8 erros comuns de contabilidade em pequenas empresas
Alguns erros contábeis são frequentemente cometidos nas pequenas empresas e devem receber uma atenção especial. O setor mais afetado por essas dificuldades é o setor de varejo, devido a alta quantidade de vendas diárias. Consequentemente, é nesse contexto que o papel do contador se torna imprescindível para orientar seu cliente a não cometer esses descuidos tão comuns.
Desta forma, a função do contador evolui de apenas serviços burocráticos para consultorias de negócios. O mercado e os clientes têm exigido cada vez mais um contador presente e conselheiro, atribuindo assim, mais valor ao serviço contábil.
Diante dessa situação, listamos alguns dos erros mais comuns da contabilidade praticados por pequenas empresas e trouxemos algumas dicas que podem auxiliá-lo na orientação do seu cliente para evitar esses problemas.
Não emissão de notas fiscais
Muitos empresários desconhecem ou fingem não saber que a não emissão de nota fiscal apresenta riscos na gestão do negócio. Uma multa por não emitir nota fiscal pode variar entre 10% a 100% do valor da nota fiscal autuada. Mesmo que o valor da NF seja irrisório, é necessário que tanto o empresário quanto o seu funcionário entendam que não existe venda sem nota fiscal. A conscientização, de que a emissão de NF deve ser feita sempre e não apenas quando o consumidor solicitar, é fundamental para evitar esse tipo de transtorno.
Por essa razão, a utilização de um software de gestão é essencial para controlar a de forma mais eficiente esse tipo de problema. Além de otimizar o processo de emissão de NFs, tornando-o mais rápido, também evita que esse tipo de erro aconteça.
Suposição de lucros antes de viabilizar os custos do projeto
Um erro bastante comum é supor que um projeto vá dar certo sem antes viabilizar todos os seus custos. Por projetar uma imagem futura de lucros maiores e por toda ansiedade que isso gera, muitos empresários se apressam e deixam de analisar os custos e as previsões de lucros. Ser realista e cauteloso para evitar surpresas e frustrações futuras é mais do que necessário, é primordial. Em outras palavras, é preciso colocar tudo na ponta do lápis. O ideal é que se assumam gastos de um projeto somente com dinheiro que já existe em caixa. Caso contrário, uma análise criteriosa de risco e dos gastos não deve ser desprezada.
Não lançar contas bancárias
Outro erro bastante comum cometido pelos pequenos empresários são as contas bancárias não lançadas. O empresário deve sempre comunicar todos os bancos em que possui conta corrente para o seu contador. Isso evita erros contábeis e futuros surpresas fiscais. Independente de ser uma conta bancária pouco movimentada, o empresário não pode omitir nenhum tipo de transação como pagamentos, transferências TED ou qualquer outro tipo. Esse tipo de descuido pode causar impasses com a Receita Federal.
Entradas não identificadas
Não indicar todas as entradas no fluxo do caixa é um erro que causa imprecisão nas informações. Essa identificação é importante para distinguir quem foram os pagantes dos devedores. Sem esse reconhecimento, uma conta com o mesmo valor pode trazer confusões, tornando, assim, os relatórios menos precisos e corretos.
Ausência de comprovantes de despesas
Por julgarem menos importantes, muitos empresários não guardam alguns comprovantes de pagamento de despesas devido seu baixo valor. No entanto, é importante que todos os registros sejam lançados corretamente no fluxo do caixa, para que a empresa saiba exatamente quais impostos estão sendo pagos. Assim, a empresa não contará com uma falsa ideia de lucros maiores.
Nesse aspecto, o contador deve orientar o empresário a guardar todo tipo de comprovante, independente do valor. Desse modo, o empresário poderá gerar relatórios de acordo com a realidade que a sua empresa vive, e o contador poderá auxiliá-lo de forma mais precisa a alcançar os objetivos do negócio.
Não cumprimento dos princípios contábeis
Todo meio de estudo conta com princípios fundamentais que norteiam o exercício das atividades. Na área de contabilidade isso não é diferente, existem certos princípios contábeis que criam responsabilidades aos empresários, sendo eles: Entidade, Continuidade, Oportunidade, Registro pelo Valor Original, Competência e Prudência. Diante do desconhecimento por parte dos empresários em relação aos fundamentos dessa área, o contador deve atuar na empresa do seu cliente como um educador, esclarecendo todas essas normas.
A falta desse controle pode gerar prejuízos como multas, pois, por exemplo, o empresário que deixar de pagar impostos, além de estar negligenciando certos princípios, estará causando uma obrigação futura com penalidades. Por isso, o contador deve sempre deixar bem claro todas as consequências possíveis para que o seu cliente tenha responsabilidades diante da sua gestão.
Não cumprir com as obrigações trabalhistas
Não é novidade para ninguém que muitas empresas não cumprem com suas obrigações trabalhistas. A maioria delas, por ser pequena, acha que pode manter colaboradores trabalhando sem carteira assinada. É fundamental orientar seus clientes a cumprir com as obrigações da CLT ou PJ, esclarecendo as consequências que essa violação pode causar para a empresa. Evitar processos judiciais com ex-funcionários é imprescindível para uma empresa ser levada a sério, além do óbvio: todo ser humano deve ter seus direitos cumpridos. O pagamento de INSS, férias e décimo terceiro além de serem direitos, saem mais em conta do que pagar futuras indenizações trabalhistas.
Ausência de um software de gestão
O mundo está se tornando cada vez mais digital e competitivo. Negar o avanço tecnológico pode ser um tiro no pé do empreendedor. Não se atualizar diante de tanta competitividade é ficar um passo atrás da concorrência. Mesmo a empresa sendo pequena, é preciso otimizar processos que se tornam complexos com o passar do tempo e do crescimento da empresa. O controle do fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, geração de relatórios se tornam imprescindíveis para uma boa gestão.
Sendo assim, o contador deve orientar os seus clientes a adquirirem um sistema de gestão. Isso facilitará o trabalho de ambos. Para o contador, no sentido de que poderá ter dados mais concisos e realistas; para o empresário, será uma ferramenta que irá colaborar com o objetivo que ele busca, o crescimento da sua empresa.
Evitar que esses problemas aconteçam nas empresas de seus clientes, também deve ser uma preocupação do contador, que tendo a oportunidade de orientar, pode se tornar uma chave fundamental para o seu próprio cliente. Converse com os seus clientes e explique a importância de não cometer esses erros. Ajude-os a crescer e acrescente a consultoria como serviço extra ao seu portfólio. Assim, você conquistará mais confiança e agregará valor ao seu trabalho.
Além disso, é essencial se manter atento aos prazos da agenda tributária da Receita Federal. Por isso, é importante também pensar em sistemas que facilitem esse controle.
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