Manter o controle de estoque em dia é de extrema importância para uma empresa controlar o fluxo de entrada e saída de mercadorias. E assim, é possível ter informações precisas sobre a demanda do produto, eventuais desvios e também sobre o lucro líquido.

Ter um estoque controlado é saber que há a quantidade correta de produtos para que a empresa possa funcionar corretamente e atender a demanda do mercado, sem ter prejuízos com perdas. O que parece óbvio nem sempre é para muitos gestores que ainda não sabem como realizar o controle de estoque corretamente.

Além de ajudar no gerenciamento da empresa, o controle de estoque oferece uma maior eficiência e organização de processos internos de sua empresa. Ele diminui desperdícios, de tempo e energia.

• O que é controle de estoque?
• Como fazer o controle de um estoque – Passo a passo
• Ferramentas para controlar o estoque
• Quais são os tipos de controle de estoque?
• Métodos para controle de estoque
• Vantagens do controle de estoque
• Indicadores para o controle de estoque

O que é controle de estoque?

O estoque é onde estão todos os produtos ou matérias-primas de um negócio. E o controle de estoque nada mais é que a administração desses artigos. Ou seja, saber as quantidades de cada produto, quando se deve fazer uma nova compra e como evitar possíveis perdas.

Sua importância recai, principalmente, pelo fato do estoque ser composto pelos ativos do negócio, a principal fonte de caixa. E por isso é tão importante estar atento a esses dados e como eles impactam uma empresa. Por isso, utilizar ferramentas de controle do processo de entrada e saída de materiais pode ajudar.

O estoque pode ser de duas modalidades diferentes. Uma é de matérias-primas para a produção industrial de grande ou pequeno porte. A outra, de produtos finais prontos para a comercialização no varejo.

Os principais pontos de um Controle de Estoque

• Controlar a entrada de mercadorias;
• Monitorar a saída de produtos vendidos, trocados ou transferidos;
• Entregar mercadorias no destino correto;
• Armazenar de forma adequada.

Para que serve o controle de estoque

A função do controle de estoque é entregar uma análise e visualização estratégica dos principais ativos da empresa. Assim, fazer um gerenciamento de estoque bem feito garante redução de custos e uma produção eficiente. Isso faz com que a margem de lucro da empresa seja maior, afinal, os custos são menores.

Por isso a gestão de estoque é tão importante: porque além de manter organizado, essa organização traz diversos benefícios.

Como fazer o controle de um estoque – Passo a passo

Já entendemos que a gestão de estoque é muito importante e ele pode trazer alguns benefícios para o negócio. Mas como começar a fazer esse controle? Veja o passo a passo!

Realizar inventários

Os inventários servem para saber se os produtos que estão registrados e os produtos que estão no estoque são a mesma coisa. Afinal, é a partir desse dado que se pode tomar decisões importantes para o destino do negócio.

São esses relatórios que mostram a realidade, assim, ao fazer esse mapeamento de produtos, se tem mais segurança, a movimentação dos produtos é ajustada e diminui o desperdício.

É importante estar atento com produtos perecíveis, esse inventário também serve para estar atento a data de validade de produtos.

Cadastro de produtos

Você precisa saber quais são os seus produtos, os valores e as quantidades. Somente com esses dados você pode começar a organização de estoque.

A partir da contagem, você pode fazer o cadastro e categorização de todos os seus produtos. 

Com o inventário, fazer um controle de estoque eficiente se torna uma tarefa mais fácil. Dessa forma, é possível fazer o planejamento e realização de ações estratégicas. Assim, se visa a otimização do giro de estoque, de forma a não deixar produtos parados por muito tempo.

Utilize uma ferramenta para fazer o controle de estoque

Você sabe quantos produtos há no estoque, quais são eles e suas principais características, como qual o fornecedor, tamanho… Mas onde você realmente irá controlar o estoque? Aqui entram as ferramentas de controle de estoque, que auxiliam a fazer essa gestão de forma mais simples, mas também muito mais eficiente.

