Toda empresa que possui funcionários tem uma folha de pagamento. Mas muitas vezes não se sabe quais impostos devem ser pagos, quais os cálculos que devem ser feitos, e outras inúmeras dúvidas. E para isso, é necessário uma Planilha de Folha de Pagamento!

O que é uma folha de pagamento

Também chamada de holerite, a folha de pagamento é o documento com dados de pagamento de cada funcionário de uma empresa. Isso inclui salário, impostos e outros dados relevantes a esse pagamento. Ela normalmente é dividida mostrando o salário bruto e os valores descontados de acordo com a porcentagem equivalente de cada imposto ou necessidade.

Esses cálculos podem ser confusos, mas isso não faz com que a folha de pagamento deixe de ser obrigatória. Por isso, muitas vezes, os empresários, ou os responsáveis pelo pagamento utilizam planilhas de folha de pagamento para ter esse controle.

A folha de pagamento não é apenas um registro, mas sim um documento que tem função operacional, contábil e fiscal. Assim, por esse motivo ela muitas vezes serve como comprovante. Como, por exemplo, quando se vai financiar um carro, alugar um imóvel, e, até mesmo é exigida para a aposentadoria.

Fatores do cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento é relativamente extenso. Isso, porque ele deve conter:

• salário bruto
• salário líquido
• impostos pagos
• férias
• horas extras
• qualquer outro benefício que o funcionário possa ter.

Além disso, cada funcionário tem um cálculo diferente de acordo com seus benefícios. Esses benefícios podem ser vale transporte, vale alimentação, plano de saúde, entre outros.

O cálculo deve conter os seguintes fatores:

• Salário bruto do funcionário: a CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) define qual o valor que deve ser pago ao setor e tipo de funcionário. Então, é por aqui que se inicia o cálculo da folha de pagamento.
• Horas de trabalho: são calculadas todas as horas, entre elas:
  • horas extras
  • ausências justificadas (que podem ser abonadas)
  • ausências que devem ser descontadas
  • turno da hora extra
  • outras possíveis considerações.
• Benefícios: os valores de vale transporte, vale refeição, plano de saúde, contribuição sindical e outros são descontados aqui. É importante lembrar que o valor não é descontado totalmente, mas sim, uma porcentagem.
• Impostos: INSS, FGTS, IRPJ e outros são contabilizados aqui.

Como calcular a Folha de Pagamento

O cálculo começa com a especificação do setor do funcionário, para que assim, se avalie o salário bruto do mesmo. Após, se soma os valores relativos a horas extras dos funcionários e se diminui os valores relativos a vale transporte.

Além desses dois, também se reduz os valores referentes a INSS, FGTS e IRPF, se for o caso. Assim, o resultado desse cálculo é o valor do salário líquido do funcionário. Ou seja, o valor que o mesmo deve receber mensalmente.

Assim, ter uma planilha com todos esses cálculos pode ajudar muito o responsável pela folha de pagamentos. Essa planilha de folha de pagamento traz uma visão mais ampla. Nela se pode avaliar se os cálculos estão corretos, e as equivalências de cada funcionário.

Como fazer uma planilha de folha de pagamento

A planilha deve conter os dados de cada funcionário, o salário, a porcentagem de imposto, a quantidade de horas extras e os benefícios. Portanto, tendo todos esses dados de cada funcionário, basta dispor eles de forma a calcular o salário.

Ou seja, é possível fazer cada coluna com um item a ser pago ou descontado. Assim, a cada linha, esses itens são somados ou deduzidos do salário do funcionário.

Mas você não precisa montar uma planilha de folha de pagamento, basta fazer o download de uma, como a do eGestor.

O que deve constar na planilha

Por não poder estar errada, a folha de pagamento tem seus itens essenciais. Assim, trouxemos alguns itens que devem ser inseridos na sua planilha de folha de pagamento para você não errar.

Salário

O salário é o item principal. Ele é o valor pago ao colaborador após um período de trabalho. Assim, na folha, ele deve estar especificado se é mensal, quinzenal, semanal ou outro.

Remuneração

As remunerações que um funcionário recebe são os valores acrescentados ao salário. Elas são elementos a parte do salário que devem ser pagos. Alguns deles são:

Férias

As férias de um funcionário também devem estar dispostas na folha. É importante lembrar que como elas não são uma prestação de serviço, nenhum imposto incide sobre ela.

Horas extra

Valendo cerca de 50% a mais que uma hora de trabalho normal, as horas extras também devem constar na folha de pagamento. Elas representam a hora que o funcionário trabalha a mais que seu horário estipulado, por isso valem mais. Elas também devem ser discriminadas das horas normais de trabalho, constando de forma separada.

Décimo Terceiro Salário

O valor do 13º salário deve ser declarado de forma separada do salário, apesar de somado a ele. Essa regra se aplica para os que são pagos em uma parcela e para os que são pagos de forma parcelada.

Descontos

As maiores dúvidas dos funcionários são em relação aos descontos da folha de pagamento. Esses são valores de impostos e benefícios do empregado. Assim, alguns desses retornam, como o INSS que é pago como aposentadoria. Entenda melhor:

INSS

Também chamado de desconto da previdência, esse é o valor descontado em folha para a aposentadoria. Apesar de ter porcentagens diferentes para os salários diferentes, o desconto não pode ser maior que R$ 908,86 na folha. O valor dos descontos são:

Mas, quem recebe acima desse valor também tem 11% descontado sobre os R$ 5.189,82, devido ao teto de R$ 570,88 definido.

Imposto de renda

Assim como o INSS, o IRPF tem valores diferentes de desconto para cada margem de salário. Elas podem variar de 7,5% até 27,5%.

Quem recebe um valor abaixo de R$ 2.112,00 não deve realizar o pagamento do imposto.

Ainda, quem possui dependentes, deve ter descontado R$ 189,59 por cada dependente.

Vale-transporte

O valor do vale-transporte é dividido entre empresa e funcionário. O valor descontado normalmente é de 6% ao salário recebido. Mas, caso o gasto desse funcionário com transporte seja maior que os 6%, a empresa deve arcar com esses valores.

Planilha de folha de pagamento do eGestor

Para começar a usar a planilha de folha do pagamento do eGestor é preciso inserir:

• nome do funcionário
• departamento
• salário bruto
• número de passagens
• e  a quantidade de horas extras

Dessa forma, a planilha calcula de forma automática os descontos e os valores a serem pagos.