O fechamento de caixa é um processo indispensável em um comércio independente do seu tamanho ou segmento. Basicamente, ele permite identificar qualquer erro que possa dificultar o crescimento do negócio.

Por isso, fazer o fechamento de caixa exige total atenção e deve ser feito diariamente. E em caso de falhas, deve ser corrigido rapidamente.

Afinal, é pelo caixa da empresa que passam todas as movimentações financeiras de vendas. Sejam os salários dos colaboradores, os insumos ou as contas da empresa. E o mais importante: todo o lucro obtido.

Apesar do fechamento de caixa ser simples, podem surgir dúvidas sobre o processo e como ele deve ser realizado. Mas, você pode ficar tranquilo, esse processo é rápido de implementar e aprender.

Nesse texto, vamos mostrar o que é um fechamento de caixa e qual é o passo a passo para realizá-lo. Além disso, vamos mostrar erros comuns que você deve tomar cuidado para não cometer erros no seu negócio.

O que é fechamento de caixa?  

Fechamento de caixa é o nome dado ao processo de conferir todas as movimentações financeiras. Essas movimentações são as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período.

Normalmente no final do dia, o colaborador responsável por essa função confere os valores. Essas informações devem estar de acordo com os ganhos e despesas que passaram pelo caixa.

Um fechamento de caixa, se não for feito de forma correta, pode resultar em perdas financeiras para o negócio. Isso porque, de nada adianta estar com um bom fluxo de vendas se sua gestão financeira não está em dia. A falta de atenção a esse processo pode dificultar estratégias de gestão e afetar a saúde financeira do seu negócio. 

Portanto, a principal função desse controle é trazer clareza sobre a saúde financeira da empresa. Mas, ela também deve permitir a visibilidade dos gastos e lucros, facilitando a tomada de decisões. Além disso, ele garante o cumprimento das obrigações financeiras.

Qual a importância do fechamento de caixa?

A importância do fechamento de caixa está diretamente ligada ao planejamento financeiro. Fazer um planejamento garante que os valores registrados estão de acordo com o que está no caixa. Caso esses valores não estejam corretos, é possível saber, com o registro de todas as transações, o que está faltando.

Dessa forma, a empresa sabe todos os valores e tem certeza da sua origem. Se a empresa não sabe os valores que entram, ela também não sabe os valores que saem. E, consequentemente, se há lucro.

Por esse motivo é muito importante entender e acompanhar diariamente as movimentações financeiras do seu negócio.

Além disso, segundo dados do IBGE, cerca de 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos. Os principais motivos são a falta de planejamento e falha na gestão financeira. Esses dados demonstram que acompanhar diariamente as entradas e saídas do negócio é essencial.

Quais são os passos para um fechamento de caixa?

Agora que você já entendeu o que é um fechamento de caixa, é hora de entender na prática.

Esse processo é dividido em 5 etapas, confira todas elas a seguir.

1. Defina quem será responsável por essa função 

O primeiro passo é definir uma pessoa responsável por essa tarefa, podendo ser o dono do negócio ou um colaborador. Assim, quem for de confiança e que tenha domínio sobre gestão financeira é a mais adequada para executar essa tarefa.

Dessa forma, escolher apenas um colaborador para fazer essa tarefa simplifica o processo e diminui as chances de erros. Mas, claro, essa decisão varia de negócio para negócio.

2. Padronize o processo

Nesse momento é necessário organizar como irá funcionar o processo de fechamento de caixa. Essa etapa ajudará a manter um fluxo organizado para quem está operando essa função.

É importante ressaltar que para um processo de fluxo de caixa ocorrer sem falhas é ideal utilizar um sistema automatizado. Ou seja, dispensando planilhas e cadernos que estão sujeitos a erros ou a própria perda desses documentos.

3. Registre a primeira abertura de caixa

Para fazer o fechamento do caixa primeiro é necessário fazer a abertura dele. Isso porque o fechamento de caixa já começa na abertura.

Portanto, basta registrar todo o valor já presente no caixa quando você iniciou o expediente.

Dessa forma, no final do expediente, certifique-se que o saldo inicial está correspondendo ao valor presente no caixa. Assim, se houver alguma diferença é necessário corrigir antes de prosseguir com o processo.

No caso de alguma divergência no saldo inicial do seu caixa, é possível que os valores das movimentações anteriores estejam errados. Portanto, é necessário esse cuidado antes de finalizar o primeiro fechamento.

4. Registrar todas as movimentações financeiras ao longo do dia

O segundo passo para o fechamento de caixa é fazer o registro de todas as movimentações diárias.

Isso porque de nada adianta anotar um ou dois dias e depois falhar outros. O registro de todas as entradas e saídas tem que ser constante. 

