Em todos os campos, vida profissional e particular, traçamos planos de ação diferentes para atingir as nossas metas. No mundo dos negócios isso não é diferente. É preciso que os gestores definam metas a fim de direcionar o trabalho e as pessoas para alcance dos resultados almejados.
O problema, porém, é que quando falamos de uma empresa, não é tão fácil quanto parece traçar e executar planos para atingir metas. Quando fazemos isso sem o conhecimento das necessidades da equipe, por exemplo, podemos perder um precioso tempo e outros recursos em vão.
Na intenção de alcançar metas desejadas, muitos gestores acabam por definir metas inalcançáveis e tornam o processo doloroso para todos, sem sequer chegar ao que foi almejado. É preciso, então, conhecer estratégias para definir e colocar os objetivos em prática.
Por isso, selecionamos neste post, várias informações que nos ajudam a saber a importância de definir metas para a sua empresa.
Antes de traçar os planos de ação, é interessante entender a diferença entre definir metas e objetivos. Parecem conceitos simples, e até são, mas podem causar uma pequena confusão quando tentamos colocar em prática.
Para o Dicionário Michaellis Online, objetivo é um “Ponto a ser alcançado em uma operação; alvo”. Já em relação à meta, o mesmo portal define que é o “Fim a que se dirigem as ações ou os pensamentos de alguém”.
Portanto, podemos conferir aos objetivos como as ações a fim de atingir uma meta. Por exemplo, ter o objetivo de montar o próprio negócio, a meta, então, pode ser estipular o tipo de negócio, o início da atuação da empresa e outras especificidades do objetivo.
Tenha metas próximas da realidade
Depois de compreender o que é a meta, precisamos ter maturidade na hora de traçar aquelas às quais desejamos para a empresa. Não adianta ter objetivos totalmente fora da realidade, pois o resultado será frustração.
Definir metas erradas é o mesmo que direcionar toda a energia para algo que não nos levará a nada, parece duro, mas é a verdade que atinge os despreparados.
Além disso, ter objetivos inalcançáveis significa gerar uma equipe frequentemente frustrada e perdendo tempo. Por isso, é importante que o gestor faça uma análise minuciosa das metas, a curto, médio e longo prazo, para que assim, saiba quais passos executar para que atinja todos os seus objetivos.
Avalie sempre os resultados e objetivos
Também precisamos ter a noção de que as metas podem mudar conforme os resultados. Nesse quesito, é preciso que a gestão tenha a prática de análise dos resultados obtidos em direção a cada objetivo. Caso a prática mostre que o caminho não é viável, novas estratégias devem ser traçadas.
Por consequência, pode ser que alguns objetivos e metas sejam refeitos ao longo do caminho. É preciso, então, estar aberto para mudanças e flexível às alterações das metas, a fim de que haja resultados e sucesso. A ideia central é poupar recursos humanos e materiais em caso de ausência de resultados.
Evite a imposição das metas à sua equipe
Uma questão também importantíssima é em relação ao posicionamento da equipe em busca de alcançar essas metas. Afinal, são eles que viverão o negócio na prática e podem atuar em busca de atingir os seus objetivos. Por isso, é preciso que o gestor tenha tato ao trazer esses alvos para os funcionários.
Obrigar, pressionar e impor suas metas para os colaboradores pode ser um grande empecilho na busca pelos resultados. Isso porque a opinião deles é importante, além de que quanto mais participarem desse processo, mais terão engajamento com ele.
Nesse contexto, entra a administração dos recursos humanos da empresa, importantíssimo para o processo.
Escolha gestores preparados para definir metas
Sabemos que no âmbito empresarial as coisas devem estar bem direcionadas, organizadas e baseadas em algo concreto para ter sucesso. Por isso, tenha em sua equipe um gestor ou gerente focado em aprender sempre mais a fim de adotar estratégias pautadas no conhecimento teórico e prático.
O que parece simples pode se transformar em problema nas mãos de alguém despreparado. Então, tenha cuidado também na hora de delegar as funções que tenham a ver com as metas.
Envolva os funcionários para manter o engajamento
Apesar de cumprir as boas práticas que citamos acima, pode ser que a sua equipe passe por momentos de dificuldade durante o processo. Isso é comum por conta do cansaço e a pressão para atingir as metas. O que você, enquanto gestor, pode fazer para mudar esse quadro, é promover incentivos para que a sua equipe volte a ter o engajamento inicial.
