DBE: tudo sobre como consultar e cancelar seu documento básico de entrada

Que o Brasil é um país extremamente burocrático você já sabe; também é bem provável que você já tenha concluído que o pagamento dos impostos e tributos é complexo, confuso e fator de dificuldade na vida de muitas pessoas. Principalmente  na de empresários. Pensando em todo este cenário que foi descrito acima e que tem sido realidade desta nação, através de uma iniciativa do Governo, há uma tentativa bem estruturada de facilitar todos esses trâmites, tornando-os mais simples e rápidos para facilitar a todos.

O Programa de Aceleração do Crescimento, chamado de PAC, tem por objetivo informatizar todo o sistema e suas respectivas etapas para que os pagamentos referentes às contribuições sejam simplificados, com informações integradas em todas as esferas, do municipal ao federal.É neste contexto que surge o SPED Fiscal: Um sistema que busca facilitar a vida de todos os envolvidos, com foco principal nos micro e pequenos empreendedores e empresários brasileiros.

Entenda neste artigo tudo sobre o que é SPED Fiscal, para que ele serve, seus objetivos e principais aplicações e aproveite para tirar todas as suas dúvidas referentes a este sistema que quer agilizar o seu dia a dia.

O que é SPED Fiscal?

Para começar, de fato, a entender o que significa este sistema, é importante ressaltar o significado da sigla SPED. O Sistema Público de Escrituração Digital, como é realmente chamado, possui vertentes em suas aplicações. São elas:

ECD: Modelo de Escrituração Contábil Digital;
EFD: Um sistema de Escrituração Fiscal Digital como a sigla sugere; e
NF-e: A famosa e já muito conhecida Nota Fiscal Eletrônica, usava em todo o Brasil e em praticamente todos os ramos e segmentos.

Tratando-se especificamente do tema abordado neste artigo, o SPED Fiscal, o foco se volta ao EFD – Escrituração Fiscal Digital. Basicamente falando, o EFD é um arquivo digital que tem como principal função e trabalho informar todos os documentos e também informações gerais, que os fiscos, sejam eles pertencentes a qualquer uma das três esferas, precisam saber dia pós dia.

Em suma, os dados referem-se especificamente a valores que são apurados em impostos como IPI e ICMS compondo e obedecendo as leis e regras previstas pela legislação tributária que está atualmente em vigência, é claro. O documento faz parte das obrigatoriedades das empresas frente ao fisco. Sendo assim, deve ser corretamente estruturado e repassado para que o negócio fique longe de problemas e dores de cabeça.

Para que serve o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal serve para facilitar, agilizar e acompanhar de perto os números gerais de impostos. Interessante para ambos os lados, ou seja, tanto para o governo e quanto também para o empresário, é um modelo que evidentemente ganharia espaço mesmo que não fosse tratado como estritamente obrigatório.

Destaca-se que para a empresa a maior vantagem do SPED Fiscal é a praticidade da entrega de documentos a partir de um meio eletrônico que agiliza todo o processo e ainda permite uma perceptível diminuição de papéis físicos dentro do negócio.Para os respectivos governos, o SPED Fiscal é um auxiliador. Enquanto reduz a burocracia e a demora no recebimento desses documentos, também garante uma fiscalização mais apurada e de perto, dificultando as possibilidades de fraudes e golpes ao fisco.

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Como funciona o SPED Fiscal?

O funcionamento do sistema do SPED Fiscal é bastante simples. Ao usar poucas vezes já é possível tirar de letra todo o processo, acessório e obrigatório de realização mensal. Quem deve gerar o documento é sempre a própria empresa contribuinte. E como já dito, a obrigatoriedade desta entrega é mensal.

O funcionamento do SPED Fiscal é a partir do PVA – Programa Validador e Assinador – que é fornecido e que pode ser diretamente baixado dentro do site da própria Receita Federal do Brasil. Ressalta-se que ele é possível tanto extrair quando submeter dados e informações quitando com as obrigatoriedades.

Após subir os dados no PVA e assiná-los digitalmente, o documento pode ser transferido para o ambiente virtual do SPED Fiscal sendo que, vale destacar que a assinatura deve ser feita, necessariamente, através de um certificado digital (e-CNPJ). Tal documento é emitido por autoridade devidamente credenciada a oferecer tal certificação.

Como o SPED Fiscal deve ser entregue?

O documento do SPED Fiscal é entregue por vias digitais. O arquivo deve ser necessariamente submetido ao PVA, sistema que é oferecido para download gratuito. Após a sua verificação é essencial que o arquivo digital seja assinado com certificações A1 ou A3, ambas emitidas por uma entidade credenciada e dentro dos parâmetros.

Como se baixa o Programa Validador e Assinador?