Esses registros valem para todas as movimentações mesmo, não deixando nenhuma de fora!

Dessa forma, é necessário registrar algumas movimentações, como:

• Vendas realizadas: Identificar a venda, forma de pagamento e o valor.
• Reforços: Processo de adição de dinheiro ao caixa durante uma operação.
• Sangrias: É a retirada não programada de dinheiro ao caixa.
• Devoluções: Quando um determinado valor retirado do caixa é devolvido.

Uma boa recomendação é padronizar conforme o tipo de movimentação para evitar erros no momento da conferência dos valores. Assim, é mais fácil verificar a origem de um erro, se houver.

É necessário considerar que cada negócio pode ter diferentes tipos de gastos. Portanto, reúna notas fiscais, comprovantes e recibos para facilitar o controle do que está sendo gasto.

5. Confira todos os valores

Antes de fechar o caixa é necessário conferir todas as despesas e as receitas se encaixam com os valores obtidos.

Uma boa recomendação é conferir os valores a cada troca de turno, caso mais de um colaborador faça essa tarefa. Isso diminuirá a chance de erros no final do dia.

6. Faça o fechamento do caixa

Para finalizar, se todas as etapas anteriores foram concluídas da forma correta, essa última será finalizada de forma simples. Basta subtrair as receitas das despesas para encontrar o saldo atualizado do seu caixa.

Receitas – Despesas = Saldo atualizado

Esse será o valor que você usará no dia seguinte.

Porque fechar o caixa diariamente?

O fechamento de caixa diário é importante para evitar erros ou esquecimentos de valores recebidos, lançados ou pagos. Fazer o fechamento do caixa faz parte de uma rotina de gestão financeira organizada.

Dessa forma, todos os valores de entradas e saídas do negócio devem coincidir. É preciso acompanhar esses processos por meio de registros realizados pelo dono do negócio ou pelo colaborador responsável por essa tarefa.

Erros comuns no fechamento de caixa 

Por vezes alguns empreendedores podem cometer erros no fechamento de caixa. Esses erros, se não forem reparados, podem prejudicar a saúde financeira da empresa.

Portanto, abaixo separamos alguns comuns que podem estar prejudicando o processo de fechamento de caixa da sua empresa.

Não fazer um acompanhamento constante

A gestão financeira é uma parte vital no crescimento de um negócio. Por esse motivo, o acompanhamento constante é essencial para que tudo possa estar em dia e fluindo de forma correta.

Imagine uma empresa que deixa de acompanhar todas as entradas e saídas do seu negócio e o seu lucro. Essa empresa está sujeita a perder o controle sobre as suas finanças. Sem esse controle, ela deixa de corrigir falhas na gestão financeira do seu negócio.

Lançamentos inconsistentes

Se o fechamento de caixa costuma ser realizado por cadernos ou planilhas, o risco de erros no lançamento das movimentações aumenta. Isso porque, como é realizado de forma manual, as informações podem ser inseridas de forma incorreta, sem ser percebido.

Dessa forma, o maior perigo dos valores errados é usar eles como bases na tomada de decisões da empresa. Assim, isso aumenta a possibilidade da empresa decidir por investimentos que não fazem sentido com os valores reais dela. O que resulta em prejuízos e dívidas.

Misturar o dinheiro da empresa com o pessoal

Infelizmente é muito comum encontrar empreendedores que possuem o péssimo hábito de misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Utilizar o dinheiro da empresa para uso pessoal causa confusão do que é o lucro real. Isso impede o controle financeiro da empresa.

Essa prática é muito perigosa a longo prazo, pois pode levar ao próprio fechamento da empresa. Então, deve ser evitada.

As pessoas também perguntam 

Qual a diferença entre fechamento de caixa e fluxo de caixa?

O fechamento de caixa é um processo feito em um determinado período de tempo, normalmente diário. Resumidamente, o fechamento de caixa garante que o saldo final e o dinheiro em caixa correspondam às transações feitas no dia. 

Dessa forma, o objetivo do fechamento de caixa é garantir que não haja erros em relação aos valores obtidos. Assim, evitando perdas financeiras e principalmente, a falha na gestão financeira do negócio. 

Por outro lado, o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão usada para rastrear e analisar as entradas e saídas.

Basicamente, a utilidade dessa ferramenta é ajudar empresas a ter todas as informações necessárias sobre o seu financeiro. Assim, elas auxiliam na tomada de decisões, como, planejamento de ações, e investimentos. Além disso, possibilita uma melhor visualização da saúde financeira da empresa. 

Qual é a principal função do fechamento de caixa?

A principal função do fechamento de caixa é registrar e analisar todas as entradas e saídas de um negócio. Ele também serve para identificar se houve algum erro durante esse processo.