Para isso acontecer, você pode oferecer recompensas para aqueles que gerarem bons resultados. Assim, poderá medir também os que estão com dificuldades e promover o auxílio que eles precisam. Dessa forma, as arestas são aparadas e você consegue administrar o seu pessoal.
Considerações finais
Depois de tudo isso, agora é possível entender tamanha a importância que é para uma empresa definir metas. Além disso, não basta apenas idealizar, mas colocar as ações em prática para atingir as metas.
Pode ser que a sua organização tenha passado por problemas antes por conta da má administração dos recursos ou erros ao definir metas distantes.
Isso é muito comum, porém, a fim de não repetir o erro, procure seguir as dicas que trouxemos em nosso post. Saiba definir as metas que estão ao alcance de todos, administradores e equipe de funcionários.
Procure também analisar sempre os resultados durante o caminho em busca desse objetivo. Caso algo saia do rumo traçado, é possível definir metas diferentes.
Não se esqueça também de que para que tudo seja realidade, você precisa contar com a sua equipe. Então, nada de obrigar ou impor as metas, promova a participação do grupo para obter engajamento, além de eleger um gestor preparado para o trabalho.
Ao longo desse caminho, pode ser que a equipe ou mesmo o gestor, tenham dificuldades em manter o engajamento. Para isso, mudar é necessário. Ações que incentivem, como beneficiar aqueles que atingem os resultados almejados, é um exemplo. As pessoas são um recurso muito importante e merecem atenção.
Se você tem uma empresa, você está acostumado à rotina de receber e enviar Notas Fiscais. Hoje em dia esse é um processo totalmente digitalizado, portanto as antigas notas de papel foram substituídas por arquivos digitais escritos em XML.
Mas o que é XML? Nesse texto nós vamos falar um pouco mais sobre essa linguagem.
O que é XML?
O XML (eXtensible Markup Language) é uma linguagem de marcação que começou a ser desenvolvida no início da década de 90. Seu principal objetivo é possibilitar o compartilhamento de informações pela internet de uma maneira fácil, rápida e segura.
Os arquivos escritos em XML se parecem muito com o código de linguagem HTML, principalmente pelas suas tags. Ele tem seus dados organizados hierarquicamente porque essa construção facilita a leitura, tanto de seres humanos como dos programas de software.
Uma das características que fazem dessa linguagem tão popular e importante nos dias de hoje é a sua capacidade de portabilidade. Isso significa que ela pode ser escrita através de um determinado programa, mas pode ser lida com o auxílio de um programa diferente, ou seja, o XML não é refém de um software específico.
Sendo assim, essa é uma linguagem que se preocupa muito mais com as informações que fazem parte do documento do que com a sua aparência.
Outro ponto que chama a atenção no XML é a sua padronização. Isso acontece porque ele foi elaborado pelo World Wide Web Consortium (W3C). Esse, é um consórcio internacional que reúne empresas, órgãos governamentais e organizações independentes responsáveis pela criação de padrões aplicados à criação e à interpretação de conteúdo online.
Assim, por conta de todas essas características, a linguagem foi escolhida para ser usada nas Notas Fiscais Eletrônicas que fazem parte do nosso cotidiano atual.
Como faço para abrir arquivo XML?
Existem algumas formas para visualizar o XML de uma nota. É importante estar atento para que esse processo seja feito de forma segura, em um ambiente leitor seguro.
Bloco de notas / Editor de texto: Para abrir o XML com um editor de texto basta clicar com o botão direito sobre o arquivo e selecionar “abrir com”. Em seguida serão mostradas algumas opções. Basta escolher o bloco de notas ou algum editor de texto.
Navegador: Para visualizar o arquivo XML em um navegador é possível fazer o mesmo caminho que no bloco de notas: clicar com o botão direito, selecionar “abrir com” e escolher o navegador. Ainda, é possível simplesmente abrir o navegador e arrastar o arquivo até a tela e soltar.
Excel: Assim como é possível visualizar o XML no editor de texto, também é possível visualizá-lo no editor de planilhas.
Emitir uma NF-e com XML
A Nota Fiscal eletrônica tem como objetivo documentar eletronicamente as transações comerciais entre duas pessoas jurídicas ou uma pessoa jurídica e uma pessoa física. Ou seja, esse documento é um arquivo de XML.
