Substituição Tributária: O que é e como funciona?

por Rafaela Konze | 15/02/2020 | Contabilidade, Controle Financeiro, Nota Fiscal Eletrônica

O que é substituição tributária?

O regime de Substituição Tributária (ST) é uma forma de contribuição que está prevista na Constituição Federal de 1988, no Artigo 150, §7°. Ela consiste, basicamente, na retenção antecipada do ICMS referente às operações subsequentes que existem no caminho dos produtos da fábrica até o consumidor final. Antes que falemos mais especificamente sobre os detalhes da substituição tributária, é importante conceituar algumas palavras que serão bastante utilizadas neste texto.

Conceitos

• ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. É um tributo de destinação estadual que é aplicado sobre aplicações de venda e transporte e prestação de serviços.
• ICMS-ST – É a parte do imposto referente à Substituição Tributária, retida ainda na primeira etapa do caminho da mercadoria ou serviço até o consumidor final.
• Substituto – É o contribuinte que fará a retenção antecipada do tributo e o subsequente pagamento à Receita.
• Substituído – É o contribuinte que recebe a mercadoria cujo imposto já está retido e pago.
• MVA – Margem de Valor Agregado. É o índice de lucro que cada um dos agentes obteve em uma determinada operação. Se um revendedor compra certa mercadoria por R$ 100 e a revende por R$ 150, a MVA é de 50%.
• Contribuinte do ICMS – Todo agente que realize operações de cunho comercial de mercadorias e serviços está sujeito ao pagamento do ICMS, seja por incidência direta ou por Substituição Tributária.

Como funcionava antes de ser estabelecida a Substituição Tributária

Até que chegue ao consumidor final, os produtos passam por diversas etapas e caminhos. Depois de serem postos à disposição pelo produtor ou importador, os produtos são normalmente comprados por atacadistas. Logo após adquirirem, eles revendem a distribuidores, que fazem a revenda para os comerciantes varejistas, que realizam a venda final ao consumidor. Além disso, para cada uma destas etapas, ainda existem outras empresas que fazem o transporte ou o condicionamento destas mercadorias. Sobre todas essas revendas e transportes, incide o ICMS.

Antes do regime de Substituição Tributária, o ICMS era cobrado de cada uma destas operações e transportes de forma individual e sobre cada um dos contribuintes. Ou seja, neste processo, o importador/produtor, o atacadista, o distribuidor e o varejista e as respectivas transportadoras ou outras prestadoras de serviço faziam regularmente e individualmente o repasse do imposto à Receita.

Qual é o “problema” disso? Com a incidência e o pagamento individual de cada contribuinte, todas as operações geraram um número extremamente alto de notas para a análise dos fiscais da receita, o que faria com que a retenção da receita estivesse mais sujeita a erros. Em um esforço de deixar esse processo mais agilizado, o Governo decidiu criar o regime de Substituição Tributária.

E como funciona a Substituição Tributária?

Como dito no início do texto, a Substituição Tributária consiste na retenção antecipada das operações subsequentes e, basicamente, é isso mesmo! Mas vamos explicar com outras palavras para facilitar a compreensão.

No regime citado no parágrafo anterior, vimos que a Receita cobra de cada um dos agentes por cada uma das operações realizadas de venda ou transporte. A diferença no regime de Substituição Tributária é que a receita cobra apenas do primeiro contribuinte envolvido neste processo, o que, no exemplo hipotético citado anterior, seria o produtor ou o importador. Este contribuinte que realiza o pagamento passa a ser, portanto, o substituto tributário que faz o pagamento dos impostos por todos os outros envolvidos. Os demais agentes são os substituídos.

Mas perceba: este substituto realiza apenas a retenção e o repasse do tributo referente às operações subsequentes (que agora passam a se chamar de fatos geradores), mas ele não arca com esta tributação. Como o ICMS incide normalmente sobre as operações, com mudanças apenas na retenção e no pagamento à receita, todos os envolvidos no processo ainda pagam o ICMS.

Mas como isso acontece?

É simples! O substituto, ao vender a mercadoria aos substituídos, inclui na nota fiscal o valor referente à alíquota da Substituição Tributária. Ou seja, quando faz a venda, ele coloca na NF o ICMS referente àquela venda mais o ICMS-ST referente aos processos subsequentes, para que cada um dos substituídos paguem pelo imposto que será entregue à receita.

