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MDF-e: O que é o Manifesto de Documentos Fiscais

MDF-e: O que é o Manifesto de Documentos Fiscais

por | 20/08/2020 | Empreendedorismo, Nota Fiscal Eletrônica

Estamos cercados de documentos fiscais diariamente, mesmo que você não perceba. Ao contrário de quem não tem contato com a logística de uma empresa ou que trabalha com transportes fica difícil conhecer o MDF-e. Ele é um tipo de nota fiscal responsável por registrar os produtos que são transportados de um município a outro, ou distâncias mais longas.

Mas como ele funciona? Quem deve emitir? Essas e outras questões você verá a seguir!

O que é MDF-e

O MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é um documento fiscal que tem como intuito simplificar o transporte de mercadorias e facilitar o transporte de cargas para empresas que o realizam. Ele é uma nova versão do Manifesto de Carga Modelo 25, assim, o substituindo. O MDF-e também é exclusivamente digital, sendo assim, sua criação e armazenamento são feitos eletronicamente.

Sua principal função é agrupar os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) e Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) dos produtos que serão transportados. Dessa forma, não é necessário a DANFE dos produtos com o carregamento, pois o MDF-e já comprova a venda e o transporte dos produtos.

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais também deve passar pelo Ambiente Autorizador. Isso porque, como o documento é regularizado pela SEFAZ da unidade federativa, ele deve ter a sua aprovação.

O MDF-e é obrigatório para empresas que realizam o transporte de cargas desde 2014. Nele deve constar todas as mercadorias e documentos sendo transportadas. E, por ser o documento oficial para transporte de mercadorias, é necessário que o ele tenha a assinatura digital da empresa, assim tornando o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais válido. Sua obrigatoriedade se expande para empresas que realizam o transporte internamente, com frota própria, e para as que contratam algum tipo de transportadora.

Etapas do MDF-e

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais possui três etapas. São elas: Autorização, Encerramento e Cancelamento.

Autorização

Essa etapa começa quando a nota fiscal é enviada ao Ambiente Autorizador. Essa é a parte mais importante, porque é aqui que a SEFAZ confere os dados do documento e identifica informações equivocadas da nota. Assim, ela pode ser autorizada ou pode ser rejeitada.

Caso a nota seja rejeitada, não há motivos para preocupações. Ela retorna ao emissor para a correção de erros e pode ser enviada novamente para autorização.

Encerramento

Ao contrário das outras notas, o MDF-e precisa ser encerrado. Após a autorização do MDF-e pela SEFAZ, e estando em situação de Autorizado, as mercadorias e os documentos devem estar em transporte. Para tal, o DAMDFE deve ser impresso e transportado junto com essas mercadorias.

No final do trajeto o MDF-e deve ser encerrado. Essa é a forma de especificar que a carga foi entregue e assim, liberar o veículo para um novo MDF-e. Caso o documento não for encerrado e um novo MDF-e for emitido, ele será rejeitado, porque o veículo não se encontra livre.

É importante se atentar que caso haja alguma alteração na carga ou no veículo, um novo MDF-e deve ser emitido.

Cancelamento

O MDF-e pode ser cancelado. Para que isso aconteça, o transporte não pode ter sido iniciado e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ter menos de 24h de autorização. Um MDF-e só pode ser encerrado se for autorizado pela SEFAZ e ele só pode ser cancelado se o mesmo não for encerrado.

Para que serve o MDF-e

Como mencionado, o objetivo do MDF-e é agilizar o transporte de cargas, sejam elas de mercadorias ou documentos. Esse documento garante, via assinatura digital, que a carga está de acordo com a legislação e é aprovada pela SEFAZ.

Ele também agiliza o registro dos documentos que estão sendo transportados. Uma vez que tudo que é transportado fica registrado, seu acesso é mais fácil. E, com a utilização do DAMDFE, a partir da leitura do QR code, o MDF-e pode ser acessado de qualquer lugar.

