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Gestão de custos: como fazer para ter sucesso?

Gestão de custos: como fazer para ter sucesso?

Fazer uma boa gestão de custos é essencial para garantir que o negócio permaneça estável e cresça de forma saudável ao longo do tempo. Caso contrário, pode ser fácil se perder em meio a despesas mal calculadas que complicam o planejamento financeiro e a capacidade de inovar. Veja por que esse acompanhamento é tão importante e como fazê-lo na sua empresa.

Afinal, o que é gestão de custos?

Os custos estão relacionados a todos os investimentos necessários para a operação do negócio. Entre estes custos, podemos exemplificar os investimentos com marketing, valores referentes a luz e telefone, mão de obra e equipamentos, dentre outros aspectos.

Possuir uma visão clara e estruturar detalhadamente os valores de todos os custos da empresa, mantendo um controle contínuo de todas as movimentações de saída do orçamento empresarial, é o processo no qual chamamos de gestão de custos. Uma boa gestão de custos faz com que se saiba com clareza para onde vai a maior parte dos gastos empresariais, o que certamente é uma boa base de dados para a tomada de decisões, como um possível corte de gastos no orçamento e com a redução de desperdício de recursos, buscando manter o equilíbrio financeiro do negócio.

Por que realizar a gestão de custos?

Um dos principais objetivos de se realizar a gestão de custos é obter uma maior segurança para se avaliar a margem de lucro de cada produto. Isso ocorre porque a precificação de cada item está ligada diretamente as despesas relacionadas aos preços de custo de cada produto, que são os valores que envolvem os custos logísticos e de fabricação desses produtos.

A partir da correta avaliação desses custos, você saberá o preço de venda necessário para obter lucratividade com cada produto. Muitos empresários por não realizarem uma adequada gestão de custos, acreditam que somente o fato de vender bastante significa que a empresa está tendo lucro, o que nem sempre acontece. Se o faturamento obtido pela venda de seus produtos não está conseguindo suprir os valores de custo, é sinal de que eles não estão sendo lucrativos.

Quais os riscos de não se avaliar os custos

Muitos empreendedores caem no erro de ignorar a gestão de custos enquanto tudo está bem, quando o negócio está gerando lucro, os clientes estão felizes e a perspectiva é boa e se concentram nisso apenas quando o momento é ruim. Porém, essa é uma falha grave, que pode impactar a saúde da empresa por muito tempo.

Isso acontece porque os bons resultados geralmente mascaram problemas, ou seja, gastos desnecessários passam a ser vistos como um sinal de prosperidade ou regalias merecidas, e não como o que realmente são: desperdício de recursos valiosos.

Esses recursos poderiam ser usados para fortalecer a empresa e se preparar para épocas menos confortáveis, além de serem essenciais para o crescimento, que pode ser prejudicado pela falta de controle sobre o que entra e sai.

O que envolve uma boa gestão de custos?

Para fazer uma gestão de custos realmente eficiente é preciso separar os diferentes gastos da companhia, de maneira que essa avaliação seja transparente e verdadeira e não tome mais tempo do que o necessário. Podemos dividi-los em dois grupos:

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Gastos fixos

São as despesas que não mudam, como contas (água, energia elétrica, internet), salário de funcionários, aluguel, etc. Dentro desse grupo, é possível observar se todos os gastos são realmente necessários e onde é possível reduzi-los. Por exemplo, talvez você perceba um excesso na conta de água ou consiga negociar descontos com os fornecedores.

Gastos variáveis

São gastos periódicos ou que mudam a cada mês, como a compra de um equipamento novo ou pagamento de comissões para vendedores e parceiros. Nesses casos, talvez não haja muito a fazer para reduzir o valor já comprometido, mas é bom avaliar se os investimentos estão valendo a pena ou podem ser diminuídos no futuro.

Custos x despesas

Antes de fazer a gestão de custos em sua empresa, é preciso que fique claro o que é custo e o que é despesa. Custo está ligado a todo e qualquer investimento necessário para que o produto comercializado ou a atividade fim da empresa sejam devidamente produzido. Quanto maior a produção, maior serão os custos necessários. Entre os custos, podem ser inseridos valores referentes a fretes, salário de colaboradores envolvidos nas vendas ou no processo produtivo, matérias-primas, fornecedores e impostos que incidem sobre as vendas, dentre outros.

Já as despesas também são movimentações necessárias para o funcionamento e operação da empresa, a diferença é que, neste caso elas não possuem uma relação com o produto ou serviço da empresa especificamente. Entre as despesas podemos citar manutenção de estrutura física, mobiliário da empresa e salários administrativos.

Benefícios de aplicar a gestão de custos no seu negócio

Sem dúvida, vale a pena implementar a gestão de custos, pois além de prevenir os erros já mencionados acima, ela ainda ajuda a avaliar melhor o andamento do negócio como um todo. Dessa forma, você é capaz de tomar decisões mais inteligentes.

