Desde 2006, a Sefaz disponibilizava gratuitamente um aplicativo para emissão de notas fiscais eletrônicas. No entanto, em janeiro de 2017, a Sefaz descontinuou a ferramenta, tornando necessário o uso de um emissor próprio (as regras e os sistemas variam de estado para estado; veja como funciona no site da Sefaz-RS, usado aqui como exemplo) ou de uma solução contratada no mercado — exigência que permanece válida até hoje.

Diante disso, muitos empreendedores se perguntam: vale a pena usar um emissor de nota fiscal grátis ou é melhor já contratar uma solução paga? Saber como escolher um emissor de nota fiscal adequado ao seu negócio é o primeiro passo para responder essa pergunta — e é exatamente isso que vamos comparar de forma honesta ao longo deste post, mostrando tanto as vantagens quanto as limitações reais de cada opção.

Por que é importante emitir NF-e?

Emitir notas fiscais em todas as transações de venda é uma obrigação tributária das empresas, pois elas são o meio pelo qual o governo fiscaliza as operações de compra e venda no país. Além disso, caso a obrigação não seja cumprida, a empresa corre o risco de ser punida com multas e de perder algumas garantias.

Deixar de emitir NF-e quando obrigado pode gerar multas de 50% a 100% do valor da operação, com mínimos que chegam a R$ 1.000 por documento — fora o risco de interdição em caso de reincidência. O custo de não emitir costuma ser muito maior do que o de contratar uma boa solução.

Use a NF-e (modelo 55) em vendas para outras empresas ou operações interestaduais. A NFC-e (modelo 65) é para vendas diretas ao consumidor final no varejo. Algumas empresas precisam emitir os dois tipos, dependendo da operação.

⚠️ Em caso de dúvidas, consulte seu contador.

Por que o emissor gratuito deixou de ser suficiente?

O aplicativo gratuito da Sefaz foi desativado justamente porque deixou de acompanhar as necessidades das empresas — e esse é um movimento natural: produtos que não evoluem tendem a perder espaço para alternativas mais eficientes e práticas.

Para contextualizar, a nota fiscal eletrônica é o documento que formaliza a venda de produtos ou serviços e registra informações fiscais da operação. Ela substitui os modelos impressos e pode ser consultada por meio do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Entre as principais reclamações dos usuários do aplicativo estavam a necessidade de redigitar informações a cada emissão, além de problemas técnicos que dificultavam a transmissão e a validação das notas. Em empresas com grande volume de documentos, essas limitações representavam perda de tempo e aumento da carga operacional.

Diante da baixa adesão, a Secretaria da Fazenda passou a orientar os contribuintes a buscarem alternativas no mercado ou desenvolverem sistemas próprios para a emissão de notas fiscais, garantindo a continuidade das operações e o cumprimento das obrigações fiscais.

Embora essa mudança possa parecer um desafio inicial, ela também representa uma oportunidade. Soluções especializadas não se limitam à emissão de notas fiscais: elas podem integrar processos financeiros, controle de estoque, gestão de vendas e geração de relatórios gerenciais. Com isso, a empresa ganha mais produtividade, controle e eficiência na gestão do negócio.

O que ainda é gratuito hoje

Vale esclarecer que nem todo aplicativo gratuito de nota fiscal desapareceu: alguns estados mantêm soluções próprias, como o Nota Fiscal Fácil (NFF), da Secretaria da Fazenda e Planejamento de São Paulo, que permite a microempreendedores individuais, produtores rurais e transportadores autônomos emitir documentos fiscais pelo celular, sem certificado digital. Esse tipo de ferramenta, porém, é limitado a perfis específicos e a operações de baixo volume — para negócios que crescem ou diversificam operações, ela deixa de ser suficiente.

Como escolher um emissor de nota fiscal (NF-e)

Comece montando uma lista de opções: pesquise avaliações, guias e tutoriais sobre cada software e compare as vantagens de cada solução e de suas respectivas empresas desenvolvedoras.

Antes de decidir, porém, é essencial conhecer a fundo o próprio negócio. Mapeie seus processos de produção, vendas e administração para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Assim, fica mais fácil escolher um emissor que vá além da obrigação fiscal e também automatize etapas da operação.

Com esse diagnóstico em mãos, avalie os critérios a seguir para fazer uma migração sem traumas.

Integração com sistemas já existentes

A migração para um novo emissor não pode significar perda de dados ou ruptura nos processos. Por isso, priorize soluções que se integrem aos sistemas já usados na empresa e que conectem as áreas de finanças, contabilidade e vendas em um gerenciamento centralizado, incluindo a emissão eletrônica de nota fiscal.

Relação custo-benefício favorável

Mais do que comparar preços, avalie o conjunto: funcionalidades, suporte técnico, capacitação e condições de pagamento. O emissor ideal é o que atende à realidade do seu negócio sem cobrar por recursos que você nunca vai usar.

Emissor de nota fiscal grátis ou pago: as limitações que pesam na conta

Antes de contratar, estime quantas notas sua empresa emite por mês. Compare esse número com a cota gratuita oferecida por cada fornecedor: se o seu volume estiver próximo do limite, um plano pago costuma sair mais barato do que o tempo perdido com upgrades de última hora ou notas não emitidas a tempo.

O certificado digital normalmente não está incluso, o que representa um custo extra de R$ 80 a R$ 400 por ano, cobrado separadamente. A integração com estoque, financeiro e vendas costuma ser limitada ou inexistente, obrigando o time a lançar dados manualmente em mais de um sistema.

O suporte técnico também tende a ser mais lento ou restrito a canais automáticos, o que pesa justamente nos momentos em que uma nota não é validada a tempo. Por fim, backup automático dos dados fiscais e ambiente de homologação para testes — fundamentais para evitar dor de cabeça em caso de perda de dados ou erro de emissão — normalmente ficam de fora dos planos gratuitos.

A segurança do certificado digital

O certificado digital é obrigatório para que a NF-e tenha validade legal, pois confirma a autenticidade e a integridade do documento, funcionando como a assinatura eletrônica da empresa. No Brasil, autoridades certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil, como os Correios e o Serasa, emitem esse certificado.

A formalização junto ao órgão fiscalizador

Além de contratar um bom sistema, é preciso credenciar a empresa junto à Secretaria da Fazenda do seu estado para que a Sefaz reconheça as notas emitidas. As regras variam por estado, mas o processo costuma ser simples e rápido.

Antes de lançar um novo sistema, teste

Anunciar a emissão de NF-e e ter problemas no primeiro dia é um risco de imagem que nenhuma empresa quer correr. Por isso, exija uma fase de homologação: nela, a Sefaz gera e valida as notas em ambiente de teste, antes de o sistema entrar em produção.

A tendência das soluções em nuvem

Hoje, a maioria das soluções funciona na nuvem: sem instalação, sem preocupação com atualizações ou infraestrutura de TI — você paga apenas pelo uso. É o modelo mais prático para a maior parte dos negócios e uma tendência que veio para ficar.

Uma transição tranquila

Toda mudança gera um certo nível de transtorno: sistemas para integrar, dados para migrar, equipe para treinar. O segredo é focar no resultado final e fazer a transição com calma — pesquisando bem, comparando funcionalidades e testando antes de ir ao ar.

Conectividade, backup e segurança

Prefira emissores que funcionem 100% online, assim você emite notas de qualquer lugar. Verifique também se o sistema faz backup automático dos dados: notas fiscais contêm informações sensíveis de clientes e precisam estar protegidas contra perda ou ataque.

Escolha um emissor de NF-e com capacidade de armazenagem

O Ministério da Fazenda exige que a empresa mantenha cópias das notas por cinco anos, além do ano de emissão. Certifique-se de que o emissor escolhido garante esse armazenamento, preferencialmente em formato aberto (XML).

Compatibilidade com sistemas operacionais

Os melhores emissores funcionam diretamente no navegador, sem instalação — o que torna irrelevante o sistema operacional usado. Isso é especialmente útil em empresas com computadores variados (Windows, Linux, MacOS).

Suporte técnico acessível

Prefira emissores que ofereçam suporte remoto por WhatsApp, e-mail e telefone. Assim, qualquer problema é resolvido rapidamente, sem esperar visita técnica nem pagar por ela.

Atualizações constantes

A legislação fiscal muda com frequência. Verifique se o fornecedor tem histórico de atualizações regulares e melhorias no sistema, pois isso evita que você fique preso a uma ferramenta desatualizada no futuro.

Cancelamento sem burocracia

Por fim, confirme que é possível cancelar o plano a qualquer momento, sem multas ou penalidades contratuais. Fornecedores confiantes na qualidade do serviço não criam barreiras para a saída.

Por que escolher o eGestor como emissor de NF-e

O eGestor resolve justamente os pontos onde os planos gratuitos costumam pesar: o certificado digital já está incluído em todos os planos — sem custo extra de R$ 80 a R$ 400 —, a emissão de NF-e e NFC-e é integrada ao controle de estoque, vendas e financeiro, os dados têm backup automático e o cancelamento pode ser feito a qualquer momento, sem burocracia. Para negócios que já ultrapassaram os limites do teste gratuito, essa combinação costuma compensar rapidamente.

Agora que você já sabe como escolher um emissor de nota fiscal, é hora de colocar os critérios em prática.

O eGestor reúne integração, segurança, suporte ágil e bom custo-benefício em um único sistema — conheça nossos planos e comece a emitir hoje mesmo.

Esse crime específico de sonegação consiste em não declarar ou omitir informações das autoridades responsáveis pelo fisco. Tem como objetivo receber isenção ou pagar menos impostos. Então, por conseguinte, não emitir Nota Fiscal é um crime tributário.

Ademais, as penalidades para sonegação fiscal não são apenas pesadas. Elas também ferem também a imagem e credibilidade da empresa. É importantíssimo que as empresas conservem imagens íntegras, porque dessa forma, os clientes e fornecedores se sentem confiantes para trabalharem com a sua empresa.

O que a Lei diz sobre a venda sem documento fiscal: é crime?

A Lei 8137/1990 estabelece a obrigatoriedade de emissão de notas fiscais para todas as empresas que comercializam mercadorias ou que são prestadoras de serviços. Segundo o Art. 1° da lei "Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:

1. Omitir informação, ou prestar falsa declaração às autoridades fazendárias;
2. Fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
3. Falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
4. Elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
5. Negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação."

Portanto, empresas que não têm como prática emitir Notas Fiscais estão descumprindo a legislação vigente e consequentemente estão sujeitas a medidas penais, cometendo crimes.

O que acontece se não emitir Nota Fiscal?

Conforme visto, a Nota Fiscal é um documento importante por vários motivos. É um documento analisado pelos órgãos fiscais. A fim de fiscalizar bem como saber quanto cada empresa deve pagar de tributo referente às operações de compra/venda.

