Emissor de NFe: saiba como escolher o melhor para a sua empresa

por Pedro Henrique Escobar | 23/01/2020 | Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e foi um plano criado no Brasil como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que, por sua vez, faz parte do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento). Desde 2006, a SEFAZ fazia a emissão gratuita dessas notas fiscais. No entanto, desde janeiro de 2017 as empresas necessitam de um emissor de NFe, pois a SEFAZ desativou o seu aplicativo de emissão gratuita.

Por isso, neste post lhe indicaremos alguns critérios a considerar para a escolha de um emissor de Nota Fiscal Eletrônica. Confira!

Por que acabou?

Na atualidade, qualquer produto ou serviço que for colocado no mercado e que não estiver aderente aos anseios de seus consumidores adoecerá por inanição.

Um bom exemplo disso foi a queda das vendas de aparelhos celulares com teclado aparente — como aquele que exige vários toques nas teclas para localização de letras para a construção de mensagens —, após a chegada dos aparelhos touch.

Essa é uma realidade para a qual não se pode fechar os olhos. Se uma solução não atende ou não agrada o cliente, ele optará por outros caminhos, que poupem tempo e dinheiro ou que ofereçam mais facilidades de uso.

A Sefaz-SP provou desse amargo veneno e registrou índices decrescentes do uso de seus aplicativos para emissão gratuita de nota fiscal eletrônica.

Em um levantamento feito pelo órgão, somente cerca de 10% dos empreendimentos oficializados no estado de São Paulo ainda utilizam a ferramenta.

Apenas para contextualizar e conceituar, a nota fiscal eletrônica é um documento que formaliza a venda de um produto e registra o faturamento e a cobrança de impostos — daí sua natureza fiscal.

Ela substitui os modelos impressos e pode ter seus dados facilmente visualizáveis em um formulário auxiliar, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Um dos principais problemas apontados pelos usuários da aplicação da Sefaz-SP era a necessidade de redigitação de campos, nota por nota.

Quando o empreendimento movimentava um grande volume de documentos, o ônus era considerável. Também havia picos de problemas técnicos com frequência, prejudicando a transmissão e a validação das notas.

Diante da baixa na adesão à ferramenta, a Secretaria da Fazenda vem aconselhando aos usuários a instalação de soluções próprias, ou contratadas no mercado, para substituir a NF-e — sob pena de pagamento de multa ou até de paralisação das vendas dos empreendimentos que ignorarem o alerta.

No entanto, o que pode parecer um drama para o empreendedor também pode ser uma oportunidade: com a adoção de soluções mais adequadas à realidade do negócio, ganha-se em gestão, controle financeiro, gerenciamento de estoque e geração de relatórios gerenciais. Isso porque as ferramentas de mercado são completas e não se limitam à emissão de notas fiscais.

Nem tudo está perdido

Quando se procura por um emissor de NFe, o melhor a fazer é buscar uma alternativa que não só resolva a questão pontual que se apresenta, mas que também agregue ainda mais valor à situação.

Empresários e empreendedores que, em um primeiro momento se assustaram com o anúncio, podem transformar a situação em possibilidade de melhoria. Já que será necessário “se mexer”, o ideal é aproveitar para otimizar boa parte da gestão do negócio.

Isso pode ser alcançado com a instalação de um software de gestão integrada, que permita a emissão eletrônica de notas e que também solucione outros problemas empresariais.

Esse tipo de sistema é capaz de gerenciar diversos departamentos da empresa: vendas, contábil, financeiro, marketing, RH, logística e jurídico.

Dentre os artefatos produzidos, estão relatórios gerenciais essenciais à tomada de decisão estratégica e documentos fiscais, como notas de vendas de produtos legalmente reconhecidas.

Assim, fluxos são simplificados e tarefas — como cadastro de produtos, recebimento de pedidos, registro de pagamentos e recebimentos, acompanhamento de encomendas, reposição de estoques e distribuição de produtos — são automatizadas. Também há integração com lojas virtuais para suporte completo às vendas no e-commerce.