Com a gestão, você entenderá aspectos importantes no que diz respeito a quando e quanto investir, e qual é a melhor hora de realizar cada ação. Por fim, terá condições de oferecer produtos e serviços de qualidade sem deixar de aumentar as receitas.

Sendo assim, um bom planejamento financeiro envolve muito mais do que pagar as contas em dia e manter o saldo no azul. É preciso também fazer uma gestão de custos cuidadosa e eficiente, o que lhe dará mais liberdade para experimentar novas soluções e investir nos pontos certos que farão o seu negócio prosperar.

Como modernizar a gestão de custos na sua empresa?

Muitos empresários acabam se envolvendo muito mais com as questões operacionais do negócio e acabam deixando a gestão de custos em segundo plano. Uma alternativa encontrada por muitas empresas na busca de ganhar mais agilidade e automatizar este processo, é a utilização de um sistema ERP de gestão empresarial. Essa ferramenta integra o controle financeiro da empresa com outros importantes processos gerenciais, como o controle de estoque, registro de compras e vendas, dentre outros, tudo em uma única plataforma, tornando a gestão mais eficiente e completa.

Como é feita a gestão de custos na sua empresa? Que parte do processo você pretende melhorar? Deixe seu comentário, ele é muito importante para nós e pode auxiliar outros leitores!

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Software de gestão: quando e como implantar em sua empresa?

Software de gestão: quando e como implantar em sua empresa?

Em meio a um mercado cada vez mais competitivo, empresas que não simplificarem os seus processos gerenciais e não tomarem decisões estratégicas baseadas em dados concretos, tendem a ficar para trás. É aí que entra a importância de se implementar um software de gestão, para otimizar os processos de controle financeiro e controle de estoque, dentre outros, e assim realizar um gerenciamento ágil, informatizado e eficiente de sua empresa.

Mas afinal, como identificar o melhor momento para implantar um software de gestão em seu negócio e deixar para trás métodos de gestão mais convencionais? Como migrar todos os seus dados empresariais para uma solução mais informatizada de uma maneira segura e eficiente? Quais os cuidados necessários ao implantar um software de gestão? É tudo o que você vai saber no nosso artigo de hoje. Siga com a gente!

Qual o momento certo para implantar um software de gestão em sua empresa?

Essa é uma dúvida que surge na cabeça de muitos empresários. Afinal, implementar um software de gestão exige custos adicionais para o orçamento de qualquer empresa. E muitos gestores possuem dificuldades de enxergar com clareza os reais benefícios que o investimento nesse tipo de sistema pode trazer para seus negócios. 

Para avaliar a necessidade de utilizar um software de gestão em sua empresa, analise o tempo que é gasto no controle de seus processos internos através de planilhas eletrônicas, cadernos ou agendas. Assim, pense o quanto uma solução mais moderna poderia economizar esse tempo. Isso para que você possa focar mais nas questões operacionais do negócio.

A parte administrativa ficaria por conta do software de gestão implantado. Isso a partir da geração de relatórios que mostrarão os mais variados indicadores financeiros de sua empresa. E também o acompanhamento preciso do seu fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber e muitos outros aspectos.

Outro fator que deve ser analisado é a eficiência de seus processos. Você percebe que o índice de erros no registro manual de todas as finanças de sua empresa e no processo de controle de estoque é elevado? São necessárias correções e um constante retrabalho neste processo? Essas são falhas que poderiam ser facilmente evitadas ao se implantar um software de gestão.

Esquecer ou cometer equívocos no gerenciamento das contas a pagar e a receber por parte de sua empresa faz com que você não consiga projetar o seu fluxo de caixa corretamente. Assim, deixando o seu orçamento desprecavido para arcar com despesas futuras. Confira outras vantagens de se implantar um software de gestão em sua empresa:

Guia de Otimização de Processos

Você evita desperdício de recursos

Preços de cada produto, formas e prazos de pagamentos, quantidade de estoque, dados sobre os clientes, pedidos de compras… São informações absolutamente essenciais para uma gestão eficiente de qualquer empresa. Principalmente que trabalha com a comercialização de produtos e portanto, devem ser controladas da forma mais eficiente possível.

A distorção destas informações, pode ocasionar tomadas de decisões equivocadas. Como a compra de produtos em excesso para o estoque e falta de clareza nos valores de suas contas a receber, dentre outras situações. Fazendo com que você perca dinheiro.

Com todas as despesas e receitas de sua empresa registradas em um software de gestão, você consegue analisar com precisão a origem de cada uma dessas movimentações. E assim identificar possíveis gastos excessivos, possibilitando um corte de gastos no orçamento.