Um exemplo de ferramenta que auxilia imensamente gestores é a planilha de controle de estoque. Ela permite que se tenha um conhecimento maior sobre os produtos, quantidades vendidas e o que ainda resta armazenado. 

Mas, ela pode trazer alguns erros, principalmente levando em consideração que ela não é integrada ao controle de vendas. Dessa forma, ao realizar uma venda, o responsável deve informar na planilha sua saída.

Assim, um controle de estoque automatizado, com um sistema, pode ser a melhor opção para quem tem mais funcionários ou que precisa ter os controles integrados. 

Treine os colaboradores

Independente da ferramenta escolhida, os colaboradores devem estar treinados para que possam ajudar nas tarefas de controle de estoque. Isto é, inserir os produtos e a quantidade de produtos corretamente na ferramenta escolhida, inserir a venda na hora que ela realmente for feita, juntamente com a emissão da nota, para o pagamento de impostos.

Independente da forma escolhida para controle, ela só funcionará se as informações reais forem inseridas e se as notas de entrada forem incluídas no sistema, por exemplo.

Otimize o estoque

Os produtos que estão armazenados são o principal ativo da empresa, ou seja, o que realmente vira lucro. Por isso, é necessário que as quantidades armazenadas façam sentido para a empresa. Por exemplo, se há um produto com muita saída, e em algum dia específico, ele deve estar em quantidade suficiente no estoque, para não perder vendas. 

Mas se um produto não tem tanta saída, ele não deve estar em grande quantidade. Por isso, é extremamente importante fazer uma análise da situação real do estoque e da quantidade de vendas de cada produto.

Entretanto, essa análise só pode ser feita se houver um controle eficiente da situação.

Margem de perdas

Principalmente negócios que precisam fazer um controle de produção devem ter uma margem de perdas definidas. Essa margem serve porque estamos sempre sujeitos a perdas e avarias em produtos e matérias-primas. Esses valores não podem ser prejuízo, mas sim, devem estar no cálculo do preço de venda dos produtos. 

Outro exemplo são empresas que comercializam produtos perecíveis. Eles possuem uma data de validade que pode ser curta, então é preciso estar sempre atento. Mas, caso não se tenha um controle de estoque eficiente, esses produtos podem ser perdidos. Existem alguns métodos para evitar que isso aconteça que podem ser implementados.

Atenção aos produtos parados

É comum que produtos fiquem parados no estoque. Isso pode acontecer em qualquer tipo de empresa. Quem comercializa produtos baseados em tendências pode ter alguns problemas com isso. Por isso, é importante calcular os valores dos seus produtos com margem para uma possível promoção.

Descontos e campanhas promocionais são a melhor forma de evitar que produtos com pouca saída estejam em excesso no estoque. E, ainda, faz com que você não tenha prejuízo, mesmo que o lucro não seja alto.

O controle de estoque é feito diariamente

Com esses passos você já deve ter um controle de estoque organizado. Mas o último passo não é realmente o último. 

O controle de estoque é feito diariamente: todos os dias, o tempo todo.

Não atualizar as informações de produtos pode trazer problemas tanto financeiros, quanto de relacionamento com o cliente. Por isso, é imprescindível que o controle de estoque seja feito constantemente.

Como tornar meu controle de estoque mais eficiente

Existem alguns pontos que podem tornar um controle de estoque que já está em andamento em um controle ainda mais eficiente. São eles:

Crie padrões de organização e processos

Tanto na hora de organizar os produtos fisicamente, como no controle de estoque, é importante criar padrões. Por exemplo, no estoque físico, alguns métodos de entrada e saída de materiais devem ser utilizados para evitar que alguns produtos pereçam.

Assim, também é possível criar padrões de processos, como a inserção das movimentações em determinado momento da venda.

Faça um planejamento antes de colocar em prática

Um controle de estoque depende de diversos processos para seu funcionamento. Por isso, saber quais são os passos de um produto, desde a compra ou produção, até a sua venda, garante que eles estejam alinhados e erros sejam evitados.

