Quem trabalha com a oferta de produtos e serviços, como indústrias e estabelecimentos comerciais, já sabe a importância da nota fiscal para o registro das transações realizadas. A emissão do documento é obrigatória para qualquer operação envolvendo dinheiro, sendo utilizado no recolhimento de impostos.
A partir de 2006, passou a valer no Brasil uma versão digital desse comprovante: a Nota Fiscal Eletrônica. Ela também é conhecida como NF-e e substituiu a nota fiscal tradicional. A NF-e foi criada com o objetivo de agilizar o processo fiscal, antes realizado em blocos de notas. A nota é emitida e armazenada apenas no meio eletrônico pela Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ).
Entretanto, foi apenas a partir de 2018 que pessoas físicas foram autorizadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Antes ela era restrita a empresas com CNPJ registrado. Essa é uma boa notícia para os produtores rurais, os quais agora podem gerar o documento de forma simples e ficar em dia com as obrigações fiscais.
Em alguns estados brasileiros, a Nota Fiscal do Produtor Rural já é obrigatória, enquanto outros ainda estão começando a implementá-la. Segundo o governo, porém, todos os estados deverão cumprir essa exigência até o final de 2020.
Se você é um produtor rural e tem dúvidas sobre como emitir a Nota Fiscal Eletrônica, acompanhe ao longo do texto mais informações sobre o documento, além de conhecer as vantagens que ele oferece ao seu negócio.
A Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural – NFP-e
Desde 1º de outubro de 2018, os produtores rurais podem emitir uma nova versão da Nota Fiscal Eletrônica, conhecida como NFP-e (modelo 55), a Nota Fiscal do Produtor Rural. O documento substitui outros dois destinados ao trabalhador do campo, isto é, a nota fiscal avulsa eletrônica (NFA) e a nota fiscal tradicional em bloco de notas.
Mas, afinal, o que muda para o produtor rural? Com essa nova versão, pessoas físicas poderão emitir a Nota Fiscal Eletrônica apenas utilizando o CPF, desde que vinculado a uma Inscrição Estadual (IE). Ou seja, a emissão do documento deixa de favorecer apenas empresas com CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) registrado.
Para ser ainda mais exato, a NFP-e permite ao produtor rural realizar a emissão de notas fiscais pela internet. Além de tornar o processo prático e rápido, o trabalhador não precisa mais se locomover até a prefeitura para devolver e retirar novos talões de notas.
Com a nova versão também é possível emitir notas para transações interestaduais, exportação e comércio com órgãos públicos, entre outras atividades nas quais a emissão da nota fiscal é obrigatória. Portanto, se você é um produtor rural, aprenda a emitir a NFP-e em passos bastante simples.
Como emitir a NFP-e: passo a passo
Em apenas quatro passos, você já pode emitir a Nota Fiscal do Produtor Rural. Confira quais são eles:
1. Credenciamento
A primeira coisa que você deve fazer antes de poder emitir a NFP-e é se credenciar na Secretaria da Fazenda do seu estado. O procedimento é específico para cada local, mas de modo geral você deve acessar o site da Administração da Fazenda para conseguir uma autorização da SEFAZ.
2. Certificado Digital
Após o credenciamento, você deverá obter um Certificado Digital para Pessoa Física, o e-CPF. É este documento que irá garantir a autenticidade das suas notas fiscais eletrônicas, funcionando basicamente como uma assinatura digital que vai validar o documento emitido.
Na hora de obter o seu Certificado Digital, você deve escolher entre as duas opções disponíveis: A1, com validade de um ano e possibilidade de armazenamento em diversos computadores ao mesmo tempo; e A3, o qual tem validade de um a três anos e fica armazenado em um cartão ou token (semelhante a um pen drive), isto é, deve ser conectado ao computador para validar a emissão das notas fiscais.
3. Software
O próximo passo é escolher um software adequado de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. É uma etapa fundamental para o processo, já que é neste programa que você digitará as notas e transmitirá para a SEFAZ.
A escolha do melhor software deve se basear em critérios como fácil usabilidade, segurança e transparência dos dados, suporte técnico bem qualificado e integração tecnológica. Fique atento também à opção de arquivamento automático das notas fiscais, já que a legislação tributária determina que elas sejam guardadas por um período de cinco anos.
4. Emissão da NFP-e
Após realizar todas as etapas anteriores – credenciamento, certificado digital e escolha do software adequado –, você estará pronto para emitir a Nota Fiscal do Produtor Rural. Viu só como é simples?
Em quais estados ela já é obrigatória?
