Inventário de estoque: 8 dicas de como fazer com eficiência!
Inventário de estoque é uma listagem para identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados na empresa, em relação à quantidade unitária e ao valor de capital correspondente a cada produto.
Saber com precisão a quantidade total de produtos disponíveis no estoque de sua empresa, bem como o valor monetário referente a cada item; e classificá-los de acordo com os diferentes tipos; é de suma importância para uma gestão organizada e um controle de estoque eficiente. É aí que entra a importância de realizar o seu inventário de estoque. Quer saber mais sobre inventário de estoque e a importância desse processo para o sucesso de sua organização? Então este artigo é para você!
- O que é inventário de estoque?
- Porque é preciso fazer um inventário?
- Quais os tipos de inventário de estoque?
- Qual a importância de contabilizar o inventário de estoque em sua empresa?
- Como fazer um inventário de estoque passo a passo?
- Sinais de que está na hora de fazer um inventário de estoque
O que é inventário de estoque?
Inventário de estoque é o processo de realizar a verificação, identificação e contabilização das mercadorias armazenadas na empresa. A empresa decide qual é a periodicidade dessa verificação. Essa decisão é baseada em diversos fatores, como: rotina operacional, custo das mercadorias, rotatividade de estoque.
É bastante comum que empresas que possuem um estoque maior ou com maior complexidade estabeleçam estratégias para realizar uma contagem com uma certa frequência ao longo do ano. Assim, é possível melhorar a confiabilidade dos dados gerados pelo processo de inventário de estoque.
Esse processo de inventário geralmente envolve a contagem de cada item individualmente e a verificação de seu código, descrição, quantidade e condição física. Os resultados do inventário são então comparados com os registros de estoque da empresa e quaisquer discrepâncias são investigadas e resolvidas.
O inventário de estoque é uma prática importante para empresas de todos os tamanhos, pois ajuda a garantir a precisão das informações do estoque e ajuda a evitar perdas financeiras decorrentes de estoques mal gerenciados.
Porque é preciso fazer um inventário?
O inventário de estoque serve para verificar se as informações armazenadas no sistema de controle de estoque estão de acordo com a quantidade real das mercadorias que estão no estoque.
Muitos empresários acabam comprando produtos em excesso ou mesmo deixam de abastecer o estoque. Isso pode acontecer justamente por possuir uma visão distorcida em relação a quantidade de cada produto.
Essas distorções podem ser causadas por erros no controle de estoque manual realizado em cadernos ou agendas. Mas, essas são falhas que podem facilmente ser evitadas realizando um inventário de estoque de forma adequada. Desta forma, existe uma correta verificação das informações armazenadas no controle de estoque.
Informação
O inventário de estoque ajuda a garantir que as informações de estoque da empresa sejam precisas e atualizadas. A contagem física de todos os itens em estoque ajuda a identificar discrepâncias entre os registros do sistema de gerenciamento de estoque e a quantidade real de produtos disponíveis.
Atendimento ao cliente
Um inventário com informações corretas e precisas é fundamental para atender às demandas dos clientes. Sem um controle de estoque adequado, a empresa pode perder vendas devido a falta de produtos em estoque ou pode incorrer em custos adicionais de armazenamento por excesso de produtos.
Redução de custos
Um inventário preciso também ajuda as empresas a gerenciar melhor os custos de estoque. Saber exatamente quantos itens estão em estoque ajuda a evitar a superestimação ou subestimação dos custos de estoque.
Além disso, o inventário também ajuda a prevenir perdas de estoque que geram gastos desnecessários. A falta de controles de estoque adequados pode resultar em roubo, perda de produtos por danos ou obsolescência. O inventário regular ajuda a identificar esses problemas e permite que as empresas tomem medidas para minimizar as perdas.
Legislação
Inconsistências de estoque podem causar problemas com autoridades fiscais. Isso porque a legislação determina que a empresa precisa prestar contas sobre seu estoque, e esse precisa ser objeto constante de revisão.
Portanto divergências podem resultar em multas e, em alguns casos, até mesmo serem interpretadas como tentativas de fraude pelo Fisco. Para evitar essas complicações, é fundamental manter um inventário de estoque atualizado e garantir que as informações registradas correspondam ao estoque real. Dessa forma, é possível minimizar os riscos de sanções fiscais e manter a integridade do negócio.
