha você precisa seguir alguns passos, como:
- Cadastro de produtos
- Cadastro de fornecedores e clientes
- Entradas
- Saídas
- E um controle geral do estoque, onde se pode ver estoque mínimo e valores gerais.
Como fazer um controle de estoque simples?
Os principais passos para fazer um controle de estoque simples é registrar todas as entradas e saídas. Afinal, são elas que darão todas as informações que você precisa. Mas, para começar a fazer o controle de estoque, o ideal é que se faça um inventário, registrando todos os dados dos produtos.
Depois, se cria uma organização na planilha de controle de estoque. Ou seja, como será feito o controle de entradas e saídas na planilha.
Pronto, você já está controlando seu estoque!
Como montar uma planilha de controle de estoque grátis?
Montar uma planilha de estoque pode ser um processo complicado para quem não tem muito conhecimento com planilhas. Isso acontece porque ela precisa de diversos cálculos e fórmulas.
Mas, é possível baixar planilhas gratuitas, como a planilha de controle de estoque do eGestor.
Como utilizar o Excel para controle de estoque?
O Excel é um dos principais meios de fazer planilhas. Entretanto, ele pode ser um pouco engessado. Isso acontece se ele for utilizado por mais de uma pessoa, essas devem ter acesso ao mesmo computador. Dessa forma, indicamos usar o Google Planilhas, onde elas são atualizadas e ficam salvas na nuvem, online.
Pedro Henrique Escobar
Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.
Comentários:
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A planilha não abriu no meu excel
Olá, João! Tudo bem?
Nós indicamos que a planilha seja aberta no Google Planilhas. Caso não seja possível, deve ser utilizada a versão mais recente de o Excel.
Abraços!
ÓTIMO
Quero testar
Preciso testar
gostei muito desta ideia
Gostaria da planilha para entrada e saida