Sendo assim, podemos concluir que o ICMS-ST é um imposto de cobrança adiantado, certo? Sim. Desta forma, é possível que o imposto seja arrecadado mesmo que o fato gerador não aconteça. Quando ocorre essa situação em que, por alguma razão, alguma venda, transporte ou outro serviço que foi cobrado no ICMS acaba por não acontecer, a Receita faz a restituição integral da porcentagem do imposto relativa àquela operação não existente.

Quais são os tipos de substituição tributária

Para frente

A substituição para frente é quando o substituto — uma indústria ou importadora, por exemplo — paga o ICMS pelos que a frente farão o produto circular. É a forma de substituição mais comum, na qual nos baseamos acima para explicar o que é a ST.

Por diferimento

Também chamado de para trás; quando ocorre a substituição dessa forma, é o último envolvido na cadeia de circulação do produto quem paga o ICMS. É referente a todas as operações fiscais que a mercadoria gerou enquanto circulava.

Concomitante

O funcionamento concomitante é o mais complexo. Ele ocorre quando uma empresa se obriga a ser substituta do pagamento de ICMS por conta de outro agente que gere o imposto em uma atividade, mas não consiga recolhê-lo.

Por exemplo, se uma pessoa física autônoma transportar produtos entre cidades, estará desenvolvendo uma atividade tributada por ICMS. Porém, não sendo pessoa jurídica e nem tendo CNPJ e inscrição estadual, não conseguirá ser tributada por ele.

Então, cada empresa que contratar seus serviços será obrigada a substitui-lo no pagamento do imposto sobre a prestação. Daí o termo “concomitante”, pois o substituto passa a ser obrigado por participar na prestação, como vimos no exemplo.

Métodos para o cálculo do ICMS em Substituição Tributária

O cálculo para o ICMS em Substituição Tributária segue regras definidas pela legislação, e a alíquota varia de acordo com o tipo e o porte dos empreendimentos, levando em conta também o tipo de operação realizada para se estabelecer a quantidade de imposto retido para cada fato gerador.

Como calcular a substituição tributária?

Para que você entenda mais facilmente, vamos utilizar um valor de base de cálculo do ICMS de R$ 1.000. O número, além do valor do produto, contém já seguro, valor de frete e a dedução de um possível desconto.

Ou seja, a base do ICMS da nota nem sempre é somente o preço das mercadorias vendidas.

1. Calcular o ICMS da nota fiscal

Supondo que estamos emitindo um documento fiscal em um estado no qual a alíquota interna é 18% sobre a base, temos um ICMS de R$ 180.

2. Calcular a base de cálculo do ICMS ST

Para a segunda base de cálculo do processo, utilizamos a primeira, do ICMS comum, e a margem de valor agregado. Essa margem é o percentual de lucro estimado, conforme o órgão de fiscalização tributária do produto em questão.

E a fórmula é a seguinte, utilizando 20% de exemplo para a margem agregada:

base de cálculo do ICMS com IPI x (1+(margem÷100));

1100 x (1+(25÷100));

1100 x 1,25 = R$1.375, que é a base de cálculo da ST.

É importante atentar ao fato de que na segunda etapa do cálculo deve-se incluir o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) da mercadoria que consta na nota, bastando somá-lo na base de cálculo do ICMS.

3. Calcular a substituição tributária

A terceira e última parte é:

(Valor base da ST x (alíquota de ICMS do estado÷100)) – ICMS comum da nota;

(1.375 x (18÷100)) – 180;

(1.375 x 0,18) – 180;

247,5 – 180 = R$ 67,5, que é a substituição tributária a ser paga.

Quando o substituto faz parte do Simples Nacional

1 – Na fórmula de estabelecimento do ICMS – Substituição Tributária será inserida à alíquota própria do produto no Estado de destino da mercadoria. O total resultante desta soma contempla o ICMS-ST total aplicado sobre a operação do substituto, sobre o qual deverá ser subtraído o ICMS da sua própria operação;

2- Nos “fatos geradores” feitos por empresas alocadas no regime normal de tributação, o ICMS próprio da operação é grifado em seu respectivo campo na nota fiscal. Porém, este grifo não se aplica aos contribuintes inscritos no Simples Nacional e, por esta razão, apenas para calcular a retenção de recursos, o ICMS da operação deverá ser equacionado utilizando-se a alíquota para operação pelos contribuintes englobados pelo regime normal de cobrança de impostos sobre o total do valor da operação.

Desta forma, o valor encontrado em “1” será subtraído do valor encontrado em “2”. A diferença entre estas duas quantias será o ICMS de substituição tributária.

