Quando uma empresa é elaborada ela tem, ou deve ter, um planejamento. Para que esse planejamento dê certo, é preciso um controle de todos os dados. Afinal, como analisar seu fluxo de caixa, estoque, gastos, despesas e outras tantas informações, sem nenhuma delas registrada?

A maneira mais simples de registrar esses aspectos é através de planilhas. Elas trazem certa facilidade, pois a grande maioria das pessoas que usam um computador, ou até um smartphone, podem ter acesso, são fáceis de montar e entender, são de fácil visualização e podem ser feitas e transferidas mesmo sem acesso a internet. Mesmo vivendo em uma época que a internet é quase essencial, planilhas tem sua importância. Isso também acontece porque ela pode ser de vários tipos. Como planilha de controle de estoque, planilha de gastos, planilha de fluxo de caixa, planilha de controle financeiro, e outros tantos modelos de planilhas.

Essas planilhas são feitas em softwares de edição de texto ou conteúdo, e o mais usado deles é o Microsoft Excel, do sistema da Microsoft Office. Assim, ao terminar sua planilha e salvá-la, o arquivo salvo terá como extensão de arquivo o .XLSX ou .XLS. Mas o que é isso? Como abrir? Como usar? E como converter?

O que é um arquivo de extensão .XLSX?

O arquivo do Microsoft Excel que possui a extensão .XLSX ou .XLS é uma planilha. Sendo assim, seu conteúdo pode ser o mais variado possível. De seu controle de estoque até o sistema de ponto eletrônico de sua empresa. Ainda dentro desse arquivo é possível criar outras planilhas, que podem ser relacionadas ou não. 

Essa planilha é constituída de linhas e colunas, o encontro delas é chamado de célula, nessa célula é onde as informações são escritas. Por isso, elas podem ser formatadas e transformadas conforme sua necessidade.

Apesar de o Microsoft Excel ser a planilha eletrônica mais popular, ainda existem o Calc, o Lotus 1-2-3 e o Calligra. Dessa forma, todos estes podem abrir e editar arquivos de extensão .XLSX.

Diferença de .XLSX e .XLS

Essas duas extensões definem o mesmo formato de arquivo. Salvo que a sua distinção se dá pelo .XLSX ser o modo usado nas versões mais novas do Microsoft Excel (a partir da versão de 2010), substituindo o .XLS em suas atualizações mais recentes.

Apesar de ter sido descontinuado, ainda é possível salvar um arquivo em .XLS, no modo “Salvar como” do Microsoft Excel e também abri-los. Por isso, o .XLS ainda é aberto nos programas que fazem sua leitura.

Abrindo seu arquivo .XLSX

Para abrir qualquer arquivo no seu computador é obrigatório um programa que suporte seu formato. Com o .XLSX não é diferente. Como já explicado anteriormente, ele é aberto em suas ferramentas de edição já existentes no computador. Como o Microsoft Excel. Também, dentro do pacote da Microsoft Office, o Notepad e o Wordpad também fazem a leitura.

Mas além disso, eles podem ser abertos em visualizadores de .XLS ou .XLSX disponíveis para download na internet.

Convertendo arquivos

Em alguns arquivos há possibilidade de ser trocado o formato apenas trocando o nome do arquivo depois do ponto. Por exemplo em alguns casos, se o arquivo for uma imagem de formato .JPEG, é possível apenas renomear como .JPG.

Mas com os arquivos do Microsoft Excel, de extensão .XLS e .XLSX é diferente. Isso porque, para trocar sua extensão é preciso abrir o arquivo, ir em “Salvar como” e salvar no formato desejado.

Ou também convertendo em sites especializados. Para isso basta pesquisar “Conversão de arquivo .XLS ou .XLSX“. Uma vez que alguns desses sites podem ser pagos ou conter vírus, é preciso ter cuidado.

Após se certificar que são confiáveis, faça o upload do arquivo no site. Assim, ele irá convertê-lo sem que você precise fazer algo. Depois de pronto, o site irá lhe mostrar um link de download ou lhe enviará o link por e-mail. Baixe o arquivo e pronto!

