5 dicas para ter sucesso ao escolher um sistema de gestão no seu negócio
A rotina de uma empresa, independentemente do ramo de atuação, não é nada fácil. São muitos processos que devem ser feitos diariamente. Nas organizações de grande porte, esses processos devem ser mais controlados ainda. Mas, muitas vezes, o empreendedor não está atento a eles, o que demanda um grande número de funcionários para supri-los.
Lidar com todos os detalhes relativos às finanças da empresa, como contas a receber e pagar, por exemplo; enviar documentos e dados ao contador; monitorar, repor estoques e compras; monitorar os processos operacionais; gerar e analisar relatórios; controlar o fluxo de caixa; emitir notas fiscais; são algumas das inúmeras atividades que uma empresa precisa executar frequentemente.
Dessa forma, vemos que o tempo gasto para executar essas tarefas burocráticas é muito grande. E não importa quem a faça, isso os desfoca de ações mais estratégias e analíticas necessárias para a empresa. Além disso, a probabilidade de algum item passar desapercebido, por conta do volume de dados e trabalho, ou de algum outro erro humano acontecer, é grande. Isso pode vir a prejudicar toda uma linha de trabalho e controle da empresa.
Todas essas atividades, entre outras não citadas, podem ser otimizadas através do processo de automação. E, para isso, escolher um sistema de gestão para o seu negócio se faz necessário. Com ele, a empresa otimiza essas atividades mais “mecanizadas”, oferece uma visão melhor sobre o seu negócio através de gráficos e análises prontas. Além disso, possibilita uma economia financeira considerável.
O tecnologia do sistema de gestão é bastante simples de ser compreendida. Mas, como existem diversas opções de softwares de gestão empresarial disponíveis, muitas vezes a escolha da melhor opção fica difícil. Por isso, separamos algumas dicas que servirão para te guiar!
Tipos de softwares de gestão
Antes de escolher um sistema de gestão empresarial, é preciso conhecer os tipos que existem atualmente no mercado.
Esses variam de acordo com o porte, segmento e necessidades da empresa. Os principais são:
- Enterprise Resource Planning (ERP): Tem como tradução sistema integrado de gestão empresarial. Esse é o sistema mais usado pelas empresas e é bastante útil no setor financeiro. Seu maior destaque está relacionado aos recursos gerenciados, que asseguram a melhoria do controle fiscal, financeiro e contábil do negócio. Além disso, auxilia no controle do estoque e gera relatórios práticos. A solução também é disponível em nuvem, o que garante maior segurança para os dados lançados no sistema.
- Business Process Management (BPM): No português: gerenciamento de processos de negócio. Sistematiza processos organizacionais, através da coleta e organização de informações. Esse software reúne dados sobre a execução de atividades rotineiras da empresa, o que permite visualizar melhor o fluxo de trabalho e, posteriormente, possíveis gargalos.
- Customer Relationship Management (CRM): Pode ser traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Esse software é focado nos dados dos clientes da empresa. Ele trabalha para reunir o máximo de informações dos clientes, a fim de criar estratégias para atração e retenção dos mesmos.
Em meio a essas opções, diversas empresas oferecem diferentes softwares, com promessas de desempenho e diversos tipos de funcionalidades. Leve em conta alguns fatores para não errar na escolha:
Pense na necessidade da empresa
Podemos observar que a escolha de um bom sistema de gestão empresarial começa com a percepção da empresa em relação às suas necessidades. Não adianta nada contratar um software de gestão CRM, se o principal desafio da sua empresa está relacionado ao financeiro.
Por isso, pense junto com a sua equipe. Baseie-se em dados e percepções cotidianas, o que ela mais precisa aprimorar e agilizar em seu dia a dia. Pense em quais são os setores mais deficientes, as tarefas que necessitam de mais agilidade. E, sempre tenha em mente o quanto pode gastar para investir em um sistema como esse.
Pesquise
Antes de sair para o mercado, a fim de escolher um sistema de gestão, pesquise muito bem. Pesquise as empresas que oferecem esse tipo de serviço, a reputação das mesmas, a avaliação dos usuários do sistema. Veja se realmente essa será a opção mais indicada para a demanda da sua empresa.
Opte pela praticidade
Na hora de partir para a escolha, opte sempre por softwares simples e práticos. O ideal são os programas que podem ser usados intuitivamente. Isso, porque um sistema de gestão empresarial tem como intuito facilitar e agilizar o cotidiano da empresa, e não confundir.
De nada adianta o sistema ter diversas funções e opções, se o mesmo é difícil de ser compreendido e manuseado pelos funcionários. Dessa forma, nada irá ser aprimorado, mas ao contrário, tornará tudo ainda mais moroso. Quando muito complexos, a usabilidade gera até mesmo resistência por parte da equipe.
Além disso, é importante considerar sistemas que integrem departamentos. Afinal, diante de qualquer tomada de decisão, as informações gerenciais estarão acessíveis para serem analisadas.
Mobilidade
O aumento do uso da internet, através de smartphones, tablets, entre outros dispositivos móveis, fez com que as empresas expandissem suas operações e atividades para fora da empresa. Um bom software de gestão deve acompanhar essa tendência, proporcionando mobilidade.
Por isso, avalie se o sistema tem capacidade para funcionar em dispositivos móveis, e se consegue integrar informações tanto fora, como dentro da empresa em tempo real. Isso facilita negociações e dinamiza a tomada de decisão.
Analise o suporte
Como em qualquer tecnologia, falhas podem acontecer. Por isso, um software que ofereça um bom suporte quando necessário, é essencial. Se o sistema parar de funcionar ou tiver um sério problema, é preciso que este seja resolvido rapidamente, para não afetar as operações da empresa.
Realize testes
Antes de começar a usar no dia a dia da empresa, faça testes do software. Isso permitirá que você tenha um feedback em relação à usabilidade do sistema, as funcionalidade positivas e negativas, a aderência da equipe ao software e como ele poderá ser útil no cotidiano.
Através de um período de testes, será possível mensurar as principais funções que o sistema deve lhe oferecer:
- diminuição do tempo gasto com operações básicas;
- redução de custos;
- eliminação de retrabalhos;
- aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e, consequentemente, da competitividade no mercado.
