Como uma planilha pode te ajudar no controle de fluxo de caixa?

Ninguém começa um negócio com a intenção de falhar. Todo mundo quer ver o seu negócio prosperar, conseguir uma operação lucrativa e criar um legado. No entanto, ainda vemos empreendedores falhando apesar de suas ideias fantásticas, modelos de negócios impressionantes e muita paixão. Há muitas razões para isso. Mas a deficiência na gestão do fluxo de caixa é, quase sempre, um ponto em comum entre eles.

De acordo com um estudo realizado nos EUA, 82% das empresas que não fazem a gestão do fluxo de caixa saem do mercado devido a problemas relacionados à gestão. No Brasil ocorre um problema similar. Uma pesquisa de 2016 descobriu que o fluxo de caixa insuficiente era o maior obstáculo que as pequenas empresas enfrentavam quando tentavam expandir seus negócios.

Com isso em mente, preparamos o artigo a seguir para que você tenha uma noção ampla sobre como a utilização de uma ferramenta simples, como uma planilha, pode ser inestimável para o controle do seu fluxo de caixa.

Confira!

O que é fluxo de caixa?

O dinheiro que se move para dentro e para fora (em termos de receitas e despesas) de um negócio em um determinado mês é chamado de fluxo de caixa — e não deve ser confundido com lucro. Você pode ter lucro, mas se ainda não foi pago nem recebeu dinheiro, talvez a sua empresa não tenha um fluxo de caixa positivo.

Idealmente, você quer ter um fluxo de caixa positivo. Isso significa que mais dinheiro entra no negócio do que sai. Se você tem um fluxo de caixa positivo, sua empresa será capaz de liquidar suas contas e investir em crescimento. Um fluxo de caixa negativo significa que você precisa encontrar uma fonte alternativa de receita. Assim, ela servirá para poder pagar as dívidas e bancar investimentos.

Se você quiser calcular o fluxo de caixa líquido, basta somar todos os seus pagamentos durante um determinado período (normalmente um mês) e retirar isso dos seus recebimentos. É importante não ficar muito preso a um mês em particular. Seu fluxo de caixa pode ser julgado com mais precisão ao longo de um período de três meses ou mais. Isso, porque a maioria das empresas terá, naturalmente, altos e baixos.

Existem várias ferramentas que podem ajudar você a realizar o controle do seu fluxo de caixa. Desde sistemas financeiros online com recursos avançados a planilhas simples. Enquanto você se habitua a fazer o controle, utilizar uma planilha de fluxo de caixa pode ser o melhor caminho. E você vai saber como fazer isso na próxima parte do artigo.

Vantagens do fluxo de caixa

Embora seu volume de negócios possa ser grande e lhe dar a confiança de que sua empresa está indo bem, é o fluxo de caixa que oferece uma visão melhor sobre o desempenho da sua operação. Como diz o ditado — o volume de negócios é vaidade, o lucro é a sanidade e o fluxo de caixa é a realidade.

Estar no controle de seu fluxo de caixa lhe dá mais controle sobre o seu negócio. Não apenas você pode pagar sua equipe e fornecedores a tempo. Mas você pode tomar decisões melhores muito mais rapidamente e com mais confiança.

Por que você deve controlar o seu fluxo de caixa através de uma planilha

Quando você compara suas receitas e despesas, poderá entender com mais precisão como está o desempenho da sua empresa e poderá prever a performance futura. Se suas vendas forem maiores ou menores do que a previsão, por exemplo, você vai querer descobrir o motivo.

Gerenciar ativamente o seu negócio desta maneira permite-lhe fazer as perguntas certas e, finalmente, tomar as decisões certas.

Ao estruturar a sua planilha de fluxo de caixa, esteja atento a três pontos básicos:

1 – Estime suas vendas prováveis para cada semana ou mês

Use seu histórico de vendas dos últimos meses ou anos para ter uma ideia das vendas que você pode esperar para o futuro. Inclua padrões sazonais e eventos únicos, como feiras de negócios ou feriados nacionais nas suas projeções. Se você está apenas começando, precisará estimar suas previsões. Que podem ter base em informações de pesquisas de opinião de clientes, fornecedores, desempenho de empresas semelhantes e especialistas do setor.

Não se esqueça de levar em consideração seus planos futuros, juntamente com as condições e tendências atuais do mercado. Se você estiver planejando uma nova campanha de marketing ou lançando um novo produto, por exemplo, precisará incluir o aumento previsto nas vendas. Por outro lado, se um novo concorrente acaba de entrar no mercado, talvez você queira reduzir um pouco seus números de previsão para permitir uma possível perda de mercado.

2 – Tente prever quando você espera receber pagamentos

Se você opera um negócio de venda à vista, a previsão é relativamente fácil. Isso, pois o pagamento ocorre no momento da venda. Se você vender a crédito, precisará considerar possíveis atrasos e inadimplência.

3 – Calcule seus custos prováveis

Os custos são geralmente uma mistura de fixo e variável. Custos fixos são aqueles que você deve pagar independentemente de suas vendas, como aluguel e salários. Custos variáveis geralmente dependem de vendas — você não precisa pagar pelo estoque que não pediu, por exemplo. Seus níveis previstos de vendas ajudarão você a calcular a quantidade de material ou matérias-primas que precisará comprar para atender aos seus pedidos.

Quando você identifica outras faturas, inclusive quando precisa pagá-las, convém consultar seus históricos de pagamentos. Isso ajuda a garantir que você não gaste o dinheiro das despesas anuais do seu fundo de imprevistos.

Criando a sua planilha

Na hora de criar a sua planilha você pode registrar os pontos que abordamos até aqui. E incluir algumas seções específicas, como:

  • Dinheiro em caixa: é o capital em caixa que está à disposição da sua empresa no início do período que você quer projetar.
  • Receita: é o dinheiro que entra (ou que vai entrar) através de vendas. É reembolsos ou recebimentos diversos — tudo o que entra em caixa.
  • Despesas: são as saídas de dinheiro, incluindo despesas fixas, como salários e aluguel, e variáveis, como a compra de matérias-primas.
  • Fluxo de caixa líquido: é o saldo do fechamento do caixa. Ou seja, o dinheiro que sobrou (ou faltou) no fim do período estimado.

Considerações finais

Agora você já sabe como fazer o fluxo de caixa e o efeito dessa prática no seu negócio. Que tal dar o próximo passo e conhecer um sistema de gestão realmente completo?

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Escrito por eGestor
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