Ou seja, realizar um planejamento do controle de estoque pode fazer com que a prática seja muito mais simples do que se imagina.

Utilize métodos de controle de estoque

Existem métodos de controle de estoque que podem ajudar o negócio a organizar melhor a saída e a entrada dos produtos.

Por exemplo, a curva ABC, que separa os produtos em três grupos, dependendo do faturamento deles e da saída. Outro método importante para quem comercializa perecíveis é o PEPS, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Ele evita que produtos estraguem devido ao tempo de armazenamento.

Faça inventários sempre que possível

Um inventário é o levantamento que se faz de todos os produtos que existem em estoque ou em mostruários. Esse processo é praticamente uma prova real do que é mostrado no controle de estoque.

Assim, fazer um inventário faz com o processo de controle de estoque se torne mais simples e mais assertivo.

Faça um controle rígido

Fazer o controle de estoque já é muito melhor que não fazer. Entretanto, fazer o controle através de uma ferramenta automatizada permite a integração entre o controle de estoque e outros controles importantes para o negócio, como o controle financeiro.

Ferramentas para controlar o estoque

Existem duas ferramentas para controlar o estoque: planilhas ou sistemas. 

Muitas empresas ainda realizam essa gestão através de cadernos, mas precisamos alertar que esse tipo de controle raramente funciona. O caderno abre brechas para muitos problemas, sejam de falta de dados até o desentendimento por caligrafia, por exemplo. 

Planilha de controle de estoque

Com uma planilha de controle de estoque se tem uma visão mais clara que apenas com um caderno ou não fazendo controle nenhum. Com ela se pode ter um cadastro de produtos, fornecedores, de entradas e saídas, o controle geral e até informações como o estoque mínimo.

Para utilizar uma planilha para o controle de estoque é possível começar uma do zero ou baixar uma pronta, inclusive de forma gratuita.

Sistema de controle de estoque online

O controle de estoque feito com um sistema é a forma mais eficiente de fazer essa gestão. Isso porque ele consegue integrar todas as fases e processos da empresa, passando por todos os setores e captando todas as informações.

Por exemplo, o setor de compras faz a requisição da quantia ao fornecedor, quando eles chegam precisam são lançados no sistema como entrada e já estão disponíveis para venda. 

Quando essa venda é realizada, o vendedor informa a venda no sistema, que já retira o produto do controle de estoque, insere os valores no financeiro e no fluxo de caixa e já emite a nota fiscal.

Isso se torna uma vantagem quando se entende que preencher planilhas ou cadernos manualmente com os produtos pode causar erros. Além disso, uma ferramenta de controle de estoque automatizada elimina a repetição de trabalho.

Quais são os tipos de controle de estoque?

Existem vários tipos de estoque. Eles são responsáveis por fazer o controle de estoque físico ser mais assertivo.

• Estoque Sazonal ou de Antecipação: prevê quando determinados produtos serão mais vendidos ou menos vendidos.
• Estoque Consignado: quase uma terceirização, onde os produtos são distribuídos conforme a demanda do cliente final. Os consignatários normalmente são distribuidoras.
• Estoque Máximo: é ter o máximo de produto que se pode ter no estoque. Normalmente é utilizado por empresas com muita rotatividade de produtos.
• Estoque Mínimo: é o contrário do estoque máximo, onde se tem o mínimo possível de produtos. Requer um controle de estoque extremamente eficiente e fornecedores de confiança.
• Estoque Regulador: mais utilizado por empresas com filiais e que requer um sistema de controle de estoque online, é um estoque a mais mantido pela empresa para casos de falta de produtos.
• Estoque de ciclo: entende que alguns produtos têm mais rotatividade e demoram mais a serem produtos e o contrário, buscando manter a produção e os níveis de forma adequada.
• Estoque de Contingência: é um tipo de estoque que mantém produtos resguardados em caso de erro.
• Dropshipping: a loja não tem estoque de produtos, realiza apenas o controle da logística entre o produtor e o cliente final.