Enfim, o que acontece se não emitir Nota Fiscal? Não emitir nota fiscal é crime, portanto, uma das penalidades aplicadas pela não-emissão do documento é a acusação de sonegar impostos. Também, para sonegação de impostos, está previsto a prisão que vai de 6 meses a 2 anos além de multa. Se a Pessoa Física responsável pela empresa for réu primário, a prisão pode ser evitada.

Ademais, além das questões legais, a não-emissão de Notas Fiscais também não proporciona garantias. As informações descritas no documento servem como garantias legais dos produtos/serviços. Sem a nota, não há a apresentação das informações aos consumidores. Portanto, apesar de adquirir o produto/serviço, essas pessoas não são amparadas pelos direitos do consumidor.

Então, além de ter que responder judicialmente. É necessário pagar multas, ao deixar de emitir Notas Fiscais. Sendo assim, pode comprometer a imagem da empresa e resultar em inúmeros prejuízos e perdas de negócios. Dessa forma, a empresa não transmite credibilidade tampouco responsabilidade.

Multa

A Lei 4729/1965 é a que fala sobre os crimes de sonegação. Ela estabelece que crimes relacionados à sonegação fiscal devem arcar com uma multa equivalente a 10 vezes o valor do tributo sonegado. Isso quando em réu primário.

Produtos apreendidos

Caso a empresa esteja circulando suas mercadorias sem nota fiscal; ou mesmo com campos preenchidos distorcidamente, também poderá ter as suas mercadorias apreendidas. Isso representa um grave prejuízo ao orçamento empresarial.

Perda de vendas

Muitos clientes sequer realizam suas compras sem receberem as notas fiscais. Isso acontece pois acabam sentindo falta de segurança. Normalmente se sentem mais seguros em relação a trocas de produtos. Sem a nota, esses podem perder a confiança na empresa em questão.

Gestão financeira distorcida

Quando se deixa de emitir NFe registrar uma determinada transação, o fluxo de caixa da empresa em questão apresenta uma visão totalmente distorcida. Isso acaba prejudicando consideravelmente o trabalho da contabilidade e controladoria de sua empresa.

Projeções de investimentos e possíveis empréstimos bancários tornam-se bastante prejudicadas. Assim acontece pois a capacidade financeira da empresa não condiz com a realidade. Essas questões dificultam o crescimento e torna-se um grande empecilho para a expansão do negócio.

Portanto, a partir do devido registro de todas as movimentações de entrada e saída com as notas fiscais, o controle financeiro torna-se muito mais facilitado. Além de, é claro, proteger a sua empresa contra situações de irregularidades.

Motivos para emitir Nota Fiscal

Além de fazer sua empresa estar conforme a Lei, há mais motivos que tornam a emissão de Nota Fiscal benéfica para sua empresa:

O dinheiro da empresa não é gasto em multas

As multas em decorrência da sonegação fiscal pela não-emissão de notas têm penalidades bastante severas. Uma das multas que pode-se aplicar é o pagamento entre 10% e 100% em cima do valor de cada nota contestada pela Justiça.

Além disso, outra aplicação de penalidade é a multa que corresponde a 75% sobre o valor da nota omitida. E para Notas Fiscais com informações erradas ou incompatíveis, a penalidade é o pagamento da multa contabilizada em cima de 20% do seu valor.

As multas são compostas por juros, além de serem cumulativas aumentando ainda mais seu valor.Não traz benefícios para nenhum empreendimento gastar tanto com multas, esse valor poderia se reverter em melhorias dentro da empresa.

Então, para não desperdiçar dinheiro dessa forma, basta apenas emitir as Notas Fiscais devidamente.

Garantias

A Nota Fiscal é um documento importantíssimo. Em suma, nesse documento constam informações das características do produto/serviço. Além de ter essas informações, a data de compra também deve constar no documento.

As Notas representam seguranças, tanto para consumidores finais quanto empresas que compram materiais para fabricar mercadorias. Então, caso o produto não esteja em conformidade, a Nota Fiscal dá o direito de troca ou conserto do item.

Por isso, através da emissão de Notas Fiscais, os clientes ganham garantias e você tem seus direitos como consumidor garantidos, ao comprar de seus fornecedores. Você confia em uma empresa que não assegura seus direitos de consumidor?

Imagem positiva da empresa

Com a grande divulgação e acesso às informações, os consumidores estão cada vez mais cientes de seus direitos. Dessa forma, além de perder oportunidades de negócio, empresas que não emitem o documento fiscal criam imagens negativas. E sendo assim, dão vantagem aos concorrentes que emitem Nota Fiscal.

Contar com crédito

Quem pratica a não-emissão de documentos fiscais bem como sonegação de impostos têm muitas dificuldades para conseguir créditos financeiros. Então, quem busca fazer uma expansão do negócio, fazer melhorias que precisam de crédito, deve estar conforme às legislações fiscais e emitir notas.

Em síntese, ao omitir ou não omitir informações ao fisco, os órgãos financeiros não sabem com precisão o valor em caixa da empresa. Dessa forma, os bancos têm dificuldades de fazer cálculos para dar margem de crédito.

Como o valor declarado será sempre menor do que o real, as instituições financeiras podem interpretar que a empresa não tem dinheiro suficiente e recusar o empréstimo. Porque entende-se que a empresa não terá condições de pagar o crédito.

Dessa forma, fica evidente a importância global de emitir Nota Fiscal. Importância que vai além de não cometer crime.

Emitir Nota Fiscal é uma maneira de também preservar sua empresa bem como fazer com que seus esforços para promover o sucesso da empresa sejam bem direcionados.

Quem deve emitir o documento fiscal?

A emissão de Nota Fiscal para microempreendedores individuais (MEIs), microempreendedores (ME) e para as empresas de pequeno porte (EPPs) é obrigatória.

A emissão de Notas Fiscais traz benefícios para os clientes

Emitir Nota Fiscal sem dúvidas traz vantagens aos clientes. Ao comprar um produto que têm Nota Fiscal, os clientes têm a certificação de que estão consumindo produtos devidamente legalizados e registrados. A Nota Fiscal comprova a existência da relação de consumo, o termo de garantia traz todos os prazos e condições a serem respeitadas pelo fornecedor. Dessa forma, tendo o documento fiscal o consumidor têm garantias de resolução caso o produto apresente inconformidades.

CPF na Nota Fiscal

Muitas pessoas têm receio em informar o número de CPF na Nota Fiscal traz muito mais benefícios para quem compra:

Descontos

Ao informar o número de CPF na Nota Fiscal torna possível descontos atrativos. Alguns estados do Brasil proporcionam o abatimento do valor referente ao pagamento do imposto IPVA e IPTU referentes ao próximo ano.

Além disso, os descontos podem ser aplicados em algumas compras, por exemplo em livros. Há a possibilidade também de ter redução no pagamento da Declaração do Imposto de Renda

Resgate

Ademais, é possível fazer o resgate dos créditos acumulados. A cada seis meses, através de transferência bancária, o dono do CPF informa dados da conta do banco e se cadastra no site da Secretaria da Fazenda

Prêmios

As premiações variam. Podem chegar até o valor de R$1 milhão. Para ser premiados, é preciso fazer um cadastro no site da Nota Fiscal de cada estado. O sorteio do CPF premiado é realizado mensalmente através da Loteria.

Doações

Ademais, o CPF no documento fiscal proporciona mais do que descontos e premiações. Inserir o número do documento no comprovante fiscal pode ter um papel social muitíssimo importante: doações.

Dessa forma, é possível cadastrar o CPF no portal Nota Fiscal do estado de origem do dono do documento e direcionar os repasses financeiros para instituições, ONGs e entidades sociais a partir da arrecadação de impostos.

Então, uma boa forma de colaborar com as causas que você acredita, é vinculando seu CPF às doações destinadas a essas causas.

Tipos de NF

Não há um tipo único de Nota Fiscal. O documento tem diversas possibilidades de emissão, de acordo com as necessidades. Alguns tipos são:

• NF-e Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
• CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
• NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
• Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
• MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
• NF Avulsa (NFAe)
• Nota Fiscal Complementar
• NF Denegada
• Nota Fiscal Rejeitada
• NF de Exportação
• Nota Fiscal de Remessa

Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da nota fiscal tradicional. Sendo totalmente eletrônica e exigindo a assinatura do certificado digital, a NF-e apresenta total segurança, validade e integridade de dados armazenados.

E então, a empresa emissora de Nota Fiscal Eletrônica é responsável por gerar o arquivo XML da nota. Esse é o documento que contém todas as informações referentes à transação de venda. Ele envia o documento para aprovação junto a Secretaria da Fazenda de seu estado antes de realizar a emissão para seus clientes e colocar a mercadoria em circulação. Confira alguns benefícios da Nota Fiscal Eletrônica:

• Maior confiabilidade à nota fiscal;
• Mais controle fiscal e facilidade no compartilhamento de informações junto a órgãos de fiscalização;
• Redução de custos com a impressão de notas em papéis;
• Menor risco de sonegação de impostos e aumento da arrecadação;
• Maior auxílio nos processos de escrituração eletrônica contábil e fiscal;

Quais informações precisam estar presentes ao emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Algumas informações precisam obrigatoriamente estar na NF-e. Ter as informações completas no documento também evita crime ao emitir Nota Fiscal:

• Razão Social;
• CNPJ;
• DDD;
• Telefone;
• Endereço;
• Número;
• Bairro;
• Estado;
• Cidade;
• CEP;
• E-Mail;
• Inscrição Estadual.

Como emitir NF-e

E então, para emitir NF-e é preciso cumprir com alguns requisitos:

1. Ter um software de emissão de NF-e; 2. Ter Certificado Digital de Pessoa Jurídica. Conforme o padrão ICP-Brasil; 3. Estar credenciado ao SEFAZ; 4. Inscrição estadual regular.

Como adquirir o Certificado Digital para emissão de NF-e

Esse certificado garante que a Nota Fiscal é autêntica. A SEFAZ aceita dois formatos de documentos: tipo A1 (arquivo) ou

Conclusão: Emitir Nota Fiscal garante que sua empresa não esteja cometendo crimes e proporciona oportunidades de negócio

Conforme vista a importância de emitir Nota Fiscal foi apresentada no decorrer do post. Não apenas por ser uma obrigação, que pode resultar em penalidades severas pela não-emissão. Mas também pela preocupação em garantir os direitos do consumidor. Bem como contribuir para mudanças sociais.

Além de poder emitir em diversos formatos e tipos de documentos, atendendo às necessidades dos clientes, da empresa e conforme características do produto.