Quais os tipos de inventário de estoque?
Existem 3 diferentes tipos de inventário de estoque: o inventário de estoque cíclico, inventário de estoque perpétuo ou permanente e o inventário rotativo. Vamos falar especificamente sobre cada um deles e listar as diferenças entre estas três formas de se realizar o inventário:
Inventário de estoque cíclico
Neste método, o inventário de estoque é realizado em determinados ciclos que são definidos pela política interna da empresa. A duração de cada ciclo é definida conforme as necessidades do negócio. De uma forma geral, quanto maior for o giro de entrada e saída de mercadorias, mais curtos são estes ciclos. Já que neste caso as empresas precisam realizar uma verificação de seus produtos constantemente. Há empresas que realizam o inventário de estoque em um ciclo semanal. Já outras em um ciclo mensal, de acordo com o volume de compras e vendas.
Inventário de estoque permanente
No inventário permanente, o controle é automatizado. E os números de cada produto são atualizados continuamente após cada movimentação de entrada ou saída. O inventário de estoque permanente não precisa de um período pré definido para ser realizado. Isso porque ele faz parte da rotina organizacional da empresa. Ele é feito de uma forma contínua, a partir da atualização de cada compra ou venda. Portanto, empresas que realizam um controle manual e automatizado, terão muitas dificuldades para realizar este tipo de inventário.
Inventário de estoque rotativo
Já o inventário de estoque rotativo é realizado separadamente. Conforme os diferentes tipos de produtos da empresa. A vantagem desse tipo de inventário é que cada grupo de produtos pode ser contabilizado em diferentes períodos. De acordo com a rotatividade de cada um deles no estoque.
Inventário periódico
Esse tipo de inventário não é realizado de maneira rotineira, mas sim no final de um período.
Ou seja, ele possibilita uma certa flexibilidade para a empresa de conduzi-lo em momentos que coincidam com o fechamento de períodos fiscais, como no final de cada mês, trimestralmente ou em qualquer outro intervalo que o gestor julgar conveniente para a operação.
Trata-se de uma opção altamente recomendável para empresas de pequeno porte que buscam manter seus níveis de estoque baixos e se antecipar para atender à previsão de demanda. A maior vantagem desse modelo é ter um acompanhamento constante da situação do estoque, o que facilita a realização do inventário geral posteriormente.
Inventário dinâmico
O inventário dinâmico, ou parcial, é uma verificação de apenas uma parte específica, previamente definida, das mercadorias.
Empresas de grande porte, com estoques mais amplos e diversificados, geralmente adotam o método de avaliação por inventário rotativo. Isso porque esse método tem vantagens para empresas desse tipo, como a possibilidade de configurar cada inventário de forma personalizada e reduzir a perda de mercadorias, já que o levantamento de cada item ocorre individualmente, como no caso dos produtos alimentícios.
Inventário geral
É a contagem de todos os itens que a empresa possui. Geralmente tem o objetivo de fazer a contabilização não só do estoque, mas também de todo ativo permanente da empresa, como móveis, maquinários, ferramentas, imóveis, e tudo mais que seja utilizado na operação.
Na realização do inventário geral, por se tratar de um processo complexo e que envolve toda a empresa, geralmente é necessário paralisar as atividades produtivas e comerciais. Por isso, o ideal é que ele seja realizado em períodos de menor demanda. Outra estratégia é realizar esse processo de inventário dividido por setores, para que assim não seja necessário para toda a empresa.
Qual a importância de contabilizar o inventário de estoque em sua empresa?
O inventário de estoque é essencial para facilitar o trabalho dos vendedores no processo de atendimento ao cliente. Ele facilita o equilíbrio de seu estoque, evitando a falta ou excesso de produtos. Dessa forma, isso ajuda a empresa a reduzir custos e também a evitar possíveis desperdícios e não perder oportunidades de venda. Com um inventário bem contabilizado e estruturado, sua equipe de vendas terá muito mais facilidade. Principalmente para informar aos clientes os itens disponíveis para comercialização e suas respectivas quantidades unitárias. É uma situação desagradável quando o vendedor deixa de atender o cliente para verificar a disponibilidade de um produto, não é mesmo?
