5 dicas para ter sucesso ao escolher um sistema de gestão no seu negócio

A rotina de uma empresa, independentemente do ramo de atuação, não é nada fácil. São muitos processos que devem ser feitos diariamente. Nas organizações de grande porte, esses processos devem ser mais controlados ainda. Mas, muitas vezes, o empreendedor não está atento a eles, o que demanda um grande número de funcionários para supri-los.

Lidar com todos os detalhes relativos às finanças da empresa, como contas a receber e pagar, por exemplo; enviar documentos e dados ao contador; monitorar, repor estoques e compras; monitorar os processos operacionais; gerar e analisar relatórios; controlar o fluxo de caixa; emitir notas fiscais; são algumas das inúmeras atividades que uma empresa precisa executar frequentemente.

Dessa forma, vemos que o tempo gasto para executar essas tarefas burocráticas é muito grande. E não importa quem a faça, isso os desfoca de ações mais estratégias e analíticas necessárias para a empresa. Além disso, a probabilidade de algum item passar desapercebido, por conta do volume de dados e trabalho, ou de algum outro erro humano acontecer, é grande. Isso pode vir a prejudicar toda uma linha de trabalho e controle da empresa.

Todas essas atividades, entre outras não citadas, podem ser otimizadas através do processo de automação. E, para isso, escolher um sistema de gestão para o seu negócio se faz necessário. Com ele, a empresa otimiza essas atividades mais “mecanizadas”, oferece uma visão melhor sobre o seu negócio através de gráficos e análises prontas. Além disso, possibilita uma economia financeira considerável.

O tecnologia do sistema de gestão é bastante simples de ser compreendida. Mas, como existem diversas opções de softwares de gestão empresarial disponíveis, muitas vezes a escolha da melhor opção fica difícil. Por isso, separamos algumas dicas que servirão para te guiar!

Tipos de softwares de gestão

Antes de escolher um sistema de gestão para sua empresa, é preciso conhecer os tipos que existem atualmente no mercado. Esses variam de acordo com o porte, segmento e necessidades da empresa. Os principais são:

  • Enterprise Resource Planning (ERP): Tem como tradução sistema integrado de gestão empresarial. Esse é o sistema mais usado pelas empresas e é bastante útil no setor financeiro. Seu maior destaque está relacionado aos recursos gerenciados, que asseguram a melhoria do controle fiscal, financeiro e contábil do negócio. Além disso, auxilia no controle do estoque e gera relatórios práticos. A solução também é disponível em nuvem, o que garante maior segurança para os dados lançados no sistema.
  • Business Process Management (BPM): No português: gerenciamento de processos de negócio. Sistematiza processos organizacionais, através da coleta e organização de informações. Esse software reúne dados sobre a execução de atividades rotineiras da empresa, o que permite visualizar melhor o fluxo de trabalho e, posteriormente, possíveis gargalos.
  • Customer Relationship Management (CRM): Pode ser traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Esse software é focado nos dados dos clientes da empresa. Ele trabalha para reunir o máximo de informações dos clientes, a fim de criar estratégias para atração e retenção dos mesmos.

Em meio a essas opções, diversas empresas oferecem diferentes softwares, com promessas de desempenho e diversos tipos de funcionalidades. Leve em conta alguns fatores para não errar na escolha:

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Pense na necessidade da empresa

Podemos observar que a escolha de um bom sistema de gestão empresarial começa com a percepção da empresa em relação às suas necessidades. Não adianta nada contratar um software de gestão CRM, se o principal desafio da sua empresa está relacionado ao financeiro.

Por isso, pense junto com a sua equipe. Baseie-se em dados e percepções cotidianas, o que ela mais precisa aprimorar e agilizar em seu dia a dia. Pense em quais são os setores mais deficientes, as tarefas que necessitam de mais agilidade. E, sempre tenha em mente o quanto pode gastar para investir em um sistema como esse.

Pesquise

Antes de sair para o mercado, a fim de escolher um sistema de gestão, pesquise muito bem. Pesquise as empresas que oferecem esse tipo de serviço, a reputação das mesmas, a avaliação dos usuários do sistema. Veja se realmente essa será a opção mais indicada para a demanda da sua empresa.

Opte pela praticidade

Na hora de partir para a escolha, opte sempre por softwares simples e práticos. O ideal são os programas que podem ser usados intuitivamente. Isso, porque um sistema de gestão empresarial tem como intuito facilitar e agilizar o cotidiano da empresa, e não confundir.

De nada adianta o sistema ter diversas funções e opções, se o mesmo é difícil de ser compreendido e manuseado pelos funcionários. Dessa forma, nada irá ser aprimorado, mas ao contrário, tornará tudo ainda mais moroso. Quando muito complexos, a usabilidade gera até mesmo resistência por parte da equipe.

Além disso, é importante considerar sistemas que integrem departamentos. Afinal, diante de qualquer tomada de decisão, as informações gerenciais estarão acessíveis para serem analisadas.

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Mobilidade

O aumento do uso da internet, através de smartphones, tablets, entre outros dispositivos móveis, fez com que as empresas expandissem suas operações e atividades para fora da empresa. Um bom software de gestão deve acompanhar essa tendência, proporcionando mobilidade.

Por isso, avalie se o sistema tem capacidade para funcionar em dispositivos móveis, e se consegue integrar informações tanto fora, como dentro da empresa em tempo real. Isso facilita negociações e dinamiza a tomada de decisão.

Analise o suporte

Como em qualquer tecnologia, falhas podem acontecer. Por isso, um software que ofereça um bom suporte quando necessário, é essencial. Se o sistema parar de funcionar ou tiver um sério problema, é preciso que este seja resolvido rapidamente, para não afetar as operações da empresa.

Realize testes

Antes de começar a usar no dia a dia da empresa, faça testes do software. Isso permitirá que você tenha um feedback em relação à usabilidade do sistema, as funcionalidade positivas e negativas, a aderência da equipe ao software e como ele poderá ser útil no cotidiano.

Através de um período de testes, será possível mensurar as principais funções que o sistema deve lhe oferecer:

  • diminuição do tempo gasto com operações básicas;
  • redução de custos;
  • eliminação de retrabalhos;
  • aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e, consequentemente, da competitividade no mercado.

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Escrito por eGestor
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