Com as modalidades de teletrabalho e híbrida vindo para ficar em muitas organizações, é necessário encontrar maneiras de lapidar práticas e aprimorar resultados, tornando a rotina mais ágil e produtiva. Para isso, diversas ferramentas de gestão vêm sendo utilizadas como estratégia para monitorar e otimizar processos, tendo se popularizado ainda mais com a migração do escritório para o home office.
Junto aos softwares de gestão disponíveis no mercado, essas ferramentas têm facilitado o dia a dia dos colaboradores e entregado resultados positivos para as empresas. Para saber mais sobre essas ferramentas, conhecer as mais utilizadas nas empresas e também alguns softwares que são fundamentais nesse processo, o Tangerino – controle de ponto digital preparou este artigo com algumas dicas sobre o tema.
O que são ferramentas de gestão e como elas ajudam os negócios
As ferramentas de gestão são técnicas e metodologias que auxiliam as empresas na tomada de decisão. Quando usadas de forma estratégica e alinhadas ao propósito do negócio, conduzem a empresa para o crescimento.
Elas podem e devem ser utilizadas em qualquer tipo de organização, seja de pequeno, médio ou grande porte, pois auxiliam os gestores a controlarem todos os processos, identificando o que está fluindo e aquilo que precisa ser melhorado ou trocado
As ferramentas de gestão são fundamentais, principalmente se usadas desde quando a empresa ainda está no começo, pois favorecem uma visão abrangente do negócio e ajudam a conduzir melhor a sua expansão e evolução, otimizando o trabalho de todos.
Quando as empresas crescem, naturalmente precisam investir no reforço da equipe, de líderes, aumento de espaço e passam a demandar uma gestão cada vez mais completa, com um grande número de squads, tarefas, atividades e projetos de curto, médio e longo prazo.
Com o uso das ferramentas de gestão, todo esse fluxo torna-se muito mais claro e o principal: faz com que os gestores e as equipes entendam exatamente qual o seu papel e como sua atuação leva a empresa a alcançar resultados.
Conheça 4 ferramentas de gestão muito usadas nas empresas
Existem no mercado diversas ferramentas de gestão que, de acordo com o tipo de negócio, os propósitos e a estratégia da empresa, podem ser adotadas.
Algumas delas têm um objetivo mais geral e podem ser aplicadas em qualquer organização, inclusive, dentro dos setores e equipes. Veja abaixo alguns dos principais exemplos de ferramentas de gestão que são muito utilizadas em diversos segmentos:
5W2H
A ferramenta 5W2H oferece uma metodologia de check list que ajuda gestores e equipes a terem mais clareza sobre as tarefas e projetos e, a partir disso, elaborar um plano de ação.
Com uma lista de perguntas, cujas iniciais dá o nome à ferramenta, ao respondê-las, todos da equipe conseguem entender tudo sobre a demanda, facilitando o foco no que é mais urgente ou demanda mais prazo para ser feito. Assim, a ferramenta responde:
5W:
What? (O quê?): qual é a ação a ser executada;
Why? (Por quê?): por que é preciso realizar o projeto;
When? (Quando?): quando a ação será executada e qual o tempo será necessário para execução do projeto;
Where? (Onde?): onde cada etapa será conduzida e onde projeto será aplicado;
Who? (Quem?): quem serão os envolvidos no projeto, desde líderes até liderados.
2H:
How? (Como?): como será realizado o projeto, qual será o passo a passo;
How much? (Quanto custará?): quanto o projeto vai custar – pergunta fundamental para avaliar o custo x benefício e, se necessário, fazer adequações antes de colocar em prática a sua realização.
Existem também algumas ferramentas que tornam a metodologia 5W2H mais fácil ainda, como uma Planilha de 5W2H, por exemplo.
PDCA
O PDCA, também conhecido como Ciclo PDCA, é uma metodologia que busca a melhoria contínua dos processos dentro das empresas. Ele não foca apenas em uma demanda específica, mas em vários processos dentro da empresa.
Dentre seus objetivos estão reduzir custos e aumentar os lucros e também garantir a satisfação dos clientes.
