O fechamento de caixa é um processo indispensável em um comércio independente do seu tamanho ou segmento. Basicamente, ele permite identificar qualquer erro que possa dificultar o crescimento do negócio.

Por isso, o fechamento de caixa exige total atenção, e você deve fazê-lo diariamente. E em caso de falhas, você deve corrigi-lo rapidamente.

Afinal, é pelo caixa da empresa que passam todas as movimentações financeiras de vendas. Sejam os salários dos colaboradores, os insumos ou as contas da empresa. E o mais importante: todo o lucro obtido.

Apesar de o fechamento de caixa ser simples, podem surgir dúvidas sobre como o colaborador deve realizá-lo. Mas, você pode ficar tranquilo, esse processo é rápido de implementar e aprender.

Nesse texto, vamos mostrar o que é um fechamento de caixa e qual é o passo a passo para realizá-lo. Além disso, vamos mostrar erros comuns que você deve tomar cuidado para não cometer erros no seu negócio.

O que é fechamento de caixa?  

O fechamento de caixa consiste em verificar e registrar todas as operações financeiras de uma empresa. Esse processo ocorre em um período específico, normalmente ao final do dia. Sua finalidade é confirmar se o saldo disponível, físico ou digital, corresponde aos lançamentos do sistema. Além disso, o procedimento assegura o controle financeiro e ajuda a identificar falhas ou divergências.

Normalmente no final do dia, o colaborador responsável por essa função confere os valores. Essas informações devem estar de acordo com os ganhos e despesas que passaram pelo caixa.

Se o responsável não fizer o fechamento de caixa de forma correta, isso pode resultar em perdas financeiras. Isso porque, de nada adianta estar com um bom fluxo de vendas se sua gestão financeira não está em dia. A falta de atenção a esse processo pode dificultar estratégias de gestão e afetar a saúde financeira do seu negócio.

Portanto, a principal função desse controle é trazer clareza sobre a saúde financeira da empresa. Mas, ela também deve permitir a visibilidade dos gastos e lucros, facilitando a tomada de decisões. Além disso, ele garante o cumprimento das obrigações financeiras.

Como fazer o fechamento de caixa

• Reúna os comprovantes: Organize todas as notas fiscais, recibos e demais documentos que comprovem as operações realizadas no período.
• Some as entradas: Efetue a soma de todas as receitas (vendas, recebimentos, etc.) que foram lançadas.
• Some as saídas: Calcule o valor total dos gastos (pagamentos a fornecedores, compras, retiradas) do período.
• Compare o físico com o registrado: Confira se o valor final disponível em caixa bate com o resultado do sistema. Esse resultado é a subtração entre o total de entradas e saídas.
• Identifique as divergências: Caso encontre alguma discrepância, investigue a origem do erro (como uma venda não lançada ou um troco incorreto).
• Ajuste e documente: Primeiramente, realize as correções que forem necessárias para ajustar as diferenças. Depois, estabeleça um procedimento padrão para evitar que as falhas se repitam.

Quais são os passos para um fechamento de caixa?

Agora que você já entendeu o que é um fechamento de caixa, é hora de entender na prática.

Nós dividimos esse processo em 6 etapas, confira todas a seguir.

Passo 1 – Defina quem será responsável por essa função

O primeiro passo é definir uma pessoa responsável por essa tarefa, podendo ser o dono do negócio ou um colaborador. Assim, quem for de confiança e que tenha domínio sobre gestão financeira é a mais adequada para executar essa tarefa.

Dessa forma, escolher apenas um colaborador para fazer essa tarefa simplifica o processo e diminui as chances de erros. Mas, claro, essa decisão varia de negócio para negócio.

Passo 2 – Padronize o processo

Nesse momento é necessário organizar como irá funcionar o processo de fechamento de caixa. Essa etapa ajudará a manter um fluxo organizado para quem está operando essa função.

Ressaltamos que, para o processo ocorrer sem falhas, a empresa deve utilizar um sistema automatizado. Ou seja, dispensando planilhas e cadernos que estão sujeitos a erros ou a própria perda desses documentos.