Para que sua empresa seja capaz de emitir esse tipo de documento fiscal, você vai precisar de um certificado digital (que nada mais é do que a identidade digital da pessoa jurídica) e de um programa específico para emissão de NF-e.
Lembrando que o certificado digital é o que traz autenticidade para a documentação online, garantindo mais segurança para o emissor, para o destinatário e facilitando a fiscalização por parte da Receita Federal. Ou seja, ele vale como uma assinatura digital, que autentica notas fiscais.
Por que usar o XML
O XML é uma linguagem de marcação criada para facilitar o compartilhamento de dados. Assim, ele é um documento que possui apenas as informações de mais importância da nota.
Dessa forma ele facilita o armazenamento, que é feito em texto, e sua leitura. Também, eles podem ser atualizados sem perder informações essenciais.
Como puxar XML de Nota Fiscal
Para realizar o processo de emissão de NF-e é necessário ter um certificado digital. Assim, ele também é quem habilita a consulta do XML na Secretaria da Fazenda.
Então, para baixar o XML é preciso instalar o certificado digital e acessar o Portal da Sefaz
XML e a Nota Fiscal
Você pode não se lembrar, mas as Notas Fiscais eram feitas em talões, cuja impressão era autorizada pelo governo, e que possuíam várias vias. Mas, desde 2005, com a instituição das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), o XML tomou o lugar dos talões.
Hoje em dia, o arquivo XML é entendido como a versão digital das Notas Fiscais. Assim, esses documentos são escritos usando o padrão nacional de escrituração fiscal, o que garante que ele pode ser usado com segurança em todo o território brasileiro.
A utilização dessa nova linguagem acarretou mudanças e trouxe vantagens para as relações de compra e venda. Então, agora as NF-e são enviadas por e-mail para o comprador, trazendo mais agilidade para a transação comercial.
Além disso, os arquivos digitais possibilitaram a diminuição da burocracia e o custo de impressão e armazenamento das Notas Fiscais. Atualmente, as NF-e são guardadas na memória de um computador ou, até mesmo, na nuvem.
Outra facilidade permitida pelas NF-e é a simplificação da relação entre a empresa e seu contador. Portanto, agora não é mais necessário enviar ao escritório contábil todas as Notas Fiscais referentes a um determinado mês.
Com poucos cliques e comandos no computador é possível enviar os arquivos digitais em XML para o escritório de contabilidade de uma forma muita mais rápida e segura.
Estrutura do XML
Se você já abriu um arquivo XML de uma NF-e, já percebeu que o arquivo é composto por uma série de linhas apresentadas em linguagem de programação. Pessoas que estejam acostumadas com XML conseguem ler esses arquivos, mas a maioria das pessoas faz uso de softwares específicos.
É importante lembrar que esses programas estão disponíveis gratuitamente para download no site da Receita Federal.
Aquele conjunto de linhas traz todas as informações que fazem parte de qualquer Nota Fiscal.
Informações que constam no XML da NF-e
Dados da NF-e, como:
número (chave de acesso);
modelo;
série.
Dados do emitente: Razão Social, endereço e CNPJ;
Dados do emissor: Razão Social, endereço e CNPJ;
Datas de emissão, entrada e saída do produto;
Descrição do produto, sua quantidade e preço;
A alíquota de impostos que incidem sobre a mercadoria.
Dados de cobrança;
Informações adicionais.
XML, NF-e e DANFE
Esses termos normalmente estão interligados, mas não significam a mesma coisa. Cada um possui sua função e especificações, entenda:
NF-e
A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica é um comprovante de uma venda, de forma digital. Sua criação aconteceu com o intuito de substituir os modelos 1 e A1. A sua emissão é obrigatória para qualquer venda de produto onde seja cobrado o ICMS.
Para emitir uma NF-e é necessário ter um certificado digital e a autorização da SEFAZ. Ainda, para realizar a emissão, é necessário um sistema emissor de nota fiscal.
DANFE
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da NF-e. Assim, ele é uma representação da nota emitida. Mas, ele é simplificado, facilitando o acesso a informações. Ele deve acompanhar o produto em qualquer transporte realizado.
Ainda, você pode transformar seu arquivo XML diretamente em DANFE, sem a necessidade da nota fiscal. Isso é permitido graças a leitores, como o Web DANFE Online.