Boa parte dos modelos são disponibilizados em plataformas online e permitem que a administração das etapas mais importantes do negócio seja aperfeiçoada, sem a necessidade de desenvolvimento de programas próprios e também sem que o empreendimento precise adquirir equipamentos com altas capacidades de processamento e de armazenamento.

Como resultados da implementação dessas inovações tecnológicas, destacam-se a agilidade, a praticidade, a segurança e a economia gerados pelos sistemas de gestão integrada que, dentre um diverso leque de funcionalidades, emitem nota fiscal eletrônica.

Antes de escolher um emissor de NFe, pesquise e compare

O primeiro passo para escolher o emissor certo é fazer uma boa pesquisa no Google e procurar autoridades no assunto para obter dicas úteis a respeito de cada software.

Quando você já tiver com uma lista de nomes, procure reviews, guias, dicas e tutoriais sobre cada um dos softwares que estiver em sua lista.

Depois disso, faça uma meticulosa comparação entre as vantagens oferecidas por cada um dos softwares e entre suas respectivas empresas desenvolvedoras.

O que preciso considerar para escolher uma alternativa?

Os empreendedores que já se convenceram das vantagens de aderir a um sistema de gestão integrada se deparam com dúvidas sobre qual é a melhor opção para o seu negócio. Para eliminar essa incerteza, a primeira coisa a ser feita é conhecer, a fundo, o seu empreendimento.

É importante mapear todos os processos, envolvendo produção, vendas e administração de recursos e de pessoas. Isso aproximará o empresário de um passo importante: ter consciência dos gargalos, dificuldades e oportunidades de melhoria que caracterizam seu negócio.

A automatização das fases da cadeia de valor da empresa solucionará as fragilidades e potencializará as forças que o negócio já tem e aquelas que ele ainda não explora produtivamente.

Em relação a escolha do emissor de NFe,  alguns quesitos também devem ser observados. Veja algumas dicas para ter uma migração sem traumas!

Integração com sistemas já existentes

Migrar processos atuais para novos modelos deve ser uma oportunidade de ganhar em facilidade e não uma chance de enfrentar novos obstáculos. Perder dados do negócio, por exemplo, seria um entrave e tanto à continuidade das atividades, não é mesmo?

Por isso é importante buscar uma solução que permita integração com os sistemas já instalados no empreendimento, para total aproveitamento dos dados já armazenados e dos procedimentos e rotinas que suportam a esteira do negócio.

Além disso, a ferramenta precisa conectar diversos departamentos, permitindo o gerenciamento centralizado das áreas de finanças, contabilidade, vendas e as demais, incluindo a emissão eletrônica de nota fiscal, claro!

Relação custo-benefício favorável

Pagar por um serviço ou produto é normal. Pagar caro por um serviço ou produto que não atende à necessidade da gestão do negócio é inaceitável. É importante, portanto, estudar as funcionalidades oferecidas pelas diversas soluções de mercado e identificar aquelas que oferecem módulos e recursos alinhados com a realidade do seu empreendimento.

Ao encontrar ferramentas que atendam a esse pré-requisito, basta comparar os preços entre elas e optar pela que oferece o melhor custo-benefício para a empresa — lembre-se que isso também envolve suporte técnico, capacitação para uso adequado da ferramenta e facilidade no pagamento.

A segurança do certificado digital

Para que uma nota fiscal eletrônica tenha validade legal, é preciso possuir um certificado digital. Essa tecnologia é responsável por confirmar a autenticidade, a autoria e a integridade do documento digital.

Em uma analogia, o certificado funciona como um meio digital pelo qual uma empresa assina documentos eletrônicos, como uma nota fiscal.

No Brasil, diversos órgãos são definidos como autoridade certificadora pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como os Correios e o Serasa.

A formalização junto ao órgão fiscalizador

Não adianta instalar um sistema poderoso — em termos de inteligências para o negócio e de funcionalidades para o cotidiano empresarial — e descuidar-se em relação à legitimação da solução perante o governo.

