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Planilha de custo de funcionário: Como realizar o cálculo

Escrito em: 28/09/21

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Quando decide contratar um funcionário, o empreendedor costuma pensar no salário que terá que pagar todos os meses, mas nem sempre se dá conta do custo total deste colaborador para a empresa. Você também é assim? Pois saiba que as despesas com um funcionário vão muito além de um valor fixo no final do mês. E para ajudar você a não sofrer com surpresas desagradáveis futuramente, detalharemos agora todos os custos referentes à sua equipe de trabalho. De brinde, a planilha de custo de funcionário que vai facilitar ainda mais os seus cálculos na hora de fazer essa conta. Vamos lá?

Qual o custo de um funcionário de acordo com os regimes tributários

O primeiro passo é conhecer as regras determinadas de acordo com o regime tributário ao qual a sua empresa pertence. Veja só:

Simples Nacional

Microempreendedores individuais, que podem contratar até um funcionário, pequenas e médias empresas costumam optar pelo Simples Nacional por causa de suas muitas vantagens na hora do pagamento de tributos.

Em relação aos custos com o funcionário, a empresa que faz parte do Simples Nacional não precisa se preocupar com o pagamento de SAT, INSS patronal ou salário educação. Também não precisam pagar as alíquotas de terceiros, que são as contribuições para o INCRA, SESI, SENAI E SEBRAE.

No entanto, tais empresas devem ficar atentas em relação ao valor das alíquotas referentes ao seu nicho de atuação, disponível na legislação vigente, e que podem variar.

Também vale observar as especificações deste regime em relação ao faturamento do negócio e a sua relação com a folha de pagamento. 

Uma empresa cuja folha de pagamento ultrapassa os 28% do faturamento possui encargos diferentes daquela organização que não alcança essa porcentagem com pagamento de funcionários.

Lucro Real e Lucro Presumido

Ainda falando sobre regimes, temos o Lucro Real e o Lucro Presumido destinado às empresas de médio e grande porte, que fazem uma movimentação financeira mais expressiva do que as demais. Dessa forma, estas empresas possuem um número maior de encargos, incluindo as alíquotas de terceiros, o INSS patronal, SAT e outros.

Assim, o custo de um funcionário é bem maior para as organizações vinculadas ao regimes tributários Lucro Real e Lucro Presumido, se comparado ao Simples Nacional.

Como fazer o cálculo do custo de funcionário (o que deve ser calculado)

Na prática, o que levar em conta na hora de avaliar o custo de um funcionário? Existem alguns pontos que devem ser levados em consideração.

Então, supondo que o salário do seu funcionário seja de um salário mínimo, temos:

  • FGTS mensal: 8% do salário
  • FGTS anual: incluindo 13° e férias
  • Férias: um salário mínimo anual
  • ⅓ de férias: o valor de um salário dividido por três
  • 13°: um salário mínimo no final do ano, que pode ser pago em duas parcelas no ano
  • Provisão mensal (valor que deve ser guardado com destino às despesas de 13°, férias, etc.)
  • Tributos do INSS (mensal): 8% 
  • Vale transporte
  • Vale refeição
  • Comissão por vendas
  • Hora extra

Como você viu, o funcionário representa para a empresa um custo muito maior do que apenas um salário, seja ele qual for.

Lembrando que o valor do vale transporte e também do vale refeição são deduzidos da folha total de pagamento, o que baixa um pouco o valor do custo total mensal ou anual.

Como utilizar a planilha de custo de funcionário

A planilha de custo de funcionário é uma ferramenta que tem o objetivo de facilitar a vida do gestor na hora de calcular todas essas despesas. Assim, independente do regime tributário adotado pelo gestor, a planilha cumpre o seu papel com eficiência.

Trata-se de um arquivo digital que deve ser baixado no computador e alimentado com os dados específicos da empresa. Não é necessário fazer cálculos ou aplicar fórmulas, pois tudo já está rigorosamente preparado. Portanto, tudo que você tem que fazer é inserir o valor do salário-base de cada funcionário e a planilha devolve todos os resultados.

O que você vai descobrir com a planilha:

  • O custo mensal e anual de cada colaborador;
  • O valor dos encargos de cada profissional, em relação ao custo total da equipe;
  • Valor de todos os encargos previdenciários e trabalhistas;
  • O valor dos benefícios sociais de cada profissional;

A planilha é um dispositivo de extrema importância, além de muito útil, mas não substitui um contador. Portanto, não se esqueça de conversar com este profissional para entender, de fato, como funciona cada item e como todos eles impactam no seu negócio.

E por que é importante controlar o custo de cada funcionário?

Ora, se o objetivo de toda empresa é gerar lucro, crescer e se estabelecer no mercado, ela precisa saber com detalhes quais são as suas despesas, incluindo os gastos com funcionários. E, como vimos, o valor investido faz bastante diferença no orçamento.

Quando faz esse controle e tem uma noção clara do quanto a empresa gasta, o gestor consegue pensar em estratégias para reduzir os custos em outras áreas da empresa, ou até mesmo na equipe de trabalho, com a diminuição das horas extras, por exemplo.

Também é uma alternativa para relacionar a produtividade do funcionário com o valor investido nele. Além disso, saber o valor específico do custo também pode ser visto como um parâmetro importante para avaliar se o funcionário está sendo reconhecido como merece, de acordo com as suas responsabilidades, experiências e outros.

Sabemos que a satisfação no trabalho é primordial para que o colaborador execute bem as suas funções e impacta diretamente na sua produtividade e qualidade de vida, dentro e fora da empresa.

Considerações finais

Como vimos, o custo de um funcionário é muito maior do que um salário mínimo, ou qualquer outro valor fixo, todos os meses. Por isso, o gestor precisa ficar atento a esta informação para não fazer projeções financeiras equivocadas, especialmente aqueles que estão começando agora a empreender.

Também vale lembrar que tais despesas e encargos são definições impostas pela legislação que protege o trabalhador. Logo, não podem ser burladas sob risco de pagamento de multas e processos trabalhistas, sempre muito onerosos para qualquer organização empresarial.

Para não errar na hora de calcular o custo da sua equipe, use a planilha de custo de funcionário e tenha todos os dados que precisa em mãos, de forma rápida, prática e com informações corretas.

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Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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