XML
Já o arquivo XML é o formato de arquivo da NF-e em uma linguagem padronizada. Dessa forma, é utilizada em todo país. Ela pode ser lida de diversas formas e traz informações importantes.
Armazenamento
Uma coisa não mudou em relação às Notas Fiscais feitas em talões, é que ainda é exigido por lei que elas sejam armazenadas pelos emissores e pelos destinatários.
Esse tipo de documentação, além de confirmar a existência de uma transação comercial, também corrobora a propriedade sobre determinado bem ou serviço, por isso deve ser guardado por 5 anos como estipula a lei vigente.
Os arquivos em XML podem ser armazenados na memória de computadores físicos dentro da empresa ou online, através de um serviço de armazenamento de arquivos na nuvem. Assim, o importante aqui é que todas as NF-e com o seu CNPJ estejam arquivadas e acessíveis para quando ocorrer uma fiscalização da Receita Federal.
Caso a Receita Federal não encontre alguns dos arquivos XML referentes a NF-e, sua empresa pode ser multada. O valor pode chegar até mil reais por Nota Fiscal que não esteja em conformidade com a legislação.
Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica no eGestor
A emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica deve ser feita através de um sistema emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o eGestor. Dessa forma, são necessários alguns dados. Entre eles:
CNPJ
Certificado digital
Dados do produto ou serviço, no caso de uma NFS-e
Inscrição estadual e municipal.
Assim, basta inserir os dados de tributação do produto ou serviço, os dados da empresa e pronto. Com um sistema que realiza a emissão da nota fiscal eletrônica, esse processo é completamente integrado e simplificado.
Como emitir o XML da NF-e no eGestor
Mais fácil ainda: para emitir o XML basta selecionar o botão “gerar XML” após a emissão da nota fiscal eletrônica.
Uma parcela relativamente grande dos empreendedores que abrem negócios no Brasil, não pode dizer com segurança que dominam totalmente os pormenores do universo empresarial. Por mais que tenham o total domínio de sua atividade e ampla experiência através de estudos e empregos formais e informais. Em outras palavras, esses empresários muitas vezes não podem ser considerados bons ou ótimos gestores.
Muito dessa falta de qualidade e visão de negócio se deve à ausência de conhecimento de técnicas aplicáveis em negócios, e a análise de concorrência é uma delas. Dados a respeito de produtores, consumidores e fornecedores (que são extremamente valiosos) podem ser adquiridos dentro de associações e cooperativas, através da internet, e com os próprios compradores desses concorrentes. Mas é importante destacar: jamais utilize métodos agressivos para obter tais informações. Nunca pressione clientes e fornecedores para que revelem dados sobre as empresas concorrentes. É importante manter todas as suas ações dentro da ética e da legalidade.
Reflexo do negócio
Você já ouviu falar em análise de concorrência? Antes de mirar seu foco para sua própria empresa, é preciso dar uma olhada ao redor. Seus concorrentes podem ser o espelho do seu negócio. É através desse reflexo que você e seus colaboradores podem se inspirar ou desviar daquilo que não for tão bom. Por mais que possa parecer algo relativamente óbvio quando estamos tratando de negócios e empresas, muitos empreendedores não encaram essa questão de forma séria e contínua até que um concorrente abra as portas na mesma rua em que eles acreditavam estarem sozinhos.
A análise de concorrência, além de capacitar o gestor a compreender melhor a situação do mercado e saber como se portar para poder competir de forma saudável e ética dentro do mundo do empreendedorismo, também lhe possibilita aprender com seus rivais. Aperfeiçoar os pontos fracos dos concorrentes e aprimorar o que não está indo tão bem dentro de sua própria empresa são medidas essenciais para o sucesso de seu negócio. Observar, ler sobre todos seus produtos e até mesmo experimentá-los são decisões fundamentais que devem partir de um empreendedor.
Possibilita uma visão mais abrangente
A análise de concorrência é, sem dúvida alguma, um recurso de suma importância. Digamos que ela seja um dos pontos fundamentais e uma peça-chave para qualquer negócio prestes a ser lançado no mercado atual. Até mesmo para empresas com anos de experiência no ramo, ela é uma ação que em hipótese alguma pode deixar de ser tomada por qualquer líder e gestor de uma entidade. Por meio dessa ferramenta, capaz de possibilitar uma visão mais estratégica e ampla, torna-se muito mais fácil entender tanto os pontos fortes quanto os pontos fracos de outras empresas e marcas que estão competindo com a sua. Não só pela quantidade de clientes, mas também por espaço no mercado, na mídia, e por fornecedores.