Parte integrante do processo de emissão do SPED Fiscal, baixar o Programa Validador e Assinador – PVA – é uma etapa fundamental para dar continuidade ao procedimento básico para entregar os documentos a Receita Federal. No próprio site da SPED Fiscal é possível fazer o download do sistema conforme a versão utilizada. Seja ela Linux ou Windows.

Passo a passo para entregar o SPED Fiscal

Veja agora neste tópico o passo a passo do SPED Fiscal e veja como é muito mais simples, rápido e fácil realizar a entrega dos documentos a partir deste meio digital. Os passos se seguem após o download do programa e após a sua instalação num computador.

1º Passo: Clique duas vezes no ícone do Gerador SPED, geralmente localizado na área de trabalho (Desktop) com uma imagem que leva este mesmo nome;

2º Passo: Ao executar o programa, aparecerá uma tela repleta de opções e menus no canto superior. São opções do sistema: SPED Contribuições, SPED Pis/Cofins, SPED Fiscal e SPED ICMS/IPI. Selecione aquele que você pretende utilizar, no caso o SPED Fiscal e em seguida clique na opção “Gerar Arquivo”.

3º Passo: Após o clique do segundo passo, espere pela abertura da janela que requer a referência do mês e do ano desejado e em seguida vá até “Gerar SPED”.

4º Passo: Com o arquivo sendo gerado, é importante ressaltar que é comum a demora ou até mesmo certo travamento devido ao grande número de dados que estão sendo carregados. Aguarde até que apareça uma mensagem na tela que demonstra que o arquivo foi gerado com sucesso. Repare bem na pasta de endereço para posterior uso.

5º Passo: Após a geração de o arquivo ter sido concluída com sucesso, lembre-se de validar o documento no executável com nome de “EFD ICM IPI“ através do validador ou, ainda, utilize o “EFD Contribuicoes“. Ambos os programas são utilizados pelo Governo para verificação de documentos e arquivos para a Secretaria da Fazenda – SEFAZ.

Ainda no mesmo passo, dê dois cliques no ícone na tela inicial e abra novamente o executável.

6º Passo: Na tela de menus procure pela opção de colocar o documento dentro do validador. O botão referente a tal inserção é o segundo com uma seta verde indicando para o lado direito.

7º Passo: Após clicar no ícone citado no passo anterior, pesquise pelo documento que foi gerado e salvo na pasta local. Selecione-o e abra-o no programa.

8º Passo: Feito isso, o programa do SPED Fiscal abrirá várias mensagens seguidas. Responda a todas elas com “Sim“ e continue com o procedimento do sistema.

9º Passo: Nesta etapa o arquivo é avaliado e analisado em detalhes pelo validador. Aguarde até que apareça uma das seguintes mensagens: “O arquivo foi validado com sucesso“ ou “O arquivo contém avisos”. Para exibir os detalhes das advertências selecione o checkbox acima e clique “exibir”.

No primeiro caso é dado um sinal verde em que o arquivo, documento virtual anexado, foi corretamente validado podendo ser transferido para a contabilidade. No segundo caso, entretanto, o sinal é amarelo. Mesmo que o arquivo tenha sido validado é importante saber que existem divergências. Corrigi-las é o primeiro passo para estar sempre em dia.

Ainda dentro deste passo vale destacar que é possível ganhar um sinal vermelho também. Assim, se aparecer a mensagem “O arquivo contém erros e avisos”, corrija-os e valide novamente. Para exibir os detalhes selecione o checkbox acima e clique “exibir“. Nestas circunstâncias, é preciso rever os dados para corrigi-los e, só então, validá-los. Se necessário, solicite o suporte do programa para concluir.

Referente a erros, eles podem acontecer?

Sim! E vale ressaltar que não são poucos por sinal! Veja aqui os x erros mais comuns do SPED Fiscal e entenda como eles podem afetar a sua rotina:

  •  Alguns campos obrigatórios de preenchimentos, mas não informados, podem criar certo atraso na entrega do documento virtual;
  • Inúmeros dados fora dos parâmetros da empresa como, por exemplo: o regime de apuração PIS e Cofins e também sua respectiva apuração do IRPJ;
  • Documentos que não são informados corretamente, seja no inicial e final;
  • Quando as apurações não são geradas automaticamente pelo validador;
  • Os códigos NCM das notas de entrada e saída estão diferentes daqueles informados na hora do cadastro dos produtos;
  • Erros nas constatações da situação tributaria do PIS e do COFINS. Estando ambos diferentes neste caso;
  • CFOP informado de modo incorreto; 
  • Datas também cadastradas de forma errada ou equivocada.

Vale destacar que existem outros erros comuns. Porém todos facilmente contornados principalmente com a ajuda e amparo de um profissional da contabilidade.

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Escrito por eGestor

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