Ganho de agilidade nos processos gerenciais

Se você percebe que são necessárias diversas planilhas para dar conta do volume de informações da sua empresa, saiba que um software de gestão unifica todos esses processos em uma única ferramental. Possibilitando uma visão mais global de todos os seus processos gerenciais.

Portanto, a perda de dinheiro e de tempo decorrentes do controle manual, além da falta de praticidade, certamente são fatores que justificam que é o momento ideal para implantar um software de gestão em sua empresa.

Facilidade na identificação dos produtos mais lucrativos

Mais do que controlar a quantidade de estoque e atualizar cada nova movimentação de entrada ou saída de um determinado produto, é de fundamental importância identificar o quanto cada produto gera de retorno para a sua empresa. Você consegue avaliar o lucro gerado com cada produto através de planilhas de uma forma realmente exata?

Os produtos que mais foram vendidos não necessariamente são os que geram um maior faturamento líquido para a sua empresa. Portanto, a partir de um software de gestão, você tem a possibilidade de gerar um relatório detalhado de ABC de produtos vendidos, que lista os itens que geraram um maior valor bruto e lucratividade, levando em conta os preços de custo e de venda de cada um deles. 

A partir de uma correta identificação dos produtos que não estão trazendo lucro para a sua empresa, você pode remodelar os preços de venda para cobrir os preços de custo e assim otimizar o capital investido na aquisição de produtos para o seu estoque.

Visão mais facilitada de suas finanças

Uma planilha consegue dar conta de registrar todas as movimentações de entrada e saída de caixa que ocorrem diariamente? E ao mesmo tempo projetar situações futuras? Se você não consegue visualizar com clareza tudo o que deve pagar e receber em um determinado período, certamente é um indício de que um software de gestão é mais do que necessário para a sua empresa.

Como implantar um software de gestão com eficiência?

Já vimos o quanto um software de gestão empresarial pode otimizar diversos processos gerenciais de sua empresa. Entretanto, é necessário ter alguns cuidados no momento de implantar esse tipo de sistema.

Não contrate um software de gestão sem antes saber todas as suas funcionalidades e identificar as reais necessidades que ele pode suprir para a sua empresa. Por isso, utilize os serviços de suporte disponibilizados pelas empresas desenvolvedoras de software. Extraia o máximo de recursos que essa ferramenta possibilita.

No caso de permitir acesso ao sistema a outros funcionários, realize treinamentos. Para que todos utilizem o sistema de uma forma integrada em todos os departamentos.

A maioria das empresas de software oferecem a possibilidade da realização de testes gratuitos por um certo período. O que é essencial para que você conheça todas as funcionalidades da ferramenta. Assim se familiarizando com o software de gestão antes de efetivamente contratar este serviço. 

Implemente um software de gestão na nuvem

Soluções que possuem operação na nuvem trazem um enorme ganho de agilidade e praticidade para os usuários. Um software de gestão em nuvem não necessita da instalação em um servidor específico, podendo assim ser acessado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone de uma forma totalmente online.

Sendo assim, você possui acesso as informações de sua empresa do local em que estiver. Além da praticidade, um software em nuvem gera uma economia de custos.

Outra vantagem de um sistema em nuvem, é a possibilidade de receber suporte e auxilio no manuseio do software. Isso de uma forma totalmente a distância, via chat ou por telefone. 

Também podemos falar da segurança no processo de armazenamento de dados. Informações armazenadas em um servidor específico podem ser facilmente perdidas em situações de danos ou roubo do servidor. Portanto, no caso de um software de gestão na nuvem, as informações estarão seguras dentro da ferramenta.

Processo de adaptação

Ao implantar um software de gestão, você não está apenas contratando uma solução, mas está mudando a cultura administrativa de sua empresa. Com a substituição de processos arcaicos e tradicionais por métodos mais tecnológicos e uma gestão mais automatizada.

Sendo assim, como ocorre em qualquer mudança, sua empresa passará por um processo adaptativo a esta nova cultura. Assim, você terá um certo trabalho para migrar as informações da planilha para um software de gestão. E seus funcionários talvez possam demorar a se adaptar a este sistema.

Portanto, além do processo de treinamento o qual falamos anteriormente, é essencial que você realize um constante monitoramento. Para estar a par dos profissionais com acesso ao sistema. Se estão realmente usufruindo destas ferramentas e deixando planilhas e agendas de lado.

Monitore, incentive e aprimore o uso do software de gestão em sua empresa. A adaptação ao sistema é um processo natural e que é necessário para a melhoria de processos gerenciais.

