Sistema online: veja porque adotá-lo em sua empresa!
A tecnologia presente num sistema online, quando compreendida e utilizada em benefício de um determinado projeto, pode ser o diferencial para o seu sucesso. Isso é algo que precisa ser considerado tanto por empresas de pequeno, quanto de médio e de grande porte.
É preciso ter atenção ao que se apresenta em termos de inovação e, fundamentalmente, ter critérios para avaliar o que, de fato, pode fazer a diferença dentro do seu tipo de atividade.
É nessa lógica que é preciso analisar um sistema online. Trata-se de uma ferramenta que, quando vista sob a ótica do aperfeiçoamento da gestão, apresenta inúmeros benefícios. Saiba mais sobre eles tendo em vista diferentes aspectos da sua empresa. Confira.
Na fase de planejamento
Com um sistema online, ou ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ao pé da letra: “planejamento de recursos da empresa”), é possível ter ferramentas para tornar mais eficientes as ações voltadas ao planejamento do negócio.
É bom lembrar que as companhias divergem entre si em relação a prioridades e objetivos, o que faz com que uma solução que funciona para uma companhia nem sempre seja a mais adequada para as demais.
Entretanto, com o grau de sofisticação que um sistema online oferece para a administração das diferentes etapas do processo de produção é possível contar com um recurso que se adapta às suas necessidades de acordo com as características do seu negócio.
Um problema muito comum em pequenas e médias empresas é a falta de planejamento ou a realização de um planejamento frágil para que as atividades tenham início de maneira eficiente. Isso acontece muito quando as companhias têm origem familiar ou em situações em que os processos se concentram na figura de um único gestor.
Em casos assim, mesmo quando as empresas crescem a ponto de produzir em larga escala, a ausência de um planejamento estratégico pode fazer com que o ciclo produtivo apresente gargalos e traga prejuízos para a companhia.
Nesse sentido é que o uso de um sistema online se faz interessante para a empresa. Com ele, torna-se possível identificar esses eventuais gargalos, o que dá ao gestor a possibilidade de apontar problemas logo na origem e adotar medidas para resolvê-los com maiores chances de sucesso.
No aperfeiçoamento da gestão
Com o sistema, o gestor pode integrar os dados dos diferentes departamentos que a empresa possui. Isso permite que em seu trabalho as análises sejam feitas de maneira mais ampla e, ao mesmo tempo, fundamentadas, oferecendo assim resultados mais relevantes.
Gerenciando as informações relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciais por meio de um sistema, você consegue centralizar as informações e passa a ter um controle maior sobre tudo o que envolve a atividade empresarial. No que diz respeito à tomada de decisão, esse pode ser o recurso que você precisa para aperfeiçoar suas ações.
Assim é possível lidar melhor com questões como a política de definição de preços, processos contábeis, controle de estoque, vendas e até gestão de relacionamentos, tudo isso usando uma única ferramenta.
É sempre bom lembrar que o uso do sistema pode ser adaptado dependendo das necessidades e interesses de cada empresa. Isso facilita muito a gestão. Se o gestor precisar, por exemplo, analisar como andam as vendas, ele pode rapidamente conferir a produtividade, visualizando relatórios sobre os resultados obtidos, os atendimentos realizados e o faturamento de um período determinado. Tudo de maneira descomplicada.
Mesmo se precisar avaliar o desempenho de um determinado setor, é possível usar o sistema e dessa maneira, dar aos colaboradores um feedback a respeito de suas atividades nos departamentos em que atuam.
Da mesma forma, um gestor precisa lidar da melhor maneira possível com todos os envolvidos no seu empreendimento. Nesse sentido, criar meios para que a relação com clientes e parceiros seja otimizada é fundamental. No que diz respeito à rotina que envolve os fornecedores, é preciso que exista precisão e velocidade na comunicação até para que o ciclo produtivo não seja comprometido por problemas como a falta de um ou outro item.
Assim, com um sistema online é possível tornar essa comunicação mais ágil e fazer com que o tempo de resposta acabe diminuindo, dando dinamismo aos processos na organização.