Sua sigla, em inglês, significa:
Plan (planejar): avaliar e identificar o que há de problema em um processo, apontando as causas para, durante o processo, eliminar o erro;
Do (fazer ou executar): momento em que o que foi planejado é colocado em ação;
Check (verificar): avaliar se o que foi executado deu ou está dando certo, sendo que a empresa pode optar por avaliar durante o processo, depois de concluído ou ambos;
Act (agir): com base nos resultados do PDCA, é o momento de identificar o que deu certo e implementar essa ação ou, se for o caso, estudar o que deu errado e, assim, iniciar um novo ciclo PDCA.
Para que seja efetiva, a metodologia é aplicada em ciclos, ou seja: é aplicado o ciclo de planejar, executar, verificar e agir e, sempre que se chega ao final, volta-se ao começo. O propósito é sempre corrigir falhas e identificar o que pode ser mudado.
Análise SWOT/FOFA
Também conhecida como Matriz SWOT, é uma ferramenta de gestão que analisa os cenários interno e externo de uma empresa.
Ela ajuda o gestor a identificar e corrigir falhas dentro da empresa, a enxergar e explorar os seus pontos fortes para se tornar mais competitiva e vislumbrar as oportunidades externas que estão aparecendo no mercado.
Os dois primeiros pontos dizem respeito ao ambiente interno da empresa (pontos fortes e fracos) e podem ser controlados e melhorados para cumprir as metas da organização.
Enquanto que os outros dois (oportunidades e ameaças) tratam do ambiente externo, dos desafios e obstáculos enfrentados e cujo controle escapa da empresa, precisando que a organização encontre soluções internas para superá-los.
A sigla tem origem no inglês e significa:
Strength (forças): identifica os pontos fortes da empresa que podem ser explorados para otimizar a conquista de metas. Exemplo: cultura organizacional forte;
Weaknesses (fraquezas): aponta os pontos fracos que a empresa precisa trabalhar para melhorar seus resultados. Exemplo: falta de gestão de logística;
Opportunities (oportunidades): analisa o cenário externo, ou seja, o mercado, como concorrentes, clientes, fornecedores etc., mas considerando os pontos fortes e fracos da empresa para trabalhar nesse contexto. Exemplo: quando as taxas de juros do setor imobiliário são reduzidas e as pessoas começam a alugar e comprar mais imóveis;
Threats (ameaças): mostra os problemas ou possíveis problemas que a empresa pode vir a enfrentar em seu mercado para que soluções sejam desenvolvidas de forma estratégica. Exemplo: pandemia da covid-19.
PM Canvas
O PM Canvas é uma ferramenta de gestão visual cuja proposta é, por meio de um sistema colaborativo, que incentiva a participação de todas as partes envolvidas, concentrar todas as etapas de um projeto em um só documento de uma página.
A proposta dessa metodologia é criar planejamento, execução e gestão de projetos de forma simples, permitindo que todos consigam identificar as etapas e se encontrarem dentro do escopo.
Para isso, ela parte do princípio de que a elaboração de um novo projeto precisa estar baseada nas perguntas:
Por quê?
O quê?
Quem?
Como?
Quando?
E quanto?
A partir dessas respostas é criado o diagrama de Canvas que, dentre os benefícios, ajuda a manter o foco da equipe apresentando objetivos mensuráveis que serão fundamentais para alcance de metas maiores.
Como os softwares ajudam na implementação das ferramentas de gestão?
Assim como as ferramentas de gestão, existem também os softwares de gestão, que devem caminhar lado a lado para que a estratégia da empresa funcione.
Os softwares são plataformas que auxiliam na gestão e organização de documentos e processos diversos. Com eles, a empresa consegue automatizar sua rotina, centralizando informações e dados, de modo que sejam acessíveis a todos.
Podem ser sistemas instalados em computadores, notebooks ou smartphones, por exemplo, ou disponíveis de forma online, com armazenamento em nuvem, de forma que possam ser acessados de qualquer lugar.
São considerados a ponte para a solução oferecida pelas ferramentas de gestão, pois potencializam a eficácia dessas metodologias, tornando os processos ainda mais produtivos. Veja abaixo alguns tipos de softwares mais usados:
Gestão de tarefas
Alguns softwares podem facilitar e muito o dia a dia das equipes, no que se refere à entrega de tarefas e projetos, como são os casos do Trello e do Asana.