É indispensável credenciar o empreendimento junto à Secretaria da Fazenda para que a emissão de NF-e seja reconhecida. Cada estado possui regras específicas para esse credenciamento, mas, em geral, o procedimento é simples e rápido.

Antes de colocar o serviço na rua, é bom testar

Imagine o risco de imagem gerado para o negócio que divulga que emite nota fiscal eletrônica aos seus clientes e, no primeiro dia em que o novo sistema entra na ativa, problemas são apresentados e tanto cliente quanto empresa ficam na mão.

Em um momento de transição, é fundamental testar novas soluções, novos processos e novos artefatos produzidos. Por isso é importante contar com uma fase de homologação, na qual notas serão geradas e submetidas à Receita para validação em um ambiente exclusivo para provar o novo recurso.

Somente após atestar o sucesso do software é que ele deverá ser inserido no cotidiano do negócio.

Para cada negócio, um tipo de solução

O modelo tradicional de oferta de ferramentas tecnológicas para empresas previa duas vias: o desenvolvimento do sistema por equipes de TI próprias ou a compra de software no mercado, cuja manutenção dependia do fornecedor e costumava ser prevista no contrato de compra.

No entanto, desde a consolidação da cloud computing (computação em nuvem), outro paradigma vem se estabelecendo. Os fornecedores passaram a disponibilizar seus sistemas na nuvem e as empresas clientes pagam apenas pelo uso, via internet, sem se preocupar com dispositivos de segurança, como antivírus e firewall, nem com atualizações de versão, nem com a infraestrutura de TI necessária para a solução.

O ideal para cada negócio depende de suas características. Porém, a tendência do uso de ferramentas na nuvem veio para ficar e modernizar o empreendimento é necessário para sua perenidade na era digital.

Muita calma nessa hora

Não adianta ignorar ou se iludir: toda mudança traz um certo nível de transtorno. São sistemas antigos que precisam se integrar com os novos, dados que precisam ser trabalhados para povoar novas bases, pessoal que precisa ser treinado para manipular novas interfaces, cliente que precisa ser informado sobre as mudanças que estão sendo implementadas.

O importante é focar no resultado que essa mudança trará e empenhar-se para fazer a transição mais tranquila possível. Vale a pena pesquisar com calma, comparar preços e funcionalidades, disseminar o conhecimento internamente e testar a solução antes de colocá-la em produção. O esforço do antes garantirá muita satisfação no depois, acredite!

Considere o volume de notas que sua empresa emite

Esse é um importante fator a considerar antes de escolher um sistema emissor de NF-e: de acordo com o volume de notas fiscais eletrônicas que sua empresa emite mensalmente, você saberá se pode ou não optar por um novo emissor gratuito.

Muitos aplicativos emissores de nota fiscal eletrônica oferecem uma modalidade de plano gratuito por tempo ilimitado para pequenos empreendedores, com uma cota de emissão mensal.

Outros softwares oferecem degustação de seus serviços por tempo limitado. Assim, é possível conhecer melhor o serviço e decidir se continua ou não utilizando-o.

Verifique se o emissor de NFe lhe oferece conectividade

Existem alguns emissores de NF-e que funcionam apenas no computador da empresa. Mas isso não é uma vantagem. Hoje, a internet garante que praticamente todas as atividades realizadas em um escritório possam ser resolvidas a quilômetros de distância. Portanto, opte por um emissor de NFe que lhe dê a vantagem de funcionar integralmente online, assim você poderá emitir notas onde quer que esteja.

Veja se o emissor de NFe lhe oferece serviço de backup de dados

Acontecimentos como perda de arquivos devido a ataques de vírus, roubo de computadores ou mesmo queima dos componentes dessas máquinas são frequentes e devem ser considerados. 

Alguns emissores de nota fiscal gravam os dados de seu sistema de emissão de NF-e, o que facilita acessá-los de outra máquina caso haja a ocorrência de um desses fatos desagradáveis.

