Folha de pagamento: Como não se perder para pagar seus funcionários

Um dos principais ativos de uma empresa são os seus colaboradores. E zelar pela manutenção deles, bem como pela saúde financeira do negócio, passa pela gestão correta da folha de pagamento.

Mas, afinal, como posso garantir que a folha de pagamento do meu negócio esteja sempre em dia e seja boa para ambos os lados?

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que políticas bem definidas e plano de negócios estruturados, combinados com a gestão financeira e de folha de pagamento adequados, contribuem para o crescimento do empreendedor em uma ou mais áreas. Ou, no mínimo, são capazes de manter o negócio estável.

Além disso, uma folha de pagamento bem estruturada contribui para o clima dentro da organização, uma vez que colaboradores e fornecedores têm a confiança de que o gestor da empresa é um líder no mundo dos negócios, o que se traduz em uma lealdade contínua.

Folha de pagamento e os pequenos negócios

Para garantir a correta gestão da folha de pagamento, o pequeno empreendedor, principalmente aquele que está iniciando, muitas vezes precisa contar com o apoio de fornecedores que se preocupem com o sucesso dos seus negócios, que busquem atualização contínua de seus processos e produtos oferecidos, e que estejam sempre atualizados às novas tecnologias e legislação. Isso ajudará a evitar ao máximo que o empreendedor seja surpreendido por ações trabalhistas, auditorias e fiscalizações comuns no dia a dia de uma empresa e que, quando não cumpridas, podem levar a prejuízos.

Hoje em dia, existem diversos softwares e sistemas que auxiliam o empreendedor, seja no negócio de pequeno, médio ou grande porte, na questão financeira e de folha de pagamento, sendo estes dois pontos de fundamental atenção.

Um meio muito utilizado em softwares de gestão financeira e de departamento pessoal é o ERP – Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais). A ferramenta ERP integra vários softwares para otimizar a gestão empresarial, possibilitando a administração de todos os recursos do negócio em um único sistema de informações, de forma coordenada.

Planejando a gestão da folha de pagamento

Hoje o empreendedor que deseja ter sucesso em sua folha de pagamento já pode contar com softwares especializados para isso. É importante, contudo, escolher uma empresa de gestão de folha de pagamento que esteja adequada ao sistema eSocial. Afinal, o eSocial é um programa do Governo Federal que permite aos empregadores enviarem ao órgão governamental competente, de forma consolidada, suas informações referente às obrigações trabalhistas.

Hoje em dia são mais de 40 declarações independentes que o empregador precisa enviar ao Governo Federal por meio do eSocial. Ao utilizar o software de uma empresa especializada, que conta com um sistema automatizado de envio, essas declarações se interligam e o empregador tem a garantia de estar em dia com suas obrigações, sem deixar nada para trás.

Vale lembrar, ainda, que o eSocial não traz mudanças na legislação trabalhista, fiscal ou previdenciária, ele apenas exige o cumprimento das regras já existentes. E é justamente por isso que ele precisa estar integrado ao software de gestão de folha de pagamento contratado.

Planilha de Folha de Pagamento

Cronograma da folha de pagamento

É importante ressaltar que existe um cronograma de envio das informações das empresas para o Governo. As datas são estabelecidas de acordo com a categoria do negócio e devem ser respeitas. Porém, se o seu negócio ainda não se atentou ao calendário, saiba que é possível se adequar e isso deve ser feito o mais breve possível. Afinal, uma coisa é certa: toda empresa com um ou mais colaboradores deve enviar suas informações ao eSocial.

O Governo Federal determina prazos muito curtos para a entrega das obrigatoriedades, então, o empresário precisa contar com recursos que facilitem o trâmite de envio das informações. Desta forma, os sistemas integrados, como ERP, são muito importantes nesta hora.

E para garantir a eficiência que o empresário necessita, o sistema de folha de pagamento, além de ser integrado ao eSocial, deve ser capaz de emitir:

Além dos itens citados acima, os programas devem permitir o cadastro dos empregados, sócios, profissionais autônomos e facultativos que atuam na empresa.

Check-list

Mais do que cuidar do pagamento mensal dos funcionários, o departamento responsável pela folha de pagamento, com o auxílio de um software específico para a atividade, deve garantir que a ferramenta esteja apta a realizar alguns processos da empresa, tais como:

  • Emissão de holerites;
  • Cálculo de férias, com emissão de aviso de férias e recibo;
  • Cálculo de rescisões, com emissão de aviso prévio ou pedido de demissão e TRCT – Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho;
  • Impressão do formulário do seguro desemprego;
  • Cálculo do 13° salário;
  • Emissão de recibos dos benefícios, por exemplo, vale-transporte e vale-refeição;
  • Cálculo da DARF – Documento de Arrecadação de Receitas Federais;
  • Cálculo do PIS – Programa Integração Social;
  • Disponibilização do Controle de EPIs – Equipamentos de Proteção Individual;
  • Emissão do formulário do PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • Controle do banco de horas de cada empregado.

Todas as informações acima devem ser mantidas de forma segura, por meio de backups eletrônicos, evitando erros que possam gerar inestimáveis passivos trabalhistas. A atual legislação diz que é responsabilidade do empregador a guarda dos documentos trabalhistas de todos os seus empregados pelo período mínimo de 20 anos.

Conheça a sua folha de pagamento

É importante que os empresários, sobretudo os pequenos e médios empreendedores, entendam minimamente sobre todas as fases de seu negócio – incluindo obrigações trabalhistas e a folha de pagamento. Por isso, ao escolher um software de gestão desses processos, deve-se valorizar sistemas com interfaces de fácil utilização e que ajudem a compreender a linguagem previdenciária e trabalhista, por vezes difíceis de entender por conta do grande número de siglas e normas, mesmo para quem tem o auxílio de um contador.

Além da interface amigável, contar com um suporte técnico da ferramenta é importante para que o empreendedor possa tirar dúvidas sobre alguns processos envolvendo obrigações trabalhistas e folha de pagamento. Isso permitirá ao líder do negócio conhecer mais sobre todas as áreas e a acompanhar com tranquilidade o desenvolvimento saudável da empresa, mesmo quando o assunto forem as questões mais burocráticas.

eGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas - Folha de pagamento

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br