Então, por conseguinte, fica evidente que para as empresas, não cometer um crime, elas devem emitir Nota Fiscal. Dessa forma, a empresa age conforme a Lei e mantém uma imagem responsável. Dessa forma,

eGestor

O eGestor é um software para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, totalmente fácil e online para a sua empresa, garantindo a autenticidade de seu negócio e proporcionando segurança a seus clientes. Dessa forma, além de gerenciar as suas notas fiscais, você pode realizar o controle de estoque e financeiro da sua empresa, de uma forma totalmente automatizada e com o suporte de indicadores de desempenho precisos para as suas tomadas de decisões, por meio dos mais variados relatórios gerenciais do sistema!

No entanto, tal medida deixou bem claro que a maioria dos gestores não têm conhecimento sobre os impostos existentes em uma nota fiscal. O maior erro é acreditar que esse estudo é exclusivo para os contadores, quando na verdade todo gestor ou administrador de empresas deve conhecer, em detalhes, a carga tributária que incide sobre as operações do seu negócio.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar todos os tributos incidentes em um documento fiscal, bem como explicar cada um deles. Então, se existem dúvidas sobre como calcular os impostos de uma nota fiscal, este artigo foi escrito para você. Confira!

• Como calcular os impostos na nota fiscal
• Quais são os impostos na nota fiscal?
• Impostos que incidem na nota fiscal de produtos
• Como funciona a retenção de impostos?

Como calcular os impostos de uma nota fiscal?

Basicamente, os impostos na nota fiscal são calculados da mesma forma.

Imposto total = Valor total do documento x Alíquota do imposto

Todos os impostos mencionados neste artigo são calculados dessa forma, no entanto, não é necessário destacar cada um deles no documento fiscal.

Segundo o que estabelece a Lei 12.741/2012, deverá constar na nota fiscal apenas o valor aproximado dos tributos, conforme o disposto na tabela do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).

Outra informação importante a destacar é com relação ao regime de tributação. Assim teremos:

Simples Nacional

No Simples Nacional os impostos são pagos através de uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Justamente por esse motivo e por ser o regime tributário mais fácil de ser utilizado, ele tem algumas restrições. Entre elas estão não poder ter uma receita bruta superior a R$ 4,8 milhões por ano e os sócios não podem ter restrições. Além disso, existem alguns CNAEs que não podem se adequar a esse regime.

Lucro Real

O pagamento dos impostos do Lucro Real se dá trimestralmente ou anualmente. Quando trimestral, eles têm data definida para encerramento. Já o anual pode ser pago de forma mensal, obrigando a apuração do lucro em 31 de dezembro.

Lucro Presumido

Os impostos do lucro presumido são calculados com base na alíquota estipulada pela Receita Federal. Os principais impostos recolhidos são o CSLL e o IRPJ.

Ainda poderá existir na nota fiscal a retenção do INSS, no percentual de 11% sobre o valor total, caso o serviço prestado demande a necessidade de locação de mão de obra, como é o caso do nosso exemplo.

Quais são os impostos na nota fiscal?

Em uma única nota fiscal podem conter vários impostos. O número varia dependendo do tipo de atividade que é explorada pela empresa.

Vamos apresentar cada um deles e um breve detalhamento sobre suas atuações nas notas fiscais:

Impostos que incidem na nota fiscal de produtos

Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de transportes de qualquer natureza (ICMS)

Um imposto de competência estadual, que tem alíquotas variáveis fixadas de acordo com a legislação fiscal de cada estado. Ele incide sobre as operações de compra e venda de mercadorias e serviços de transportes.

O cálculo do ICMS é:

Base de Cálculo (BC) = Valor da mercadoria + Frete + Despesas Acessórias - Descontos

Valor do ICMS = BC x alíquota do ICMS

Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)

Mais um imposto que incide sobre o valor total da nota fiscal. A base de cálculo desse tributo é obtida pela soma de todas as notas fiscais emitidas;

Programa de Integração Social (PIS)

Assim como a COFINS, o PIS é um imposto que é calculado com um percentual aplicado sobre o valor total das notas fiscais emitidas em um determinado período;

Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)

Este tributo incide sobre as atividades de industrialização de produto, exceto aqueles que não sofreram nenhuma modificação desde a sua extração;

Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)

Esse é outro tributo que é calculado com os valores obtidos nas notas fiscais de vendas de produtos ou serviços;

Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)

O famoso IRPJ é devido por todas as pessoas jurídicas nacionais e por pessoas físicas a elas equiparadas. Ele é apurado com base no lucro, que pode ser real, presumido ou arbitrado;

Instituto Nacional da Previdência Social (INSS)

Esse tributo não incide em todas as notas fiscais. Ele será cobrado como uma espécie de retenção, ou seja, o seu contratante ou comprador pagará um valor menor que o descrito na nota fiscal e posteriormente deverá recolher esse imposto. Ainda neste artigo vamos explicar melhor sobre as retenções.

Impostos que incidem na nota fiscal de serviços

Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)

Esse é um imposto municipal, que deverá ser recolhido para a prefeitura do município onde o serviço foi realizado. Além das empresas, os profissionais autônomos, que emitem notas fiscais, estão sujeitos ao pagamento desse tributo. As alíquotas do ISS podem variar bastante, pois cada município é responsável por fixar os seus percentuais.

Como funciona a retenção de impostos?

Como mencionamos, alguns impostos podem ser retidos na nota fiscal, como é o caso do INSS, no entanto isso poderá ocorrer com qualquer tipo de tributo.

Basicamente, a empresa contratante ou compradora deixa de pagar um determinado valor, destacado na nota fiscal, referente a alguns tributos e posteriormente faz o recolhimento desses valores diretamente ao órgão competente para o recebimento.

Esse processo é optativo em alguns casos. Os governos, federal, estadual e municipal, com o objetivo de garantir o cumprimento das obrigações tributárias existentes nas notas fiscais, instituíram a cobrança por retenção, dando ao contratante ou comprador a responsabilidade de cobrar os tributos existentes nas notas fiscais que seus clientes emitem contra ele.

Qual a importância de conhecer os impostos em uma nota fiscal?

A nota fiscal é o documento que dá origem à aplicação de uma série de impostos e que gera várias obrigações para quem a emite.

É ela que registra uma venda ou prestação de serviço de uma empresa. Isso implica dizer que a nota fiscal é uma prova de que o seu negócio gerou uma receita.

Uma única nota fiscal pode gerar simultaneamente obrigações fiscais com a Receita Federal, SEFAZ do seu estado e a prefeitura do município onde sua empresa está estabelecida.

Sendo assim, negligenciar esse conhecimento sobre os impostos na nota fiscal é equivalente a correr um risco de sofrer autuações com todos esses órgãos, por erros na emissão ou falta de conhecimentos em emitir um único documento fiscal.

A certificação digital tem sido uma importante ferramenta para todo tipo de usuário, mas, especialmente, para as empresas que lidam com uma quantidade maior de dados e informações confidenciais na realização de suas atividades. É o certificado digital que garante uma maior segurança e confiabilidade no tráfego dessas informações por meio da internet.

Contudo, muitos empresários ainda têm dúvidas a respeito dessa tecnologia. Se você é um deles, não se preocupe! Pensando em ajudá-lo, neste artigo abordaremos as principais informações sobre Certificado Digital para que você fique por dentro de tudo e saiba como ele pode ser útil para a sua empresa. Confira!

Certificado digital: o que é, afinal?

O certificado digital é uma forma de assinatura online. Para garantir a segurança da sua empresa nos meios digitais, é necessário ter algum comprovante. Dessa forma, surgiu o certificado digital.

Ele garante que quem está emitindo a nota, por exemplo, realmente é a empresa. Sem ele, qualquer pessoa poderia emitir uma nota em nome de outra, sem nenhum tipo de comprovação.

É possível dizer que eles são uma identidade virtual. Assim, eles trazem maior segurança e facilidade para a empresa. Essa segurança se dá porque eles também protegem os dados contra fraudes.

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Como funciona o certificado digital?

A segurança do certificado digital parte da tecnologia que o compõe. Para isso, é usada uma criptografia bem complexa, além de duas chaves, a pública e a digital. Assim, estas chaves são geradas matematicamente e de forma completamente aleatória. Por isso é praticamente impossível replicá-las.

Portanto, elas atuam em conjunto. Sua empresa tem a sua chave privada, que deve ser sempre guardada em um local seguro. Já a chave pública, como o nome indica, é pública. Então, ao assinar algo com a chave privada, a pública irá garantir que as informações batem e que é realmente você quem assina.

Existem diversas formas de guardar a chave privada do certificado digital. Por exemplo, é possível usar certos dispositivos, como um token ou um smart card. O primeiro é semelhante a um pendrive enquanto o segundo é um cartão. Também existe a opção de guardar a chave na nuvem, de modo que ela seja acessada remotamente.

Já em relação aos tipos de certificados digitais, existem dois que são os mais comuns, o A1 e o A3. O primeiro é um pouco mais simples, por isso tem uma validade de apenas 1 ano. Já o segundo é mais complexo, com uma validade um pouco maior, de 3 anos.

Além disso, apenas o segundo pode ser usado em tokens ou smartcards. Já o primeiro deve estar atrelado a um computador.

Para trazer mais segurança, a chave perde a validade se o dispositivo que a contém for perdido ou roubado. Dessa forma, é preciso entrar em contato com a autoridade certificadora imediatamente, de modo a informar o ocorrido. Outra forma de invalidar a chave é caso ela seja digitada de forma errada mais vezes do que o permitido. Portanto, fique bem atento no momento de usá-la.

Tipos de certificados digitais

Ao contratar um certificado digital para sua empresa, é preciso ficar atento a qual tipo de certificado digital melhor se encaixa com as necessidades da mesma.

Tipo de certificado digital A - Assinatura digital

O tipo de certificado digital A é um dos mais comuns. Ele pode autenticar qualquer documento eletrônico. Dessa forma, o documento tem validade jurídica.

Esse tipo de certificado pode ser instalado em mais de um computador, tornando mais fácil o seu processo. Por isso, ele normalmente é utilizado por quem precisa enviar documentos digitais assinados ou quem tem um volume alto de documentos.

A série A de certificados possui quatro tipos. São eles o A1, A2, A3 e A4. Eles são utilizados para assinatura de e-mails, VPNs e documentos que necessitam de verificação. Entretanto, os modelos A1 e A3 são os mais utilizados.

Tipo de certificado digital A1

O tipo de certificado digital A1 pode ser armazenado tanto no navegador como na nuvem. Isso significa que podem ser feitas cópias de segurança e sucessivamente a instalação em outros computadores. Também, ele tem validade de 1 ano.

Tipo de certificado digital A3

Diferente do certificado A1, o A3 é armazenado em uma mídia física. Essa mídia pode ser um token ou um smart card. Então, é importante que o dispositivo que será utilizado tenha um leitor.

Esse tipo de certificado possui uma senha para uso, aumentando ainda mais sua segurança. Ele também tem validade de 3 anos.

