Plano de ação: Aprenda o que é e como elaborar o plano perfeito
Um Plano de Ação é um cronograma de atividades que indica o que deve ser atingido e como deve ser atingido em um período de tempo. Ou seja, um documento que define o planejamento de uma empresa. Ele inclui diversas tarefas e ações que irão fazer sua empresa atingir o que foi proposto.
Organizar um Plano de Ação é fundamental para o planejamento de qualquer empresa que deseja obter sucesso. É a partir dele que a empresa vai traçar caminhos a serem seguidos em relação a metas a serem cumpridas e de que forma se chegará até esses objetivos.
Portanto, neste artigo vamos falar sobre este importante processo na gestão empresarial e de que maneira elaborar um Plano de Ação que seja efetivo e contenha as informações mais relevantes para o andamento de seu negócio:
Afinal, o que é um Plano de Ação?
O Plano de Ação é um manual a ser seguido pela empresa, ele é um cronograma das atividades, como um plano de negócio. Essas atividades podem incluir serviços diários e metas a médio ou longo prazo, e de que forma elas serão alcançadas. Assim, ele pode ser elaborado em uma planilha eletrônica ou até mesmo em um papel.
Qual a importância de elaborar um Plano de Ação?
O Plano de Ação facilita o processo de tomada de decisão de qualquer empresa. Ele servirá como um norte, ou seja, todas as atividades executadas pela empresa devem seguir o plano de ação para se chegar a o objetivo estabelecido. E, para tanto, todos os funcionários devem estar engajados em torno do plano.
Uma empresa sem planejamento e sem metas a serem atingidas, está fadada ao fracasso. Portanto, o direcionamento e o suporte proporcionado pelo Plano de Ação, são fatores que o tornam imprescindíveis para qualquer negócio.
Lembrando que este planejamento não é restrito somente para empresas, mas também para trabalhadores autônomos e funcionários de uma forma geral, que podem traçar as suas metas pessoais.
Não ter um Plano de Ação torna as empresas extremamente suscetíveis a erros, já que podem realizar ações de uma forma inconsequente e não planejada, prejudicando os resultados em um médio e longo prazo.
Como elaborar um Plano de Ação eficiente?
Para colocá-lo em prática e realmente torná-lo efetivo dentro de determinado período, não se deve colocar as informações de uma forma aleatória, na base do achismo. Portanto, é preciso fazer uma análise interna da empresa, verificar com precisão o que já está sendo feito e os resultados que já estão sendo obtidos.
Somente após este criterioso estudo interno, deve-se partir para a análise de concorrência e estudar o mercado. O que as demais empresas de sua área de atuação estão fazendo que a sua não pensou em fazer? Que estratégias utilizar para criar uma vantagem competitiva e se diferenciar da concorrência? Até que ponto é possível alavancar os resultados de sua empresa?
Entretanto, de nada vai funcionar criar objetivos e metas que não possam ser acompanhados e medidos durante ou após a execução do Plano de Ação. É extremamente importante que os objetivos estabelecidos possam ser facilmente analisados e mensurados, tanto pelos gestores, quanto pelos colaboradores do negócio de uma forma geral.
Passo a passo do Plano de Ação
O ciclo de vida do Plano de Ação pode ser dividido em fases. Elas representam a elaboração, desenvolvimento e conclusão do mesmo. São elas:
Primeiro passo: Introdução
Aqui é onde se define o objetivo do plano de ação. Ou seja, a parte mais importante dele. Mas, também, para conhecer a empresa e entender em quanto tempo e como o projeto do plano de ação será realizado. São estipulados os prazos e os responsáveis para cada atividade. E, juntamente com isso, o orçamento disponibilizado.
Segundo passo: Desenvolvimento
Chegou a hora de colocar em prática. Todas as atividades planejadas devem ser iniciadas nessa fase. Também, os responsáveis devem estar atentos a qualquer erro ou desvio que possa acontecer a fim de corrigi-los. O orçamento deve estar em dia e a equipe definida para a tarefa deve estar a todo vapor.
Terceiro passo: Conclusão
E agora, o resultado final. Depois de encerrado o período e a tarefa, devem ser analisadas todas as etapas do projeto, orçamento, equipe e dados. Dessa forma, é possível analisar como o processo foi realizado e se atingiu o objetivo inicial.
Essa equipe também pode entregar um retorno sobre como foi realizar esse processo.