Saiba mais sobre os tipos de estoque aqui: Tipos de estoque: conheça os 14 principais tipos e qual o melhor

Tipos de estoque para e-commerce

O e-commerce trata-se do comércio eletrônico e muitas empresas falham por ignorar a importância de um bom controle de estoque neste processo. Gerenciar os produtos é muito importante para lojas virtuais.

Vale ressaltar que não existe um tipo de estoque ideal para o e-commerce, pois cada um tem suas características e suas vantagens.

Confira os três tipos de estoque no e-commerce e conheça os pontos fortes e fracos de cada um:

1. Compartilhado

O estoque compartilhado integra produtos de lojas físicas e lojas onlines, e a grande vantagem é a economia de espaço. Além disso, o gerenciamento dos produtos também passa a ser integrado.

É preciso que a empresa utilize um sistema que funcione perfeitamente para que não haja erros, e as atualizações precisam ser imediatas ou serão vendidos produtos que não estão disponíveis no estoque.

2. Terceirizado

No e-commerce há duas maneiras de terceirizar o estoque, por meio das cross docking ou dropshipping. Confira:

Dropshipping: Aqui a compra é entregue diretamente pelo fornecedor, o cliente compra pelo site mas o pedido é enviado diretamente para o cliente.

Cross docking: como já citamos anteriormente, a loja não tem estoque, porém o fornecedor entrega para a loja que fica responsável de entregar para o cliente.

A grande vantagem de ambos está em poder vender produtos em grande quantidade, sem precisar armazená-los. Porém, o lojista precisa confiar na qualidade do trabalho dos fornecedores, pois qualquer dano que ocorrer com os produtos a responsabilidade é do fabricante.

3. Descentralizado

No estoque descentralizado os produtos ficam em vários armazenamentos espalhados pela região. Uma das grandes vantagens é que o tempo de entrega pode ser reduzido se tiver produto disponível perto do cliente que efetuou a compra.

Além disso, o custo do frete é reduzido também. Mas um ponto que necessita de atenção neste caso é o controle de estoque, pois é preciso integrar todos os locais de armazenamento para saber a quantidade de produtos corretos que há em ambos.

Uma desvantagem pode ser o custo para manter tantos locais de armazenamento.

Métodos para controle de estoque

Para ajudar no controle de um estoque são utilizados alguns métodos. Alguns desses podem ser utilizados para cálculo de tributos pela Receita Federal, enquanto os outros podem ser usados internamente.

PEPS

PEPS é a sigla para Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, que é o método aceito pela Receita Federal para cálculo de tributos. Em inglês também chamado de FIFO, esse método faz com que os produtos que entraram primeiro sejam os primeiros a sair.

Ele também é utilizado para produtos perecíveis, fazendo com que não se tenha prejuízo em caso de mercadoria vencida. Ainda, o valor de venda do produto é calculado de acordo com o custo do estoque mais antigo.

UEPS

UEPS significa Último a Entrar, Primeiro a Sair. Com ele, os valores são baseados nos últimos produtos a entrar no estoque. Isso significa que essa maneira é mais lucrativa, uma vez considerada a supervalorização no preço dos artigos. Por isso, este método não é aceito pela Receita Federal para o cálculo tributário, visto que ele tende a reduzir o valor dos estoques, devido à inflação.

Custo médio

O custo médio é um método de precificação de mercadorias do estoque. É mais um método aceito pela Receita Federal para cálculos tributários, e é definido pelo valor total de custos com produção ou compra dividido pela quantidade total de itens.

Por exemplo, se uma empresa tem custo de R$ 50,00 para produzir 10 unidades de um produto em um período e R$ 75,00 para produzir mais 10 unidades desse mesmo produto em outro período, o cálculo é o seguinte:

50 + 75 / 10+10

125 / 20

6,25

Ou seja, o custo médio do produto é de R$ 6,25.