Tipo de certificado digital S - certificado de sigilo

Como o nome já implica, o modelo S de certificado digital é utilizado para um documento sigiloso, por exemplo. Ele pode também ser utilizado para criptografar e-mails e outros. Dessa forma, somente quem possui o certificado autorizado pode visualizar o documento.

Esse tipo de certificado evita o vazamento de informação, trazendo mais proteção a seus usuários. Assim, fica muito mais seguro transmitir informações na rede, principalmente as sigilosas.

Tipo de certificado digital T - certificado de tempo

O certificado digital modelo T é uma forma de impressão de tempo. O intuito do mesmo é comprovar a data de emissão do documento.

Assim, como esses dados podem ser modificados de forma simples, o certificado digital protege essa informação e dá validade jurídica ao documento.

Ele também pode contar com outras formas de proteção proporcionadas pelos outros tipos de certificado digital.

Tipo de certificado digital e-CPF

Não só empresas precisam autenticar assinaturas, pessoas físicas também têm de fazer esse processo. Com um e-CPF é possível assinar documentos de forma digital, com toda a segurança. Isso porque ele utiliza o mesmo tipo de criptografia que os tipos de certificado digital A.

Tipo de certificado digital e-CNPJ

Com a mesma função que o e-CPF, o e-CNPJ identifica a pessoa jurídica. Diferente do certificado digital A1 e A3, ele não é utilizado para emitir documentos, mas pode autenticar procurações e fechar contratos, por exemplo.

O tipo de certificado digital e-CNPJ é tanto armazenado como emitido utilizando os tipos A1 E A3.

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Tipo de certificado digital CF-e-SAT

Utilizado apenas pelo Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico – SAT-CF-e, esse tipo de certificado digital é regulamentado pelo CONFAZ.

Vantagens do certificado digital

Um certificado digital permite que os processos de emissão de notas e assinatura de documentos sejam facilitados. Mas não apenas facilitados, eles garantem total segurança desse processo.

A partir do uso de um certificado digital, se tem uma garantia que a empresa sofrerá golpes. Além disso, diminui a burocracia do processo e em alguns casos é possível enviar e receber os documentos de qualquer lugar.

Ainda, além do uso do certificado, existe a possibilidade de vender certificado digital.

Quais os usos do certificado digital?

A certificação digital é uma tendência cada vez mais difundida pelo mercado de trabalho. Diversas empresas usam esta solução para:

• Assinar documentos digitalmente;
• Emitir nota fiscal eletrônica;
• Trazer mais agilidade no setor de transporte;
• Assinar documentos importantes na área de saúde;
• Trazer mais confiança e agilidade para escritórios de advocacia;
• Substituir o CPF e CNPJ, em certos casos;
• Assinar o CDE;
• E diversos outros.

Qual a aplicação da certificação digital?

Atualmente, a utilização da certificação digital é crescente. Repartições públicas, órgãos privados, dentre outros, são exemplos de setores em que as informações relativas às pessoas e empresas podem ser acessadas via internet. Todavia, isso apenas é possível com a autenticação por meio de certificado digital.

Tanto a pessoa física quanto a pessoa jurídica têm à disposição diferentes serviços realizáveis por meio de certificação, como:

Pessoa física

A Receita Federal do Brasil permite que a pessoa física portadora de um e-CPF — espécie de certificado digital para pessoas físicas — realize serviços como:

• Consultar e atualizar dados cadastrais junto à RFB;
• Verificar situação fiscal da pessoa física;
• Acessar extrato de declaração transmitida;
• Agendar atendimento presencial nas agências da Receita Federal; etc.

Pessoa jurídica

A pessoa jurídica tem uma gama ainda maior de serviços disponíveis por meio da certificação digital e-CNPJ — certificado digital para pessoas jurídicas —, dentre as quais podemos citar:

• Consulta e atualização de dados cadastrais;
• Envio de declarações da empresa;
• Consulta de situação fiscal da Pessoa Jurídica;
• Emitir notas fiscais eletrônicas;
• Emitir DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica);
• Obter GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que organiza os documentos emitidos pelo contribuinte;

Quem emite o certificado digital?

A tecnologia permite trazer esta confiabilidade e autenticidade para as transações online. Por isso, o certificado digital é um arquivo eletrônico, que é emitido por uma autoridade certificadora. Esta é uma organização que segue o mesmo papel do Detran no caso das carteiras de motorista. Ou seja, ela emite, renova e organiza as certificações.

O ITI, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, é a unidade máxima no assunto, mas você pode escolher outras opções. Seja qual for sua opção, ela irá emitir um arquivo eletrônico que é o certificado digital.

Por que a sua empresa necessita de um certificado digital?

Esse é o ponto chave desse artigo. Como dissemos, muitos empresários desconhecem a importância e utilidade do certificado digital para as suas empresas.

Hoje, uma das principais utilidades do certificado digital para empresas diz respeito à sua necessidade para àquelas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Com a nova forma de emissão de documento fiscal, implementada pelo governo, o tradicional sistema de impressão em papel foi substituído.

Assim, a nota fiscal eletrônica passa a ser o novo modelo nacional. No entanto, algumas exigências devem ser cumpridas pelas empresas para que possam emitir esse documento de forma digital.

O certificado digital é uma delas. É ele quem identifica o remetente da nota e dá a ela validade jurídica. Além disso, simplifica as obrigações acessórias do contribuinte e facilita a fiscalização pelo fisco.

Dessa forma, a empresa será beneficiada diretamente com a redução de custos de impressão e envio de notas fiscais em papel, poupando tempo no preenchimento dessas e tornando as suas obrigações fiscais perante a Receita Federal mais organizadas.

Como obter um certificado digital para Pessoas Jurídicas?

Essa também pode ser uma das grandes dúvidas relacionadas ao tema. Para facilitar, te mostraremos, passo a passo, como adquirir um certificado digital para a sua empresa. Confira!

1. Realizar a solicitação

Quem tem interesse na aquisição de um certificado digital deve, antes de tudo, encontrar a Autoridade Certificadora — responsável por emitir o certificado com validade garantida pela Receita Federal — mais próxima da sua localidade e definir qual o tipo de certificado melhor lhe atende, além de escolher qual a validade e realizar a compra.

2. Proceder à identificação presencial

Realizado o passo anterior, o interessado no certificado digital deverá reunir a documentação necessária para a emissão do tipo de certificado escolhido. Geralmente, os documentos indispensáveis são:

• Contrato social da empresa;
• Cartão CNPJ atualizado;
• Documento de identificação, CPF e comprovante de residência do representante da empresa;

3. Aguardar a validação

Após a entrega da documentação, o interessado deverá agora aguardar o processo de validação e verificação dos dados informados. A Autoridade Certificadora é quem se encarregará dessa etapa que, em caso de não haver nenhum problema, procederá à emissão do certificado.

4. Emissão

Feito todos os passos anteriores, o certificado será emitido. Em seguida, em regra, o interessado será informado acerca das suas credenciais — senhas e chaves de acesso —, bem como receberá a mídia física onde estarão gravadas as informações da sua certificação e que será o dispositivo utilizado para a autenticação.

Por fim, essas são algumas informações importantes que você, enquanto empresário, deve conhecer a respeito do certificado digital. Dito isso, agora que já as conhece, não pare por aí!

Nota fiscal eletrônica

Para realizar todo o processo de emissão de uma nota fiscal são necessárias autorizações, documentos e dados, mas o mais importante é o certificado digital. Sem ele, seria possível emitir uma nota fiscal em nome de qualquer empresa, facilitando a possibilidade de fraudes.

Os tipos de certificados utilizados para emitir uma nota fiscal eletrônica são o A1 e o A3. Eles podem ser utilizados para emitir as notas:

• NF-e, que é a nota fiscal eletrônica;
• NFC-e, que é a nota fiscal de consumidor eletrônica;
• NFS-e, que é a nota fiscal de serviço eletrônica;
• CT-e, que é o conhecimento de transporte eletrônico e;
• NFA-e, que é a nota fiscal avulsa eletrônica.

Assim, a emissão da Nota Fiscal de Importação requer atenção redobrada, para evitar penalidades que, na pior das hipóteses, podem inviabilizar todo o processo de importação e comprometer os bons resultados da sua empresa.

Por isso, neste artigo, iremos dar todas as dicas necessárias para você emitir a Nota Fiscal de Importação de forma correta e segura. Aproveite a leitura.

O funcionamento do processo de importação

De acordo com a Receita Federal do Brasil (RFB), importação é o processo que compreende a entrada temporária ou definitiva, em território nacional, de bens ou serviços originários ou procedentes de outros países, a título oneroso ou gratuito. Isso significa que qualquer item proveniente do exterior — mesmo que sejam doações ou amostras gratuitas — estão sujeitos à emissão da nota fiscal de importação.

As importações brasileiras estão agrupadas em Importações Permitidas e Importações Não-Permitidas. Antes de iniciar o processo de importação, é importante verificar se o item a ser importado está no grupo de importações permitidas, e se ele não necessita de licenciamento ou autorização prévia de órgãos específicos da Administração Pública.

Caso haja alguma dúvida sobre esse processo, é possível utilizar o Simulador do Tratamento Tributário e Administrativo das Importações, que permite prever qual o tratamento administrativo incidente sobre determinada mercadoria e o valor dos tributos que ocorrem sobre a operação. Entretanto, vale deixar claro que o simulador, mesmo sendo disponibilizado pela RFB, é apenas uma ferramenta de referência, que não vincula a simulação ao tratamento a ser dado à operação real.

• Se não houver nenhuma limitação que impeça o processo, é possível, então, realizar:
• O despacho aduaneiro, processo fiscal de verificação dos dados e documentos que acompanham o produto importado, e;
• O desembaraço aduaneiro, liberação do produto pela alfândega para a entrada no país depois de a sua documentação ser verificada.

Aqui, além da nota fiscal de importação, também é fundamental emitir o documento chamado Declaração de Importação.

A Declaração de Importação (DI) e o despacho aduaneiro

A Declaração de Importação (DI) é o documento que registra as informações cambiais, tributárias, fiscais e comerciais da operação de importação.

Quando o bem importado chega ao Brasil, a transportadora contratada deve informar o importador, para que ele providencie o registro da DI no Sistema Integrado de Comércio Exterior (SISCOMEX).

Esse é o sistema utilizado pelo governo do Brasil para controlar todas as operações de comércio exterior, sejam importações ou exportações. Após o registro da DI nesse sistema, dá-se início ao procedimento de despacho aduaneiro junto à RFB.

Na DI, devem constar:

• Os dados do importador e do exportador;
• Os impostos devidos;
• As informações dos bens ou serviços importados;
• Os valores originais na moeda negociada (Dólar, Euro ou qualquer outra moeda utilizada na negociação entre importador e exportador);
• Outras informações detalhadas exigidas pela Receita Federal.

Caso você não se sinta seguro, ou não tenha experiência o suficiente para conduzir essa etapa do processo, o mais recomendável é a contratação de um despachante aduaneiro.