Implantar um software de gestão em sua empresa, é uma ótima alternativa para otimizar o seu controle interno. Mas é preciso planejar adequadamente as necessidades que esse sistema pode suprir. Conhecer e dominar todas estas plataformas, solicitar os serviços de suporte e então extrair o máximo que essa ferramenta pode oferecer! Deixe para trás métodos convencionais de gestão e ganhe eficiência no controle administrativo de sua empresa!

eGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

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O eGestor é o software de gestão empresarial totalmente fácil e online para a sua empresa. Controle seu fluxo de caixa, suas contas a pagar e a receber, seu estoque, registre suas compras e vendas, emita notas fiscais e boletos para seus clientes, e muito mais! Isso tudo isso a partir de qualquer computador, tablet ou Smartphone.

Os primeiros 15 dias de destes no sistema são totalmente gratuitos. Para tal, basta acessar o site e começar agora mesmo! Em caso de dúvidas na utilização do sistema, o suporte pode ser realizado via chat, e-mail ou telefone!

Planilha de gastos: entenda e faça o download gratuitamente!

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Utilizar uma planilha de gastos é essencial para manter um controle eficiente de todas as despesas da sua empresa. A partir dela, você vai poder visualizar com mais clareza a origem de seus gastos e também poderá identificar quais deles representam um maior impacto no seu orçamento empresarial. Ou até mesmo pessoal, que eventualmente podem vir a ser cortados.

Através de uma planilha de gastos também é possível gerenciar o status de todas as suas contas a pagar. Sendo assim concluídas ou que ainda se encontram pendentes.

A planilha de gastos é uma ótima ferramenta para projetar as suas contas a pagar. Assim mantendo seu orçamento equilibrado para arcar com as despesas futuras.

Uma grande vantagem de se utilizar uma planilha de controle de gastos, é que ela não apresenta custo de implementação. Além disso é ideal para micro e pequenas empresas que não lidam com grande quantidade de dados e movimentações financeiras.

Além do controle das despesas, uma planilha de gastos do Excel também pode ser útil para organização de gastos pessoais. Portanto, neste artigo vamos falar sobre estas e outras funcionalidades desta planilha, seja no cotidiano empresarial, ou no pessoal. Siga com a gente!

Como controlar as despesas pessoais com uma planilha de gastos?

Muitas pessoas não possuem um rigoroso controle de suas finanças pessoais e desta forma acabam entrando em situações de endividamento. Por meio de uma planilha de gastos, é possível gerenciar todas as despesas pessoais. Sendo assim especificado o destino e valor de cada uma delas. Bem como os prazos de futuros pagamentos, de forma a não ficar inadimplente.

A planilha de gastos pessoais podem englobar tanto as despesas variáveis, que são imprevisíveis e não apresentam um padrão mensal. Quanto os gastos fixos, que seguem uma linearidade todos os meses, como as taxas referentes a impostos, por exemplo.

Além de proporcionar uma maior atenção a prazos de pagamento, o controle das finanças pessoais em uma planilha pode ajudar a identificar possíveis gastos excessivos e desnecessários. Esses eventualmente podem vir a ser cortados do orçamento, gerando uma boa economia e equilibrando as finanças.

A planilha de gastos disponibilizada gratuitamente pelo eGestor, é totalmente recomendável para pessoas que nunca organizaram o seu orçamento antes e estão em busca de uma melhor gestão financeira.

A nossa planilha de gastos também possui a aba “previsto”. Sendo ela para a projeção de contas futuras a serem pagas ou recebidas. A partir de uma planilha de gastos, você pode acompanhar todas as movimentações de entrada e saída de caixa. E assim manter o seu orçamento sempre equilibrado.

Quais as vantagens de uma planilha de gastos para uma empresa?

No cotidiano empresarial, é bastante complexo possuir o controle de todas movimentações de produtos e despesas que envolvem o negócio. E, se você possui uma empresa que comercializa uma grande quantidade de produtos, é difícil analisar a margem de contribuição gerada por cada um deles. Ou, até mesmo o custo de aquisição junto a seus fornecedores. 

A partir da planilha de gastos gratuita do eGestor, você pode enxergar com clareza os produtos que representam mais custos para a sua empresa e quais geram um maior lucro. 

Planilha de Gastos

Como utilizar uma planilha de gastos para controlar as despesas de sua empresa?

A falta de um rigoroso controle financeiro é sem dúvidas, um dos principais motivos que levam diversas empresas a encerrarem as suas atividades no mercado.

Não ter uma visão exata a respeito de todas as movimentações financeiras que envolvem o negócio pode fazer com que os empresários realizem investimentos de uma forma descuidada. Assim comprometendo gravemente sua situação financeira.

Sendo assim, uma planilha de gastos é essencial para manter um controle de todas as despesas de sua empresa. Podendo assim identificar com mais facilidade todas as suas obrigações financeiras enquanto pessoa jurídica. Isso tudo sem nenhum tipo de custo adicional.

A análise criteriosa de todos os gastos empresariais registrados na planilha permite maior segurança nas tomadas de decisões da empresa. Sendo assim, possível elencar as despesas que realmente são essenciais para o funcionamento da empresa. E também quais podem ser deixados em segundo plano.