Os sistemas utilizam quadros, listas e cartões para ajudar as equipes a organizar as tarefas e facilitar os processos de entrega, sempre focando nos prazos.
Assim, todos conseguem visualizar, de forma rápida e sem complicações, aquilo que está pendente, em andamento ou foi concluído, além de que ambos enviam notificações a cada atualização para melhor acompanhamento por parte das equipes.
Comunicação interna
Vários softwares e plataformas já são muito utilizados no dia a dia das pessoas para facilitar a comunicação. Mas a empresa pode optar por um que seja exclusivo para tratativas do ambiente de trabalho.
É o caso do Slack, que permite a organização das conversas em canais, por onde é possível pesquisar frases ou palavras. Como ele permite a troca de arquivos diversos, a plataforma acaba substituindo o uso do e-mail.
Já em relação à comunicação por vídeo, que tem sido cada vez mais usada, acompanhando o aumento da adoção do home office, o Zoom é um dos softwares que tem sido mais buscados pelas empresas.
Ele permite a realização de reuniões online com até 1.000 participantes ao mesmo tempo, possui a alternativa de compartilhamento da tela do computador, além de possibilitar que sejam gravadas as reuniões para serem compartilhadas posteriormente.
Controle de ponto online
O controle de ponto é uma parte importante da gestão dentro das empresas e, com um maior número de organizações adotando o home office, ele tornou-se ainda mais importante para a gestão remota de equipes e projetos.
É por meio do controle ponto que o gestor pode analisar a razão entre as tarefas e o tempo de trabalho, a fim de entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio, considerando contratar mais pessoas, realocar funcionários ou desligar outros.
Hoje, com a possibilidade de contar com o controle de ponto online, esse processo tornou-se ainda mais ágil para empresas e funcionários.
Por meio de um aplicativo é possível registrar o ponto sem estar fisicamente na empresa e, no caso de colaboradores externos, contar com funcionalidades de softwares, como a geolocalização, que mostra o local atrelado à tarefa ou serviço concluído.
O software também entrega relatórios completos, mostrando faltas, atrasos e horas extras, que facilitam ainda mais a rotina do RH.
Como a sua empresa tem feito a gestão do negócio? De forma manual e burocrática, permitindo atrasos e erros no processo, ou com uso de ferramentas de gestão, softwares e metodologias ágeis, que tornam o trabalho mais produtivo e com mais propósito para todos os envolvidos? Avaliar os processos de gestão da empresa é fundamental para tornar-se mais competitivo no mercado.
Abrir o próprio negócio e alcançar a liberdade e a autonomia financeira é, sem sombra de dúvidas, o sonho de uma boa parcela da população. No entanto, é preciso ter em mente que esse não é um caminho fácil e que existe uma série de questões que devem ser colocadas no papel antes de realizar esse projeto.
Um dos temas mais importantes e que, portanto, não podem ser deixados de lado na hora de gerir a empresa é o planejamento tributário. Nesse ponto, é fundamental que os micro e pequenos empreendedores saibam exatamente quais impostos sua organização deve pagar e os principais detalhes de cada um deles.
Realizar um bom planejamento tributário é a melhor forma de visualizar o faturamento anual da empresa. Além disso, com ele fica muito mais fácil evitar erros, manter o pagamento dos impostos em dia e garantir que não haja quaisquer tipos de problemas com o governo.
Pensando nisso, para ajudar você, micro ou pequeno empreendedor, reunimos neste artigo as principais informações sobre os impostos que as pequenas empresas devem pagar. Continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto
O Simples Nacional
Antes, porém, de falarmos sobre os impostos e suas principais características, vale ressaltar uma opção que as pequenas empresas agora têm na hora de pagar os seus tributos. Estamos nos referindo ao Simples Nacional, um sistema lançado em 2007 com a finalidade de unificar todos os impostos em uma única guia.
Dessa forma, o que antes era recolhido em guias e datas separadas – o que poderia gerar certa confusão – se converteu em apenas um documento, conhecido como DAS, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Agora, os empreendedores só precisam pagar um único boleto mensal com valor fixo.