Nesse caso, após cuidar de todo o despacho aduaneiro, você receberá um esboço pronto da DI com as informações necessárias para emissão da nota fiscal de importação.

A geração da nota fiscal de importação

A nota fiscal de importação é obrigatória, independentemente do regime tributário em que sua empresa está enquadrada. Optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional devem emitir esse documento logo após a conclusão do desembaraço aduaneiro. Nesse momento, os bens importados serão considerados como “nacionalizados”.

Para realizar a emissão desse tipo de nota fiscal, você deverá utilizar seu próprio sistema emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Após a emissão da NF-e de importação, é necessário imprimir o DANFE, que deve acompanhar o transporte dos bens importados no território nacional, desde o porto ou aeroporto de origem até o seu estabelecimento.

Assim que for emitida, a nota fiscal de importação poderá ser contabilizada como estoque em trânsito, para um melhor controle contábil.

Os dados obrigatórios da nota fiscal de importação

Com o número do registro da DI em mãos, será possível emitir a nota fiscal de importação. A descrição e a classificação dos bens importados na nota fiscal devem ser idênticas às informações constantes na DI.

A nota fiscal também deve conter informações sobre a fatura, o conhecimento de transporte, volumes e pesos das mercadorias.

É fundamental observar o Código Fiscal de Operações (CFOP) da nota fiscal. Nesse caso, há um grupo específico (3000 — Entradas ou aquisições de serviços do Exterior) que compreende todas as entradas de mercadorias oriundas de outro país e os serviços iniciados no exterior, com as seguintes divisões:

• 3100 – Compras para industrialização, comercialização ou prestação de serviços;
• 3200 – Devoluções de vendas de produção própria, de terceiros ou anulações de valores;
• 3250 – Compras de energia elétrica;
• 3300 – Aquisições de serviços de comunicação;
• 3350 – Aquisições de serviços de transporte;
• 3500 – Entradas de mercadorias remetidas com fim específico de exportação e eventuais devoluções;
• 3550 – Operações com bens de ativo imobilizado e materiais para uso ou consumo;
• 3650 – Entradas de combustíveis, derivados ou não de petróleo e lubrificantes;
• 3900 – Outras entradas de mercadorias ou aquisições de serviços.

A forma de calcular o valor da nota fiscal de importação

O valor total dos produtos será composto pelo seu valor aduaneiro mais os impostos de importação, assim divididos:

1. Valor Aduaneiro:

• Custo das mercadorias;
• Frete internacional;
• Seguro internacional;
• Capatazias (Embarques marítimos).

Cabe observar que há casos em que os custos com frete, seguros e capatazias são pagos pelo fornecedor. Quando isso ocorre, esses custos não integram o valor da nota fiscal de importação.

2. Impostos e taxas:

• Imposto de Importação (II);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Contribuição para o PIS/PASEP e COFINS;
• Adicional de Frete para a Renovação da Marinha Mercante (AFRMM);
• CIDE-Combustíveis;
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
• Taxa de Utilização do SISCOMEX.

O modelo de nota fiscal de importação atualmente utilizado não conta com um campo específico para destacar os valores de PIS e COFINS, que devem ser evidenciados em um campo chamado “Outras despesas”, compondo o valor total da nota fiscal.

Por fim, na nota fiscal não devem constar os valores referentes a despesas bancárias, armazenagens e despachantes aduaneiros, nem custos com fretes em território nacional, já que, conforme as regras contábeis, esses montantes não compõem o custo de mercadorias.

Esperamos que estas informações ajudem a eliminar quaisquer erros no seu processo de emissão da nota fiscal de importação e garanta bons resultados de sua empresa!

Muitos microempreendedores ainda têm incertezas, que surgem no momento de faturar uma venda. Por um lado, algumas etapas são de fácil entendimento, mesmo que sejam iguais às de negócios de portes maiores. Por outro, há informações que exigem cuidado considerável no preenchimento, por serem um pouco mais complexas.

Agora, vamos esclarecer como MEIs podem emitir suas notas fiscais de forma simples, em apenas oito passos.

1. Credenciamento da empresa para emissão

O primeiro passo para qualquer empresa emitir notas fiscais é estar credenciada pela Secretaria da Fazenda de seu estado como emissora. Do contrário, não consegue finalizar as emissões e obter os documentos.

O processo é simples. Basta que o responsável acesse o site da Secretaria do estado, preencha os dados solicitados e se credencie nos ambientes de teste e homologação.

2. Obtenção de emissor de notas fiscais

Dentro do site da Secretaria de cada estado, é possível emitir notas avulsas eletrônicas. Porém, o sistema não permite que a empresa cadastre clientes, produtos, códigos e diversas outras informações.

Então, a cada nova emissão, um novo documento precisa ser digitado do início ao fim. Além disso, o emissor de notas avulsas não tem funcionalidade adicional nenhuma.

Quanto ao emissor gratuito disponível para download, permite o cadastro de dados. Porém, a partir do primeiro dia de 2017, o sistema parou de receber atualizações.

Portanto, em algum momento, quando outra atualização de sistemas ocorrer, o emissor gratuito não funcionará, por ser uma versão antiga.

Por todos esses motivos, o ideal é que a empresa conte com um bom sistema emissor de nota fiscal para MEI. Além da realização de cadastros e de outras funções básicas, tais ferramentas contam com funcionalidades adicionais, como:

• cópias de segurança automáticas;
• atualizações asseguradas;
• armazenamento de dados na nuvem;
• suporte técnico.

3. Obtenção de certificado digital

Não há como assinar e transmitir documentos fiscais sem que a empresa tenha certificação digital. O certificado digital garante a validade jurídica de documentos transmitidos e assinados com ele em nome da empresa. Por isso, é necessário para que uma NF-e seja válida. O eGestor, por exemplo, oferece o certificado digital A-1 de uma forma inclusa a partir da assinatura de um dos planos oferecidos pelo sistema!

4. Preenchimento cuidadoso dos principais dados

Alguns campos são muitos simples de preencher e, para não errar, basta ter atenção, como:

• identificação de emitente e destinatário;
• produto vendido, que deve ser descrito de que forma que fique claro do que se trata a operação;
• valor unitário;
• valor total;
• tipo de unidades, como metros, pares, unidades, caixas e litros;
• e total das unidades vendidas no documento em questão.

Outros já são mais complexos e até exigem alguma pesquisa. E cometer erros na emissão da NF pode gerar problemas à empresa. Por isso, vamos detalhar como preenchê-los corretamente.

Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)

O NCM é um código que cada produto existente tem para todos os países do Mercosul. E seu número é de preenchimento obrigatório.

Além disso, variações de mercadorias têm diferentes códigos. Portanto, não é difícil, mesmo pesquisando, que o responsável utilize um número que não seja adequado.

Para a tarefa, uma das melhores fontes é a pesquisa de códigos NCM da Receita Federal. Ela permite que a busca seja feita por descrição: digita-se o nome do produto vendido e são fornecidos todos os seus códigos e variáveis. Então, basta escolher aquele mais adequado à situação.

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)

O CFOP, independentemente de quantos itens existam na nota, geralmente é o mesmo para todo documento. Mas produtos com tributações diferenciadas ou com origens distintas podem ter diferentes CFOPs, o que não é um problema. Na emissão, sempre que um item é adicionado à NF-e, pode-se escolher o CFOP específico de sua transação.

Para obter a tabela de códigos, o microempreendedor pode pesquisar na internet e utilizar qualquer uma que esteja no site da Secretaria da Fazenda do estado.

A tabela do governo de Pernambuco, por exemplo, é um dos primeiros resultados da pesquisa — tão confiável quanto a de qualquer outro estado.

Dados do frete

As seguintes informações sobre o transporte da venda, caso seja necessário, precisam ser preenchidas:

• responsável pelo frete, de acordo com os códigos disponibilizados no leiaute de elaboração da NF-e para MEI;
• nome ou razão social do transportador;
• placa do veículo utilizado e seu estado;
• CPF ou CNPJ do transportador;
• quantidade transportada;
• tipo das embalagens transportadas;
• peso dos volumes.

5. Validação

Validar o documento é submetê-lo a uma revisão do emissor. Caso algo esteja incorreto ou não preenchido da melhor forma, o microempreendedor é avisado.

E se todos os campos e cálculos estiverem em ordem, a validação é concluída sem alertas.

6. Assinatura

A assinatura do documento, por meio do certificado digital, é que garante a validade jurídica dele — atestando a responsabilidade do negócio por ele e a autenticidade da nota em relação a ele. E é tarefa obrigatória para que a transmissão seja liberada.

7. Transmissão

O último passo para que a nota possa ser, de fato, utilizada é transmiti-la ao fisco. Nesse momento, a Secretaria do estado toma conhecimento da operação e de todos os fatores e dados envolvidos. Então, libera o documento para uso dos negócios envolvidos e também o seu arquivo XML.

8. Envio do arquivo XML para o destinatário

O arquivo XML, que pode ser exportado para fora do programa e enviado por e-mail junto à nota, não pode ser ignorado, pois ele é o que realmente representa o documento, enquanto a nota — que pode ser apenas visualizada — é só um item auxiliar e menos importante em termos legais.

Portanto, como há obrigatoriedade de guarda das notas recebidas e enviadas por ano, as duas partes envolvidas precisam arquivar o XML — seja no próprio computador ou em mídia removível.

E neste momento se destacam mais vantagens de adquirir um emissor: cópias de segurança e armazenamento de dados de gestão em nuvem, o que dá muita segurança aos documentos da empresa e seus arquivos.

Afinal, o que é o SAT?

O SAT fiscal é o sistema que possibilita a emissão de cupom fiscal eletrônico, além de armazenar este documento de uma forma totalmente digital, registrando todas as informações referentes a negócios que envolvem mercadorias. O SAT possui validade jurídica garantida pela assinatura de um certificado digital.

Qual a importância de emitir cupons fiscais?

A emissão de cupons fiscais eletrônicos é de extrema importância para o processo de fiscalização por parte de órgãos públicos, de forma a garantir os direitos dos consumidores e não enfrentar problemas com a legislação.

Em meio a essa relevância, surgiu a necessidade de se modernizar este processo, com o fim da emissão de cupons em papel, o que representa uma maior praticidade e redução de custos neste processo. Antes do equipamento SAT, a emissão de cupons fiscais era feita por meio de sistemas emissores disponibilizados pela Secretaria da Fazenda de São Paulo.

Como funciona o equipamento SAT fiscal?

O SAT fiscal é um equipamento que tem como objetivo validar os cupons fiscais de venda de um determinado produto e transmiti-las ao portal da SEFAZ de São Paulo. As empresas necessitam de um software de gestão empresarial para integrar o SAT e emitir os cupons fiscais, além de uma impressora não fiscal, que possa imprimir todos os códigos de uma maneira clara, para que possam ser consultados pelos usuários instantaneamente.