Portanto é importante ressaltar que em caso de se utilizar uma planilhas de gastos empresariais, é absolutamente imprescindível que o empresário possua uma planilha exclusiva para a gestão de despesas empresariais e outra somente para o controle de gastos pessoais.

Não ter esse cuidado e unificar todas essas movimentações em uma única planilha, pode gerar uma grande desorganização financeira.

Assim, em relação ao controle de gastos empresariais, é importante ficar atento a algumas medidas essenciais.

Medidas essenciais:

  • Registrar absolutamente todas as despesas da empresa, por menores que sejam os valores;
  • Separar os gastos em fixos e variáveis, e especificar o destino de cada uma dessas movimentações;
  • Fazer uma constante mensuração das despesas, avaliando os fatores que representam a maior parte dos gastos; estudar possíveis cortes no orçamento; e a possibilidade de realizar novos investimentos;

São medidas que podem parecer simples, mas que podem fazer toda a diferença na gestão financeira de seu negócio. Desta forma, se torna muito mais fácil identificar possíveis causas de endividamento. E assim avaliar a necessidade financeira da empresa para arcar com as despesas futuras. 

Clique aqui para baixar nossa Planilha de Gastos grátis.

Qual a importância do planejamento financeiro empresarial?

Simplesmente registrar todas as movimentações de saída de caixa e avaliar todas as despesas que já efetivamente ocorreram, não é o suficiente para uma adequada gestão financeira da sua empresa.

A projeção de gastos futuros também é essencial para identificar o quanto a empresa pode investir. Isso para que o orçamento comporte as futuras movimentações e também para fazer um balanço futuro do fluxo de caixa. Sendo assim necessário análise da relação entre os valores a pagar e a receber pela empresa em um determinado momento.

Contratar o serviço de um consultor financeiro para auxiliar neste processo, pode ser importante em caso de você ainda estar em um estágio inicial em seu negócio. Ainda não possuindo uma grande experiência no que diz respeito à gestão financeira. Portanto um consultor pode trazer uma visão especializada e mais crítica a respeito da situação financeira de seu empreendimento.

Quando você deve migrar de uma planilha financeira?

Como viemos falando ao longo deste artigo, uma planilha de gastos pode ser essencial para micro e pequenos empresários que desejam controlar as finanças de forma organizada, prática e totalmente grátis. Entretanto, existem diversos outros fatores que devem ser gerenciados no cotidiano empresarial. Por exemplo o controle de vendas, de estoque e clientes, dentre outros…

Desta forma, se faz necessário utilizar mais de uma planilha para organizar todos estes processos. E isso acaba gerando um grande trabalho para os profissionais responsáveis por este gerenciamento.

Assim, a utilização de um software de gestão financeira por exemplo, permite não só a realização de um controle financeiro eficiente, mas de uma gestão unificada de todos os processos da empresa em uma única ferramenta.

Software de gestão financeira 

Os diversos sistemas de gestão disponíveis no mercado oferecem uma enorme praticidade aos empresários. Com eles é possível controlar estoque, registrar compras e vendas da sua empresa, cadastrar a rede de clientes e fornecedores. Além de outras várias funcionalidades.

Tudo isso sem a necessidade de usar uma planilha para o controle de cada atividade da empresa de forma isolada. Outra vantagem de um software de gestão empresarial, em relação a uma planilha de gastos, no que diz respeito ao controle financeiro, é que esse tipo de sistema possibilita uma gestão muito mais detalhada.

Além do registro de todas as movimentações de entrada e saída, um software de gestão proporciona uma série de relatórios gerenciais, referentes a indicadores de desempenho como fluxo de caixa, DRE, ABC de vendas e muitos outros que são essenciais para a tomada de decisão e avaliação da saúde financeira do seu empreendimento.

Enfim, migrar para um software de gestão empresarial pode ser uma ótima alternativa se você perceber que as planilhas financeiras estão exigindo muito tempo no processo de controle. Também se a sua empresa está precisando de dados mais completos e você deseja se aprofundar a respeito de sua situação financeira.

eGestor

O eGestor é um sistema de gestão empresarial totalmente fácil e online. Para micro e pequenos empresários que desejam otimizar os processos gerenciais de seus negócios.

A partir do sistema, é possível gerar uma série de relatórios gerenciais, cadastrar compras e vendas e atualizar o estoque de uma forma totalmente automatizada, além de emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários para os seus clientes.

Tudo isso pode ser feito a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone. Possibilitando assim que você tenha o controle de seu empreendimento de qualquer local em que estiver!

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Software financeiro: 11 requisitos para escolher o melhor!

Software financeiro: 11 requisitos para escolher o melhor!