Assim, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais permite que a carga seja rastreada e identifica o responsável pela mesma. Ele também registra os horários de saída e chegada dessa carga. Dessa forma, se tem todo o controle, principalmente o fiscal, sobre a carga.

Quem emite o MDF-e

A partir de 1º de Outubro de 2014, iniciou-se a obrigatoriedade de emissão do MDF-e. Ela abrange, principalmente, os contribuintes do ICMS. Mas, em suma, quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são os emitentes de:

  • CT-e modelo 57; optante e não optante pelo Regime do Simples Nacional;
  • NF-e modelo 55 optante do Simples Nacional.

Em caso de dúvida, é possível consultar a Portaria CAT 102 de 10/10/2013 para mais informações.

Como emitir o MDF-e

Para realizar a emissão do MDF-e é preciso, em primeiro lugar, estar cadastrado para a emissão de NF-e na SEFAZ. Com isso, não é necessário realizar nenhum cadastro para realizar a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra obrigação para a emissão do MDF-e é possuir um Certificado Digital tipo A1 ou A3.

Como a SEFAZ não disponibiliza nenhum sistema, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido por um sistema emissor de MDF-e. Para que não se perca nenhum dado, o ideal é que ele seja emitido juntamente com a NF-e correspondente. Assim, é necessário um sistema de emissão de notas fiscais, como o eGestor.

Para a emissão do MDF-e são necessários vários dados. As informações relacionadas ao transporte são:

  • os dados da NF-e correspondente;
  • previsão de início da viagem;
  • UF e cidade de carregamento e UF e cidade de descarregamento;
  • UFs intermediárias (unidades federativas que a carga irá cruzar).

As informações sobre os produtos serão completadas automaticamente ao relacionar o MDF-e e a NF-e.

As outras informações necessárias para o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais são as do motorista e do veículo. São elas:

  • nome e CPF de todos os condutores;
  • tipo de veículo;
  • se o proprietário do veículo é o mesmo ou diferente do emitente;
  • tipo de proprietário;
  • nome do proprietário;
  • CPF/CNPJ do proprietário;
  • RNTRC do proprietário;
  • tipo de carroceria;
  • UF;
  • placa;
  • RENAVAM;
  • tara Kg;
  • capacidade Kg;
  • capacidade m³;
  • com reboque ou sem;
    • caso seja com reboque, deve-se informar tipo de carroceria, UF, placa, RENAVAM, tara Kg, capacidade Kg e capacidade m³ do mesmo.

Informações adicionais para o Fisco

Essa área é para informar outros dados que são relativos ao fisco. Entre eles:

  • código CIOT;
  • CPF/CNPJ do responsável por gerar o CIOT;
  • seguro da carga;
  • responsável pelo seguro da carga;
  • número da apólice;
  • número da adverbação;
  • vale-pedágio;
  • CNPJ fornecedor do vale-pedágio;
  • número do comprovante de compra;
  • valor do vale-pedágio;
  • pagador do vale-pedágio
  • CPF/CNPJ do pagador do vale-pedágio.
  • anotações.

Utilizando um sistema de emissão de MDF-e como o eGestor, é possível salvar algumas dessas informações como padrão, para que não seja necessário preenchê-las em toda nota.

Quais são as vantagens do MDF-e

Como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais foi criado para auxiliar os empresários que trabalham com o transporte de cargas e lotes, ele possui diversas vantagens para essas empresas. Elas abrangem desde benefícios para a empresa, mas também para a sociedade a sua volta, o contador e o fisco.