Quem é obrigado a utilizar o SAT?

Confira as mudanças em relação a obrigatoriedade do SAT, desde o ano de 2015, lembrando que as regras são válidas apenas para contribuintes do estado de São Paulo:

• Desde o mês de julho de 2015, a obrigatoriedade do SAT passou a valer para novas empresas que se inscreveram no cadastro estadual do ICMS, assim como empresas que possuíam emissores de cupons fiscais com mais de 5 anos a partir da primeira lacração;
• Desde janeiro de 2016, são obrigados a utilizar o SAT, postos de combustível que utilizavam a nota fiscal de venda ao consumidor de modelo 2 em detrimento do cupom fiscal. Contribuintes com um faturamento anual acima de R$ 100 mil no ano anterior, no caso 2015, também tiveram que implementar o equipamento;
• Em janeiro de 2017, todos os contribuintes com faturamento acima de R$ 80 mil no ano anterior também passaram a ter obrigatoriedade.
• Atualmente, empresas que faturaram acima de R$ 60 mil em 2017 também são obrigadas a aderir ao SAT;

As empresas contribuintes estão sujeitas a multas previstas no art. 527 do RICMS/SP em casos de não emitirem notas fiscais e totalizantes do SAT fiscal, não registrarem documentos fiscais exigidos pela legislação e no caso de não utilizarem sistemas fiscais.

Quais as vantagens do SAT fiscal?

Além de facilitar o processo de emissão de cupom fiscal, o SAT é um equipamento que possui custos acessíveis de aquisição e manutenção.

O SAT fiscal ainda possibilita o cancelamento de qualquer cupom fiscal em até 30 minutos após o seu preenchimento, o que não poderia ser feito no caso do antigo emissor de cupom fiscal, que só permitia o cancelamento do último cupom que havia sido impresso.

O SAT também oferece uma grande agilidade na consulta de dados, já que pode ser feita diretamente no portal da Secretaria da Fazenda de São Paulo. O equipamento oferece ainda outras vantagens aos contribuintes:

• Simplificação de obrigações junto ao Ministério da Fazenda;
• Maior agilidade na consulta de documentos fiscais;
• Não possui complexidade, nem exigência de relatórios;
• Elimina erros no envio de dados, reduzindo assim a incidência de reclamações por parte dos consumidores;
• O SAT fiscal não precisa estar a mostra de órgãos de fiscalização e nem dos consumidores;

Quantos SAT's são obrigatórios?

É necessário somente um SAT por CNPJ. Entretanto, é possível ter um SAT adicional para realizar backup de dados.

De que forma validar o cupom fiscal eletrônico?

O equipamento SAT fiscal pode validar os cupons relativos as vendas, com ou sem conexão a internet. Caso a internet esteja com problemas durante um período de até 10 dias, o equipamento poderá entrar no estado de bloqueado até o restabelecimento da rede. Durante este período, o SAT armazena as informações de uma forma segura e quando estiver conectado novamente, realiza o envio de dados de uma forma totalmente automatizada.

O prazo máximo para o envio de dados para a SEFAZ é de até 10 dias após a realização da venda. O sistema de gerenciamento de SAT fiscal está disponível no site da SEFAZ de São Paulo. O sistema pode ser acessado via certificado digital ou por meio de usuário e senha do contribuinte.

O que fazer em caso de pane ou danos ao equipamento?

Em caso de danos ou extravios ao equipamento SAT fiscal, será necessário gerar os arquivos XMLs das cópias de segurança que podem ser geradas de uma forma automatizada por um software de gestão empresarial, e então realizar o upload dos arquivos não enviados no portal da SEFAZ. Jé em caso de pane, é necessário desconectar trocar pelo SAT reserva.

É necessário transmitir os arquivos da nota fiscal paulista?

Não, a medida em que o próprio equipamento SAT fiscal envia os arquivos XML da nota diretamente para a SEFAZ. O cancelamento ou possíveis alterações no cupom fiscal poderão ser feitos em até 30 minutos após a confirmação.

O extrato do SAT é um documento fiscal?

O extrato tem como finalidade demonstrar ao consumidor informações a respeito das compras realizadas, além de possibilitar a consulta via chave de acesso diretamente no site da SEFAZ. Somente o arquivo XML possui validade jurídica. O extrato não é um documento fiscal.

Onde comprar um equipamento SAT fiscal?

É possível adquirir um SAT fiscal em lojas especializadas existentes no estado de São Paulo ou então através da internet. Antes de adquirir um equipamento, é recomendável avaliar cuidadosamente as necessidades do seu negócio e comprar um SAT fiscal que se adéque a essas necessidades, já que existem diversos modelos de equipamentos no mercado.

eGestor

O eGestor é um software de gestão empresarial totalmente homologado para operar com o SAT. O sistema possibilita o gerenciamento de todas as compras e vendas de sua empresa e calcula o valor dos impostos necessários que devem ser enviados para a SEFAZ, tudo de uma forma totalmente automatizada.

Em caso de dúvidas a respeito da ativação do seu equipamento, oferecemos suporte por meio de chat ou telefone, oferecendo um treinamento personalizado a respeito das ferramentas do sistema, para que você possa configurar corretamente as informações da sua empresa e otimizar a gestão do seu negócio! Ficou interessado? Os primeiros dias de testes no eGestor são totalmente gratuitos.

É importante que o gestor conheça esses detalhes pontuais para que não incorra em erros no momento da emissão dos seus documentos fiscais nas operações interestaduais.

Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo contendo informações valiosas sobre como emitir notas fiscais interestaduais. Confira!

A obrigatoriedade da emissão

Toda empresa, com exceção do Microempreendedor individual (MEI), está obrigada, por força de Lei, a emitir nota fiscal. Em alguns poucos casos, usa-se a nota manual, e na grande maioria, a eletrônica (NF-e).

Sendo a NF-e responsável pela maior parte das dúvidas, daremos atenção a ela neste artigo.

As pessoas jurídicas, constituídas sob a forma de Microempreendedor Individual, estão dispensadas da emissão de Nota Fiscal Eletrônica, desde que os produtos ou serviços tenham sido vendidos para pessoas físicas, mesmo que a operação seja interestadual.

Entretanto, essas empresas perdem esse benefício quando o produto ou serviço é vendido para pessoas jurídicas, gerando a obrigatoriedade em gerar NF-e ou NF manual.

Toda transação de mercadorias ou serviços feitos entre pessoas jurídicas deve ser registrada através do documento fiscal correspondente. A empresa que não se adequar a essas exigências estará sujeita a autuações fiscais e multas.

Processo para emitir Nota Fiscal Eletrônica

Antes de começar a explicar como fazer a emissão de nota fiscal, vamos explicar o processo para ter o direito de emitir notas fiscais.

Caso sua empresa encontra-se dentro da obrigatoriedade descrita acima, alguns procedimentos devem ser adotados.

Inicialmente, deve-se verificar junto à Receita Estadual, para os casos de atividades de comércio, ou a prefeitura Municipal, para os casos de prestação de serviços, quanto à obrigatoriedade da NF-e.

Se para a sua atividade for exigida a emissão da NF-e, você deverá proceder com o registro junto ao órgão, e solicitar o credenciamento. Esse processo é essencial para que sua empresa possa emitir notas ficais eletrônicas.

Passada a fase de credenciamento, o contribuinte deve cumprir com mais dois requisitos. Primeiro, possuir um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas particular, uma vez que o emissor gratuito utilizado por milhares de empresas deixou de ser atualizado. Em seguida, adquirir um certificado digital para proceder com a assinatura eletrônica dos documentos fiscais.

Processo para emitir a nota fiscal manual

Para os casos onde não há obrigatoriedade, o procedimento é muito simples. Basta dirigir-se aos órgãos credenciadores e solicitar a liberação para confecção dos blocos em uma gráfica autorizada.

Feito isso, basta encaminhar os blocos novamente para o órgão, que fornecerá a chancela de validação. Em seguida, o contribuinte já poderá utilizá-los para emitir notas fiscais.

Emissão de uma nota fiscal para outro estado

Feito o credenciamento e de posse das ferramentas necessárias para emissão de notas fiscais, você deverá reunir os dados necessários para inserir no documento fiscal.

Essa atividade deve ser orientada por um contador, pois cada tipo de atividade possui particularidades a serem observadas com cautela, para que não existam erros na emissão das notas fiscais.

Por exemplo, as empresas que exploram atividades comerciais devem atentar-se para o preenchimento de diversos códigos, como CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), CST (Código de Situação Tributária), dentre outros.

Para emitir nota fiscal para outro estado, alguns fatores devem ser observados. Basicamente, duas coisas serão diferentes. A primeira e mais simples é com relação ao CFOP, que, para as vendas interestaduais, deve iniciar com o dígito 6.

Outro detalhe que deve ser analisado é com relação à substituição tributária e aos créditos do ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). As normas desses dois institutos podem ser diferentes, dependendo do estado ao qual se destina a mercadoria.

Além disso, é preciso atentar-se aos itens básicos da nota fiscal, como valores, descrição dos produtos, quantidades e impostos incidentes.

Para as prestadoras de serviço, os códigos são mais simplificados, uma vez que o tributo incidente sobre a operação é o ISS (Imposto Sobre Serviço).

Este tributo é de competência municipal e, sendo assim, cada município instituirá os critérios de tributação que incidirão sobre os serviços prestados.

Apesar de mais simples, a emissão de nota fiscal de serviço deve ser realizada com o auxílio de um contador.

Envio de produtos via Correios para outros estados

Todas as mercadorias enviadas pelos correios ou transportadoras para outros estados deverão ser acompanhadas das respectivas notas fiscais.

Vimos acima que o Microempreendedor individual está dispensado da emissão de notas fiscais para as vendas de mercadorias ou prestação de serviços para pessoas físicas. No entanto, esse benefício não se estende às operações interestaduais.

Independentemente do tipo de pessoa que adquiriu (física ou jurídica), a venda realizada para outro estado e enviada por correios ou transportadora deve estar acompanhada das respectivas notas fiscais.

Caso o documento não seja emitido, a fiscalização tributária estadual poderá apreender a mercadoria enviada, gerando prejuízos financeiros e administrativos para o seu negócio.

Algumas considerações importantes sobre a NF-e

O responsável pela emissão da Nota Fiscal Eletrônica deve atentar-se ao prazo de cancelamento do documento — para esses casos, o processo é mais restrito. Só é possível cancelar uma nota fiscal dentro do prazo de 24 horas, contados a partir da emissão.

Caso seja necessário cancelar um documento fiscal, é preciso fazer um requerimento à Secretaria da Receita Estadual do seu estado, que avaliará cada caso e, posteriormente, autorizará o cancelamento.