A partir da utilização de um software financeiro você possui um controle mais assertivo das finanças de sua empresa, com dados mais precisos para as suas tomadas de decisões, além de gerenciar com muito mais eficiência os prazos de todas as suas contas a pagar e a receber.

Essa ferramenta reduz consideravelmente a ocorrência no processo de erros no registro e análise das movimentações financeiras da sua empresa se comparada a utilização de ferramentas manuais nesta tarefa, como cadernos, agendas ou planilhas eletrônicas, sem contar o tempo que será gasto com essas ferramentas mais tradicionais.

Um software financeiro integra as informações de todas as áreas da empresa em uma única ferramenta, ao contrário do processo manual que exigem o controle de cada setor individualmente, para facilitar a organização.

A partir de um software financeiro é possível controlar o estoque de uma forma ágil e automatizada, e assim tornar mais fácil a identificação dos produtos que se encontram em falta e devem ser solicitados junto aos fornecedores, bem como os que estão em excesso.

Por mais que você insista em não utilizar um sistema informatizado para o controle dos mais diversos processos que envolvem a sua empresa e siga utilizando métodos menos tecnológicos, estas ferramentas são muito limitadas e não darão conta de um volume maior de informações decorrentes do possível crescimento do seu negócio.

Acredite, mais cedo ou mais tarde você vai precisar de um software financeiro para a sua empresa. Quanto mais cedo você começar a utilizar essa ferramenta, menor será o retrabalho de transição de informações de um sistema para outro.

Um software financeiro portanto, é essencial para otimizar os mais variados processos que envolvem a gestão de sua empresa. A seguir, vamos listar alguns requisitos para você levar em conta na hora de escolher um software financeiro que seja eficiente e consiga atender as necessidades da sua empresa de uma forma satisfatória:

1- Emissão de nota fiscal eletrônica

Um software financeiro que seja também um emissor de nota fiscal eletrônica, possibilita com que você unifique as funções de controle financeiro e o de emissão de nota fiscal eletrônica em um único sistema.

O processo de emissão de nota fiscal eletrônica, atualmente é obrigatório para todas as empresas, com exceção de micro-empreendedores individuais, profissionais autônomos, freelancers e empresas que vendem para o consumidor final diretamente. Estas últimas possuem a opção de escolher entre a emissão da nota fiscal física ou eletrônica.

No caso dos empresários que possuem obrigatoriedade em relação a NF-e, contar com um software financeiro que realize este processo, faz com que não se tenha a necessidade de contratar um sistema emissor específico, voltado exclusivamente para as notas fiscais.

Um software financeiro que emite nota fiscal eletrônica, traz uma redução de custos e uma maior praticidade para a sua empresa, já que não é necessário contratar um sistema específico para emitir as suas notas. 

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2- Boletos bancários

Muitos clientes preferem efetuar os seus pagamentos por meio de boletos bancários. Atualmente, estima-se que mais de 50 milhões de boletos sejam utilizados nas redes bancárias em todo o Brasil. Os boletos bancários apresentam uma série de vantagens se comparadas a outras opções de pagamento, tanto para quem paga, quanto para quem recebe.

Todas as informações de pagamento apresentadas visualmente no papel, passam uma sensação de segurança para quem vai efetuar os pagamentos, além de as taxas de utilização por parte das empresas serem consideravelmente mais baixas se comparadas as operadoras de cartão de crédito.

Sendo assim, contar com um software financeiro que possibilite a geração e emissão de boletos bancários diretamente pelo seu sistema, traz uma grande agilidade tanto para a sua empresa, quanto para o cliente.

3- Conciliação bancária

Um software financeiro que possibilite a integração dos dados registrados no sistema com a conta bancária utilizada pela sua empresa a partir da importação do arquivo OFX, possibilita que todos esses dados possam ser conciliados, processo que este que é chamado de conciliação bancária.

A conciliação bancária é extremamente essencial para o controle financeiro de qualquer empresa. Por meio deste processo, é possível verificar incompatibilidades entre as informações registradas no sistema de controle financeiro interno, com o extrato real da conta bancária da empresa.

Realizar a conciliação bancária sem o auxílio de um software informatizado, é um processo extremamente trabalhoso e que apresenta uma chance de erros muito maior. 

4- Sistema em nuvem

Com a utilização de um software financeiro que possua a sua operação em nuvem, isto é, que pode ser acessado de uma forma totalmente online e que não necessita de instalação em um servidor específico, você pode acessar as informações gerenciais da sua empresa a partir de qualquer local em que estiver.

Basta um computador, tablet ou smartphone e uma boa conexão a internet. 

5- Projeção de fluxo de caixa

Com um software financeiro que possibilite a geração de relatórios referentes ao fluxo de caixa da sua empresa, você pode analisar não só o histórico de movimentações de entrada e saída do seu orçamento empresarial, como também projetar futuras contas a pagar e a receber, possuindo assim um melhor entendimento da sua situação financeira dentro um determinado período. 