A contabilização do inventário de estoque também é de extrema importância para identificar situações de furto ou extravio de seus produtos. Algumas dessas situações podem passar despercebidas em um primeiro momento sem a realização do inventário.
Além disso, um inventário de estoque bem elaborado evita problemas com a legislação que podem ser decorrentes de incoerências na contabilidade da empresa.
Como fazer um inventário de estoque passo a passo?
Para colocar em prática este processo, é preciso ter conhecimento de alguns padrões técnicos que envolvem a execução de um inventário de estoque. É preciso primeiramente uma boa comunicação interna, de forma a alinhar toda a equipe em torno do inventário. Em seguida, é necessário a elaboração de um plano de ação para cada etapa do processo, que pode ser ajustado futuramente de acordo com as necessidades. Somente após essas duas etapas, o inventário de estoque deve efetivamente ser colocado em prática. Veja 8 dicas de como realizar o inventário de estoque de uma forma eficiente:
1. Defina o tipo de inventário de estoque
Permanente, cíclico ou rotativo? Definir o tipo de inventário que será realizado é essencial para manter este processo padronizado em sua empresa. Para escolher o melhor tipo de inventário de estoque, o ideal é analisar as questões técnicas logísticas da sua empresa e assim avaliar a melhor opção.
2. Escolha a data ideal para contabilizar o inventário
O melhor é contabilizar o seu inventário de estoque em dias de pouco movimento na empresa. Feriados e finais de semana, por exemplo, são datas ideais, já que nestes dias dependendo do seu negócio, não haverá rotatividade de entrada e saída de produtos e sendo assim, o inventário poderá ser contabilizado de uma forma estável e facilitada.
3. Classifique os seus produtos
Separar os seus produtos em diferentes grupos de acordo com as suas respectivas características é de suma importância para manter o seu estoque organizado e facilitar a realização do inventário.
4. Tenha um código de barras para cada produto
A partir dos códigos de barras, torna-se muito mais fácil identificar cada produto disponível em seu estoque. Os códigos de barra permitem a verificação da trajetória de cada produto até efetivamente ser armazenado, reduzindo consideravelmente a ocorrência de erros no inventário de estoque.
5. Realize a contagem de estoque
A contagem de estoque é certamente uma das etapas mais trabalhosas e também uma das mais importantes do inventário. É importante também fazer a recontagem para verificar que a quantidade de estoque realmente está exata. Após a contagem, é necessário fazer uma cópia de segurança dos números obtidos, para que não se perca nenhum dado.
6. Atualize o inventário constantemente
Não esqueça de atualizar o estoque a cada nova movimentação de entrada ou saída de um produto. Caso contrário, você terá uma visão totalmente distorcida da sua quantidade de estoque. Um simples esquecimento pode comprometer todo este processo.
7. Faça o endereçamento da loja
O endereçamento é essencial para uma correta localização de todas as prateleiras dentro da loja, o que facilita significativamente o trabalho dos contadores de estoque.
8. Utilize um software de gestão empresarial
Contar com o auxílio da tecnologia proporcionada por um software de gestão empresarial na realização do inventário de estoque da sua empresa, traz uma grande agilidade e praticidade, a medida em que essa ferramenta automatiza a sua quantidade de estoque a cada novo registro de compra ou venda, economizando tempo neste processo.
Essa ferramenta também possibilita a análise de todos os seus produtos por histórico de movimentação em cada período, além da geração de diversos relatórios de controle de estoque, como estoque mínimo e curva ABC de produtos, a qual indica os produtos responsáveis pelo maior faturamento e maior volume de vendas da sua empresa, dentre outros importantes relatórios gerenciais.
Sinais de que está na hora de fazer um inventário de estoque
Apesar da necessidade de estabelecer uma periodicidade para a realização do inventário de estoque, é possível que existam alguns sinais de que a empresa precisa fazer uma verificação das suas mercadorias estocadas em caráter de urgência.
Produtos Extraviados Com Frequência
É normal ocorrerem perdas esporádicas de matérias primas e alguns produtos, e isso pode estar até previsto dentro da operação de algumas empresas dependendo dos tipos de produtos que são vendidos.
Porém quando isso passa a acontecer com muita frequência pode significar algum problema. Pode até mesmo não estar acontecendo por atos de má fé, mas talvez algum problema de desorganização e má gestão. Por isso, esse é um indicativo de uma possível necessidade de fazer um inventário.