Além de facilitar o processo de pagamento dos impostos e contribuir para que não haja erros, no Simples Nacional as taxas são calculadas automaticamente, o que não ocorre nos demais regimes tributários.
Finalmente, chegou a hora de você conhecer os oito impostos que as pequenas empresas devem pagar ao governo. Confira a seguir:
1. Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
O ICMS, instituído pela Constituição Federal de 1988, é um imposto de competência estadual, cuja alíquota varia de estado para estado. O tributo é cobrado cada vez que ocorre uma movimentação de mercadorias e prestação de serviços entre os estados brasileiros.
Você pode consultar o valor da alíquota no site do governo do seu estado, o qual pode variar entre 7% e 18%. Para os empreendedores da indústria ou do comércio inscritos no sistema do Simples Nacional, a alíquota varia de 1,25% a 3,95%.
2. Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
Como o próprio nome sugere, este tributo é o Imposto de Renda que as empresas devem pagar ao governo. O cálculo é feito sobre o faturamento obtido nos 12 meses anteriores, com uma taxa de 15% sobre o lucro real. Ele é pago apenas por pessoas jurídicas, que possuem CNPJ, por isso, Imposto de Renda Pessoa Jurídica.
Já para os inscritos no Simples Nacional, a alíquota varia de acordo com as atividades que a empresa executa, sendo de 0% a 0,54% para a indústria ou comércio e até 0,84% para as prestadoras de serviço. Lembrando que, nesse último caso, a taxa pode chegar a 6,2% dependendo da receita anual da empresa.
3. Imposto Sobre Serviços (ISS)
Este tributo municipal, cujas regras variam de município para município, tem como base de cálculo o valor dos serviços prestados. Para este imposto, a alíquota pode atingir até 5%, devendo ser pago também por profissionais autônomos.
Quem optar pelo regime do Simples Nacional paga uma taxa que varia entre 2% e 4,65%, dependendo do faturamento da empresa. É importante atentar que o ISS é pago por empresas que tem o serviço como primeira ou segunda função. Assim, tendo que emitir a NFS-e.
4. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
A CSLL é uma contribuição feita pelo empreendedor para a seguridade social e acompanha o regime tributário utilizado no IRPJ. Sua alíquota pode variar entre 9% para as empresas em geral e 15% para as instituições financeiras e semelhantes.
No Simples Nacional, empreendedores da indústria e do comércio pagam uma taxa igual à do IRPJ. Para prestadores de serviço essa taxa pode chegar a 0,79% e a 2,53% para outras empresas.
5. PIS/Pasep
Ambas as contribuições são federais e devem ser pagas mensalmente sobre folha de pagamento ou sobre faturamento da empresa. O valor varia de acordo com a atividade exercida.
A diferença entre as contribuições do PIS e Pasep é que o Programa de Integração Social (PIS) é um benefício pago aos trabalhadores de empresas privadas, enquanto o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) é pago aos empregados do setor público.
No Simples Nacional, a taxa pode chegar a 0,38% para comércio e indústria, e a 0,57% para as demais empresas.
6. Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
O IPI é um imposto cobrado apenas das empresas que trabalham com a produção ou a importação de produtos. As taxas, nesse caso, são calculadas com base no preço de venda e definidas na Tabela do IPI.
Para o Simples Nacional, a taxa é fixa para as indústrias: 0,5%.
7. Contribuição Previdenciária Patronal (CPP)
Assim como a CSLL, a CPP é um imposto que as empresas devem pagar para a seguridade social. A alíquota, computada sobre a folha de pagamento, é de 20% para os regimes tributários, exceto o Simples Nacional.
Para este, as empresas atuantes na indústria e comércio pagam uma taxa entre 2,75% e 4,6%, e prestadoras de serviços, entre 4% e 7,83%.
8. Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
Este imposto federal é destinado aos fundos de previdência e assistência social, bem como da saúde pública. O Cofins é calculado sobre o rendimento bruto das empresas, dependendo ainda do regime tributário em que elas estão inscritas. Dessa maneira, a taxa pode ser de 3% ou 7,6%.
Com o Simples Nacional, a alíquota varia entre 1,6% e 2,63%, dependendo da atividade exercida pela empresa.