Assim como para abrir o arquivo, existem programas que você pode ter em seu computador que farão a conversão. Faça a pesquisa de “Conversor .XLSX” e esteja seguro da opção escolhida. Então baixe o programa e poderá fazer as alterações necessárias.

Vantagens das planilhas

Com todas as responsabilidades e obrigações de uma empresa, toda ajuda é bem vinda.

Por isso, os arquivos do Microsoft Excel com a extensão .XLSX, ou seja, as planilhas, são uma das melhores opções para facilitar e organizar seus dados. Visto que elas são responsáveis por uma visão mais ampla das informações e servem para várias áreas de diversas empresas.

Tipos de planilhas

Planilha de controle de estoque

A planilha de controle de estoque no Excel ajuda a manter organizado todos seus dados sobre produtos, como valores de compra e venda, quantidade, medida e principalmente a movimentação. Essas informações dispostas no seu arquivo .XLSX irão ajudar a saber quais produtos não tem tanta rotatividade, quais estão perto da data de vencimento, quais estão em excesso e quais estão faltando. Isso faz apenas com que você tenha mais controle e possa organizar campanhas para determinados produtos, facilitando todo o processo.

Planilha de controle financeiro

A planilha de fluxo de caixa também pode ser encontrada dentro da planilha de controle financeiro. Por isso ela é maior, é um arquivo .XLSX com diversas planilhas internas. Além do fluxo de caixa, há uma planilha de custos, de contas e de DRE. Podendo inserir dados de banco, se desejado.

Planilha de fluxo de caixa

Na planilha de fluxo de caixa há o controle de vendas de suas contas a pagar e a receber, fazendo com que não se tenha nenhuma surpresa no fim do mês. Nela existe registro de todos os movimentos do seu caixa, tanto saída como entrada.

Planilha de gastos

A utilização de uma planilha de gastos é essencial para um controle mais eficiente das despesas dentro da sua empresa. É com ela que você consegue ver de forma mais clara e simples de onde seus gastos se originam. Assim, como pode descobrir quais têm um impacto maior no orçamento da sua empresa, ou no seu orçamento pessoal.

Planilha de controle de vendas

Para a melhor organização da venda de seus produtos, você também deve ter uma planilha de controle de vendas. Com a organização de dados das vendas, é possível controlar quais produtos foram vendidos, por qual vendedor, o valor de venda, o lucro, a forma de pagamento, e outras coisas, levando em conta que ela é completamente editável. Dessa forma, a planilha de controle de vendas com formato .XLSX, sendo utilizada juntamente com a de estoque, traz um controle muito maior. 

Planilha de controle de produção

Uma planilha de controle de produção está mais voltada para empresas que tem a transformação de matérias-primas em outros produtos como uma das formas de lucro. Ela serve para controlar gastos e estoque, seja de matéria-prima ou do produto final. Assim, é possível ter um controle mais amplo de como anda sua produção. Além, é claro, de evitar gastos desnecessários e poupar tempo.

Todas essas planilhas e outros dos nossos conteúdos são disponibilizados gratuitamente pelo eGestor aqui.

Quando repensar as planilhas

Apesar de serem uma grande ajuda, algumas empresas possuem um fluxo maior de dados a serem registrados. Para isso, há alternativas. O eGestor é uma delas. Quanto maior sua empresa, mais trabalho você terá, consequentemente, menos tempo para atualizar suas planilhas.

O eGestor é um sistema de gestão empresarial totalmente online. Dessa maneira, ele possui um sistema completo de controle financeiro, controle de estoque e de vendas, além do sistema de emissão de boletos, nota fiscal e recibos. Posto isso, é um sistema completo para suprir as necessidades da sua empresa, tanto administrativas, financeiras e operacional. Por ser online pode ser acessado em qualquer lugar. Além de ser mais rápido que o controle de planilhas.

Se ficou interessado, todos esses mecanismos podem ser testados gratuitamente durante 15 dias, basta entrar no eGestor e se cadastrar. É rápido e fácil. Em caso de alguma dúvida, entre em contato conosco ou leia mais no nosso blog!

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Escrito por eGestor
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