6- Integração de dados

Um software financeiro integrado, isto é, que unifique as informações referentes aos mais variados departamentos da sua empresa, você poderá possibilitar o acesso aos mais variados gestores da empresa e assim não só aumentar a produtividade, como também tomar decisões em conjunto com a sua equipe de uma forma muito mais ágil e prática. 

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7- Centros de custo

Um software com centros de custo, é essencial para otimizar a gestão financeira de seu empreendimento. Com a opção de organizar as movimentações financeiras de sua empresa por centro de custo, é possível controlar as finanças de cada departamento organizacional de uma forma independente e direcionar os recursos de acordo com a necessidade de cada setor. 

8- Plano de contas

A partir de um gerenciador financeiro online com um plano de contas, você pode controlar todas as contas a serem pagas ou recebidas por sua empresa e assim não perder nenhum prazo de vencimento, além de identificar com clareza a origem de cada uma dessas contas.

Ter um adequado controle de todas essas movimentações, é essencial para projetar o seu orçamento empresarial futuramente e assim se precaver de forma que não falte recursos para arcar com as despesas em um determinado período. 

9- Relatórios gerenciais

Com um software gerador de relatórios gerenciais automatizados, é possível enxergar a situação financeira do seu negócio de uma forma muito mais abrangente.

A partir de relatórios como DRE, fluxo de caixa futuro, ABC de vendas por produtos e por clientes, dentre outros,  você terá dados concretos para embasar o processo de tomadas de decisões empresariais e reduzir consideravelmente a ocorrência de erros na gestão financeira.

10- Suporte via multicanais

Por mais simples que possa ser a utilização de um software financeiro, algumas dúvidas relacionadas a utilização de determinadas ferramentas do sistema sempre podem surgir.

Diante destas situações, é essencial que a empresa contratada de software financeiro ofereça um serviço de suporte pelos mais variados canais: chat, telefone, e-mail ou vídeo-conferência, por exemplo, de forma a solucionar as suas dúvidas de uma forma ágil e de acordo com as suas preferências. 

11- Cadastro de clientes e fornecedores

Um software financeiro que também possibilite o cadastro da sua rede de clientes e fornecedores, permite que você identifique com clareza os clientes que geraram um maior faturamento para a sua empresa e também possa acompanhar todas as solicitações de compra realizadas com seus diferentes fornecedores, além de cadastrar as mais variadas informações referentes a sua rede de contatos.

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O eGestor é um sistema de gestão empresarial totalmente fácil e online. O sistema possibilita o cadastro de todas as suas compras e vendas e o controle de estoque automatizado a partir destes registros.

Além destas possibilidades, o eGestor possibilita a geração de diversos relatórios gerenciais para a avaliação financeira da sua empresa, e também permite a emissão de NF-e e boletos bancários para seus clientes. Quer testar na prática essas e outras funcionalidades do sistema de uma forma totalmente gratuita por 15 dias? Acesse o site e comece agora mesmo!

Software de cobrança: 8 dicas para escolher o mais adequado!

Software de cobrança: 8 dicas para escolher o mais adequado!

É bastante comum situações em que empresários realizam cobranças de seus clientes de uma forma totalmente indevida. Valores incorretos ou até mesmo a cobrança de clientes que não possuem nenhum tipo de pendência financeira para com a empresa em questão.

A falta de controle de clientes, escassez de informações na base de dados da clientela e a ineficiência no gerenciamento de contas a receber, acabam ocasionando essas situações, que são totalmente constrangedoras.

Está com dificuldades para gerenciar o processo de cobranças para seus clientes inadimplentes? Com a utilização de um bom software de cobrança, a equipe responsável poderá visualizar com mais clareza os prazos de vencimento. Assim, cada uma das contas a receber por parte de sua empresa ficarão organizadas. Além disso, se armazenam os meios de contato para efetuar as cobranças aos clientes. 

Mas, afinal, como escolher o melhor software de cobrança para a sua empresa? Quais os principais requisitos que este sistema deve conter para atender de uma forma satisfatória a todas as necessidades do seu negócio? É o que vamos listar a partir de agora neste artigo. Fique com a gente!

Página para cadastro de clientes

Uma página para cadastro de clientes permite que sua equipe de cobranças tenha acesso aos dados da clientela, como números de telefone e endereços de e-mail e a partir daí, saibam com mais clareza os meios para realizar as cobranças e enviar os boletos para estes respectivos clientes.

Com um programa para cadastro de clientes, é possível analisar o histórico de cada cliente e realizar uma avaliação mais aprofundada do perfil dos clientes devedores a partir do registro das mais variadas informações.

