5 dicas para aumentar a produtividade de suas reuniões
Uma boa reunião é aquela que flui, desde o começo, sem incidentes complicadores e gerando vários resultados positivos, não é mesmo? Mas será que é possível garantir a produtividade de uma reunião? Qual a melhor forma de aproveitar esse tempo e assegurar que todos os participantes estejam realmente engajados? Pois confira agora mesmo as respostas para essas e tantas outras perguntas no post de hoje:
Estabeleça pautas bem claras
Comecemos pelo básico: toda reunião deve ter uma pauta clara de assuntos a serem tratados. Manter os temas do encontro em segredo causa despreparo, apreensão e incertezas por parte dos participantes. Para evitar que isso ocorra em seu ambiente de trabalho, procure enviar convocatórias de reunião com bastante antecedência e já com os pontos de atenção listados. Isso pode ser feito pessoalmente ou até por e-mail. O importante é que as pessoas saibam previamente o tema a ser tratado, já colocando a cabeça para funcionar na área.
Garanta o preparo das partes
De nada adianta saber o tema da reunião, se não houver um certo preparo dos participantes, não concorda? Se a reunião discutirá os resultados de um relatório semestral, por exemplo, que tal circular esse documento previamente entre os colegas de trabalho? Assim, os participantes poderão chegar à reunião com muito mais conhecimento sobre os fatos e já com ideias e sugestões devidamente elaboradas. Dessa forma, absolutamente todos ganham em termos de produtividade.
Delimite e aproveite o tempo
Não há nada mais improdutivo do que reuniões intermináveis ou, por outro lado, com tempo insuficiente para o debate, não concorda? Para fugir dessas armadilhas, procure encontrar um meio termo, que pode variar de acordo com a dificuldade do tema tratado. Afinal de contas, esses encontros devem garantir tempo suficiente para que os pontos de pauta sejam cobertos, sem apressar decisões nem cansar demais os participantes. Assim, o condutor da reunião deve ser capaz de identificar os momentos em que é necessário progredir os debates, bem como aqueles que precisam de mais tempo para serem desenvolvidos.
Foque nos objetivos da reunião
Distrair-se em meio a uma reunião é fácil até demais, não concorda? Brincadeiras entre colegas, assuntos fora da pauta e outros temas polêmicos acabam distraindo os participantes, que, inevitavelmente, perdem o foco da reunião. Por isso, procure se ater aos objetivos e temas centrais, anotando-os em um quadro ou flipchart, para captar a atenção dos participantes, sem deixar de tomar decisões e conduzir os projetos pretendidos. Ao deixar uma reunião descarrilhar, acaba-se perdendo linhas argumentativas, ideias levantadas anteriormente são interrompidas e o tempo estabelecido para outros pontos da pauta deixa de ser suficiente.
Estabeleça um ambiente convidativo
A depender do tipo de reunião realizada — de brainstorming, de tomada de decisões, de apresentação de dados e assim por diante —, é essencial que se crie um ambiente convidativo aos participantes, que devem se sentir à vontade para apresentar ideias, fazer sugestões e criticar pontos que considerem relevantes. Reuniões que não contam com essa liberdade, nas quais as manifestações não são devidamente respeitadas, correm o risco de serem improdutivas, monotemáticas e completamente unilaterais.
Agora que você já tem o passo a passo para realizar uma reunião mais produtiva, que tal colocar essas recomendações em prática e conferir sua eficácia diretamente nos resultados? E não deixe de comentar aqui para compartilhar suas experiências e sugestões conosco!
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