Sistema online para controle financeiro: Os erros para evitar
O empreendedor que busca aumentar os seus lucros precisa encontrar formas de conseguir gerenciar a sua empresa de uma maneira bastante eficiente. E, normalmente, o problema é que se tem muita coisa para fazer e pouco tempo disponível. Nessas horas, o correto é procurar um sistema online para o controle financeiro. Uma ferramenta que vai automatizar a rotina da empresa e trazer mais resultados. O problema, então, é como fazer para escolher bem essa solução.
Para te ajudar nessa tarefa, listamos alguns dos principais e mais frequentes erros que alguns gestores cometem. Assim você vai ficar longe dessas mancadas e vai conseguir encontrar a melhor solução para o seu negócio. Confira:
1. Avaliar somente o preço
Esse é um erro realmente muito perigoso de se cometer. Ao procurar um sistema, é necessário entender que ele vai ser utilizado todos os dias na sua empresa e que precisa oferecer o máximo de resultados possíveis.
Ele tem que ser uma ferramenta moderna e que consiga realmente facilitar a sua vida. Adotar uma ferramenta que seja pouco eficiente ou que não tenha muita utilidade prática para o seu negócio vai tomar tempo com ajustes ou retrabalho.
Pode ainda, nos piores casos, fazer com que você acabe tendo alguns controles paralelos, o que realmente não é o correto.
Ao escolher um sistema online para a gestão financeira, procure avaliar o custo sempre com relação ao que ele consegue entregar de facilidade e de resultados para a sua empresa.
2. Esquecer de avaliar o fornecedor
Assim como o seu sistema precisa ser bem avaliado para ter o máximo de compatibilidade com o seu negócio, é extremamente importante considerar quem é o fornecedor da ferramenta.
Nesse ponto, as preocupações são 2:
Experiência
A 1ª coisa é que temos que nos lembrar que ao buscar um sistema de gestão, ela deve durar o máximo possível na nossa empresa. E isso vai depender muito de quem é o fornecedor.
Fornecedores que não têm muita experiência de mercado podem, às vezes, apresentar soluções que aparentem ser bem estruturadas, mas que, na verdade, acabam pecando em aspectos técnicos que fazem o software ter um funcionamento abaixo do desejado.
Responsabilidade
A outra questão é que, além do sistema, a empresa fornecedora também precisa ser bem estruturada. Assim ela terá mais chances de manter as suas ferramentas atualizadas e operando adequadamente por muito tempo.
3. Não entender como funciona o suporte
Principalmente no início da utilização do seu sistema de gestão, você vai precisar estar em contato mais frequentemente com a empresa fornecedora. Depois dessa fase, é natural que a rotina de contatos diários vá diminuindo.
O problema é que, depois de um tempo, alguns empreendedores acabam se sentindo um pouco abandonados com um suporte mais fraco do que imaginavam. E, às vezes, o problema é que a empresa contratante não entendeu como é a prestação do serviço de suporte.
Por isso, ao avaliar um sistema online para controle financeiro do seu negócio, procure entender muito bem como será a prestação do serviço de suporte do seu futuro fornecedor.
4. Não testar a ferramenta
Como já falamos, um sistema de gestão é uma ferramenta que vai ser utilizada cotidianamente. E mesmo assim existem donos de negócios que não reservam um tempinho para testar a ferramenta.
Não cometa esse grande erro! É preciso saber (muito bem) o que se pode esperar de um bom software desse tipo. Por isso, depois de pesquisar bastante e encontrar uma opção que parece ser a mais indicada para o seu negócio, teste.
Procure conhecer o ambiente da ferramenta e a sua forma de operação. Veja se tudo isso está de acordo com o que você espera e se faz sentido junto à forma de tocar o seu empreendimento.
5. Falta de integração com outras áreas da empresa
Apesar de estarmos falando de um sistema online para controle financeiro, é preciso entender que esta ferramenta não vai cuidar exclusivamente das contas da sua empresa.
Na verdade, como o financeiro afeta e é afetado por tudo o que acontece no seu negócio, é necessário ter uma visão mais ampla. E, na maioria das vezes, o empreendedor que não consegue enxergar isso pode optar por ferramentas que sejam muito limitadas.
O melhor mesmo é buscar uma alternativa que esteja conectada a outras operações da empresa. Por exemplo:
- o controle de estoque;
- a gestão de notas fiscais eletrônicas (NF-es);
- e o setor de vendas.
Se você não tiver esse cuidado, poderá ter que buscar outras complementações para a sua gestão ou, simplesmente, ter que se contentar com um sistema pouco eficaz. E não é isso o que você deseja, certo?
6. Falta de relatórios adequados
Toda ferramenta de gestão precisa ser construída para conseguir gerar 2 tipos bem distintos de vantagem:
- o 1º foco é a questão operacional. Ela tem que dar conta de oferecer uma maneira bem dinâmica e rápida de conseguir fazer a sua empresa funcionar sem erros, atrasos ou maiores complicações no seu dia a dia;
- a 2ª preocupação de um bom sistema de gestão é que ele deve conseguir fornecer relatórios gerenciais bem estruturados. Ele tem que transformar dados de operações diárias em informações estratégicas para que a sua gestão fique mais profissional e assertiva.
Um gestor que pode contar com bons relatórios gerenciais tem muito mais condição de tomar decisões corretas, conseguir fazer a empresa lucrar mais e ter chances de ser mais competitiva no mercado.
Por isso, antes de adotar um sistema online para controle financeiro na sua empresa, tenha muito cuidado e confira se ele consegue fazer a sua rotina funcionar muito bem e se ele oferece informações qualificadas e estrategicamente organizadas para facilitar a sua vida.
Se estiver na dúvida, pesquise um pouco mais. Existem ótimas soluções no mercado.
Agora que você já sabe o que não deve fazer na hora de contratar uma ferramenta de gestão para o seu negócio, é bom também dar uma olhada em como está organizando a rotina da sua empresa.