Passo 3 – Registre a primeira abertura de caixa

Para fazer o fechamento do caixa primeiro é necessário fazer a abertura dele. Isso porque o fechamento de caixa já começa na abertura.

Portanto, basta registrar todo o valor já presente no caixa quando você iniciou o expediente.

Dessa forma, no final do expediente, certifique-se que o saldo inicial está correspondendo ao valor presente no caixa. Assim, se houver alguma diferença é necessário corrigir antes de prosseguir com o processo.

No caso de alguma divergência no saldo inicial do seu caixa, é possível que os valores das movimentações anteriores estejam errados. Portanto, o responsável precisa ter esse cuidado antes de finalizar o primeiro fechamento.

Passo 4 – Registrar todas as movimentações financeiras ao longo do dia

Isso porque de nada adianta anotar um ou dois dias e depois falhar outros. O registro de todas as entradas e saídas tem que ser constante.

Esses registros valem para todas as movimentações mesmo, não deixando nenhuma de fora!

Dessa forma, é necessário registrar algumas movimentações, como:

• Vendas realizadas: Identificar a venda, forma de pagamento e o valor.
• Reforços: Processo de adição de dinheiro ao caixa durante uma operação.
• Sangrias: É a retirada não programada de dinheiro ao caixa.
• Devoluções: Ocorrem quando um cliente ou a operação devolve ao caixa um valor que foi retirado.

Uma boa recomendação é padronizar conforme o tipo de movimentação para evitar erros no momento da conferência dos valores. Assim, é mais fácil verificar a origem de um erro, se houver.

É necessário considerar que cada negócio pode ter diferentes tipos de gastos. Portanto, reúna notas fiscais, comprovantes e recibos para facilitar o controle do que está sendo gasto.

💳 Conferência de outros meios de pagamento

Além do dinheiro, você precisa conferir as vendas que a empresa realizou por cartão, débito e Pix. Para isso:

• Imprima o relatório de vendas da maquininha e compare o total com o valor que você registrou no sistema.
• Confira o extrato de Pix para garantir que você registrou todos os recebimentos.
• Lembre-se: o valor recebido por cartão ou Pix não estará fisicamente no caixa, mas deve ser reconciliado corretamente para o fechamento.

Passo 5 – Confira todos os valores

Antes de fechar o caixa é necessário conferir todas as despesas e as receitas se encaixam com os valores obtidos.

Uma boa recomendação é conferir os valores a cada troca de turno, caso mais de um colaborador faça essa tarefa. Isso diminuirá a chance de erros no final do dia.

Passo 6 – Faça o fechamento do caixa

Para finalizar, se você concluiu as etapas anteriores corretamente, você finalizará esta última de forma simples. Basta subtrair as receitas das despesas para encontrar o saldo atualizado do seu caixa.

Receitas – Despesas = Saldo atualizado

Esse será o valor que você usará no dia seguinte..

Porque fechar o caixa diariamente?

O fechamento diário evita erros ou esquecimentos dos valores que a empresa recebeu, lançou ou pagou. Fazer o fechamento do caixa faz parte de uma rotina de gestão financeira organizada.

Dessa forma, todos os valores de entradas e saídas do negócio devem coincidir. O gestor precisa acompanhar esses processos por meio dos registros que o responsável pela tarefa realizou.

Para que serve o fechamento de caixa

• Conferência: Consiste em checar o montante em dinheiro e outros pagamentos no caixa. Esse valor deve corresponder à soma das vendas e gastos registrados.
• Controle: Auxilia no gerenciamento do fluxo de caixa, assegurando que as operações financeiras (recebimentos, pagamentos, etc.) sejam realizadas de forma correta.
• Identificação de erros: O processo permite detectar inconsistências em registros de vendas, trocos ou pagamentos. Assim, essa identificação de erros é fundamental para prevenir perdas financeiras.
• Tomada de decisão: O fechamento oferece informações exatas sobre a saúde financeira da empresa. Com base nesses dados, é possível avaliar a situação e tomar decisões importantes.