Vantagens para o emissor do MDF-e

  • Redução de custos: o MDF-e é emitido e armazenado eletronicamente. Dessa forma, os custos com papéis, impressão e armazenagem de documentos são praticamente nulos. Mas não se engane, eles ainda devem ser armazenados para apresentação ao fisco. A diferença é que a armazenagem eletrônica é mais econômica em comparação com a armazenagem física.
  • Redução de tempo: essa vantagem abrange duas áreas.
    • Redução de tempo em paradas de automóveis: os automóveis de carga e transporte são parados para fiscalização. Com o método anterior, esse processo era mais dificultoso e demorado. Agora, com o MDF-e, o tempo de parada é reduzido porque a nota pode ser acessada digitalmente. Assim, todo o processo é facilitado.
    • Redução de tempo para emissão do MDF-e: para emitir o MDF-e, é necessário um sistema emissor de MDF-e, como o eGestor. Dessa forma, como a NF-e já foi lançada no sistema, seus dados podem ser migrados para emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A partir disso, não é necessário inserir todos os dados, facilitando a emissão e diminuindo o tempo gasto para tal.

Sociedade

  • Redução do uso de papel, como impacto ecológico;
  • Incentivo a novas tecnologias e comércio eletrônico;
  • Padronização do documento;

Fisco

  • Garantia na fiscalização do transporte;
  • Facilidade na fiscalização do transporte;
  • Redução de custos.

Contabilista

  • Mais oportunidades envolvendo o MDF-e;
  • Gerenciamento de documentos facilitado.

DAMDFE

Assim como a NF-e possui a DANFE e a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) possui a DANFE NFC-E, o MDF-e possui o DAMDFE. A sigla significa Documento Auxiliar do MDF-e. Todos esses documentos possuem a mesma função: ser a versão impressa com dados mais sucintos.

O DAMDFE é o responsável por conter os dados do arquivo XML da nota. Em contrapartida ao MDF-e, o DAMDFE precisa ser impresso e transportado junto com a carga.

A principal informação que o DAMDFE contém é o QR code. É a partir dele que se pode consultar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. A outra informação mais importante é o código de barras, ele contém a Chave de Acesso. Essa também é utilizada para consultar informações do MDF-e.

A impressão do DAMDFE deve ser em papel comum, normalmente no tamanho A4, exceto papel jornal.

Contingência

A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais depende da comunicação com a SEFAZ. Dessa forma, caso não seja possível realizar o envio da nota, cria-se então um MDF-e em contingência. Assim, quando impressa o DAMDFE, a mesma terá a informação de emissão em contingência.

É importante salientar que a emissão em contingência deve acontecer apenas em situações extremas.

Ainda que o DAMDFE tenha sido impresso, é necessário que o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais seja enviado à SEFAZ assim que possível para sua autorização.

Perguntas frequentes sobre o MDF-e

Qual a diferença entre o MDF-e e o CT-e?

CT-e, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento, também digital, que deve ser emitido toda vez que um produto for entregue em outro município. Ele identifica quem recebe a carga, quem a envia e a trajetória do mesmo. Enquanto isso, o MDF-e é o conjunto de CT-e e NF-e transportadas em um percurso.

O MDF-e é aceito em outros Estados?

Baseado no Ajuste Sinief 21/10, aprovado por todas as UFs, todas as unidades devem aceitar e utilizar o MDF-e.

Quais as validações do Ambiente de Autorização?

Os dados que o Ambiente de Autorização analisa antes da autorização são a assinatura digital, o layout, a numeração e se o emitente é autorizado.

Quanto tempo demora a autorização pelo Ambiente de Autorização?

O intuito do Manifesto é facilitar e agilizar o processo de emissão dessa nota, assim, o Ambiente autoriza a nota no tempo máximo de três (3) minutos.

Qual legislação rege o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?

O Ajuste Sinief 09/07 é o que instituiu o MDF-e no país. Contudo, o Ato Cotepe 38/2012 determina as especificações técnicas do MDF-e.

Quem deve emitir o MDF-e no caso de subcontratação?

Em caso de subcontratação quem emite o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é o transportador responsável, uma vez que o mesmo possui as informações da carga, do motorista e do veículo.

Se eu tiver várias entregas para realizar, quantos MDF-e devo emitir?

