Software de gestão financeira: 10 vantagens para a sua empresa
Uma administração adequada das finanças é vital para o sucesso de qualquer negócio. A partir da utilização de um bom software de gestão financeira, é possível controlar o fluxo de caixa da sua empresa, registrando todas as movimentações de entrada e saída, além de possuir uma visão ampla da situação financeira do seu negócio através dos mais variados relatórios gerenciais.
Quer saber mais sobre essas e outras funcionalidades de um software de gestão financeira para a sua empresa? Confira o nosso artigo!
Controle de contas a pagar e a receber
Com um software de gestão financeira, você pode ordenar as contas a pagar e a receber de sua empresa e classifica-las em fixas e variáveis.
As contas fixas a pagar estão ligadas a folha de pagamento de funcionários e pagamento de impostos, por exemplo, que costumam se manter padronizadas ao longo dos meses.
Já as contas variáveis, por sua vez, estão ligadas a gastos com fornecedores, reparos em produtos ou na infraestrutura interna da empresa, que são situações inesperadas e que podem gerar custos de acordo com a necessidade.
Da mesma forma, as contas fixas a receber estão relacionadas a valores fixos que incrementam mensalmente o orçamento de sua empresa, como mensalidades vindas de empresas parceiras, por exemplo.
As contas variáveis a receber estão ligadas as vendas aos clientes, que podem sofrer alterações em relação a frequência e faturamento de um mês para o outro.
Fazer o gerenciamento de todas as contas da sua empresa a partir de um software de gestão financeira é de suma importância, pois permite identificar com clareza a origem de cada uma das receitas e despesas do negócio, e projetar a situação futura de seu caixa.
Um software de gestão financeira permite um melhor gerenciamento dos prazos de pagamento e recebimento de cada uma das contas da sua empresa, auxiliando no controle da inadimplência de seus clientes e evitando endividamentos da sua empresa.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos indicadores mais essenciais para avaliar a saúde financeira de qualquer negócio. Registrando todas as despesas e receitas, é possível identificar se a sua empresa está gerando recursos o bastante para arcar com todos os gastos.
Em caso contrário, com os valores de despesas maiores do que os de recebimento, obviamente é sinal que a empresa está enfrentando uma situação de endividamento.
Por mais que possa parecer um processo simples, muitos empresários não prestam a devida atenção ao fluxo de caixa de suas empresas e acabam não controlando as suas movimentações financeiras de uma forma contínua, deixando passar despercebidas informações relevantes no cotidiano do negócio.
Outros empresários por sua vez até mantem o controle de suas atividades financeiras, mas acabam realizando este processo manualmente em uma agenda, caderno ou planilhas eletrônicas.
O controle financeiro manual apesar de ser totalmente viável, exige um gasto de tempo muito maior dos responsáveis por este processo.
Tempo esse que poderia ser melhor aproveitado em outras questões operacionais do negócio, já que com a utilização de um software de gestão financeira, o controle das finanças é muito mais fácil e rápido.
Outra vantagem de um software informatizado de gestão financeira em relação a métodos mais tradicionais, é o fato de apresentar uma segurança de dados muito maior, já que as informações registradas ficam devidamente protegidas no sistema e podem ser acessadas em diferentes servidores no caso de se tratar de um sistema com operação na nuvem, como é o caso do eGestor.
Relatório de DRE
O relatório de DRE (Demonstrativo Resultado do Exercício) tem como finalidade medir a lucratividade de sua empresa em determinado período.
A partir do registro de todas as receitas, o relatório de DRE pode ser gerado por um software de gestão financeira. Trata-se de um indicador financeiro absolutamente essencial para qualquer empresa, pois ter um bom número de vendas não significa necessariamente apresentar lucratividade.
O DRE portanto, indica o quanto cada uma das vendas realmente gerou de lucro para a empresa, trazendo uma visão global a respeito da situação financeira de seu empreendimento.
Conciliação bancária
Realizar a conciliação bancária é absolutamente essencial para o controle financeiro de seu negócio. Este processo consiste na comparação do saldo bancário da sua empresa com todas as movimentações registradas em seu controle financeiro interno.
A conciliação bancária tem como finalidade verificar se o seu controle interno realmente apresenta conformidade com o saldo bancário real da conta da sua empresa.
A conciliação bancária, portanto, identifica possíveis equívocos no controle financeiro interno ou então verifica se houve a devida compensação de cheques na conta bancária.
Para realizar a conciliação com eficiência, é recomendável guardar documentos que comprovam as transações da empresa, como notas fiscais, comprovantes e extratos bancários.
A partir de um bom software de gestão financeira como o eGestor, é possível realizar a conciliação bancária já que o sistema possui integração com o banco e pode importar o arquivo OFX, que apresenta os dados bancários da empresa.
Para isso basta configurar a conta bancária de sua empresa diretamente no sistema, que a partir de então será gerado de uma forma automatizada a comparação com as receitas e despesas armazenadas no sistema.
Por que migrar de uma planilha para um software de gestão financeira?
Apesar de todos os recursos possibilitados por um software de gestão financeira, muitos empresários ainda fazem o uso de planilhas para gerenciar as finanças de suas empresas, seja por economia ou por desconhecimento de o quanto um software de gestão pode realmente otimizar a gestão de seus negócios.