Trabalhe com um sistema online e tenha como repassar as demandas aos seus fornecedores de maneira otimizada, ganhando em eficiência e diminuindo o tempo de espera para cada solicitação.
No controle de operações
Com o sistema online, todo o ciclo produtivo pode ser otimizado por conta das ferramentas disponíveis. Isso permite uma administração mais eficiente das diferentes etapas que envolvem o processo empresarial, trazendo melhores resultados para suas atividades.
Além disso, o gestor pode ter acesso em tempo real ao que acontece no ambiente interno da companhia, tendo como lidar com maior tranquilidade com questões como a reposição do estoque. Assim, é possível definir uma quantidade mínima de produtos presentes no estoque e ter controle visual das datas de validade das mercadorias que saíram com menor frequência.
Isso oferece economia para a organização que pode lidar com seu estoque de maneira mais criteriosa, evitando desperdícios. Sabendo o momento certo para realizar novas aquisições, a gestão do estoque passa a se tornar um diferencial dentro do empreendimento.
Além disso, com um sistema online, o manuseio de diferentes arquivos da empresa torna-se facilitado, com destaque para os documentos mais antigos. Isso porque, mesmo passados alguns anos, trabalho com eles não precisará representar uma dificuldade para sua equipe em termos de localização e interpretação.
Quando pensamos em ações como anotações em papel, por exemplo, vemos que, mais do que tempo gasto, esse tipo de recurso oferece maior risco de perda de informações, bem como de dificuldade de compreensão dos dados anotados por parte da equipe, algo que pode ser terrível diante do fechamento do balanço.
A possibilidade de lidar com arquivos com maior facilidade traz benefícios em termos de desempenho para a empresa, que pode agir na correção de eventuais erros com maior precisão e assim diminuir gastos. Isso é algo que dá à gestão maior eficiência.
Com um software de gestão financeira é possível armazenar os dados de maneira mais organizada e assim permitir o acesso facilitado aos profissionais responsáveis por esse tipo de trabalho.
Um sistema de qualidade oferece benefícios como dar ao analista uma visão panorâmica das informações, pois elas ficam integradas numa única ferramenta. Isso permite tornar as análises financeiras mais eficientes, facilitando intervenções como o corte de gastos em determinados setores do empreendimento.
Ao trabalhar com esse recurso, você consegue relacionar dados que possivelmente não conseguiria sem o uso dessa tecnologia, tudo de maneira automatizada. Vale lembrar que os códigos do sistema são desenvolvidos com base em sólidos conhecimentos a respeito de tecnologia da informação e administração.
Assim, além de ter como transformar os processos da empresa, será possível fazer isso contando com uma ferramenta que visualmente facilita o seu trabalho.
Na garantia de maior segurança à empresa
Como o sistema permite uma análise mais completa a respeito dos processos que fazem parte da rotina da empresa, as diversas decisões a respeito de questões como compras de materiais e política de estoque, por exemplo, podem ser aperfeiçoadas com base numa melhor maneira de compreender os próprios dados empresariais.
Dessa forma, é possível evitar desperdícios em virtude decisões mal fundamentadas, tais como em compras mal planejadas.
Além disso, o risco de descumprimento das diversas obrigações financeiras diárias é amenizado, pois as possibilidades de atrasos em relação aos pagamentos diminuem, evitando também problemas fiscais. Essa é uma forma de evitar juros e multas em decorrência de penalizações por dificuldades nos pagamentos.
O software também traz benefícios ao oferecer uma interpretação de dados mais simplificada. Ao gerar relatórios globais e específicos a respeito das finanças da empresa, ele torna o processo menos vulnerável para as organizações e gera ganho de tempo.
No caso de uma PME, embora o gerenciamento costume se dar de maneira menos complexa, isso não significa que ele esteja imune a erros. Diante da rotina diária, é comum que apareçam problemas devido ao cansaço e a falta de preparo de um novo funcionário. Consequentemente, até pequenos equívocos quando acumulados, podem gerar um grande problema.