A cada UF deve ser emitido um MDF-e. Assim, não importa quantas cargas são realizadas em cada estado, cada estado deve possuir somente um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.

Posso incluir ou substituir motoristas no MDF-e durante o trajeto?

Não. Após a emissão e autorização do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais ele não pode ser alterado.

Quais os tipos de documentos fiscais em papel que o MDF-e substitui?

O MDF-e foi criado para substituir o Manifesto de Carga modelo 25.

Considerações finais

Como a emissão do MDF-e é obrigatória no transporte de mercadorias as empresas que devem utilizá-las precisam estar atentas. Caso essa não realizem essa emissão, elas podem sofrer consequências estabelecidas pela SEFAZ, assim, preservando alguns direitos dessas.

Para evitar qualquer tipo de pendência com o fisco, você deve estar completamente preparado para emitir o MDF-e na sua empresa. E uma das melhores formas de começar é a partir da utilização de um sistema emissor de MDF-e. Ao utilizar um sistema emissor de MDF-e que também é um sistema de gestão, sua empresa já está à frente de seus concorrentes.

O sistema de gestão que também faz a emissão do Manifesto pode auxiliar o seu negócio das mais diversas formas. Controlando seu estoque a partir do mesmo, você sabe exatamente o que saiu e em qual quantidade. Ainda melhor, ao controlar o financeiro a partir desse mesmo sistema, basta você inserir a venda e emitir o MDF-e. Após isso, o sistema automaticamente retira esses produtos do controle de estoque e você já tem todos os dados prontos!

Simples, não é mesmo?

E o sistema para isso, é o eGestor! A partir dele você pode controlar todos os dados de financeiro, estoque, vendas, fluxo de caixa, produção e mais. Além disso, ele é um sistema emissor de NF-e, NFC-e e NFS-e, não só de MDF-e.

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Como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa

Como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa

por | 20/08/2020 | Controle Financeiro, Empreendedorismo

O fluxo de caixa é um conceito familiar para a maioria dos empreendedores. Ainda assim, muitos não sabem definir ou utilizar bem este levantamento. Tampouco, consideram todas as suas vantagens. No presente artigo, vamos demonstrar como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa!

Saiba que, quando bem utilizado, ele colabora com produtividade, redução de custos e manutenção de capital para investimentos. Esses são três pilares que ajudam a tornar um negócio economicamente sustentável ao longo do tempo. Infelizmente, em muitas organizações, o controle financeiro não é prioridade.

Com frequência, os gestores destes empreendimentos acabam se iludindo com as entradas de vendas e novos contratos, perdendo de vista as contas. É comum que um pico nos negócios faça parecer que o dinheiro está sobrando. Quando chegam os gastos e despesas, no entanto, a realidade financeira da empresa se revela.

Para que você não corra este risco, vamos explicar brevemente o conceito, antes de detalhar a relação dele com decisões empresariais. Quando falamos de fluxo de caixa, estamos nos referindo à entrada e saída de dinheiro no seu negócio. Ou seja, tratamos do detalhamento de todas as receitas e despesas. Isso posto, vejamos como ele pode embasar as decisões do seu empreendimento.

Como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa

Entenda a seguir como o fluxo de caixa influência nas decisões da sua empresa.

Projeção de lucros e despesas

Como dissemos anteriormente, gestores que não fazem acompanhamento rigoroso de entradas e saídas perdem de vista a realidade financeira. Em muitos casos, nos quais se imagina que a empresa está lucrando, há na realidade um saldo negativo.

Imagine, por exemplo, que em um determinado período do ano a sua empresa vendeu 30% a mais. O faturamento total chegou a R$ 70 mil. A princípio, esta parece uma boa notícia, certo? Acontece, porém, que este mesmo período registrou uma despesa de R$ 72 mil. O gasto veio porque neste intervalo de tempo a empresa investiu em novos equipamentos. O problema é que eles não eram necessários para este momento.