Como foi dito anteriormente, a Nota Fiscal do Produtor Rural já é realidade em alguns estados brasileiros, mas não em todos. Descubra agora se o seu estado já está em dia com a exigência do governo.
São eles:
Santa Catarina;
Paraná;
Rio Grande do Sul;
Mato Grosso;
Bahia;
Rondônia;
Minas Gerais.
Se o seu estado não consta na lista, consulte a SEFAZ da sua região.
Vale lembrar que os produtores rurais que não cumprirem a determinação do governo ficam sujeitos ao pagamento de multas, já que a NFP-e é obrigatória para todos os trabalhadores do campo. O valor pode variar conforme o local.
Vantagens da NFP-e para o Produtor Rural
O produtor rural que usa a Nota Fiscal do Produtor Rural em suas operações pode obter uma série de vantagens. A primeira delas, que já foi citada, é a economia de tempo, uma vez que não será mais necessário ir até a prefeitura para resolver essas pendências. A emissão pode ser feita de qualquer computador com internet e impressora. Dessa forma, ele pode focar mais no seu negócio e no que realmente importa para a melhoria dos resultados.
O documento eletrônico também é uma forma de unificar as obrigações referentes à emissão de nota fiscal e garante a padronização do processo em todo o país. Além disso, ao preencher a nota fiscal eletronicamente, a chance de cometer qualquer erro diminui consideravelmente, dando mais segurança à operação e às partes envolvidas.
Vantagens da NFP-e para a sociedade
Ao aderir à NFP-e, o produtor também estará beneficiando toda a sociedade. Primeiro porque a substituição da nota tradicional pela versão digital é um processo ecologicamente correto, já que minimiza o uso de papel e os impactos causados à natureza. Ainda evita o acúmulo em grandes espaços físicos e torna mais fácil a busca por um documento específico.
Por fim, a mudança previne casos de sonegação de impostos, proporciona maior controle sobre as operações rurais e contribui para a geração de novos empregos e investimentos. Portanto, o país todo só tem a ganhar com essa medida.
Considerações Finais
Basicamente, a Nota Fiscal do Produtor Rural traz apenas benefícios para o produtor e para a população. Estar atento a obrigatoriedade da emissão é muito importante, afinal, você não quer correr os riscos quem vem com a não emissão das notas.
A NF-e foi um plano criado no Brasil como parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que, por sua vez, faz parte do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento). Desde 2006, a SEFAZ fazia a emissão gratuita dessas notas fiscais. No entanto, desde janeiro de 2017 as empresas necessitam de umemissor de NFe, pois a SEFAZ desativou o seu aplicativo de emissão gratuita.
Por isso, neste post lhe indicaremos alguns critérios a considerar para a escolha de um emissor de Nota Fiscal Eletrônica. Confira!
Por que acabou?
Na atualidade, qualquer produto ou serviço que for colocado no mercado e que não estiver aderente aos anseios de seus consumidores adoecerá por inanição.
Um bom exemplo disso foi a queda das vendas de aparelhos celulares com teclado aparente — como aquele que exige vários toques nas teclas para localização de letras para a construção de mensagens —, após a chegada dos aparelhos touch.
Essa é uma realidade para a qual não se pode fechar os olhos. Se uma solução não atende ou não agrada o cliente, ele optará por outros caminhos, que poupem tempo e dinheiro ou que ofereçam mais facilidades de uso.
A Sefaz-SP provou desse amargo veneno e registrou índices decrescentes do uso de seus aplicativos para emissão gratuita de nota fiscal eletrônica.
Em um levantamento feito pelo órgão, somente cerca de 10% dos empreendimentos oficializados no estado de São Paulo ainda utilizam a ferramenta.
Apenas para contextualizar e conceituar, a nota fiscal eletrônica é um documento que formaliza a venda de um produto e registra o faturamento e a cobrança de impostos — daí sua natureza fiscal.
Ela substitui os modelos impressos e pode ter seus dados facilmente visualizáveis em um formulário auxiliar, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Um dos principais problemas apontados pelos usuários da aplicação da Sefaz-SP era a necessidade de redigitação de campos, nota por nota.
Quando o empreendimento movimentava um grande volume de documentos, o ônus era considerável. Também havia picos de problemas técnicos com frequência, prejudicando a transmissão e a validação das notas.
Diante da baixa na adesão à ferramenta, a Secretaria da Fazenda vem aconselhando aos usuários a instalação de soluções próprias, ou contratadas no mercado, para substituir a NF-e — sob pena de pagamento de multa ou até de paralisação das vendas dos empreendimentos que ignorarem o alerta.