Conhecendo os impostos que pequenas empresas precisam pagar, fica muito mais fácil organizar sua empresa. Dessa forma, é possível garantir que o seu negócio esteja com as obrigações em dia. Além de poder gerenciar todos os dados do seu financeiro e assim, ter um controle mais amplo da sua empresa.
Para manter esse e outros controles você pode contar com um sistema de gestão. Ele irá manter o controle do seu financeiro, do seu estoque, de suas vendas, e muito mais. Um desses sistemas é o eGestor. Além do controle, ele é sistema emissor de NFS-e, NFC-e e NF-e. Também gera relatórios para que você possa ter uma visão mais ampla de como anda seu negócio!
O processo de controle de estoque é absolutamente essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa que trabalhe com produtos, independente do porte desses empreendimentos.
Entretanto, o controle de estoque se realizado de uma forma equivocada, sem os cuidados necessários, pode gerar grandes danos nas atividades operacionais das empresas e gerar gastos desnecessários para o orçamento empresarial.
Apesar da grande importância da realização de um controle de estoque eficiente, muitos empresários principalmente em função da inexperiência a frente de seus negócios, acabam não prestando a devida atenção neste processo e cometem erros que acabam comprometendo significativamente os desempenhos de suas empresas.
A seguir, vamos citar alguns dos principais erros que são cometidos no controle de estoque, afim de lhe precaver contra estas situações em sua empresa e otimizar a gestão deste processo. Siga com a gente!
1- Não contabilizar o inventário de estoque
O inventário de estoque nada mais é do que uma lista que indica a quantidade total de produtos disponíveis no estoque das empresas e o valor somado de capital relativo a estes produtos, sejam eles armazenados no ambiente interno, sejam armazenados junto a seus respectivos fornecedores.
Não realizar este inventário de uma forma contínua pode ser determinante para o fracasso de qualquer empresa no mercado. Sem uma análise aprofundada do inventário de estoque da sua empresa, você não terá uma visão clara a respeito de todos os seus produtos disponíveis para a comercialização e nem saberá o quanto estes produtos representam em termos de capital para o seu orçamento.
É importante manter o seu inventário sempre atualizado a cada movimentação de entrada ou saída de determinado produto no estoque. A falta de controle do seu inventário pode trazer uma visão distorcida da quantidade atual de seus produtos e levar a compras extremamente desnecessárias com seus fornecedores, causando um possível excesso de estoque.
Além de contabilizar o inventário de estoque periodicamente, outras tarefas que possibilitam um melhor planejamento para a reposição de estoque são calcular o período médio de estoque, que indica quantos dias em média, determinado produto permanece no estoque até ser efetivamente vendido e calcular a quantidade mínima de estoque para atender a demanda dentro de um determinado período.
2- Não monitorar os espaços de armazenamento
Muitas empresas não prestam a devida atenção aos locais em que armazenam o seu estoque, não possuindo um rigoroso controle do tráfego de pessoas no local por meio de câmeras de segurança e assim acabam tendo que lidar com situações de furto de determinados produtos do estoque.
São situações que representam um grande desperdício do capital que foi investido na aquisição desses produtos. Outro erro relacionado ao armazenamento de estoque, é o fato de manter produtos expostos em ambientes de alta temperatura ou com a alta umidade, causando a perda destes produtos.
3- Possuir produtos em falta ou em excesso no estoque
Excesso de produtos no estoque, isto é, uma quantidade bastante acima do que realmente é necessário para atender a demanda, significa dinheiro parado.
Significa que sua empresa vai levar certo tempo para recuperar o capital investido nestes produtos e em caso de se tratar de produtos perecíveis, pode inclusive nem recuperar esse valor, já que os mesmos podem perder a sua validade se não forem vendidos dentro de um certo período.
A falta de estoque também é um problema recorrente em diversas empresas, gerado pela falta de um controle diário de seus estoques. Se por um lado o excesso representa dinheiro parado, a falta de estoque obviamente representa a perda de uma oportunidade de arrecadação por parte das empresas.
