PLANILHA DE
Folha de Pagamento
Toda empresa que possui funcionários precisa administrar a folha de pagamento. No entanto, muitas vezes surgem dúvidas sobre quais impostos devem ser recolhidos, quais cálculos precisam ser realizados e como organizar todas essas informações. Nesse contexto, uma planilha de folha de pagamento é uma ferramenta essencial para auxiliar no controle e acompanhamento dessas obrigações.
O que é uma folha de pagamento?
Também chamada de holerite, a folha de pagamento é o documento com dados de pagamento de cada funcionário de uma empresa. Isso inclui salário, impostos e outros dados relevantes para esse pagamento. Ela normalmente é estruturada de forma a mostrar o salário bruto e os valores descontados de acordo com a porcentagem equivalente de cada imposto ou necessidade.
Esses cálculos podem ser confusos, mas isso não faz com que a folha de pagamento deixe de ser obrigatória. Por isso, muitas vezes, os empresários ou os responsáveis pelo pagamento utilizam planilhas de folha de pagamento para ter esse controle.
A folha de pagamento não é apenas um registro, mas sim um documento que tem função operacional, contábil e fiscal. Assim, por esse motivo ela muitas vezes serve como comprovante. Como, por exemplo, quando se vai financiar um carro, alugar um imóvel, e, até mesmo é exigida para a aposentadoria.
Fatores do cálculo da folha de pagamento
O cálculo da folha de pagamento é relativamente extenso. Isso, porque ele deve conter:
- salário bruto;
- salário líquido;
- impostos pagos;
- férias;
- horas extras;
- qualquer outro benefício que o funcionário possa ter.
Além disso, cada funcionário tem um cálculo diferente de acordo com seus benefícios. Esses benefícios podem ser vale transporte, vale alimentação, plano de saúde, entre outros.
O cálculo deve conter os seguintes fatores:
- Salário bruto do funcionário: a CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) define qual o valor que deve ser pago ao cargo e categoria do funcionário. Então, é por aqui que se inicia o cálculo da folha de pagamento.
- Horas de trabalho: são calculadas todas as horas, entre elas:
- horas extras;
- ausências justificadas (que podem ser abonadas);
- ausências que devem ser descontadas;
- turno da hora extra;
- outras possíveis considerações.
- Benefícios: os valores de vale transporte, vale refeição, plano de saúde, contribuição sindical e outros são lançados aqui, sendo que parte dos valores pode ser descontada do funcionário.
- Impostos: INSS, FGTS, IRPF e outros são contabilizados aqui.
Como calcular a Folha de Pagamento?
O cálculo começa com a identificação do salário bruto do funcionário. Em seguida, somam-se os valores referentes às horas extras e demais adicionais, e são descontados os valores relativos ao vale-transporte e a outros descontos aplicáveis.
Além desses dois descontos, também podem ser deduzidos os valores referentes ao INSS, ao IRPF e, quando aplicável, outros encargos previstos em lei. Após esses abatimentos, chega-se ao salário líquido do funcionário, ou seja, ao valor que ele efetivamente receberá no mês.
Assim, ter uma planilha com todos esses cálculos pode ajudar muito o responsável pela folha de pagamentos. Essa planilha de folha de pagamento traz uma visão mais ampla. Nela se pode avaliar se os cálculos estão corretos e quais são os encargos de cada funcionário.
Como fazer uma planilha de folha de pagamento?
A planilha deve conter os dados de cada funcionário, o salário, os porcentuais de imposto e descontos, a quantidade de horas extras e os benefícios. Com todas essas informações em mãos, basta organizá-las de forma adequada para realizar o cálculo da folha de pagamento.
Ou seja, é possível fazer cada coluna com um item a ser pago ou descontado. Assim, a cada linha, esses itens são somados ou deduzidos do salário do funcionário.
Mas você não precisa montar uma planilha de folha de pagamento, basta fazer o download de uma, como a do eGestor.
O que deve constar na planilha?
Por não poder estar errada, a folha de pagamento tem seus itens essenciais. Assim, trouxemos alguns itens que devem ser inseridos na sua planilha de folha de pagamento para você não errar.
Salário
O salário é o item principal. Ele é o valor pago ao colaborador após um período de trabalho. Assim, na folha, ele deve estar especificado se é mensal, quinzenal, semanal ou outro.
Remuneração
As remunerações que um funcionário recebe são os valores acrescentados ao salário. Elas são elementos à parte do salário que devem ser pagos. Algumas delas são:
Férias
As férias de um funcionário também devem estar dispostas na folha. É importante lembrar que como elas não são uma prestação de serviço, nenhum imposto incide sobre elas.