Quando o substituto não está contemplado no Simples Nacional

Para as empresas que atuam sob o regime normal de tributação, não há segredo. Calcula-se o ICMS-Substituição Tributária através da alíquota própria do produto no estado de destino da mercadoria. Calcula-se, da mesma forma, o ICMS próprio da operação sobre o produto. Subtrai-se a primeira da segunda, e essa diferença é o ICMS-ST para aquela retenção da substituição tributária.

A fórmula para a base de cálculo do ICMS-ST

O cálculo do tributo em substituição tributária será realizado através da soma dos seguintes fatores:

o valor da operação ou da prestação de serviço realizada pelo substituído ou pelo substituto, mais a quantia total de frete, seguros e outros serviços cujos encargos são cobrados e tributados dos substitutos ou substituídos. Soma-se ainda ainda a margem de valor agregado, incluindo o lucro, determinada pelo sistema ST de cada estado.

Para que se calcule a Margem de Valor Agregado ajustada (MVA Ajustada), existe uma fórmula específica, descrita e legendada a seguir:

MVA Ajustada = [(1+MVA-ST inicial) x (1- Alq inter) / (1- Alq intra)] -1

Legenda:

• MVA-ST inicial: Margem de Valor Agregado de acordo com a legislação do estado de destino para operações internas tributadas.
• Alq inter – coeficiente da alíquota interestadual que se aplica à operação
• Alq intra – coeficiente da alíquota interestadual aplicada à operação

Ainda existem outras fórmulas para a base de cálculo da Substituição Tributária no ICMS, dentre elas, o valor estabelecido pelo próprio estado de destino da mercadoria onde haja preço final ao consumidor máximo ou único definido por órgão competente, como os cigarros, por exemplo. Quando o preço único ou máximo é definido por fabricantes, o índice de incidência do imposto também será definido pela legislação do estado de destino.

Assim, quando não há limitação ou equivalência do preço praticado por comerciantes e fornecedores, a legislação deve fazer a média ponderada dos preços aplicados ao consumidor final e estabelecer a base de cálculo sobre esta média.

Quando não há retenção do ICMS por parte do substituto

Quando há a aquisição de produtos ou serviços sobre os quais incide tributação, mas, por alguma razão, o substituto não realizou a retenção dos impostos, cabe ao comprador realizar a antecipação da tributação no momento da entrada da mercadoria. Saiba como proceder:

Nos casos em que o fornecedor não for enquadrado no Simples Nacional – Estabeleça a base de cálculo do ICMS de acordo com a legislação tributária do estado específica para o produto e para a operação. Deste montante, deduza a quantia de tributo destacada na Nota Fiscal relativa à operação anterior. O resultado deste cálculo é o ICMS-ST que deve ser retido e pago à Receita.

Quando o fornecedor for matriculado no regime Simples Nacional – Deve-se realizar o resultado da dedução do ICMS total menos ICMS da própria operação. Este valor deve ser antecipado e recolhido no momento de entrada para a contribuição à Receita.

Se algum dos envolvidos na operação fizer um cálculo incorreto do ICMS e das respectivas Substituições Tributárias, cabe ao agente que realiza a aquisição realizar a apuração e a correção dos valores para antecipar a retenção dos tributos observando a legislação dos impostos.

Prazo para o recolhimento

O recolhimento do ICMS-ST deve ser feito pelo contribuinte estabelecido de acordo com cada processo e cada operação, nos termos da lei. Vale ressaltar que o recolhimento para o ICMS em Substituição Tributária é realizado à parte em relação a outros tributos. O prazo para o recolhimento varia de acordo com a legislação específica de cada estado, considerando-se que o ICMS é um imposto de aplicação e fiscalização estadual.

Para o recolhimento dos impostos, o contribuinte preenche uma Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE). Esta guia possui 25 campos de detalhamento para os dados. Os campos são os seguintes, respectivamente:

Código da Unidade Federativa favorecida (UF); código da Receita; CNPJ ou CPF do contribuinte; número do documento da origem; período de referência ou número da parcela; valor principal; atualização monetária; juros; multa; total a recolher; reservado para UF’s; microfilme; UF favorecida; data de vencimento; número de protocolo; nome, firma ou razão social; inscrição estadual; endereço completo; município, UF do contribuinte; CEP; DDD/telefone; informações complementares; autenticação e código de barras.

O prazo de recolhimento difere para cada estado da federação. No Rio de Janeiro, por exemplo, é até o dia 9 do mês subsequente ao fato gerador. Já em São Paulo, é no último dia útil da primeira quinzena do mês subsequente ao fato gerador ou até para o dia 20 quando os contribuintes não se incluem no Simples Nacional. Em Minas, Santa Catarina, Espírito Santo, Paraná e Brasília, os prazos são semelhantes ao do Rio.