Outra questão importante sobre as notas fiscais eletrônicas é com relação à correção de dados. Esse procedimento deverá ser feito dentro do próprio sistema de emissão de notas, e nem todos os dados podem ser alterados.

As informações que alteram a base de cálculo dos tributos incidentes na nota fiscal não podem ser alteradas. Antes de emitir uma carta de correção para algum documento fiscal gerado incorretamente, consulte o seu contador.

Um dos motivos desse assunto render muitas questões é o fato de ambos os enquadramentos concederem facilidades e menor burocracia. Porém, ao mesmo tempo, impõem algumas obrigações iguais às das demais empresas dos regimes gerais.

Então, agora vamos esclarecer dúvidas que você pode ter em relação aos documentos fiscais. Acompanhe e fique preparado para começar suas emissões!

O valor tem a ver com a obrigatoriedade da emissão?

Antigamente, dependendo do faturamento anual do negócio, era possível utilizar as notas em blocos — mas a obrigatoriedade ou não nunca teve a ver com o valor da operação.

Agora, o fato é que o tempo das emissões manuais não existe mais. Então, independentemente do produto, serviço ou valor, é sempre necessário emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). E o mesmo vale para questões como faturamento anual, segmento de atuação ou enquadramento tributário.

É obrigatório ter certificado digital e software emissor?

Ainda é possível utilizar o emissor gratuito da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Porém, ele será desativado a partir de janeiro de 2017, quando todas as empresas terão de contratar soluções para conseguirem emitir seus documentos.

Já o certificado digital, é algo que dificilmente algum empreendimento não tem, pois é necessário também para outras obrigações. De qualquer forma, até dezembro deste ano, apenas se poderá emitir notas utilizando senha de contribuinte da Sefaz — desde que o valor da nota não supere os R$ 10 mil, e o valor do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) não ultrapasse os R$ 1 mil.

É preciso autorização para ser emissor?

Antes de qualquer emissão, MEIs e optantes do Simples devem se cadastrar no site da Sefaz do estado.

O pedido de autorização precisa ser feito primeiramente para o ambiente de teste, no qual as notas não têm validade jurídica. Logo após, o cadastramento para o ambiente de homologação — para emissão dos documentos válidos juridicamente — fica disponível.

Microempreendedores apenas necessitam preencher o número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) no campo determinado e marcar a opção “Isento”, em relação ao ICMS. Já as empresas enquadradas no Simples Nacional, devem preencher ambos os cadastros.

Como proceder com as notas de serviços?

As prestações de serviços são tributadas pelas cidades, por meio do Imposto Sobre Serviços (ISS). Por isso, cada cidade define se a emissão é feita apenas em sistema próprio ou se é possível utilizar outro software; se há necessidade de certificado digital ou somente senha de usuário; se o credenciamento prévio é necessário, e todos os demais critérios.

Como saber o CFOP a ser usado?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) depende da mercadoria, ou serviço, e da transação a ser feita. Por exemplo, a revenda de produtos para cliente do mesmo estado pode ser feita com o CFOP 5.102. Já as prestações de serviços, levam o código 5.933 — de serviços tributados pelo ISS.

São dezenas de CFOPs existentes, para as mais diversas situações possíveis. Por isso, salve o link de consulta do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).

Nele, além dos números e descrições, há breves explicações de quais situações exigem determinados CFOPs.

Apenas vendas e prestações exigem emissão de NF-e?

Toda e qualquer operação fiscal deve ser acompanhada de um documento fiscal, mesmo aquelas que não geram faturamento. Por exemplo, o CFOP 5.911 é utilizado quando se faz uma remessa, com uma nota de remessa, ao cliente de produto para amostra grátis.

Mesmo processos internos, mas que ainda assim movimentam produtos e o registro de compras e estoque da empresa, necessitam de nota fiscal.

Alguns códigos — como o 5.927, para lançamento devido à baixa de estoque por perda, roubo ou vencimento — são direcionados apenas a tais procedimentos.

O que é XML e o que fazer com ele?

O XML é um arquivo no qual a nota fiscal é descrita em códigos, e nele estão todas as informações preenchidas e geradas. Aliás, é ele quem autoriza o uso do documento no momento da transmissão para a Sefaz.

Ou seja, ele é a nota fiscal de fato — enquanto o que pode ser visualizado e impresso é apenas um documento auxiliar.

Portanto, não ignore o XML. A cada emissão, envie-o ao cliente antes mesmo de remeter a mercadoria com a nota impressa. E armazene-o no computador ou qualquer outra mídia segura. Ambas as práticas são obrigatórias por lei.

É necessário informar os dados de transporte na NF-e?

Sua venda será apreendida, e possivelmente até o veículo, caso você não faça isso e alguma unidade da Sefaz pare sua carga em trânsito para uma fiscalização. Além disso, a multa pode representar o dobro do valor da nota fiscal da ocasião.

Ou seja, MEIs e optantes do Simples Nacional, como os demais negócios, precisam informar os dados do frete. E os campos são os seguintes:

• Nome do transportador ou da empresa transportadora e seu CPF ou CNPJ;
• Frete por conta de emitente ou destinatário — opções 1 e 2 respectivamente;
• Código da Associação Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) do veículo;
• Placa do veículo;
• Endereço do transportador ou da empresa transportadora;
• Sua inscrição estadual, caso tenha;
• Espécie dos volumes — por exemplo, caixas;
• Quantidade dos volumes;
• Marca do produto;
• Numeração de lote;
• Pesos bruto e líquido da carga.

O que é NCM?

A sigla significa Nomenclatura Comum do Mercosul — um número de cadastro para cada produto existente, igual para todos os países integrantes do Mercosul.

Ele é obrigatório em todas as emissões e deve ser preenchido corretamente de acordo com o grupo, subgrupo e item referente à mercadoria descrita na nota. E isso requer atenção, pois algumas descrições, com diferentes números, são muito parecidas.

Na pesquisa de NCM disponibilizada pela Receita Federal, é possível procurar o código do produto pela descrição dele, o que facilita bastante a tarefa. Basta localizar o cadastro adequado e utilizar os oito dígitos da sua última subdivisão.

O eGestor também pode importar arquivos XML de todos os seus fornecedores. Assim, evitando o trabalho de preenchimento manual das notas fiscais de compra.

É importante ressaltar que a nota fiscal eletrônica é um documento fiscal regulamentado pela Secretaria da Fazenda(SEFAZ). Portanto, todos os seus campos de preenchimento devem ser definidos e validados pela secretaria, para depois ser feita a emissão.

Este procedimento de validação por parte da SEFAZ é feito de forma automatizada. Somente com a análise do código XML, o qual explicaremos posteriormente:

DANFE e XML

Como falamos anteriormente, a DANFE é o documento auxiliar de NF-e, que contém os dados mais importantes dela. Já o arquivo XML é o formato utilizado para o registro das informações da NF-e.

Este arquivo possui um padrão de escrituração fiscal e suas informações são divididas em diferentes segmentações:

• Dados da NF-e;
• Dados do emitente;
• Dados do destinatário;
• Dados dos produtos e serviços;
• Dados relativos ao ICM;
• Dados do transporte;
• Dados de cobrança;
• Informações adicionais como fonte de impressão da DANFE e outras informações para o contribuinte.

Como fazer a emissão de NF-e no eGestor?

Para utilizar um emissor de NF-e para emitir uma nota fiscal eletrônica basta ir até o menu NF-e. E lá inserir o seu certificado digital A1 e então criar uma nova nota. A partir dai, você irá fazer a digitação dos dados solicitados no preenchimento da nota. Assim, gerar o arquivo XML e encaminhar para a validação por parte da Secretaria da Fazenda, como explicamos anteriormente.

Feito isso, no menu de NF-e do eGestor, na opção status SEFAZ, você pode acompanhar a solicitação feita. Você também pode alterar os dados preenchidos em sua NF-e ou então fazer o cancelamento da mesma.

Certificado Digital A1

Para realizar a emissão de nota fiscal eletrônica é indispensável possuir o certificado digital A-1. Este certificado é o arquivo digital gerado e armazenado no computador pessoal do usuário e possui validade de um ano. Para cadastrar o certificado pelo eGestor, o processo é bem simples. No menu de NF-e, basta ir até a aba "CONFIGURAÇÕES" e então clicar em Certificados Digitais.

Basta criar novo certificado, escolher o arquivo em seu computador no qual ele ficará armazenado, inserir a senha e salvar. Assim, você terá registrado o seu certificado A1 e poderá solicitar a emissão de nota fiscal eletrônica. Para não perder este certificado em caso de perdas de dados do computador, o recomendável fazer um backup. Seja em CD, pendrive ou disco externo.

Imagem 1 - Tela inicial do sistema eGestor. Onde deve-se ir ao menu NF-e, marcado em vermelho.

Imagem 2 - Aba da NF-e. Marcado em vermelho o espaço 'CONFIGURAÇÕES'.

Imagem 3 - Aba 'CONFIGURAÇÕES' do menu do NF-e. Selecionado em vermelho a área para seleção de envio do certificado A1.

Imagem 4 - Área de envio do certificado A1.

Ambiente de teste e ambiente de produção

O eGestor contém dois ambientes de envio de nota fiscal eletrônica: O ambiente de teste e o ambiente de produção. O primeiro serve somente para se familiarizar com a emissão de notas fiscais eletrônicas no sistema. Já que, as notas que serão emitidas estarão isentas de qualquer valor fiscal. Já no ambiente de produção, as notas que você deseja emitir, terão valor fiscal.

eGestor

O eGestor é um sistema de gestão empresarial online, rápido e fácil para a sua empresa. Além da emissão de nota fiscal eletrônica, a qual abordamos neste post, o software apresenta muitas outras funcionalidades. Tal como a emissão de relatórios extremamente detalhados de seus produtos, clientes e compras e vendas da sua empresa. Também realiza o fluxo de caixa analisando a diferença entre todas as suas despesas e receitas. Além de proporcionar a quantidade exata de estoque, indicando se há falta ou excedente para a sua empresa.

Algumas empresas, por questões de custo-benefício ou pela própria natureza de sua atividade, preferem contratar freelancers em vez de funcionários formais.

Especialistas acreditam que, caso venha a ser aprovado pelo Congresso Nacional o projeto de lei que amplia as possibilidades de terceirização de serviços, a demanda por frilas deve crescer ainda mais.

Mas é comum uma dúvida, que parece ser um obstáculo: freelancers emitem nota fiscal? Esses profissionais emitem nota fiscal, mas não obrigatoriamente. O fato é que clientes podem exigi-la algumas vezes e, por isso, é bom estar pronto para não se ver em apuros se essa exigência for feita a você.

Poder emitir documentos fiscais também garante mais credibilidade a seu trabalho. É necessário se formalizar para ter essa possibilidade? Não, não é, embora a formalização possibilite, inclusive, prestar serviços ao setor público.