No entanto, o que pode parecer um drama para o empreendedor também pode ser uma oportunidade: com a adoção de soluções mais adequadas à realidade do negócio, ganha-se em gestão, controle financeiro, gerenciamento de estoque e geração de relatórios gerenciais. Isso porque as ferramentas de mercado são completas e não se limitam à emissão de notas fiscais.
Nem tudo está perdido
Quando se procura por um emissor de NFe, o melhor a fazer é buscar uma alternativa que não só resolva a questão pontual que se apresenta, mas que também agregue ainda mais valor à situação.
Empresários e empreendedores que, em um primeiro momento se assustaram com o anúncio, podem transformar a situação em possibilidade de melhoria. Já que será necessário “se mexer”, o ideal é aproveitar para otimizar boa parte da gestão do negócio.
Isso pode ser alcançado com a instalação de um software de gestão integrada, que permita a emissão eletrônica de notas e que também solucione outros problemas empresariais.
Esse tipo de sistema é capaz de gerenciar diversos departamentos da empresa: vendas, contábil, financeiro, marketing, RH, logística e jurídico.
Dentre os artefatos produzidos, estão relatórios gerenciais essenciais à tomada de decisão estratégica e documentos fiscais, como notas de vendas de produtos legalmente reconhecidas.
Assim, fluxos são simplificados e tarefas — como cadastro de produtos, recebimento de pedidos, registro de pagamentos e recebimentos, acompanhamento de encomendas, reposição de estoques e distribuição de produtos — são automatizadas. Também há integração com lojas virtuais para suporte completo às vendas no e-commerce.
Boa parte dos modelos são disponibilizados em plataformas online e permitem que a administração das etapas mais importantes do negócio seja aperfeiçoada, sem a necessidade de desenvolvimento de programas próprios e também sem que o empreendimento precise adquirir equipamentos com altas capacidades de processamento e de armazenamento.
Como resultados da implementação dessas inovações tecnológicas, destacam-se a agilidade, a praticidade, a segurança e a economia gerados pelos sistemas de gestão integrada que, dentre um diverso leque de funcionalidades, emitem nota fiscal eletrônica.
Antes de escolher um emissor de NFe, pesquise e compare
O primeiro passo para escolher o emissor certo é fazer uma boa pesquisa no Google e procurar autoridades no assunto para obter dicas úteis a respeito de cada software.
Quando você já tiver com uma lista de nomes, procure reviews, guias, dicas e tutoriais sobre cada um dos softwares que estiver em sua lista.
Depois disso, faça uma meticulosa comparação entre as vantagens oferecidas por cada um dos softwares e entre suas respectivas empresas desenvolvedoras.
O que preciso considerar para escolher uma alternativa?
Os empreendedores que já se convenceram das vantagens de aderir a um sistema de gestão integrada se deparam com dúvidas sobre qual é a melhor opção para o seu negócio. Para eliminar essa incerteza, a primeira coisa a ser feita é conhecer, a fundo, o seu empreendimento.
É importante mapear todos os processos, envolvendo produção, vendas e administração de recursos e de pessoas. Isso aproximará o empresário de um passo importante: ter consciência dos gargalos, dificuldades e oportunidades de melhoria que caracterizam seu negócio.
A automatização das fases da cadeia de valor da empresa solucionará as fragilidades e potencializará as forças que o negócio já tem e aquelas que ele ainda não explora produtivamente.
Em relação a escolha do emissor de NFe, alguns quesitos também devem ser observados. Veja algumas dicas para ter uma migração sem traumas!
Integração com sistemas já existentes
Migrar processos atuais para novos modelos deve ser uma oportunidade de ganhar em facilidade e não uma chance de enfrentar novos obstáculos. Perder dados do negócio, por exemplo, seria um entrave e tanto à continuidade das atividades, não é mesmo?
Por isso é importante buscar uma solução que permita integração com os sistemas já instalados no empreendimento, para total aproveitamento dos dados já armazenados e dos procedimentos e rotinas que suportam a esteira do negócio.
Além disso, a ferramenta precisa conectar diversos departamentos, permitindo o gerenciamento centralizado das áreas de finanças, contabilidade, vendas e as demais, incluindo a emissão eletrônica de nota fiscal, claro!
Relação custo-benefício favorável
Pagar por um serviço ou produto é normal. Pagar caro por um serviço ou produto que não atende à necessidade da gestão do negócio é inaceitável. É importante, portanto, estudar as funcionalidades oferecidas pelas diversas soluções de mercado e identificar aquelas que oferecem módulos e recursos alinhados com a realidade do seu empreendimento.