Just in Time

O método Just in Time, ou JIT, consiste em comprar ou fabricar uma quantidade do produto na ‘hora certa’. Dessa forma, é necessário ter fornecedores prontos para a entrega. Não existe sobra de estoque, uma vez que tudo é produzido ou comprado com exatidão.

Curva ABC

A Curva ABC divide os seus produtos entre 80/20. Assim, seus produtos são divididos em três categorias, sendo A os com mais faturamento, B os intermediários e C os que não tem tanta saída e não trazem tanto faturamento.

Preço Específico

Antes de tudo, para utilizar esse método é necessário saber o preço exato de cada uma das unidades em estoque. Assim, esse valor, o preço específico, conduz a baixa de produtos quando a venda é realizada. Dessa forma, o valor total do estoque é a soma dos custos dos itens em estoque.

Importância do controle de estoque

O estoque é o principal ativo de uma empresa. Isso significa que ele é a forma mais importante de fazer dinheiro. Por isso, ter total atenção ao controle do estoque é de extrema importância.

Basicamente, realizar uma gestão atenta faz com que o negócio não perca dinheiro, simples assim. Essa afirmação tem base no fato de que se os produtos armazenados não são bem cuidados ou se não se tem ideia do que está armazenado, eles estão perdidos.

Quando esses produtos são acondicionados da forma correta, é possível utilizar o método UEPS, por exemplo. Ele garante que os últimos produtos a entrarem são os primeiros a sair, impedindo que mercadorias fiquem, literalmente, criando poeira.

Ainda, ao saber quais produtos não tem tanta saída, promoções podem ser feitas. Essas livram o estoque de peças sobressalentes e ainda fazem com que a empresa lucre com elas. 

Outra importância do controle de estoque é evitar perdas e roubos. Se o controle de entradas e saídas é feito, todos os itens estão registrados. Caso na hora de vender algo não esteja lá, é possível traçar o caminho do mesmo e entender o que aconteceu.

Principais relatórios de controle de estoque

Uma parte muito importante do controle de estoque são os relatórios, eles fazem com que você conheça bem o seu negócio, com muitas informações importantes. Mas atenção, alguns tipos de ferramentas não permitem a emissão de relatórios.

Os principais relatórios de controle de estoque são:

• Estoque mínimo: mostra a lista de produtos que estão com o estoque mínimo abaixo do valor definido em seu cadastro.
• Estoque em data específica: mostra o saldo do estoque em uma determinada data.
• Movimentação de um produto: mostra o histórico de movimentação de um produto.
• Produtos por fornecedor: mostra o relatório de produtos por fornecedor, com o preço de compra.
• Produtos duplicados: mostra todos os produtos que estão duplicados no controle de estoque.
• Personalizado de produtos: lista os produtos com os campos escolhidos.
• Produtos sem vendas: mostra os produtos que não foram vendidos em um período especificado.

Vantagens do controle de estoque

Um dos pontos essenciais hoje em dia é adotar soluções inovadoras para otimizar processos, por isso a importância de implantar um sistema de controle de estoque. Assim, irá diminuir o risco de ser feita uma má gestão de estoque.

Mas iremos listar agora as principais vantagens que você adquire com um bom controle de estoque. São eles:

• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Precisão no planejamento de compras;
• Relacionamento com os clientes melhorados;
• Compreensão do clientes;
• Oportunidade de negócio.

Indicadores para o controle de estoque

Não adianta fazer um controle de estoque eficiente mas não entender alguns pontos que são importantes. Para isso existem os indicadores de controle de estoque, tal como:

• Giro de Estoque: é o indicador que demonstra quanto os produtos circulam, quantas vezes ele saiu de estoque com uma venda e retornou como compra. Assim, ele mostra se houve equilíbrio entre as vendas e as compras desse produto.
• Taxa de Retorno: indica o número de devolução de produtos. O ideal é que ele sempre seja o mais próximo de zero possível.
• Tempo de Reposição: demonstra o tempo que um produto demora para chegar ao estoque novamente.

Perguntas frequentes sobre o controle de estoque