Se você ainda utiliza planilhas eletrônicas e possui dúvidas se deve ou não migrar para um software de gestão financeira, vamos lhe mostrar 10 vantagens que podem te convencer a investir em um sistema informatizado e modernizar a gestão financeira de seu negócio:
1. Menor ocorrência de erros
Erros de digitação no preenchimento das informações de sua planilha podem comprometer um cálculo de diferença entre as receitas e despesas da sua empresa, por exemplo.
Em um software informatizado de gestão financeira, você só precisa cadastrar as suas compras e vendas, que o sistema mostra todas as movimentações financeiras de uma forma automatizada e detalhada.
2. Gestão mais simplificada
O uso de um software informatizado de gestão financeira traz um enorme ganho de tempo no processo de controle financeiro da sua empresa, se comparado a utilização de planilhas eletrônicas.
Um software de gestão permite que você tome decisões baseadas em números precisos a respeito da situação financeira de seu empreendimento a partir de uma série de relatórios gerenciais como fluxo de caixa, DRE, relatório de contas a pagar e a receber, projeção de caixa, abc de vendas por produtos e clientes, dentre outros.
Em planilhas de controle financeiro você até pode registrar as movimentações de entrada e saída da sua empresa. Mas se você quiser se aprofundar e obter informações mais detalhadas com o cruzamento dessas finanças e o quanto elas realmente impactam o seu caixa financeiramente, o auxílio de um software de gestão torna esse processo muito mais facilitado.
3. Maior segurança de dados
As informações armazenadas em sua planilha de controle financeiro dependem exclusivamente do bom funcionamento do servidor local, que em caso de ser furtado ou danificado pode sofrer a perda de todos os dados.
Um software de gestão financeira totalmente online e na nuvem como o eGestor, pode ser acessado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, e mantém os bakcups de dados sempre em dia.
4. Informações centralizadas
As planilhas eletrônicas podem ser acessadas livremente por qualquer pessoa e sendo assim, as informações financeiras cadastradas podem sofrer alterações, o que pode levar a um retrabalho de preenchimento desses dados.
A partir de um software de gestão financeira, é possível controlar e estabelecer os outros integrantes da empresa que terão acesso. Utilizando esse sistema, as informações serão armazenadas em cada aba diferente, facilitando a visualização de todos os dados.
5. Projeção de caixa
A partir das informações geradas por um software de gestão financeira, você consegue projetar a situação de seu caixa dentro de um determinado prazo.
Com o registro de futura receitas e despesas, o sistema irá projetar o seu orçamento empresarial naquele período, identificando mais facilmente se sua empresa terá dinheiro em caixa para lidar com possíveis gastos e também se haverá possibilidades de realizar novos investimentos.
6. Melhor controle de estoque
O estoque não pode ser visto como um setor isolado dentro da empresa. Esse processo está diretamente ligado a saúde financeira do negócio.
Sem um controle de estoque adequado você pode comprar produtos em excesso, que sendo assim acabam ficando parados no mercado, gerando uma certa demora para recuperar o capital investido na aquisição destes produtos junto aos fornecedores.
Em um software de gestão financeira é possível controlar o estoque de forma bastante eficiente, a medida em que o sistema atualiza a nova quantidade de seus produtos a partir de cada movimentação de entrada ou saída.
Com um sistema informatizado, você possui uma visão clara a respeito de seu estoque e evita gastos desnecessários.
7. Maior facilidade na avaliação de resultados
Com o gerenciamento de todas as receitas geradas pelas vendas de sua empresa, é possível se aprofundar a respeito dessas transações.
Um software de gestão possibilita uma visão geral do faturamento gerado pelas suas vendas, comparando com diferentes períodos, e com a possibilidade de classifica-las individualmente de acordo com os vendedores responsáveis pelo negócio.
Sendo assim, se trata de uma ótima ferramenta para medir a produtividade da sua empresa de uma forma geral e também de cada um de seus colaboradores.
A partir desse registro, é possível também calcular o valor de comissionamento que deve ser repassado a cada um de seus vendedores, e incorporado diretamente na folha de pagamento.
8. Integração de sistemas
Sem um software de gestão empresarial, você terá a necessidade de gerenciar um número variado de planilhas para controlar as mais variadas atividades da sua empresa.
Será preciso uma planilha para gerenciar as vendas, uma para o controle de estoque, uma para o financeiro e assim por diante. Em um software de gestão empresarial é possível gerenciar todos esses setores em uma única plataforma, evitando assim o retrabalho e possibilitando uma visão mais global de todas as áreas da empresa.
9. Controle de capital de giro
Um software de gestão financeira permite uma visão completa a respeito de seu estoque, identificando a necessidade de capital de giro, que é a somatória de todos os recursos que a empresa possui a partir dos produtos disponíveis no estoque.
Esse valor se da tanto em relação aos produtos já prontos para a comercialização, quanto os que estão em processo de produção ou solicitação junto aos fornecedores.
10. Identificação mais facilitada de problemas
A partir dos relatórios gerenciais gerados por um software de gestão financeira como o fluxo de caixa, é possível identificar com mais clareza possíveis situações de endividamento e quais as despesas que foram mais comprometedoras para levar a essas situações!
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