Horas extras
As horas extras devem constar na folha de pagamento e ser discriminadas separadamente das horas normais de trabalho. Pela legislação trabalhista, elas devem ser remuneradas com acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora regular, não podendo exceder duas horas por dia. Como correspondem ao período trabalhado além da jornada contratada, possuem remuneração superior à das horas comuns.
Décimo Terceiro Salário
O valor do 13º salário deve ser discriminado separadamente na folha de pagamento, mesmo quando pago na mesma data do salário mensal.
Descontos
As maiores dúvidas dos funcionários são em relação aos descontos da folha de pagamento. Esses são valores de impostos e benefícios do empregado. Assim, alguns desses retornam, como o INSS que é pago como aposentadoria. Entenda melhor:
INSS
Também chamado de desconto da previdência, esse é o valor descontado em folha para a Previdência Social. Apesar de ter porcentagens diferentes para os salários diferentes, o desconto não pode ser maior que R$ 988,09 na folha. As alíquotas de desconto são:
| Mínimo | Máximo | Alíquota |
| R$ 0,00 | R$ 1.621,00 | 7,5% |
| R$ 1.621,01 | R$ 2.902,84 | 9,0% |
| R$ 2.902,85 | R$ 4.354,27 | 12,0% |
| R$ 4.354,28 | R$ 8.475,55 | 14,00% |
No entanto, para quem recebe acima do teto de contribuição, o desconto do INSS é limitado ao valor máximo definido pela Previdência Social, não aumentando proporcionalmente com o salário.
Imposto de renda
Em 26 de novembro de 2025, foi sancionada a Lei nº 15.270, que ampliou a faixa de isenção do Imposto de Renda para rendimentos mensais de até R$ 5.000. A medida entrou em vigor em janeiro de 2026 e beneficia milhões de contribuintes em todo o país.
Assim como o INSS, o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é calculado de forma progressiva, com alíquotas que variam conforme a faixa de rendimento do trabalhador. Atualmente, as alíquotas podem variar de 7,5% a 27,5%.
Tabela de Incidência Mensal
| Mínimo | Máximo | Alíquota | Valor a deduzir |
| R$ 0,00 | R$ 2.428,80 | 0,00% | R$0,00 |
| R$ 2.428,81 | R$ 2.826,65 | 7,50% | R$182,16 |
| R$ 2.826,66 | R$ 3.751,05 | 15,00% | R$394,16 |
| R$ 3.751,06 | R$ 4.664,68 | 22,50% | R$675,49 |
| Acima de | R$ 4.664,68 | 27,50% | R$908,73 |
Além da tabela progressiva, passou a existir uma redução mensal do imposto para contribuintes com rendimentos tributáveis de até R$ 7.350. Com esse mecanismo, quem recebe até R$ 5.000 por mês fica totalmente isento do Imposto de Renda, enquanto os rendimentos entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00 contam com uma redução parcial e decrescente do imposto devido.
Também permanecem válidos os benefícios previstos na legislação, como a dedução mensal por dependente de R$ 189,59, a parcela isenta dos rendimentos previdenciários para maiores de 65 anos e o desconto simplificado mensal de R$ 607,20.
Tabela de Redução Mensal
| Rendimentos Tributáveis | Redução do Imposto |
| até R$ 5.000,00 | até R$ 312,89 – de modo que o imposto devido seja zero |
| de R$ 5.000,01 até R$ 7.350,00 | R$ 978,62 – (0,133145 x rendimentos tributáveis sujeitos à incidência mensal) de modo que a redução do imposto seja decrescente linearmente até zerar para rendimentos a partir de R$ 7.350,00 |
Veja exemplos aqui.
Vale-transporte
O valor do vale-transporte é dividido entre a empresa e o funcionário. Normalmente, pode ser descontado até 6% do salário-base do trabalhador. No entanto, se o custo do transporte for superior a esse percentual, a empresa deve arcar com a diferença.
Planilha de folha de pagamento do eGestor
Para começar a usar a planilha de folha de pagamento do eGestor é preciso inserir:
- nome do funcionário;
- departamento;
- salário bruto;
- número de passagens; e
- quantidade de horas extras.
Dessa forma, a planilha calcula de forma automática os descontos e os valores a serem pagos.
A folha de pagamento é uma das rotinas mais importantes da gestão de pessoas e exige atenção a salários, benefícios, encargos e descontos obrigatórios. Manter essas informações organizadas ajuda a evitar erros, cumprir a legislação e garantir mais segurança para a empresa e para os colaboradores.
Para facilitar esse controle, baixe gratuitamente a planilha de folha de pagamento do eGestor.
Com ela, você organiza os dados dos funcionários, acompanha os cálculos da folha e torna a gestão mais simples e eficiente. Se sua empresa busca ainda mais praticidade, conheça também as soluções de gestão do eGestor para automatizar processos e ganhar produtividade.
Comentários:
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Muito interessante suas planilhas
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