A matemática é simples: a empresa gastou mais do que arrecadou e não obteve o lucro esperado. Se, neste cenário hipotético, o gestor tivesse dado atenção ao fluxo de caixa, o resultado seria diferente. A projeção de lucros e despesas apontaria que o momento não era favorável à compra de equipamentos.

Esta despesa poderia ser adiada por um ou dois meses para que os lucros nas vendas fossem absorvidos. Repare que, no caso descrito, houve saldo negativo. Se isto for frequente, o seu negócio estará com a sobrevivência ameaçada. Tratamos, a seguir, de como acompanhar a movimentação financeira é fundamental para uma empresa longeva.

Projeção do fluxo de caixa ajuda a determinar a viabilidade em longo prazo

Quando as informações de receitas e despesas são bem registradas, é possível realizar um fluxo de caixa projetado. Ou seja, além de discriminar os lançamentos realizados no presente, o gestor visualiza os caminhos futuros que o negócio pode seguir. A projeção costuma apontar quais pagamentos e recebimentos esperar.

Outra possibilidade, contudo, é delinear ajustes que possam tirar a empresa de um orçamento no vermelho. Em um viés mais positivo, a sua organização tem a possibilidade de projetar investimentos e medidas de expansão. Trabalhando estes levantamentos de forma estratégica, as tomadas de decisões poderão favorecer a sustentabilidade do seu negócio.

Os resultados da análise podem demonstrar, por exemplo, que a empresa terá mais gastos do que lucros no longo prazo. É preciso adotar, então, medidas conscientes para manter o negócio viável diante desta perspectiva. Esta é uma das formas como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa.

Assim, é partindo de uma percepção do presente financeiro da organização que o seu futuro pode começar a ser delineado. Isto significa que além de servir para o controle das contas, o levantamento de entradas e saídas tem caráter analítico. É por isso que esta ferramenta é ideal também para identificar problemas nas contas.

Identificando problemas, quando aplicar os lucros e mínimo de caixa

Quando um gestor pratica as análises que descrevemos no último tópico ele consegue revelar algumas situações que demandam correção, como gastos maiores do que recebimentos, capital imobilizado, descompasso entre o prazo de cobranças dos fornecedores e recebimentos. Estas são apenas algumas das situações. Mas a estratégia corretiva também pode ser empregada em casos menos drásticos.

A redução de custos é o melhor exemplo, neste sentido. Outro impacto do levantamento de caixa nas questões decisórias está na aplicação de lucros. Como vimos anteriormente, uma projeção de fluxo ajuda a determinar o momento adequado para os investimentos. E a melhor hora para tomar esta decisão é quando a empresa estiver com bons lucros e nenhum prejuízo.

Além dos exemplos citados, outra forma como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa é na definição de um mínimo de caixa. Ele representa o mínimo de recursos que a sua empresa necessita para operar sem dificuldades, mesmo diante de imprevistos.

Este é um dos aspectos mais ligados à saúde financeira de uma empresa. Afinal, qualquer organização está suscetível aos imprevistos. Por este motivo, o fluxo de caixa deve ser atualizado periodicamente. Dados desatualizados podem gerar relatórios irreais sobre as finanças.

Usando o fluxo de caixa como ferramenta estratégica de gestão

Resumindo as possibilidades de uso desta ferramenta de análise temos, para começar, uma melhor noção de datas vantajosas para realizar pagamentos. O mesmo é válido na definição de quando aplicar o capital para reposição de estoques e compra de ativos permanentes.

Relembrando como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa, não podemos esquecer a possibilidade de reduzir custos. Além disso, são inúmeras as medidas corretivas que podem ser adotadas com base neste levantamento.

Conclusão

Você conferiu, neste artigo, como o fluxo de caixa pode ajudar na tomada de decisões da sua empresa. Ao conhecer bem a situação financeira do negócio, é mais fácil e seguro realizar investimentos e tomar decisões. E, na maioria das vezes, bastam medidas simples para reequilibrar as finanças.