Ao encontrar ferramentas que atendam a esse pré-requisito, basta comparar os preços entre elas e optar pela que oferece o melhor custo-benefício para a empresa — lembre-se que isso também envolve suporte técnico, capacitação para uso adequado da ferramenta e facilidade no pagamento.
A segurança do certificado digital
Para que uma nota fiscal eletrônica tenha validade legal, é preciso possuir um certificado digital. Essa tecnologia é responsável por confirmar a autenticidade, a autoria e a integridade do documento digital.
Em uma analogia, o certificado funciona como um meio digital pelo qual uma empresa assina documentos eletrônicos, como uma nota fiscal.
No Brasil, diversos órgãos são definidos como autoridade certificadora pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como os Correios e o Serasa.
A formalização junto ao órgão fiscalizador
Não adianta instalar um sistema poderoso — em termos de inteligências para o negócio e de funcionalidades para o cotidiano empresarial — e descuidar-se em relação à legitimação da solução perante o governo.
É indispensável credenciar o empreendimento junto à Secretaria da Fazenda para que a emissão de NF-e seja reconhecida. Cada estado possui regras específicas para esse credenciamento, mas, em geral, o procedimento é simples e rápido.
Antes de colocar o serviço na rua, é bom testar
Imagine o risco de imagem gerado para o negócio que divulga que emite nota fiscal eletrônica aos seus clientes e, no primeiro dia em que o novo sistema entra na ativa, problemas são apresentados e tanto cliente quanto empresa ficam na mão.
Em um momento de transição, é fundamental testar novas soluções, novos processos e novos artefatos produzidos. Por isso é importante contar com uma fase de homologação, na qual notas serão geradas e submetidas à Receita para validação em um ambiente exclusivo para provar o novo recurso.
Somente após atestar o sucesso do software é que ele deverá ser inserido no cotidiano do negócio.
Para cada negócio, um tipo de solução
O modelo tradicional de oferta de ferramentas tecnológicas para empresas previa duas vias: o desenvolvimento do sistema por equipes de TI próprias ou a compra de software no mercado, cuja manutenção dependia do fornecedor e costumava ser prevista no contrato de compra.
No entanto, desde a consolidação da cloud computing (computação em nuvem), outro paradigma vem se estabelecendo. Os fornecedores passaram a disponibilizar seus sistemas na nuvem e as empresas clientes pagam apenas pelo uso, via internet, sem se preocupar com dispositivos de segurança, como antivírus e firewall, nem com atualizações de versão, nem com a infraestrutura de TI necessária para a solução.
O ideal para cada negócio depende de suas características. Porém, a tendência do uso de ferramentas na nuvem veio para ficar e modernizar o empreendimento é necessário para sua perenidade na era digital.
Muita calma nessa hora
Não adianta ignorar ou se iludir: toda mudança traz um certo nível de transtorno. São sistemas antigos que precisam se integrar com os novos, dados que precisam ser trabalhados para povoar novas bases, pessoal que precisa ser treinado para manipular novas interfaces, cliente que precisa ser informado sobre as mudanças que estão sendo implementadas.
O importante é focar no resultado que essa mudança trará e empenhar-se para fazer a transição mais tranquila possível. Vale a pena pesquisar com calma, comparar preços e funcionalidades, disseminar o conhecimento internamente e testar a solução antes de colocá-la em produção. O esforço do antes garantirá muita satisfação no depois, acredite!
Considere o volume de notas que sua empresa emite
Esse é um importante fator a considerar antes de escolher um sistema emissor de NF-e: de acordo com o volume de notas fiscais eletrônicas que sua empresa emite mensalmente, você saberá se pode ou não optar por um novo emissor gratuito.
Muitos aplicativos emissores de nota fiscal eletrônica oferecem uma modalidade de plano gratuito por tempo ilimitado para pequenos empreendedores, com uma cota de emissão mensal.
Outros softwares oferecem degustação de seus serviços por tempo limitado. Assim, é possível conhecer melhor o serviço e decidir se continua ou não utilizando-o.
Verifique se o emissor de NFe lhe oferece conectividade
Existem alguns emissores de NF-e que funcionam apenas no computador da empresa. Mas isso não é uma vantagem. Hoje, a internet garante que praticamente todas as atividades realizadas em um escritório possam ser resolvidas a quilômetros de distância. Portanto, opte por um emissor de NFe que lhe dê a vantagem de funcionar integralmente online, assim você poderá emitir notas onde quer que esteja.
