5 dicas para não errar na hora de controlar o estoque do seu negócio

Apesar de ser uma área pouco valorizada nas empresas e pouco cuidada pelos funcionários e gestores, o estoque é decisivo para o sucesso do negócio e para o seu bom funcionamento. Fazer um controle eficiente do estoque, independentemente do setor e dos produtos nele contido, pode ser um diferencial entre uma empresa e sua concorrente.

Sobrar ou faltar produtos no estoque pode impactar diretamente nas operações da empresa a curto, médio e longo prazo. Por decorrência, pode resultar em rombo no orçamento e afetar a satisfação do cliente que procura algum produto, por exemplo.

Gerir o fluxo de mercadoria não é uma tarefa tão simples. Somente com uma gestão de estoque eficiente, é possível ter plena noção de diversos âmbitos. Podendo controlar melhor o que entra, o que sai, o volume de vendas por mês, as maiores e menores demandas de produtos. Assim com as deficiências de mercadorias, entre outras tarefas importantes.

Ao se ter esse controle, é possível fazer uma gestão geral dos negócios. Essa gestão inclui a avaliação de posicionamento de mercado, a concorrência, os produtos que mais estão tendo demanda e os que estão tendo menos. Assim como permite pensar em novas estratégias, novos produtos, além de auxiliar na tomada de decisão como um todo.

Benefícios

Independentemente do porte da empresa, a gestão de estoque se faz necessária e traz diversos benefícios. Dentre eles, podemos destacar:

  • Otimizando o investimento;
  • Fornece informações mais precisas sobre suas vendas;
  • Faz previsão da demanda dos consumidores;
  • Faz previsões e estimativas de pedidos de fornecedores.
  • Tipos de estoque

Dependendo da necessidade e da realidade da empresa, existem diferentes tipos de estoque. Para quem não consegue mensurar exatamente a quantia de produto necessária é preciso optar por um estoque de proteção. Este tipo de controle de estoque considera uma demanda esperada, ou seja, uma estimativa mínima. Essa estimativa mínima deve ser suficiente para suprir a falta de produtos em épocas de muita demanda.

Outro tipo de controlo usado é o estoque de antecipação. Ele visa antecipar a produção de mercadoria devido à espera de uma alta demanda. Geralmente, esse tipo é aplicado em datas comemorativas, por exemplo, em que a procura por determinados produtos aumenta consideravelmente. Além desses, o de contingência é usado para situações adversas, a fim de cobrir falhas no sistema da empresa.

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Independentemente do tipo de estoque, o mesmo deve ser controlado para que a empresa funcione e não tenha prejuízos inesperados. Por isso, separamos 5 dicas para fazer uma boa gestão do seu estoque. Confira:

Registre tudo

Para você ter um controle das mercadorias e de todo o estoque, é preciso registrar tudo o que entra e o que sai de mercadorias. A atualização dele deve ser feita sempre que algo novo entrar ou sair; ou algum produto novo iniciar operação. Atente-se aos detalhes que podem lhe ajudar nesse controle e nos relatórios mais completos sobre o estoque. Entre eles estão o código e descrição, data de aquisição e de venda, além do preço pelo qual cada item foi vendido. Você pode optar por um monitoramento manual, anotando em planilhas impressas ou através de softwares de gestão especializados em estoque

É importante ressaltar que checar os seus registros após a inserção é essencial. Isso porque, com a correria do dia a dia, algum registro ter saído errado, em relação aos valores ou especificação do produto. É possível que um produto tenha sido registrado com o valor de outro, por exemplo, o que gera um grande problema. Por isso, revise os registros sempre que possível.

Um modo mais fácil de fazer esse processo moroso, é implementar algum sistema de “Inventário Rotativo”. Assim, o próprio sistema escolhe diariamente itens para checar e poderá detectar eventuais erros.

Organize o espaço físico

Para encontrar facilmente uma mercadoria, não basta apenas saber que ela está ali. É preciso conhecer exatamente qual é o local em que ela está estocada. Para que isso aconteça, organizar o espaço físico em seções é essencial para se localizar e manter o ambiente organizado. Um produto precisa ser facilmente encontrado em momentos que requerem agilidade. A organização permite também avaliar com precisão o espaço necessário para armazenar os produtos que já estão em estoque e também os que irão chegar. Essa organização, além de ganhar tempo e evita gastos extras com infraestrutura.

Atente-se aos perecíveis

Dependendo da empresa, existem aqueles produtos perecíveis que, para o armazenamento, geralmente geram dores de cabeça. Eles precisam ser armazenados nas condições ideais para que não estraguem antes da data de vencimento e de venda. Que caso aconteça, provoca prejuízos financeiros e junto aos clientes.

Por isso, planeje bem com os fornecedores a data de vencimento dos produtos com a de venda. Assim, essas datas não estarão próximas ao ponto do alimento estragar. Armazene sempre em locais frescos e com embalagens bem lacradas. Existem alguns métodos de gestão de estoque que podem ser utilizados nesses casos, como o PEPS, por exemplo.

Oriente sua equipe

De nada adianta implementar um sistema de trabalho eficiente se os seus funcionários desconhecem as rotinas e as atividades que devem ser feitas a cada atualização do estoque. Por isso, sempre que instalar um método de trabalho, instrua claramente todos os funcionários envolvidos para que estes o coloquem em prática como esperado. Eles precisam saber mexer nos sistemas, nas planilhas, nos softwares e entender toda a operação.

Programe suas compras

Os seus fornecedores estão ali para lhe ajudar, e esse diálogo é necessário para evitar percalços que atrasem a compra de produtos. Para isso, crie um calendário com as datas de compra para cada item. Softwares implementados podem ser programados para fazer esse controle de estoque.

Outra dica importante em relação às compras é antecipar as necessidades da empresa. Ou seja, a partir das suas análises de mercado e de demandas em determinadas épocas do ano, opte por antecipar qual será a demanda de determinado produto. Ou se corre o risco deste entrar em falta numa época lucrativa. Com isso, você faz as compras de acordo com o histórico de movimentação naquele período, tendo assim menos chances de errar na contagem.

Considerações Finais

Quando se tem uma empresa com um estoque não tão grande, algumas vezes se pensa que não é necessário controlar o estoque constantemente. Mas esse é um erro que pode causar grandes prejuízos dentro do seu negócio. Por isso, é imprescindível que o seu estoque seja gerido de forma fácil e simples. E um dos principais meios de fazê-lo, é a partir de um sistema de controle de estoque.

O eGestor é um deles. Além do controle de estoque, controle de vendas, financeiro e fluxo de caixa, o sistema também gera boletos e emite relatórios. Assim como também é um sistema emissor de NFS-e, NFC-e e NF-e. 

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Escrito por eGestor
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