E se o caixa não bater?

Solução de problemas – divergência de caixa:

Se houver diferença entre o saldo esperado e o saldo real, siga esses passos:

1. Recontagem: Sempre recontar todo o caixa para garantir que não houve erro de contagem.
2. Verificação de lançamentos: Confira se o responsável registrou todas as sangrias, reforços e devoluções corretamente.
3. Análise de vendas: Verifique se o operador registrou alguma venda com troco de forma incorreta.
4. Registro da divergência: Anotar a diferença como “Sobra de Caixa” ou “Quebra de Caixa” para monitorar ao longo do tempo.

Erros comuns no fechamento de caixa 

Não fazer um acompanhamento constante

A gestão financeira é uma parte vital no crescimento de um negócio. Por esse motivo, o acompanhamento constante é essencial para que tudo possa estar em dia e fluindo de forma correta.

Imagine uma empresa que deixa de acompanhar todas as entradas e saídas do seu negócio e o seu lucro. Essa empresa está sujeita a perder o controle sobre as suas finanças. Sem esse controle, ela deixa de corrigir falhas na gestão financeira do seu negócio.

Lançamentos inconsistentes

Se o colaborador costuma realizar o fechamento de caixa em cadernos ou planilhas, o risco de erros aumenta. Isso porque, como o colaborador o realiza de forma manual, ele pode inserir as informações incorretamente sem perceber.

Dessa forma, o maior perigo dos valores errados é usar eles como bases na tomada de decisões da empresa. Assim, isso aumenta a possibilidade da empresa decidir por investimentos que não fazem sentido com os valores reais dela. O que resulta em prejuízos e dívidas.

Misturar o dinheiro da empresa com o pessoal

Infelizmente é muito comum encontrar empreendedores que possuem o péssimo hábito de misturar as contas pessoais com as contas da empresa. Utilizar o dinheiro da empresa para uso pessoal causa confusão do que é o lucro real. Isso impede o controle financeiro da empresa.

Essa prática é muito perigosa a longo prazo, pois pode levar ao próprio fechamento da empresa. Então, evite essa prática.

Qual a importância do fechamento de caixa?

A importância do fechamento de caixa está diretamente ligada ao planejamento financeiro. Fazer um planejamento garante que os valores registrados estão de acordo com o que está no caixa. Caso esses valores não estejam corretos, é possível saber, com o registro de todas as transações, o que está faltando.

Dessa forma, a empresa sabe todos os valores e tem certeza da sua origem. Se a empresa não sabe os valores que entram, ela também não sabe os valores que saem. E, consequentemente, se há lucro.

Por esse motivo é muito importante entender e acompanhar diariamente as movimentações financeiras do seu negócio.

Além disso, segundo dados do IBGE, cerca de 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos. Os principais motivos são a falta de planejamento e falha na gestão financeira. Esses dados demonstram que acompanhar diariamente as entradas e saídas do negócio é essencial.

As pessoas também perguntam 

Qual a diferença entre fechamento de caixa e fluxo de caixa?

O fechamento de caixa é um processo feito em um determinado período de tempo, normalmente diário. Resumidamente, o fechamento de caixa garante que o saldo final e o dinheiro em caixa correspondam às transações feitas no dia.

Dessa forma, o objetivo do fechamento de caixa é garantir que não haja erros em relação aos valores obtidos. Assim, evitando perdas financeiras e principalmente, a falha na gestão financeira do negócio.

Por outro lado, o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão usada para rastrear e analisar as entradas e saídas.

Basicamente, a utilidade dessa ferramenta é ajudar empresas a ter todas as informações necessárias sobre o seu financeiro. Assim, elas auxiliam na tomada de decisões, como planejamento de ações e investimentos. Além disso, possibilita uma melhor visualização da saúde financeira da empresa.

Qual é a principal função do fechamento de caixa?

A principal função do fechamento de caixa é registrar e analisar todas as entradas e saídas de um negócio. Ele também serve para identificar se houve algum erro durante esse processo.