Nota fiscal para micro e pequenas empresas: como funciona?

por Pedro Henrique Escobar | 09/11/2020 | Nota Fiscal Eletrônica

Novos empreendedores e até mesmo os mais experientes costumam ter dificuldades diante de aspectos burocráticos de seus empreendimentos. Como muitas vezes sua especialidade não é a contabilidade, eles acabam ficando em dúvida sobre uma série de elementos fundamentais para o sucesso de seu negócio. Como a nota fiscal, por exemplo.

Esse é um tema essencial, assim como outras questões. Assim como a escolha do regime tributário, como funciona a fiscalização e a Legislação que rege o trabalho, entre outros.

Normalmente quem cuida dessas tarefas é o profissional de contabilidade. Acontece que os gestores devem ter algum tipo de conhecimento sobre o assunto. Ainda mais que isso pode melhorar a gestão da empresa, independente de seu porte. Quer saber mais? Então siga lendo este artigo!

O que é a nota fiscal?

A nota fiscal é o documento que possibilita formalizar o registro de operações envolvendo produtos e serviços pelas empresas brasileiras. É através dela que o governo pode comprovar que determinada empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço corretamente.

Assim, temos um documento que garante o registro da compra realizada para o consumidor. E, ao mesmo tempo, permite à empresa demonstrar que paga seus tributos corretamente.

Quem possui a responsabilidade sobre esse documento é a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Ela realiza o controle e análise dos dados submetidos pelas empresas. E garante que tanto o cálculo quanto o recolhimento dos impostos sejam realizados em conformidade com as exigências da Legislação.

Tipos de nota fiscal

As notas fiscais podem ser de tipos diferentes de acordo com a atividade exercida pela empresa. Alguns modelos específicos têm aplicação direcionada para a prestação de determinados serviços. Existem também atividades que exigem modelos de notas fiscais especiais.

Por isso, é importante conhecer os tipos de notas fiscais. Isso garante que o modelo utilizado em seu empreendimento é exatamente aquele que atende às exigências da atividade exercida. Assim evitando problemas fiscais para a sua empresa.

Com a maior facilidade do meio digital, a maioria das notas é emitida de forma eletrônica. Sendo assim, com emissão, envio e armazenamento online.

Existem 5 tipos de nota fiscal:

• NF-e: A Nota Fiscal de Produto. Utilizada para produtos e a cobrança de IPI e ICMS. Requer sistema emissor de NF-e.
• NFS-e: A Nota Fiscal de Serviço. Utilizada por empresa que realiza serviços como atividade principal ou secundária. Requer sistema emissor de NFS-e.
• NFC-e: A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica. Substitui o Cupom Fiscal e é emitida para clientes finais. Requer sistema emissor de NFC-e.
• CT-e: O Conhecimento de Transporte Eletrônico. Utilizada para reconhecer serviços de transporte de carga.
• MDF-e: O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos. Utilizada para integrar movimentações mais complexas. Vincula diferentes documentos a uma unidade de carga.

A Nota Fiscal Eletrônica

Dentro do processo de modernização das obrigações envolvendo Estado e contribuinte, iniciado pelo governo brasileiro na última década, está a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Trata-se de um documento emitido e armazenado digitalmente que substitui a nota fiscal anteriormente impressa somente em papel. A legislação autoriza a emissão desse tipo de nota fiscal desde outubro de 2005 e permite seu uso em todos os estados do território brasileiro.

Essa modernização apresenta algumas vantagens como a diminuição dos gastos das empresas com a compra e armazenagem de papel, além da praticidade oferecida pelos arquivos digitais, que facilitam a organização de documentos, bem como o envio automático do arquivo XML para as partes envolvidas na operação comercial.

A Nota Fiscal para micro e pequenos empreendedores

Legalmente, não existem diferenças significativas entre o micro empreendedor que atua na internet e aquele que trabalha fora dela. Isso significa que, por lei, sempre que ocorre uma transação comercial, consequentemente deve existir a nota fiscal emitida pela empresa que vende ou presta o serviço, independentemente se a transação foi realizada via internet ou não.

Entretanto, micro e pequenos empreendedores têm a possibilidade de abrir sua empresa na categoria de Micro Empreendedores Individuais (MEI) e entre os benefícios concedidos a profissionais assim formalizados está a desburocratização oferecida pelo governo, uma vez que eles estão desobrigados a gerar nota fiscal ao vender para pessoas físicas.

Já quando a transação envolve empresas, ou seja, pessoas jurídicas, o uso da nota fiscal é obrigatório, mas facilitado, bastando simplesmente solicitar a Nota Fiscal avulsa na Sefaz do estado onde atua.

Assim, os principais tipos de notas fiscais disponíveis pelo MEI são:

• Nota Fiscal Avulsa;
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica;
• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e, NFC-e, NFS-e)

Como fazer a emissão de notas fiscais

Realizar qualquer transação sem utilizar a nota fiscal representa sonegação por parte do vendedor que assim procedeu. Dessa forma, o comprador também pode ser caracterizado como ente da ilegalidade, uma vez que seria o receptor da mercadoria não legalizada, caso venha a ser comprovada a fraude.

Por isso, é importante fazer a emissão das notas e cuidar para que o processo seja realizado de maneira eficiente. Assim, evitando prejuízos tanto para a empresa quanto para seus consumidores.

Empresas relacionadas a comércio ou indústria precisam solicitar autorização para emitir suas notas fiscais junto à SEFAZ. Toda a movimentação referente a esse processo pode ser realizada através da internet, bastando apenas que o responsável preencha um requerimento online.

No caso da Nota Fiscal Eletrônica, é preciso comprar um certificado digital junto a uma instituição certificadora para ter o direito de emiti-las. Além disso, é necessário pedir a autorização da emissão da nota a SEFAZ. Mas, antes de tudo, é necessário um sistema que realize a emissão das notas, uma vez que a SEFAZ não o disponibiliza.

Nota fiscal: importância para o pequeno empreendedor

Fazer a emissão de notas fiscais é um comprovante de que a sua empresa paga seus tributos corretamente, o que se converte em credibilidade, tanto para clientes quanto para possíveis colaboradores.

Além disso, estar em dia com essa obrigatoriedade garante ao empreendimento, ainda que pequeno, uma ferramenta importante para o trabalho contábil, uma vez que a nota fiscal apresenta detalhes precisos sobre as transações realizadas. Por isso, não abra mão de dar um aspecto mais profissional ao seu negócio. Trabalhe com a nota fiscal.