O que é o eSocial e como ele funciona?
O eSocial foi elaborado para modernizar o modelo brasileiro das relações de trabalho. Tudo que envolve essas relações passará a ser registrado e controlado por meio dele. Trata-se de uma plataforma digital que tem o objetivo de garantir os direitos dos trabalhadores, sejam esses previdenciários ou trabalhistas.
O eSocial registrar as informações de trabalho, previdência, tributos recolhidos, fiscais e do FGTS. Os dados integrados são relativos à contratação e utilização de mão de obra onerosa. Eles estarão no chamado “Ambiente Nacional” do eSocial. Isso deverá enquadrar qualquer tipo de contração, com ou sem vínculo de emprego. Leia mais para entender o sistema.
O que é eSocial?
O eSocial é um projeto do governo federal cujo objetivo é estabelecer uma forma única de prestação de informações ao governo. A partir do seu lançamento, no ano de 2015, todas as empresas brasileiras deverão aderi-lo, inclusive os empregadores domésticos, através do eSocial doméstico, e por isso para ser afetado pelo eSocial você só precisa ser empregador. Isso melhora a qualidade das informações prestadas ao Estado, diminuir a burocracia e garantir os direitos dos trabalhadores.
O programa foi desenvolvido em conjunto pela Caixa Econômica Federal (CAIXA), pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). A implementação faz parte do projeto lançado pelo Ministério do Planejamento que visa modernizar a gestão pública. Este é conduzido juntamente com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade e com o conjunto dos ministérios.
Como ele funciona na prática?
Na prática, o eSocial é um portal web em que as empresas interagem diretamente com o ambiente virtual. É por este portal que a empresa faz o envio das informações necessárias ao programa.
A vantagem é que todas estas informações já estão cadastradas, de alguma forma. Os eventos incluem a folha de pagamento, dados de admissão, demissão e diversos outros.
O importante é que estas informações precisam ser “remanejadas” e enviadas de uma maneira diferente. O eSocial pretende substituir uma grande quantidade de programas e formas como as informações eram enviadas anteriormente. Por exemplo:
- GFIP;
- CAGED;
- CTPS;
- DIRF;
- GPS;
- E diversos outros.
Ou seja, enquanto o eSocial não traz nenhuma mudança a legislação em si, traz diversas alterações na forma como os dados são enviados, como alterações no prazo e em relação ao envio em si.
Para as micro e pequenas empresas, estes dados podem ser feitos manualmente. Já para as empresas maiores, é preciso fazer a integração com um sistema de gestão que consiga se comunicar com o eSocial.
Isso é um problema e uma vantagem. Muitas empresas já usam sistemas digitais para guardar as suas informações, mas não necessariamente eles são capazes de se comunicar com o eSocial. Portanto, sempre que for contratar um sistema, se você está abrindo uma empresa, pergunte sobre a sua integração com este modelo. Atualmente, a maioria deles tem esta preocupação.
Portanto, é natural que ocorram algumas dúvidas e certas dificuldades na adaptação e no uso do sistema. Por exemplo, quando ele começou a ser implementado, o sistema travava se fosse dada uma informação incompatível com o que foi cadastrado. Agora, ele está bem mais tranquilo de ser usado. Então, no restante do artigo iremos mostrar os pontos mais importantes para o uso do eSocial.
Vantagens do eSocial
O cumprimento de todas as leis será mais simples, já que estarão centralizadas. Cada tipo de informação prestada ao governo é classificado como “evento”, e possui o formato específico para ser enviada. Os eventos especiais são os que informam a estrutura da empresa, seu ramo e área de atuação.
Como as informações serão prestadas diretamente para a plataforma do eSocial, o usuário fica dispensado de integrar formulários e declarações. Ao se padronizar o envio, a quantidade de obrigações recolhidas também fica reduzida. O empregador poderá atuar com mais transparência e segurança jurídica. Dessa forma, estará livre de passivos fiscais e trabalhistas que não interessam ao andamento do negócio.
Na medida que o uso da plataforma se intensifique, os serviços dedicados aos trabalhadores serão aprimorados. Haverá, então, mais agilidade e eficiência para usufruir direitos trabalhistas e previdenciários. Além disso, fraudes contra o sistema previdenciário e trabalhista brasileiro serão mais difíceis. Em longo prazo, o prejuízo à sociedade diminuirá, já que essas fraudes costumam criar um ambiente de concorrência desleal.
Como funciona?
Na hora de realizar o envio de eventos, o usuário poderá utilizar o Web Service e o Portal Web, e o próprio eSocial faz todas as validações diretamente na internet. Com isso, o sistema dispensa o uso de um Programa Gerador de Declaração (PGD) para criar e transmitir os eventos. Antigamente, o empregador precisava preparar um arquivo no seu computador e aplicar as validações no PGD (Sefip, Rais, Dirf entre outros).