Situações em que não se aplica a Substituição Tributária

Para algumas situações e operações não é possível realizar a aplicação da Substituição Tributária para o ICMS. Segue resumo:

•  Saída de mercadoria de importador ou industrial com destino a outro contribuinte de tipo substituto do mesmo tipo de produto. Para alguns estados, a legislação estabelece que “mesmos produtos são apenas aqueles de mesma marca”.
•  Retirada de mercadoria para outra empresa substituta que não seja um estabelecimento varejista daquela mercadoria.
•  Saída de mercadoria de estabelecimento substituto para outra empresa que fará a industrialização da mercadoria para o destinatário.
•  Retirada para estado de destino onde o regime de ST só se aplique a operações internas.
•  Saída de mercadoria com rumo interestadual em casos em que exista convênio com o produto entre ambos os estados envolvidos.
•  Saída de produto em rumo interestadual para estado de destino em que não haja protocolo de substituição tributária
•  Regime de substituição tributária não se aplica aos seguintes produtos: bebidas não alcoólicas, produtos lácteos, massas alimentícias, carnes, cereais, chocolates e suas preparações, produtos para a indústria de padaria, biscoitos e bolachas, vegetais, molhos e suas preparações, cerâmicas, telhas e suas preparações, detergentes produzidos em pequena escala industrial por estabelecimento matriculado no simples nacional com rendimento bruto anual inferior a R$ 180 mil.

A substituição tributária também não será aplicada nas seguintes hipóteses: transferência de produtor ou importador para outro estabelecimento pertencente à mesma pessoa jurídica, exceto estabelecimentos varejistas; operações de estabelecimentos industriais voltadas à industrialização de matérias-primas, produtos intermediários ou ainda produtos para embalagem; operações cujo destinatário seja passivo de ST de mesma mercadoria.

Específico para o estado de São Paulo: operações de estabelecimentos varejistas destinados a contribuintes localizados em São Paulo.

Benefícios, reduções ou isenções fiscais

Alguns produtos ou serviços, de acordo com definições realizadas entre as unidades federativas e com o Governo Federal, podem sofrer reduções, isenções, não-incidências e outros benefícios fiscais baseadas em ações específicas de incentivo ou amparo.

No Brasil, recebem imunidade tributária os seguintes produtos: livros, jornais, revistas e outros periódicos, além do papel que será utilizado para sua respectiva impressão. Também recebem a imunidade tributária os seguintes produtos culturais: videofonogramas ou fonogramas que contenham obras de artistas brasileiros e seu respectivo suporte (CDs, DVDs, fitas, discos e outros).

Outras operações, por sua vez, não recebem incidência do ICMS. São as seguintes: transferência de propriedade de caráter industrial ou comercial; alienação fiduciária em suporte ao credor por ocorrência de inadimplência do devedor; e arrendamento mercantil nos casos onde não há venda da propriedade e transferências de bens móveis para o saldo de companhias seguradoras.

A revogação dos benefícios pode acontecer a qualquer momento devido à própria revogação ou modificação da legislação que as suporta. Deve-se ficar atento, pois o cancelamento dos benefícios passa a vigorar na data em que a lei é derrubada. O reconhecimento dos benefícios é realizado pelo órgão estadual responsável.

A base de cálculo dos impostos pode ainda compreender redução na alíquota de pagamentos tributários para casos especiais em percentagens que variam de 12% a 60% da contribuição de ICMS, nos termos das seguintes legislações: Constituição Federal de 5-10-88 – artigo 150, inciso VI e §§ 2º, 3º, 4º e 6º; Lei 5.172, de 25-10-66 – CTN – artigo 175 a 179; Lei Complementar 24, de 7-1-75 – artigo 1º; e Lei Complementar 87, de 13-9-96 – artigo 3º; Convênio Sinief S/N, de 15-12-70 – artigo 9º.

Alterações nas leis tributárias vigentes a partir de 2016

Alterações legislativas e nos convênios estabelecidos entre as unidades federativas e o Governo Federal afetaram a aplicação das tributações relativas ao ICMS para algumas operações. Veja as principais mudanças que entraram em vigor no dia 1° de janeiro de 2016.