Se você é um freelancer ou quer ser

1. Formalizar-se como MEI permite emitir nota fiscal e ter direitos

A modalidade MEI (Micro Empreendedor Individual) foi criada pelo governo federal, há menos de 10 anos, para permitir a formalização de pessoas que trabalham por conta própria e lhes garantir direitos previdenciários, como auxílio-doença e aposentadoria. E pode até contar com suporte do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).

O custo para formalizar-se é baixo: cerca de R$ 50,00 mensais atualmente, correspondente à soma de 5% do salário mínimo, mais R$ 1,00 devido ao Estado e mais R$ 5,00 como tributo fixo ao município.

Pode se tornar MEI quem tem faturamento de até R$ 81 mil anuais e somente um empregado. A legislação própria prevê quais funções podem ser exercidas nessa modalidade.

Embora não estejam incluídas na lei algumas profissões regulamentadas, certas atividades desses segmentos estão no leque previsto pela lei.

Uma grande vantagem de ser um MEI é que não é obrigatório ter um contador, nem mesmo para a emissão da Declaração Anual (relação do que a empresa realizou no ano e valores recebidos).

É importante, também, procurar a prefeitura de sua cidade porque uma documentação complementar, como alvará de funcionamento, pode ser exigida em alguns casos, mesmo se a pessoa trabalha em sua própria residência.

A lei federal que trata de emissão de nota fiscal isenta o MEI da obrigatoriedade, mas, como dissemos, você pode emitir se o cliente exigir.

Um detalhe a considerar é que, atualmente, para um amplo universo de empresas, a nota fiscal deve ser obrigatoriamente eletrônica. Para saber se é o seu caso, você pode consultar o Portal NF-E.

Mas o fato de ser eletrônica, não é motivo para se assustar. Em muitas cidades do país, você pode fazer a emissão no portal de internet da prefeitura, que poderá te informar também eventuais exigências ou dar suporte necessário.

2. Microempresa com opção pelo Simples é saída em alguns casos

Opção bem mais antiga do que o MEI é a modalidade Microempresa adequada para quem quer ter mais de um sócio ou mais de um empregado, desde que o faturamento não ultrapasse R$ 360 mil anuais (R$ 30 mil mensais).

Microempresas, até por envolverem faturamento maior, têm mais obrigações legais (como a obrigatoriedade de nota fiscal) e mais tributos a pagar. Mas pode-se optar pelo Simples como forma de facilitar o recolhimento de impostos.

O que é o Simples? Nada mais do que um regime de tributação em que os impostos são pagos de forma unificada, com redução de custos — aliás, é o mesmo regime aplicável ao MEI.

3. Nota fiscal avulsa e RPA são opções se você não se formaliza

Se você atua como freelancer sem se formalizar (seja como proprietário de uma microempresa, seja como MEI), tem a opção de emitir nota fiscal avulsa.

Para isso, é preciso procurar a prefeitura de sua cidade, onde será possível se cadastrar para a emissão da nota em seu nome sempre que você precisar.

O município faz um desconto correspondente ao tributo municipal, o ISS (Imposto Sobre Serviços).

Outra alternativa é utilizar um RPA (Recibo para Pagamento de Autônomo) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI), sua denominação atual. Normalmente, é a empresa que contrata seu trabalho que toma essa providência, mas o formulário de RPCI pode ser adquirido em papelarias e equivalentes.

Do valor a receber, o profissional tem de deduzir a contribuição à Previdência Social (INSS) e, em alguns casos, ao Imposto de Renda.

Se você contrata freelancers

Empresas que optam por recorrer a freelancers para a prestação de algumas atividades devem ter em conta que elas precisam emitir nota fiscal de serviços, mas o mesmo não precisa, obrigatoriamente, ser exigido dos profissionais que as atendem.

Os freelancers podem comprovar o recebimento do que foi pago por meio de recibos (como os RPAs, de que falamos acima).

Cabe à empresa avaliar a importância de exigir que o freelancer se formalize. Essa exigência pode ser a opção para evitar, por exemplo, que se crie um vínculo empregatício.

No entanto, esse risco pode ser evitado por meio de contrato que isente o profissional de cumprimento de horário ou de outras obrigações que o tornem equivalente a um empregado formal.

Cumprir com as obrigações fiscais é fundamental para a corporação se manter no mercado, seja ela uma PME (pequena e média empresa) ou uma multinacional. Como há muito capital envolvido e vários regulamentos nessa área, o planejamento e as estratégias de administração são fundamentais.

Quer saber as melhores práticas para ter uma boa gestão fiscal na sua PME? Confira nosso post e saiba mais!

Entenda a importância de um bom planejamento fiscal

Muitas PMEs acabam não sobrevivendo por não se dedicarem à criação de um bom planejamento fiscal. Esse processo é importante porque permite que você pense boas estratégias para manejar os recursos do empreendimento.

O recolhimento de tributos representa uma grande parte dos gastos da organização. Além disso, ele também tem várias regras que precisam ser respeitadas, como taxas, prazos e formas de pagamento.

O descumprimento de qualquer obrigação fiscal leva a notificações e multas, prejudicando o orçamento e a imagem da empresa.

Planejando bem você consegue fazer as contribuições dentro dos prazos e distribuir bem suas finanças, de forma manter o negócio regularizado e um bom capital para investimento.

Utilize também tecnologias e conte com o apoio de profissionais especializados nessa atividade.

Faça um bom controle de notas fiscais

A nota fiscal é um recibo de emissão obrigatória que confirma a prestação de um serviço ou o recebimento de um produto. Os municípios estão adotando as notas eletrônicas, que facilitam a comunicação entre o emissor, o consumidor e o governo. Isso permite mais praticidade, economia, sustentabilidade (pois a corporação poupa o uso de papel) e agilidade.

No início desse ano, a emissão gratuita, feita pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) foi desativada e os gestores precisam buscar programas pagos que façam esse papel.

Com um aplicativo de qualidade, a organização consegue gerir bem os documentos, de forma a cumprir com suas obrigações legais e ainda ter várias facilidades.

Aproveite os benefícios fiscais

Os benefícios ou incentivos fiscais são reduções em alguns tributos. O Estado promove essas medidas para incentivar o aquecimento e a modernização da economia, dando facilidades para os empreendedores atuarem em algumas práticas econômicas.

Apesar disso, é comum os gestores não aproveitarem a oportunidade por desconhecerem os benefícios fiscais. Poupando em algum tipo de cobrança, você pode direcionar seus recursos para outras estratégias e se fortalecer no mercado.

Mas é bom estar atento, porque nem toda empresa pode contar com essas facilidades. As organizações que adotam o regime tributário Simples Nacional, por exemplo, não têm direito a essas reduções porque esse sistema já simplifica várias operações.

Entenda os tipos de impostos

Os impostos são taxas pagas para o governo e são compostos de três elementos: o fato gerador, que é o motivo da cobrança, o valor de referência e a alíquota, que é um percentual que incide sobre a quantia que é base de cálculo.

Os tributos pagos por corporações podem ser classificados de acordo com a parcela do governo responsável por eles. Os federais são: IRPJ, IPI, PIS, COFINS, CSLL.

Entre os estaduais temos o ICMS, já entre os municipais, há o ISS e além disso, contamos com as contribuições previdenciárias. Vamos entender o que são cada um dessas cobranças?

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica): toda pessoa jurídica deve contribuir com a federação de acordo com a renda total que ela tem. Isso inclui empreendimentos individuais e também os prestadores de serviços informais.

• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): esse imposto tem a intenção de financiar a seguridade social, sendo pago por qualquer organização que tenha domicílio no nosso país.

• PIS (Programa de Interação Social): o PIS é um programa que procura fazer o profissional que trabalha em uma corporação privada participar do crescimento dessa empresa. O valor total recolhido é redistribuído entre os colaboradores.

• COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social): o COFINS tem o objetivo de financiar a previdência (aposentadorias, auxílios), a assistência social e a saúde pública. As MPEs do Simples não pagam essa taxa.

• IPI (Imposto sobre o Produto Industrializado): o fato que gera esse tributo é a saída do produto do lugar onde foi produzido e as operações nas fronteiras. Quando uma mercadoria cruza a alfândega, ela precisa de uma liberação para transitar, o que nós chamamos de desembaraço aduaneiro.

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços): essa taxa é cobrada quando uma mercadoria circula de um proprietário para outro. Ou seja, ela estava em um título e por via da compra, passou a pertencer para outra pessoa. O ICMS varia por Estado, mas a tarifa que vale é a do local de origem.

• ISS (Imposto sobre Serviços): quando um serviço é prestado, é necessário pagar pela realização dessa atividade. Essa taxa é o ISS. A alíquota varia de 2 a 5%, dependendo do faturamento e ela incide sobre o preço do serviço.

• CPP (Contribuição Previdenciária Patronal para o INSS): assim como temos a contribuição previdenciária do colaborador, temos a da gestão da empresa. Ela varia de acordo com o setor em que o empreendimento atua e o valor da receita.

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Escolha bem o regime tributário da sua PME

Escolher o regime tributário adequado para a empresa é fundamental. Isso porque essa opção define os tipos de encargos com os quais você vai ter que arcar. É preciso que a corporação cumpra com as suas obrigações legais, mas também evite gastos desnecessários com cobranças indevidas.

É preciso deixar claro que um critério importante para definir o regime de impostos é a receita bruta anual, também chamada de faturamento. Basicamente, ela é a soma de todos os ganhos obtidos em um período pela produção ou pelos serviços. Confira quais são os sistemas tributários a seguir:

• Simples Nacional ou Super Simples: para optar pelo Simples, o faturamento anual deve ser de até 3,6 milhões de reais. Nele, todos os tributos fiscais da empresa são reunidos em uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), com exceção do FGTS.
• Lucro presumido: esse regime tributário é voltado para negócios que faturam até 78 milhões por ano. Vantajoso para organizações com taxas maiores de lucros e com menos custos de operação.
• Lucro real: adotado quando o faturamento é maior que 78 milhões. É favorável para corporações com baixa lucratividade e altas despesas, pois algumas tarifas são cobradas em regime não cumulativo.

A gestão fiscal é muito importante para manter os negócios indo bem e sem descumprir com as obrigações da empresa com o Estado.

Para fazer um bom gerenciamento dessa área, investir em um planejamento e aproveitar os incentivos fiscais são boas estratégias. É necessário também conhecer os impostos, escolher bem o regime de tributação do empreendimento e ficar atento com as notas fiscais.

Com essas estratégias, você certamente conseguirá se manter em dia com os tributos e fazer seu negócio crescer. Gostou de saber como ter uma boa gestão fiscal na sua PME?

Aproveite e confira também nosso guia para emissão de Nota Fiscal Eletrônica para empreendedores! Aproveite para conhecer também o sistema eGestor, para gestão empresarial e emissão de notas fiscais eletrônicas!