É feita, então, uma ligação direta entre o sistema usado pela empresa e o eSocial. Para isso, é preciso de um Web Service, que será o canal de envio dos arquivos XML. A organização também pode criar um evento ao preencher os campos diretamente na internet, através do portal do programa.
A empresa tem a liberdade de escolher a melhor maneira de enviar as informações diárias. Elas podem ser mandadas de uma única vez, por uma única máquina, ou podem ser feitas por cada pessoa, individualmente, que é responsável por uma rotina. A organização só precisa ter o pleno controle sobre a maneira de envio.
Em relação à segurança, o comando será feito através de um certificado digital que as empresas com mais de dois empregados têm direito. As outras empresas farão o controle através de um código de acesso. Isso garantirá que haja sigilo fiscal. Apenas o empregador poderá ter acesso às informações do empregado, e os dados não são fornecidos a nenhuma outra pessoa, seja física ou jurídica. Evidentemente, os órgãos e entidades que participam do projeto poderão realizar o acesso, pois possuem competência legal para isso.
Cadastro no eSocial
Os dados cadastrais do empregador devem ser validados pelo sistema. Isso é feito com base no CNPJ ou CPF, a depender do tipo de pessoa. São levados em conta alguns indicadores na base da RFB. Quando o empregador faz uso do CAEPF e do CNO (CEI de obra), por exemplo, é necessário utilizar os dados na hora da validação.
As pessoas jurídicas, portanto, precisam apresentar o cadastro de CNPJ para ter as suas informações validadas. Há a possibilidade de utilizar tabelas corporativas para outros batimentos exigidos em certas situações. Nesse caso, quem fará isso serão os órgãos responsáveis.
Em relação aos trabalhadores, eles precisam cadastrar o CPF e o CNIS para que aconteça a validação das informações. Além da verificação do cadastro de pessoa física, também são avaliados o NIS, a data de nascimento e o nome do trabalhador.
Os usuários do sistema também precisam enviar as informações relativas à jornada contratual. Independentemente do controle que possuem, os empregados isentos de marcação de ponto são obrigados a realizar esse processo.
Uma dúvida comum é a respeito dos contratos de admissão de prazo determinado que se torna, com o tempo, indeterminado. O governo informa que não existe necessidade de realizar uma alteração contratual, pois o sistema assume que ele passou a ser indeterminado por não haver informação sobre o encerramento do contrato.
Há casos em que o empregado passou de uma filial a outra. A mudança de lotação (alteração do estabelecimento de trabalho) poderá ser informada através do envio de um evento de alteração contratual. Deve-se, portanto, comunicar a mudança de estabelecimento de maneira clara.
Para diretores não empregados que têm direito ao FGTS e são contribuintes individuais, há uma categoria específica. O evento s2600- Trabalhador Sem Vínculo (Contribuinte Individual) deve ser acionado nesse caso.
Principais eventos do eSocial
O eSocial funciona a partir de eventos, ou seja, ações que acontecem dentro das empresas e que demandam uma certa resposta dentro do sistema. Assim, para complementá-los, existem as tabelas que dão um pouco mais de contexto e trazem informações extras sobre estes eventos.
O eSocial conta com 48 eventos, divididos em quatro grupos, e as empresas devem conhecê-los bem para entender quais se adequam ao seu negócio. Os grupos de eventos são:
Eventos iniciais
Estes são os eventos sobre o próprio empregador. Nele, a empresa irá trazer a classificação fiscal e a sua estrutura administrativa. É um tipo de evento usado também em outros momentos e em outros grupos, que veremos mais à frente.
O exemplo é o S-1000 – Informações do Empregador.
Eventos de tabela
Estes tipo de eventos complementam os iniciais, trazendo todas as informações que trazem certo contexto em relação à empresa cadastrada no eSocial. Estes eventos devem ser enviados imediatamente após o primeiro cadastro da empresa no programa, e também devem ser atualizados com frequência, de modo que as informações se mantenham sempre corretas.
Alguns exemplos são:
- S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de trabalho;
- S-1005 – Tabela de Estabelecimentos;
- S-1030 – Tabela de cargos;
Eventos periódicos
São eventos que acontecem com datas fixas. São bem auto explicativos, como a emissão de folha de pagamento. Ou seja, é algo relativamente simples e fácil de programar. Outros exemplos deste tipo de evento são:
- S-1207 – Benefícios previdenciários;
- S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
- S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao regime geral de previdência.