Incluiu-se na lista de produtos que podem participar de regime de substituição tributária as seguintes mercadorias: peças para automóveis, bebidas alcoólicas, com exceção de chopp e cerveja, cigarros, cimentos, combustíveis e lubrificantes, energia elétrica, lâmpadas, ferramentas, reatores, materiais de construção e limpeza, materiais elétricos, medicamentos de uso humano ou veterinário, pneus, câmaras de ar e outros produtos pneumáticos, produtos alimentícios, cerâmicos e de papelaria, rações, produtos de beleza e higiene pessoal, eletrodomésticos e eletroeletrônicos, sorvetes e seus pré-preparados, triciclos, vidros e mercadorias vendidas “porta a porta”. (Vale lembrar que em alguns estados, alguns destes produtos permanecerão fora do regime, de acordo com legislação específica de alcance estadual).

Outros produtos, por sua vez, deixaram de contar com o regime de Substituição Tributária. Os principais são artefatos de uso doméstico (salvo os citados acima), artigos para bebês, bicicletas, baterias, brinquedos, colchões e produtos fonográficos, isqueiros, pilhas e artigos para vestuário.

Fora as alterações citadas nos parágrafos anteriores, os demais convênios estado/união permanecem vigentes e inalterados.

Lista de produtos passíveis do regime de ST – Convênio 92/2015

A lista nacional de produtos que podem ser inseridos ao regime de Substituição Tributária está dividida em 28 categorias, das quais os estados podem ou não aderir completamente, de acordo com suas especificidades. Segue a lista completa e atualizada:

1. Peças para automóveis;
2. bebidas alcoólicas, menos cerveja e chopp;
3. refrigerantes, sucos e água engarrafada;
4. cigarros e outros produtos à base de tabaco;
5. cimento;
6. combustíveis e lubrificantes;
7. energia elétrica;
8. ferramentas;
9. lâmpadas, “starters” e reatores;
10. materiais de construção;
11. produtos de limpeza;
12. materiais elétricos;
13. medicamentos de uso humano ou veterinário;
14. papéis;
15. plásticos;
16. pneus, câmaras de ar e congêneres;
17. produtos alimentícios;
18. produtos cerâmicos;
19. materiais de papelaria;
20. produtos de perfumaria e higiene pessoal;
21. eletrônicos e eletrodomésticos;
22. rações para animais domésticos;
23. sorvetes e pré-preparados;
24. vernizes e tintas;
25. veículos automotores;
26. veículos motorizados com duas ou três rodas;
27. vidros;
28. mercadorias vendidas pelo sistema “porta a porta”.

Quais são os objetivos da substituição tributária?

Redução da sonegação

No geral, os órgãos de fiscalização do ICMS procuraram uma forma de tornar o trabalho de fiscalização simplificado e rápido. Assim, reduziram o risco de sonegação pela concentração da fiscalização do tributo e aperfeiçoaram seus processos internos.

Sem a substituição, vários agentes da circulação de produtos poderiam mais facilmente sonegar emitindo notas propositalmente erradas ou mesmo por equívocos não intencionais.

Seria muito mais difícil chegar a cada empresa, especialmente às pequenas — pois operações em volumes menores podem não ser a prioridade dos fiscais.

Antecipação de arrecadação

Após a produção, a sua venda é a primeira ação da circulação das mercadorias. Portanto, os órgãos tributários, aplicando o ICMS por ST em alguns produtos, antecipam o recebimento do tributo que seria recolhido em diferentes e mais distantes etapas.

E mesmo que apenas um substituto fique responsável pelo recolhimento do ICMS, isso não faz a arrecadação ser menor do que seria ocorrendo em mais vezes, pois a arrecadação sobre produtos fabricados e vendidos é integral.

Facilidade e agilidade da fiscalização do ICMS

Da indústria até a chegada ao consumidor final, uma mercadoria pode ter até três saídas: indústria, atacado-varejo e consumidor.

Com a substituição, a fiscalização das apurações e dos pagamentos de ICMS é feita apenas em uma fase dessa cadeia de circulação. Consequentemente, torna-se mais fácil e rápido fiscalizar um número muito menor de empresas.

Conclusão

O sistema de Substituição Tributária para o ICMS foi pensado pelo governo para facilitar, agilizar e modernizar a arrecadação de impostos na comercialização de produtos e serviços. Na prática, segundo contadores, ele acaba por complicar a vida dos empreendedores.

Positivo ou não, é necessário estar atento ao regime de seus produtos para realizar o devido cálculo e a devida retenção antecipada, evitando erros e preservando o patrimônio da empresa. Fique atento também ao preenchimento da nota fiscal e aos respectivos campos exigidos para cada caso, levando em conta o contribuinte de origem e destino.