Aumento do número de devoluções
Se os clientes estão devolvendo produtos com frequência, pode ser um sinal de que o estoque está desatualizado, o que pode levar a erros na contagem de estoque e na disponibilidade de produtos para venda.
Ao realizar um inventário, a empresa pode identificar as discrepâncias entre o estoque contábil e o estoque físico e, assim, corrigir quaisquer problemas de contagem ou registro. Isso ajuda a garantir que os produtos estejam disponíveis para venda e que a empresa possa atender às demandas dos clientes sem problemas.
Além disso, o inventário também ajuda a empresa a identificar quais produtos os clientes têm maior possibilidade de devolver, o que permite que a empresa tome medidas para reduzir o número de devoluções e melhorar a satisfação do cliente. Em resumo, um aumento no número de devoluções pode ser um indicativo da necessidade de realizar um inventário de estoque para garantir a disponibilidade de produtos e melhorar a eficiência da empresa.
Mercadorias paradas
É possível que existam mercadorias ou matérias primas dentro do estoque que não possuam rotatividade, isso pode acontecer devido a excesso de compras ou produtos que realmente não tenham demanda.
Nesses casos um inventário é útil para saber qual é a rotatividade dos itens do estoque e assim possa ser possível tomar decisões que eliminem custos desnecessários com estoque encalhado.
Falta de espaço
A falta de espaço no local de armazenamento pode ser um indicativo da necessidade de realizar um inventário de estoque por algumas razões.
Primeiro, pode indicar que a empresa está armazenando muitos produtos em excesso, o que pode ser sinal de que há problemas na gestão de estoque. Ao realizar um inventário, a empresa pode identificar quais produtos estão em excesso e podem ser vendidos ou descartados para liberar espaço e otimizar a gestão de estoque.
Também, a falta de espaço pode indicar que há produtos que não estão sendo contabilizados corretamente no estoque, o que pode levar a erros na disponibilidade de produtos para venda e na tomada de decisões de compra. Ao realizar um inventário, a empresa pode identificar os produtos que não estão sendo contabilizados corretamente e corrigir esses erros.
Além disso, a falta de espaço pode indicar que a empresa precisa expandir sua capacidade de armazenamento para atender à demanda dos clientes. No momento em que realiza uma contabilização do estoque, a empresa pode identificar quais produtos têm maior demanda e ajustar sua capacidade de armazenamento para atender a essa demanda.
Variações nos custos
Variações de custos foram do comum ou acima do que é esperado podem indicar que há problemas com a gestão de estoque, como a contabilização incorreta de custos de produtos ou o uso de preços desatualizados. O processo de inventário ajuda a encontrar esses custos incorretos e corrigir esses erros para melhorar a precisão dos custos de estoque e reduzir as variações de custos.
Além disso, variações de custos podem indicar que há problemas com a qualidade dos produtos ou com a forma como eles são armazenados, o que pode levar a perdas ou desperdícios. Portanto, isso pode mostrar uma necessidade de identificar produtos que têm problemas de qualidade ou que estão sendo armazenados incorretamente para então tomar medidas para melhorar a qualidade e reduzir as perdas.
Por último, custos acima do normal podem indicar problemas com os fornecedores, como a entrega de produtos incorretos ou a cobrança de preços incorretos. Realizar um inventário permite que a empresa identifique discrepâncias entre o estoque contábil e o estoque físico, possibilitando a solução de eventuais problemas com fornecedores, como a troca de produtos ou a negociação de preços.
Dica: utilize um software para fazer o inventário de estoque
Além de realizar a contabilização de estoque, é preciso registrar essas informações em um sistema que tenha capacidade de atualizar de forma automática os saldos de estoque. Isso porque quando se trabalha com muitas informações é fácil se perder nos cálculos constantes de entradas e saídas de itens no estoque.
Por isso, utilizar a tecnologia como aliada nesse processo é de fato a melhor opção.
O eGestor é um sistema de gestão empresarial totalmente online e simples de utilizar. Ele pode auxiliar muito no processo de inventário de estoque. Além de ser possível fazer o seu controle financeiro, registrar as compras e vendas, emitir uma série de relatórios gerenciais, gerar boletos e notas fiscais eletrônicas para seus clientes e muito mais!