Além de endereços de e-mail e telefones de contato, também é interessante armazenar no banco de dados os horários de disponibilidade de cada cliente. Assim, se torna mais fácil efetuar o contato com o mesmo. Essas são informações que podem ser verificadas a partir de um contato prévio com um determinado cliente.

Pense no trabalho e no tempo gasto para identificar todos esses dados. Se preenchidos de uma forma manual em cadernos ou agendas, existe a chance de erros. Já, com um software de cobrança, com uma página voltada para o cadastro de clientes, os erros decorrentes do registro manual diminuem consideravelmente.

A partir da identificação dos clientes devedores, é preciso avaliar a situação de cada um para definir a melhor abordagem de cobrança.

Um cliente que não deve um valor tão elevado e não possui um histórico de inadimplência para com a sua empresa, em um primeiro momento é mais recomendável um simples envio de e-mail ou mensagem de SMS para lembrá-lo da pendência financeira.

Já em caso de clientes que já apresentam um histórico mais recorrente de inadimplência ou que possuem um valor elevado para quitar com a sua empresa, uma ligação pessoal e uma cobrança mais direta se faz mais necessária. 

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Integração bancária

Com um software de cobrança que possua integração com o banco, é possível que o cliente preencha e envie os boletos diretamente por ele. Além de agilizar o processo de pagamento, um software de cobrança com integração bancária reduz o índice de erros que podem ocorrer com o preenchimento manual das informações do boleto bancário.

Página de controle de faturas

Com um sistema que possua uma página voltada para o controle de faturas, é possível filtrar essas faturas em relação, contas recebidas ou pendentes, datas de vencimentos, valores e formas de pagamento, dentre outras opções. O controle de faturas permite uma fácil e rápida identificação dos clientes que estão inadimplentes e dos que já regularizaram as suas contas. 

Neste sentido, é essencial possibilitar variadas formas de pagamento para que os clientes possam regularizar as suas situações. Débito em conta, cartões de crédito e boletos bancários, por exemplo.

Emissor de segunda via

O emissor de segunda via é uma ferramenta que possibilita o reenvio de uma determinada fatura para um cliente que está inadimplente. Com esta ferramenta, o cliente pode acessar a fatura diretamente pelo software de cobrança, tornando este processo ágil, automatizado e seguro, sem a necessidade de receber a fatura por e-mail.

Relatórios gerenciais

A utilização de relatórios gerenciais pode variar de acordo com a necessidade de cada empresa. Entretanto, tendo em vista um controle mais simplificado de seus clientes em um software de cobrança, podemos citar alguns relatórios que podem ser importantes:

  • ABC de vendas por clientes: tem como objetivo identificar os clientes mais e menos ativos em sua empresa em termos de volume de compras e faturamento gerado por cada um deles;
  • ABC de produtos ou serviços: mostra quais os produtos e serviços de sua empresa mais solicitados pelos clientes;
  • Relatório de clientes que se encontram em situações de inadimplência;
  • Relatório de registro de eventos: permite que você identifique todas as movimentações realizadas dentro do software de cobrança;
  • Percentual de inadimplência: identifica não só o percentual de clientes inadimplentes da sua empresa, como também mostra em que situações estes clientes se tornaram devedores;

Utilize um software com operação na nuvem

Um software de cobrança em nuvem pode ser acessado de uma forma totalmente online a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, sem a necessidade de instalação em um servidor específico. Sendo assim, por meio desta ferramenta é possível gerenciar os seus prazos de recebimento do local em que estiver.

Boa relação custo x benefício

Antes de optar por um software de cobrança, é preciso analisar de fato quais são as reais necessidades da sua empresa. De nada adianta utilizar um software com uma ampla variedade de ferramentas e funcionalidades, se você só vai explorar parte destes recursos. 

Suporte via multicanais

Por mais simplificada que possa ser a utilização de um software de cobrança, sempre podem surgir dúvidas. Por isso, é essencial que a empresa desenvolvedora do software em questão ofereça um serviço ágil de suporte. E, que este atendimento possa ser realizado por meio dos mais variados canais, como chat, e-mail ou por telefone, de acordo com a sua preferência e necessidade.

A ineficiência no suporte por parte da empresa contratada, desenvolvedora do software de cobrança, pode representar um tempo maior de inadimplência em relação a seus clientes e uma maior dificuldade na resolução de problemas relacionados ao software.

eGestor

A partir do sistema eGestor, você pode cadastrar e acompanhar a situação de seus clientes e assim não perder nenhum prazo de suas contas a receber. Também é possível por meio do sistema emitir boletos bancários e notas fiscais eletrônicas, registrar suas compras e vendas, controlar o seu estoque e ter acesso a uma série de relatórios gerenciais que apontam a situação financeira de sua empresa, dentre muitas outras funcionalidades. Ficou interessado? Basta acessar o site e começar os testes gratuitos durante 15 dias!

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