Gestão de documentos: tudo que você precisa saber
A adoção de soluções informatizadas para a gestão de documentos vem se tornando cada vez mais comum dentro das empresas. Isso se deve à redução de custos e à otimização dos processos trazidos pelas inovações tecnológicas.
A eficiência no gerenciamento dos arquivos empresariais pode otimizar a gestão do negócio, colaborando para a diminuição da burocracia em processos.
Além disso, também facilita o atendimento ao cliente, especialmente quando é preciso agilidade para a consulta de dados.
O que é a gestão de documentos?
Toda empresa precisa lidar com inúmeros documentos de diferentes tipos e, para isso, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.
A gestão de documentos visa a criação de processos para garantir o arquivamento certo de qualquer tipo de documento, levando em conta sua natureza e suas especificidades de manuseio.
Uma boa gestão de documentos não só possibilita melhorar a eficiência das operações, mas também é importante do ponto de vista da regulamentação legal nas atividades corporativas. Afinal, existem documentos que precisam estar sempre bem armazenados, de modo que fiquem disponíveis sempre que necessário.
É comum haver certa dificuldade em emitir e localizar os arquivos necessários às vendas ou relacionados ao cumprimento de uma obrigação perante o Fisco, por exemplo. Isso pode causar gargalos e, no pior dos casos, sanções, dificultando todo o processo e gerando complicações na rotina do negócio.
A agilidade pode ser considerada um dos principais pontos da gestão, pois os documentos precisam ser arquivados e localizados de forma eficiente, a fim de agilizar os processos que necessitam deles. Sendo assim, um bom sistema de organização, com padrões e mecanismos de busca, é fundamental.
Além disso, é preciso garantir a acessibilidade a eles, bem como os níveis de permissão para isso. Afinal, existem certos arquivos, com informações sigilosas e críticas, que somente gestores ou diretores podem ter acesso.
Benefícios da gestão de documentos
Ao adotar a gestão de documentos, a empresa passa a contar com a organização necessária para melhorar toda a sua forma de administrar os seus arquivos mais importantes. A partir disso, é possível ver os benefícios, como por exemplo:
Redução de custos com a gestão de documentos
Seja de armazenamento, preservação ou envio, o trabalho com documentos demanda um grande custo. A falta de planejamento e de organização acaba gerando custos extras e dificulta o controle de todo o processo.
Fazer com que os funcionários não gastem tanto tempo em processos burocráticos, para que dediquem suas horas em atividades do seu trabalho, é imprescindível.
Organização é um fator importante
É um dos principais benefícios da gestão, principalmente em razão da possibilidade de se categorizar os documentos a partir de diferentes atributos, como data de geração, setor, finalidade, entre outros.
Assim, aumenta-se a fluidez dos processos, além de facilitar o acesso posterior às informações por quem quer que necessite.
Espaço físico sem desordem
De acordo com o volume de documentos, é necessário um espaço maior para alocá-los, além do grande esforço físico e organizacional para mantê-los em ordem.
Contudo, não é mais necessário ter vários documentos arquivados em um local, graças a digitalização, que permite a otimização do espaço físico e o fim dos riscos de perdas dos documentos.
Segurança jurídica
A documentação é imprescindível para a garantia de comprovação de regularidade jurídica dentro da empresa. Desde questões voltadas à legislação, até fornecedores e clientes.
Com a gestão, é possível garantir a integridade de todo o acervo de dados, assim como a sua disponibilidade, para quando for necessária a apresentação, por exemplo.
Fluxo de trabalho simplificado
O fluxo da criação de um documento para a aprovação é diferente em cada empresa e, geralmente, complicado. Uma das razões disso é a necessidade de obter a aprovação de várias pessoas, ou seja, se não houver uma boa gestão de documentos, esse fluxo ficará lento e burocrático.
Com o fluxo de trabalho simplificado, o tempo para concluir uma tarefa pode ser incrivelmente reduzido, levando a uma operação ainda mais eficiente.
Ferramentas de gestão de documentos mais comuns
Visando otimizar o gerenciamento de seus documentos, existem diferentes métodos e ferramentas que são utilizados para essa finalidade. Reunimos algumas dessas soluções mais comuns:
Microfilmagem
Uma forma de garantir uma melhor gestão de documentos é a utilização da microfilmagem, que funciona a partir da captação de imagens dos documentos que, posteriormente, são salvas em um microfilme, ocupando um espaço extremamente reduzido.
A grande vantagem da microfilmagem é a sua durabilidade, podendo ter uma vida útil de até 500 anos.
Em nuvem
Inúmeras corporações estão optando por gerenciar seus documentos por meio de serviços de nuvem. Essa tecnologia representou um enorme avanço nos métodos de gestão, principalmente por fomentar o uso de arquivos em formato digital, substituindo o tradicional papel.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
O GED é considerado uma das principais soluções no cenário corporativo. O foco está na possibilidade de conversão dos arquivos da empresa para o formato digital, podendo ser manuseados de forma muito mais produtiva e moderna na rotina.
Hoje, com o apoio de softwares especializados e plataformas de gerenciamento, empresas conseguem imprimir um alto grau de organização aos seus documentos, estruturando-os de maneira inteligente, sistematizada e de fácil acesso.
Assim, independente das necessidades do negócio, os documentos estão ao alcance de maneira ágil e precisa, além de serem armazenados de forma totalmente segura.
Boas práticas para a gestão de documentos
Chegou a hora de entender o que pode ser feito para que essa área seja ainda mais efetiva. Pensando nisso, separamos algumas dicas para transformar a gestão de documentos em um diferencial competitivo. Confira!
Segurança
Uma das características da digitalização de documentos é a praticidade de manter as cópias de segurança. Quando os documentos são mantidos em papéis, é demandado mais espaço e gastos com materiais e equipamentos para cópias de segurança.
Contudo, no caso dos arquivos eletrônicos, é fácilmente viável criar cópias de restauração que podem ser armazenadas em um servidor. O backup dos documentos possibilita uma garantia caso haja alguma falha no sistema, assim, os registros não serão perdidos.
Preste atenção e tenha o cuidado de que seja salva uma cópia de segurança sempre que um documento foi atualizado, para não correr o risco de ter um backup com uma versão antiga.
Nomeação
A fim de facilitar as buscas de documentos, aplique um padrão de identificação para eles. Se o volume de materiais cresce, é preciso ir além da simples estruturação por ordem alfabética.
Portanto, você pode criar siglas para identificar os setores, utilizar sistemas de abreviação, incluir números, datas, etc.
Descarte de documentos
Uma boa gestão de documentos também precisa possuir o processo de descarte, visando diminuir o acúmulo de arquivos, tanto fisicamente quanto virtualmente.
Contudo, é necessário extremo cuidado no momento de exclusão dos materiais, pois é preciso verificar prazos mínimos de armazenagem, especialmente para documentos fiscais.
Digitalização
Digitalize o máximo possível. Quanto mais documentos virtuais, menos espaço físico será necessário. Ademais, o compartilhamento de arquivos se torna mais rápido e eficiente.
A digitalização ainda gera benefícios ambientais, diminuindo o lixo produzido e reduzindo o impacto no meio ambiente.