Quando a empresa trabalha com um sistema online, é possível identificar possíveis equívocos com maior facilidade e assim agir para evitar que a situação se agrave.
Na modernização dos processos
O uso da tecnologia permite otimizar os processos empresariais, tendo ainda mais relevância no caso da pequena empresa.
Quando o gestor de uma PME trabalha de maneira arcaica, ou seja, manual, acaba correndo uma série de riscos. Em casos em que a clientela é mais concentrada numa mesma região, é bem provável que, um pequeno equívoco ganhe relevância entre os clientes e isso acabe por comprometer a imagem da organização.
Um sistema oferece a agilidade que o gestor precisa para lidar com os diferentes processos e permite a ele se organizar de maneira criteriosa, evitando assim que, mesmo não tendo uma grande equipe para distribuir tarefas, o empreendimento não sofra com o acúmulo de informações por uma única pessoa, o que pode aumentar a incidência de erros.
Além disso, é preciso destacar as vantagens em relação à questão financeira, pois com um sistema, os gastos com impressões são reduzidos, assim como o espaço para armazenamento dos documentos. Dessa maneira, a empresa pode se reorganizar melhor, evitando ter que dedicar ambientes inteiros para guardar arquivos ao longo dos anos.
Da mesma forma, é inegável reconhecer o valor dessa ferramenta na economia de tempo. Ao ter acesso às informações de maneira mais organizada, você consegue trabalhar melhor com elas a ponto de se programar para ações futuras, como as contas a pagar e assim evitar atrasos e multas, além de ter condições de estimar o momento certo de negociar com os fornecedores caso julgue necessário.
Use o sistema online para transformar a rotina da sua empresa e dar fim aos processos burocráticos que dependiam de papel e caneta, consumindo mais tempo do que o necessário na sua empresa.
No caso específico da PME
Um sistema online definitivamente não deve ser compreendido como uma ferramenta exclusiva de empresas de grande porte.
Pensar que somente grandes companhias têm condições para adquirir recursos tão avançados é um erro. Muitos entendem os sistemas como softwares desenvolvidos apenas para contemplar grandes corporações, sendo inviáveis para empresas de menor porte por conta de sua estrutura.
Entretanto, o fato é que, hoje, já é possível contar com ferramentas acessíveis e desenvolvidas para os mais diferentes tipos de clientes, incluindo as PMEs. É fundamental destacar que sistemas online apresentam excelente custo-benefício, pois o que entregam para a gestão superam em muito o valor gasto inicialmente.
Isso que faz com que, ao serem implementados em pequenas empresas, eles se apresentem como uma opção capaz de aperfeiçoar os procedimentos. Isso é fundamental para transformar a rotina da organização e, consequentemente, dar a ela condições para apresentar soluções mais interessantes no mercado, aumentando o seu faturamento.
Além disso, é comum ver departamentos financeiros de PMEs perdendo tempo demais em processos como a quitação da folha de pagamento, a prestação de contas e no trabalho com outras despesas fixas. É nesse sentido que o uso de um software de gestão financeira pode fazer com que as ações aconteçam de maneira mais relevante para os interesses estratégicos da organização.
Uma das funcionalidades do sistema é informar periodicamente se os gastos têm aumentado ou diminuído. Isso permite que, com critérios, você atue de maneira organizada em situações que a empresa precisa de intervenção.
Essa é uma maneira de tornar a busca pelo lucro mais racional dentro da sua empresa. Tendo como analisar os gastos de maneira precisa, é possível buscar maneiras de aumentar o faturamento do negócio, sempre com um controle financeiro adequado e de maneira planejada.
Enfim, com um sistema online, sua empresa pode dar um passo adiante no que diz respeito ao trabalho de rotina. Isso pode ser o que você precisa se destacar no mercado.
Entendeu os motivos que fazem com que um sistema online seja tão importante para a sua empresa? Tenha acesso a mais conteúdo assinando a nossa newsletter!