Eventos não periódicos
O próximo grupo aborda a ponta oposta. Ou seja, os eventos que não possuem uma data específica para acontecer, mas tem alguma relação com os direitos e deveres da empresa e que devem ser enviados ao eSocial. Alguns exemplos são:
- S-2190 – Admissão de Trabalhador;
- S-2210 – Comunicação de acidente de trabalho;
- S-2240 – Fatores de risco do ambiente de trabalho.
Preparação das empresas
O eSocial já está em fase de implementação. Em 2018, foi implementado em algumas das maiores empresas do Brasil, e a Receita percebeu algumas dificuldades na implementação do programa, que iremos discutir um pouco mais a frente. Mas, antes disso, é importante discutir o cronograma de implementação do eSocial, que deve se estender até 2021.
Preparação das empresas
O eSocial só se tornou definitivo a partir de janeiro de 2018. Como haverá uma série de mudanças às quais é preciso se adaptar, as empresas deverão começar um estudo e planejamento o mais cedo possível. A mudança completa pode ser um desafio para alguns negócios.
Por isso, é importante se planejar e se preparar para adentrar de vez no eSocial. Algumas regras de contratação não serão mudadas, mas há alguns problemas hoje no que diz respeito ao cumprimento da lei. Então, as empresas devem estar atentas ao fato de que a era digital colocará mais rigor nesse processo.
Evidentemente que isso é bom para o sistema trabalhista brasileiro. Um trabalhador que trabalhou 2 anos para uma empresa, por exemplo, e perdeu o contato com ela, sofria muitas dificuldades. O eSocial acabará com isso, porque agora não será preciso guardar papelada por 30 anos. Agora, a tarefa de guardar essas informações cabe ao governo, que o fará digitalmente, poupando um grande espaço nas empresas.
Apesar de trazer regras complicadas, que eventualmente podem criar um problema na rotina de trabalho, as organizações não deverão ter problemas com a adaptação.
Cuidados necessários
Há pontos críticos que precisam de atenção por parte das empresas. As admissões, desligamentos e pagamentos de férias retroativos não poderão mais ser feitos. Se isso existe na sua empresa, saiba que a tarefa gerará muita insegurança e alerta na fiscalização.
A admissão deve ser enviada antes do começo do prazo para o empregado começar a trabalhar. O desligamento precisa ter o mesmo prazo do pagamento, ou seja, um dia do término do contrato. Quando se tratar de aviso prévio, o pedido de desligamento terá apenas 10 dias de prazo. Sobre o pagamento de férias, ele não pode ser feito de modo retroativo porque é preciso informar data do pagamento, afastamento, remuneração e data de retorno.
Se você deixar tudo isso para ser feito depois, provavelmente terá que abrir a folha de pagamento do mês anterior. Vai estar, então, vulnerável à fiscalização, porque estará fazendo retificações, e isso irá chamar a atenção. Então fique atento para os pontos críticos acabando com isso desde já.
Para facilitar a vida das empresas, a Receita Federal dividiu as empresas em quatro grupos, cada uma com um cronograma de implementação mais específico.
Quais são os problemas por não se adequar ao eSocial?
Primeiramente, é importante saber que não o eSocial não afeta a legislação trabalhista de forma alguma. A única mudança que ele trouxe é em relação ao envio das informações e aos prazos. A Receita entende que como a maneira de enviar é mais simples, os prazos acabam sendo um pouco mais apertados. Este é o grande ponto de atenção.
Por exemplo, em relação aos processos de admissão. Os Atestados de Saúde Ocupacional, são fundamentais para a construção do contrato trabalhista, e deve ser enviado até o dia anterior ao início das atividades do novo profissional. Este prazo mais apertado pode gerar multas.
Outro ponto importante é no caso dos caso dos acidentes ocorridos dentro do ambiente ocorridos dentro do ambiente de trabalho. Agora, eles devem ser informados até um dia útil após o ocorrido, e se o profissional falecer, isso deve ser informado imediatamente.
Estes exemplos deixam bem claro como é importante a implementação do eSocial e são as origens de diversas empresas que já passaram por este processo.
E agora, você já sabe o que é o eSocial?
Conclusão
O eSocial é um integrante do sistema do governo federal para unificar a escrituração fiscal e contábil das empresas. Isso gerar uma modernização das informações tributárias do contribuinte. Ele na verdade não criou nada de novo, apenas consolidou digitalmente os dados de todos os colaboradores num único banco de dados.
Como os escritórios e os setores de RH precisam preencher uma série de documentos, muitos com as mesmas informações, eles enfrentam muita burocracia. O envio para os órgãos responsáveis faz com que exista, ainda, muita redundância e erros. Além disso, há uma perda de produtividade.
Com o eSocial tudo é otimizado, já que os órgãos participantes vão à plataforma para ver as informações. Isso diminui os erros e poupa tempo, melhorando a divulgação das informações dos trabalhadores e empresas.