Saiba se o serviço é seguro

Como foi dito no tópico acima, o ataque de vírus a computadores é algo bastante comum. Considerando que as notas fiscais contêm dados importantes de seus clientes, é imprescindível que você procure saber se o sistema emissor de NFe é realmente seguro.

Escolha um emissor de NFe com capacidade de armazenagem

O Ministério da Fazenda exige que sejam mantidas cópias das notas fiscais por um período de cinco anos, além do ano corrente à emissão.

Por esse motivo, escolha uma solução que lhe ofereça o serviço de armazenagem de seus documentos fiscais — em formato aberto, XML, por exemplo — por no mínimo cinco anos.

Considere a versatilidade de funcionamento em sistemas operacionais

Dentro de uma só empresa — mesmo com equipes pequenas — podem haver diversos computadores com sistemas operacionais diferentes.

Por isso, ao escolher um emissor de nota fiscal você deve considerar a capacidade do mesmo em funcionar bem em todos os sistemas operacionais (Windows, Linux, MacOS, etc).

Além do mais, os melhores emissores não exigem instalação, tornando irrelevante o sistema operacional que o usuário utiliza. Esse é um importante critério a ser considerado.

Saiba como funciona o suporte técnico

Sempre que surge algum problema técnico em sistemas de emissão de NFe convencionais instalados no próprio computador, o usuário precisa perder um tempo ao telefone solicitando suporte, além de aguardar horas esperando o técnico. E, caso o técnico não detecte problemas, ainda é preciso pagar por sua visita.

Atualmente, os melhores sistemas de emissão dispensam esse transtorno. Portanto, escolha um emissor de NFe que lhe ofereça suporte remoto, via skype, e-mail e telefone, ou seja, por diversos meios de comunicação.

Assim, você terá suporte a qualquer momento e sem precisar de visita técnica.

Escolha um emissor de NFe que esteja sempre buscando melhorias

Como foi dito no início do post, uma das desvantagens do sistema de emissão de notas fiscais da SEFAZ é a falta de atualização, o que já fez com que muitos usuários — até micro e pequenos empresários — optassem por outras soluções.

Mesmo que você escolha um novo emissor gratuito, antes procure saber se é um software que busca melhorar continuamente seu sistema e lançar novidades que facilitem a vida dos usuários.

Identifique um emissor de NFe que proporcione facilidades no cancelamento

Por diversos motivos, o usuário pode não se identificar com o aplicativo emissor de notas fiscais, portanto seu direito de cancelar o plano a qualquer momento deve ser respeitado.

Então, escolha um emissor de NFe que lhe garanta o direito cancelar o serviço sem penalidades contratuais.

Por que é importante emitir NF-e?

Emitir notas fiscais em todas as transações de vendas é uma obrigação tributária de todas as empresas, visto que elas são a forma como o governo tem de fiscalizar as operações de compra e venda em nosso país. Além disso, caso você não cumpra com essa obrigação, corre o risco de ser punido com multa e perder algumas garantias.

Outro ponto importante, é que antes de escolher um emissor de NFe, sua empresa deve cumprir com todas as exigências para poder emitir tais documentos.

eGestor

Com a assinatura de um dos planos oferecidos pelo eGestor, você recebe o certificado digital de uma forma inclusa e acaba gerando uma grande economia na aquisição de um certificado junto a uma entidade certificadora, que pode passar de R$ 200,00.

Com o certificado digital, você poderá emitir notas fiscais eletrônicas e imprimir a DANFE, que é o documento auxiliar de nota fiscal diretamente pelo sistema e repassar aos seus clientes.

Além de emitir notas fiscais eletrônicas, o eGestor é um software de gestão empresarial que fornece uma série de relatórios financeiros, automatiza o seu controle de estoque, permite o cadastro de compras e vendas, de clientes e fornecedores, e muito mais. Portanto, é um software absolutamente completo para a gestão dos processos da sua empresa.