Como um sistema online contribui para produtividade da empresa
O lucro de todo negócio depende muito da produtividade empresarial que se consegue atingir na operação diária da empresa. Uma gestão que se preocupa em conseguir manter um patamar mais elevado de resultados investe bastante energia em esforços focados no aumento dessa produtividade.
Além de se diminuir as perdas, a empresa consegue, sem ter que fazer grandes investimentos, um retorno mais rápido. Isso gera fôlego financeiro e maior oportunidade de ganhos.
Na busca por esse cenário ideal, alguns donos de negócios esbarram na dúvida de como realmente um sistema online pode ajudar. Se por acaso essa também é a sua pergunta, destacamos os principais motivos para que você considere melhor a adoção de uma ferramenta de gestão online.
1. Agilidade dos processos repetitivos
Uma das principais funções de um sistema é realizar tarefas repetitivas para que as pessoas se encarreguem de outras tarefas mais elaboradas.
Por isso, essa é a primeira vantagem que precisa ser destacada e uma das mais importantes para o ganho de produtividade da sua empresa.
Enquanto você ou seu funcionário estão ocupados realizando alguma rotina cansativa e que toma tempo, a sua empresa fica sem gente para pensar, negociar, atender clientes e outras coisas do tipo.
Um sistema bem escolhido e ajustado ao seu tipo de negócio vai liberar mão de obra e fazer mais coisas no mesmo tempo disponível significa aumento de produtividade.
2. Diminuição de erros
Todo ser humano, por mais detalhista e sistemático que seja, está sujeito a cometer erros. Pode ser por estresse, cansaço ou mesmo uma simples distração, mais cedo ou mais tarde acaba cometendo erros, e essas falhas acabam custando alto para a empresa.
Ainda que sejam pequenos e impliquem em valores baixos, com o tempo, a soma de cada um destes deslizes vai acumulando e, assim, não damos conta do tanto que foi perdido.
Usando uma ferramenta preparada para a gestão do negócio temos a segurança de que cada operação será realizada totalmente dentro do que é esperado e, ainda, contamos com relatórios que mostrarão se há alguma coisa errada acontecendo no meio do caminho.
3. Decisões mais efetivas
Aproveitando um pouco o raciocínio dos relatórios citados no item anterior, vale a pena falarmos um pouco mais sobre o assunto.
Além de fazer a operação diária da empresa rodar melhor, um sistema de gestão precisa trazer bons controles para que o gestor entenda como a sua empresa está funcionando e desenhe um bom plano de ação.
Por isso são gerados vários tipos de relatórios que traduzirão em números precisos o que anda acontecendo na empresa. Esses indicadores são peças fundamentais para que se possa avaliar o cenário e tomar decisões com uma base bem sólida. Nada mais de achismos e palpites.
É importante, ainda, lembrar que esses relatórios são atualizados a cada instante, coisa que não se consegue fazer de uma maneira manual, já que os números estão mudando o tempo todo.
4. Segurança das informações
Dentre as opções de softwares de gestão existem aqueles que são online (funcionam na nuvem, pela internet) e os do tipo desktop (que precisam ser instalados no computador).
Antigamente, algumas pessoas defendiam que era mais interessante possuir um sistema do tipo desktop, pois a conexão de internet poderia cair muito e seria bom ter a segurança de tudo salvo na máquina.
Contudo, ter todas as informações do seu negócio salvas em um computador é muito arriscado, pois se acontecer algum problema, como uma descarga de energia, roubo ou mesmo a deterioração do equipamento, tudo pode ser perdido.
Mesmo com um sistema de backup físico, não é possível manter a integridade de todos os seus dados. Sendo assim, como não conseguimos mais trabalhar sem ter acesso à internet e a temos ligada todo o tempo, não faz sentido hoje buscar soluções desktop.
5. Economia de investimentos em infraestrutura
Ainda com base na internet, precisamos lembrar de mais um ponto muito importante: a diminuição de investimentos que precisam ser feitos para conseguir operar um sistema de gestão online na sua empresa.
Uma ferramenta de gestão que precisa ser instalada vai exigir da sua máquina algumas especificidades maiores como, no mínimo, mais memória e processamento. Isso significa custo para a sua empresa.
Dinheiro que poderia estar sendo aplicado em alguma outra coisa que fizesse crescer os seus resultados. O aumento de retorno, mantendo o mesmo nível de investimento, significa aumento também da produtividade empresarial.
Sendo assim, faz muito mais sentido ter um sistema online que consegue funcionar em computadores que exigem muito menos investimentos em infraestrutura.
6. Padronização da comunicação
Um dos maiores problemas em todo tipo de empresa, seja grande ou pequena, nova ou mais antiga, são as falhas de comunicação.
Ao utilizar um sistema de gestão você consegue minimizar esse tipo de situação, já que todos os colaboradores, inclusive você, acabarão utilizando termos mais bem definidos para a regra do negócio.
Isso ajuda também todos a conseguirem entender como o mercado trata tecnicamente cada fator, já que os sistemas de gestão adotam conceitos profissionais e que são praticados comercialmente.
Assim, as ideias como valores brutos, líquidos, conceitos de lucratividade, despesas fixas e variáveis vão ficando cada vez mais bem entendidos por todos.
7. Interligação de áreas
Quando falamos a respeito relatórios atualizados e também sobre a agilidade de processos repetitivos, temos que entender que um sistema de gestão cuida de várias coisas ao mesmo tempo.
Assim, o controle de estoque está ligado de alguma forma com as vendas, que também interferem no controle do fluxo de caixa, na emissão de notas fiscais e por aí vai.
Se você não tiver um sistema para cuidar de tudo isso de uma só vez, vai precisar gastar muito tempo para conseguir manter tudo atualizado e trabalhando em conjunto. É nessa hora que podemos ver como um sistema online realmente melhora a produtividade empresarial do seu negócio.
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