Veja se o emissor de NFe lhe oferece serviço de backup de dados
Acontecimentos como perda de arquivos devido a ataques de vírus, roubo de computadores ou mesmo queima dos componentes dessas máquinas são frequentes e devem ser considerados.
Alguns emissores de nota fiscal gravam os dados de seu sistema de emissão de NF-e, o que facilita acessá-los de outra máquina caso haja a ocorrência de um desses fatos desagradáveis.
Saiba se o serviço é seguro
Como foi dito no tópico acima, o ataque de vírus a computadores é algo bastante comum. Considerando que as notas fiscais contêm dados importantes de seus clientes, é imprescindível que você procure saber se o sistema emissor de NFe é realmente seguro.
Escolha um emissor de NFe com capacidade de armazenagem
O Ministério da Fazenda exige que sejam mantidas cópias das notas fiscais por um período de cinco anos, além do ano corrente à emissão.
Por esse motivo, escolha uma solução que lhe ofereça o serviço de armazenagem de seus documentos fiscais — em formato aberto, XML, por exemplo — por no mínimo cinco anos.
Considere a versatilidade de funcionamento em sistemas operacionais
Dentro de uma só empresa — mesmo com equipes pequenas — podem haver diversos computadores com sistemas operacionais diferentes.
Por isso, ao escolher um emissor de nota fiscal você deve considerar a capacidade do mesmo em funcionar bem em todos os sistemas operacionais (Windows, Linux, MacOS, etc).
Além do mais, os melhores emissores não exigem instalação, tornando irrelevante o sistema operacional que o usuário utiliza. Esse é um importante critério a ser considerado.
Saiba como funciona o suporte técnico
Sempre que surge algum problema técnico em sistemas de emissão de NFe convencionais instalados no próprio computador, o usuário precisa perder um tempo ao telefone solicitando suporte, além de aguardar horas esperando o técnico. E, caso o técnico não detecte problemas, ainda é preciso pagar por sua visita.
Atualmente, os melhores sistemas de emissão dispensam esse transtorno. Portanto, escolha um emissor de NFe que lhe ofereça suporte remoto, via skype, e-mail e telefone, ou seja, por diversos meios de comunicação.
Assim, você terá suporte a qualquer momento e sem precisar de visita técnica.
Escolha um emissor de NFe que esteja sempre buscando melhorias
Como foi dito no início do post, uma das desvantagens do sistema de emissão de notas fiscais da SEFAZ é a falta de atualização, o que já fez com que muitos usuários — até micro e pequenos empresários — optassem por outras soluções.
Mesmo que você escolha um novo emissor gratuito, antes procure saber se é um software que busca melhorar continuamente seu sistema e lançar novidades que facilitem a vida dos usuários.
Identifique um emissor de NFe que proporcione facilidades no cancelamento
Por diversos motivos, o usuário pode não se identificar com o aplicativo emissor de notas fiscais, portanto seu direito de cancelar o plano a qualquer momento deve ser respeitado.
Então, escolha um emissor de NFe que lhe garanta o direito cancelar o serviço sem penalidades contratuais.
Por que é importante emitir NF-e?
Emitir notas fiscais em todas as transações de vendas é uma obrigação tributária de todas as empresas, visto que elas são a forma como o governo tem de fiscalizar as operações de compra e venda em nosso país. Além disso, caso você não cumpra com essa obrigação, corre o risco de ser punido com multa e perder algumas garantias.
Outro ponto importante, é que antes de escolher um emissor de NFe, sua empresa deve cumprir com todas as exigências para poder emitir tais documentos.
eGestor
Com a assinatura de um dos planos oferecidos pelo eGestor, você recebe o certificado digital de uma forma inclusa e acaba gerando uma grande economia na aquisição de um certificado junto a uma entidade certificadora, que pode passar de R$ 200,00.
Com o certificado digital, você poderá emitir notas fiscais eletrônicas e imprimir a DANFE, que é o documento auxiliar de nota fiscal diretamente pelo sistema e repassar aos seus clientes.
Além de emitir notas fiscais eletrônicas, o eGestor é um software de gestão empresarial que fornece uma série de relatórios financeiros, automatiza o seu controle de estoque, permite o cadastro de compras e vendas, de clientes e fornecedores, e muito mais. Portanto, é um software absolutamente completo para a gestão dos processos da sua empresa.
O eGestor é um software completo para gestão de micro e pequenas empresas fácil e online. Sistema de Controle de Estoque, Controle Financeiro, Controle de Compras e Vendas, Emissão de Nota Fiscal, NFCe, Boletos e muito mais!
