Sistema de gestão: 8 vantagens na tomada de decisão
Atualmente, cada vez mais pessoas procuram montar seu próprio negócio para poder viver fazendo o que gostam. Empreender possibilitou que muitos realizassem sonhos, porém poucos estavam realmente preparados para as tarefas que o dia a dia de uma empresa exige.
Em vez de se concentrar em tarefas estratégicas ou de criação, que ajudam a alavancar o negócio, muito empreendedores passam boa parte de seu tempo se dedicando a atividades relacionadas à gestão administrativa, que consomem muita atenção.
Neste contexto, a tecnologia é uma grande aliada dos empresários, uma vez que sistemas de gestão conseguem automatizar tarefas poupando o tempo e a energia do empreendedor e de toda sua equipe.
Para saber mais sobre essa ferramenta, continue lendo nosso post e confira oito vantagens que um sistema de gestão empresarial traz para a tomada de decisão e para o bom desempenho do seu negócio!
1. Integração de setores
Administrar diferentes planilhas, contas a pagar e a receber e controlar o estoque, além de outros dados, podem prejudicar muito a administração de uma empresa e, consequentemente, a tomada de decisão.
Adotar um sistema de gestão centraliza as informações de todos os setores em um só lugar, facilitando o trabalho do empreendedor que pode então ter uma visão mais completa de sua organização.
Ademais, é importante que os diversos departamentos de um negócio trabalhem de forma unificada e alinhada para proporcionar mais crescimento para a empresa.
2. Mais controle e segurança
A automatização de tarefas permite que as informações tenham um acesso mais simples e fiquem bem organizadas; assim, o gestor consegue facilmente fiscalizar se tudo está em ordem e tem mais controle. Além disso, um sistema de gestão reduz o risco da falha humana, que pode acontecer com maior frequência quando tarefas são feitas manualmente.
Documentos e dados de uma corporação sempre correm o risco de serem perdidos ou extraviados. Com um sistema de gestão, tudo fica registrado e armazenado digitalmente, conferindo muito mais segurança aos processos.
A empresa também pode optar por um sistema de senhas para restringir e proteger o acesso a conteúdos específicos ou confidenciais por outros colaboradores.
3. Maior produtividade
Uma das vantagens mais expressivas do uso de um sistema de gestão é o impacto positivo que essa mudança tem na produtividade.
Isso porque a automatização de processos desburocratiza certas tarefas, deixando o ambiente de trabalho mais organizado e otimizando a rotina dos funcionários. Assim, a equipe tem mais tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas, como planejamentos e análises.
4. Redução de custos
Tarefas realizadas manualmente demandam mais investimento de tempo e recursos, e esses custos são reduzidos de forma significativa com a implementação de um sistema de gestão integrada.
Organizações que adotam processos automatizados conseguem reduzir os gastos com papel e burocracia, por exemplo. Por meio de relatórios e procedimentos padronizados, é possível identificar possíveis desperdícios ou erros que poderiam acarretar prejuízo para o empreendimento.
O sistema assume atividades internas mais burocráticas, aliviando a carga de trabalho da equipe. Dessa forma, dificilmente algum funcionário terá de trabalhar além do seu horário para cumprir com todas as suas tarefas, reduzindo a necessidade de gastos com horas extras.
5. Acompanhamento de resultados
A melhor forma de avaliar o desempenho de uma empresa, identificar e sanar erros e detectar oportunidades para melhorias é por meio de um acompanhamento e controle de resultados baseados em dados confiáveis e precisos — não em estimativas.
O ideal é que o gestor monitore em tempo real as operações de seu empreendimento; assim, não perde tempo na hora de corrigir uma falha ou pensar em uma mudança. Dessa maneira, consegue manter o compromisso com a qualidade e satisfação do cliente.
Essa supervisão detalhada é possível com um sistema de gestão que gera gráficos, relatórios das principais informações e indicadores de desempenho. Logo, o gestor consegue fiscalizar de perto a realidade de seu empreendimento e encontrar facilmente as causas de possíveis problemas, agilizando a tomada de decisão.
6. Monitoramento da venda de produtos ou serviços
Estabelecimentos que trabalham com a venda de produtos ou serviços precisam lidar com vários públicos e canais diferentes, como vendedores, pontos de venda ou um e-commerce, por exemplo. O controle eficiente de todos os canais de venda pode ser um pouco desafiador sem o auxílio de um sistema de gestão.
Os sistemas integram os diferentes canais e atualizam o estoque em tempo real, evitando confusões em relação à existência de um determinado item e auxiliando também na hora de coordenar o estoque, para que ele não fique nem cheio demais nem vazio.
7. Diminuição do retrabalho
O retrabalho nas empresas é o grande inimigo da produtividade e ladrão do tempo. Isso pode acontecer em ambientes que não prezam pela organização e automação de processos, pois a cada erro ou esquecimento, uma tarefa precisa ser refeita ou repetida sem necessidade, e a produção é afetada.
Com um sistema de gestão e digitalização de procedimentos internos, algumas atividades como emissão de nota fiscal eletrônica, por exemplo, que exigem muita atenção, são padronizadas, melhorando o fluxo das tarefas e evitando retrabalhos.
8. Gestão eficiente da equipe
Colaboradores que passam a maior parte do seu tempo se dedicando a tarefas administrativas e burocráticas, que agregam pouco valor a empresa, não exploram ao máximo seu potencial produtivo e, consequentemente, podem se sentir desmotivados.
Com a automatização de procedimentos, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas e ter mais tempo para assumir novos desafios dentro de seus setores, propor soluções e até estudar e testar tendências e novidades do mercado.
Assim, se sentirão mais valorizados dentro do negócio e com mais satisfação na hora de trabalhar. Esses fatores têm impacto positivo nos resultados de cada área e no desempenho do empreendimento como um todo.
Um sistema de gestão torna a rotina e o trabalho de um empreendedor e seus colaboradores mais fluidos. Assim, toda a equipe consegue priorizar ações como projetar, monitorar e aperfeiçoar constantemente os procedimentos do negócio, melhorando os resultados da empresa, agilizando a tomada de decisões e tornando-a mais competitiva no mercado.