Ferramentas úteis para o Plano de Ação
5W2H
O 5W2H é uma ferramenta que ajuda a definir o planejamento estratégico da empresa. Seu nome, de origem na língua inglesa, são as etapas do planejamento. Entenda:
5W:
- What (O que): o que precisa ser feito.
- Why (Porquê): porque precisa ser feito.
- Where (Onde): onde será feito.
- When (Quando): quando será feito.
- Who (Quem): quem o fará.
2H:
- How (Como): como será feito.
- How much (Quanto): quanto esse projeto custará.
Existem também algumas ferramentas que tornam a metodologia 5W2H mais fácil ainda, como uma Planilha de 5W2H, por exemplo.
PDCA
Outra ferramenta auxiliar do Plano de Ação é o ciclo PDCA. Nele, cada letra representa uma etapa do ciclo. Dessa forma:
- Plan (Planejar)
- Do (Fazer)
- Check (Checar)
- Action (Ação)
O que deve conter um Plano de Ação?
Como falamos anteriormente, um Plano de Ação para ser eficiente deve apresentar algumas informações imprescindíveis para o negócio:
- O que está se buscando com o Plano de Ação de uma forma geral?
- O que deve ser feito para se chegar ao objetivo?
- Cronograma com o calendário das ações a serem executadas?
- De uma forma específica, qual o objetivo de cada ação para se chegar ao objetivo geral?
- Financeiro: qual valor será necessário?
- Divisão de tarefas: quais funcionários da empresa ficarão responsáveis por determinadas ações?
- Quais os riscos? Qual o plano B?
- Quais são os recursos necessários?
Assim, como você pode ver, é preciso listar os riscos que as estratégias elencadas no plano de ação podem oferecer para a empresa. É importante sempre planejar outras alternativas. Definido todo o planejamento e colocado em prática, é extremamente necessário fazer um constante acompanhamento das ações. Dessa forma, se verifica se a empresa está seguindo o que foi proposto no Plano de Ação. E, caso não, é hora de se pensar em novas ações e modificar o plano.
Quais são os principais equívocos ao se elaborar um Plano de Ação?
Muitos gestores, ao fazer um Plano de Ação, acabam não o planejando de uma forma correta e atribuem uma quantidade excessiva de tarefas em um período de tempo que não é adequado para a realização de todas elas.
Isto é feito na ânsia de conseguir resultados imediatamente, mas sabemos que não é assim que funciona. Assim, para chegar aos objetivos desejados é necessário tempo, paciência e acompanhamento frequente.
Outro erro cometido na formação de um Plano de Ação acontece no que diz respeito à atribuição de tarefas aos funcionários. Algumas ações são atribuídas a funcionários que não tem tanta habilidade para a tarefa que lhe foi solicitada, sendo este funcionário mais habilitado para atuar em outra função, a qual ele tenha mais capacidade.
Portanto é fundamental conhecer profundamente as habilidades de todos os funcionários da empresa e saber exatamente em que aspectos cada um deles pode contribuir para se chegar aos objetivos desejados.
Software de gestão
Fazer o acompanhamento se o Plano de Ação está sendo seguido a risco não é uma tarefa fácil, pois envolve muitos fatores. Por isso, o auxílio de um bom software de gestão empresarial neste processo é de suma importância, a medida em que com o uso deste recurso é possível realizar de uma forma automatizada o controle financeiro da empresa, o desempenho dos funcionários, as previsões de gastos e também de receitas que entrarão no orçamento de caixa da empresa.
Todas estas funções, dentre outras, podem ser realizadas a partir do eGestor, que é um sistema de gestão totalmente fácil e online, perfeito para micro e pequenas empresas. O sistema pode ser testado gratuitamente durante 15 dias.
Conclusão
Portanto, elaborar um Plano de Ação é essencial para a organização e para o planejamento da sua empresa no futuro. Com um bom Plano, a empresa possui um caminho a seguir, baseado nos objetivos que deseja alcançar, através de quais ações, quais funcionários serão responsáveis por cada tarefa e qual o orçamento será necessário para colocar as ações em prática.
Após a fase de definição do Plano de Ação, é hora de aplicar no dia a dia da empresa, sendo fundamental o acompanhamento para verificar se tudo aquilo que foi colocado no papel está sendo seguido à risca, e se as ações estão gerando resultados para a empresa. Em caso de o resultado não estar sendo satisfatório, é preciso pensar em novas estratégias e uma reestruturação do Plano de Ação.