Os clientes podem procurar as empresas concorrentes em busca do produto que está em falta no seu estoque. Tanto a falta quanto o excesso de estoque, são problemas que dificilmente acontecem se você manter um controle rigoroso de seu inventário e não esquecer de atualizar nenhuma informação referente a entrada ou saída de produtos.
4- Realizar o controle de estoque manualmente
Mesmo com o avanço tecnológico e a ampla variedade de recursos informatizados para controlar o estoque de suas empresas, muitos empresários ainda optam por realizar um gerenciamento manual, por meio de cadernos ou agendas.
A realização do controle de estoque a partir destes métodos, aumenta consideravelmente as chances de acontecer uma perda de dados, assim como o tempo gasto no processo e a chance de cometer equívocos ao preencher as informações.
Realizar o controle de estoque de uma forma totalmente informatizada, por meio de uma planilha eletrônica do excel ou em um sistema de controle de estoque, traz um enorme ganho de agilidade neste processo e reduz consideravelmente a chance de erros no armazenamento de informações, bem como possibilita uma segurança de dados muito maior.
5- Não especificar os diferentes produtos no estoque
Descrever todos os diferentes tipos de produtos existentes em seu estoque pode parecer uma tarefa irrelevante e por isso, em muitas situações essa tarefa é deixada de lado pelos profissionais responsáveis por gerenciar o estoque.
A especificação de acordo com as características de cada produto é essencial para manter o seu estoque organizado e identificar mais facilmente os produtos, seja na hora de ofertar aos clientes, seja no momento de atualizar a quantidade de estoque.
É importante armazenar informações como cores, quantidades e respectivas unidades de medida e tamanho de cada produto, dentre outras informações complementares que desejar. Essas especificações também podem ser úteis na hora de analisar quais os produtos mais vendidos, indicando que os clientes podem ter uma certa preferência de cor em determinado produto, por exemplo.
6- Não integrar o estoque com o setor comercial e de compras
Um grande problema em muitas empresas é a atuação completamente isolada dos setores de estoque, compras e vendas. A falta de comunicação entre estes setores prejudica completamente a gestão de estoque, a medida em que não se possui uma visão clara a respeito do volume de vendas e demanda de determinado produto.
Essa falta de integração entre os setores acaba dificultando o planejamento de compras e a identificação dos produtos que devem ser reabastecidos no estoque para atender a demanda esperada.
A partir de uma comunicação frequente entre todos estes setores, é possível aliar com eficiência os processos de previsão de demanda, controle de sazonalidade em determinado período e gestão de compras.
7- Não conferir as entradas
Outro erro bastante recorrente é a falta de conferência de determinados produtos que entram no estoque. Se estes produtos não forem devidamente conferidos, é bem provável que passem despercebidos produtos entregues em uma quantidade abaixo da solicitação feita ao fornecedor, produtos com defeitos, dentre outros problemas.
eGestor
O eGestor é o software de gestão empresarial perfeito para realizar o controle de estoque. A cada nova compra ou venda registrada no sistema, o seu estoque é atualizado de uma forma totalmente automatizada, trazendo uma grande praticidade e agilidade neste processo. Além de controlar a quantidade de seus produtos, o sistema gera relatórios em relação aos itens mais e menos vendidos e possibilita uma gestão financeira, dentre muitas outras funções!
O eGestor é um software completo para gestão de micro e pequenas empresas fácil e online. Sistema de Controle de Estoque, Controle Financeiro, Controle de Compras e Vendas, Emissão de Nota Fiscal, NFCe, Boletos e muito mais!
Os cookies são vitais para melhorar sua experiência com o eGestor. Utilizamos os cookies para análise de dados de acesso nos nossos domínios, e criação de listas de remarketing para podermos patrocinar seus conteúdos preferidos na internet.
Os cookies do Google Analytics coletam informações anônimas como quantidade de acessos ao site e páginas mais visitadas. Estes cookies não são opcionais.
Cookies de preferência
Cookies que salvam informações a respeito de sua definição de cookies atual.
Se você desabilitar essa opção não será possível salvar suas preferências de cookies atual.
Cookies para anúncios
Utilizamos cookies do Facebook para poder oferecer anúncios à visitantes do site no Facebook e no Instagram.
Por favor, ative os cookies de preferência para poder habilitar outros cookies.