Uma dica preciosa que vamos te dar é que um bom gestor não é apenas aquele dono de um ótimo controle financeiro de sua empresa, e muito menos aquele que consegue estimular a performance de seus colaboradores através de características tais como liderança nata, carisma ou um discurso inflamado. Não se engane: tudo isso é, sim, muito importante, mas não pode ser descrito como suficiente diante do mundo cruel que é o universo empresarial. Um bom gestor, é claro, também precisa compreender de forma consistente os meios de se tomar uma posição em relação a cenários presumidos. Aspectos positivos e, obviamente, negativos não são excluídos da lista.
Você quer entender melhor e ser convencido do motivo pelo qual deve estudar a fundo cada atitude e cada movimento tomado pela sua concorrência? Quer saber por que isso é tão fundamental para que seu negócio tenha sucesso e se mantenha como uma marca competitiva dentre tantas? Pois então venha conosco e acompanhe agora mesmo nosso post de hoje.
1º Passo da análise de concorrência: Conhecer a sua empresa
O primeiro passo a ser tomado na hora de começar a analisar a concorrência é, antes de identificar os negócios que potencialmente venham a rivalizar com o seu no mercado, obter o conhecimento minucioso de sua própria empresa. Qualidades e defeitos inerentes à sua marca; seu tamanho; se é capaz de atender a todos os clientes e fornecedores com qualidade e atenção; se seus produtos se igualam ou superam o nível do mercado e assim por diante.
2º passo da análise de concorrência: Saber quem são as empresas rivais
Somente após isso é que é feita a comparação com outras marcas que possam vir a ter características semelhantes ou iguais às suas. Estas são as empresas que oferecem o mesmo tipo de produto que o seu, as empresas que disponibilizam o mesmo tipo de serviço e até mesmo as que são parecidas com o seu estilo de marca. Nesse momento é preciso parar um pouco, olhar com muita atenção para o mercado a partir do ponto de vista do cliente (se colocando em seu lugar) e agrupar os concorrentes que se assemelham à sua empresa.
Logo depois de definir quais são os integrantes da concorrência, é preciso ir atrás de informações complementares através de uma pesquisa de mercado. Ela pode ser feita por alguma instituição de pesquisa ou até por uma boa e velha observação analítica. O segundo método pode ser realizado pelo gestor, seus sócios e seus funcionários. Essa opção geralmente é adotada por empreendedores mais experientes e com mais bagagem dentro do mundo dos negócios, e que ostentam o conhecimento e o “feeling” do “business”. Mas isso não exclui de maneira alguma os empresários novatos, que podem ser muito estudiosos e/ou ter predisposição a dominar o assunto e suas peculiaridades.
3º passo da análise de concorrência: Analisar as estratégias da concorrência
Depois disso, após realizar esse agrupamento da concorrência, você pode e deve começar a analisar as estratégias dessas empresas. Ver em quais as áreas que elas são mais vulneráveis e os pontos em que têm mais fragilidade. Seus pontos fortes e seus pontos fracos serão na maioria das vezes baseados na presença e na ausência de bens essenciais para o funcionamento do negócio. Também é possível identificar as habilidades necessárias para poder competir no mercado. Ter consciência de tal perspectiva certamente lhe ajudará a entender melhor e ter uma noção mais sólida do que motiva uma parcela do seu público-alvo a comprar os produtos oferecidos pelas outras empresas em vez de optarem por sua marca.
Leva um determinado tempo para que você possa identificar seus concorrentes com clareza. Não se apresse para analisar e apontar sua concorrência. Para facilitar, faça uma pergunta a si mesmo: “a quem os consumidores poderiam recorrer para conseguirem algo que minha empresa também oferece?”. Ainda que o produto ou serviço da sua empresa esteja transcendendo positivamente alguns limites, provavelmente já deve existir alguém ou algum lugar que o oferecia antes de você. Uma boa dica é sempre começar pelos “peixes grandes”, os donos do jogo até então, que são empresas que têm o controle do mercado atualmente e nas quais você, com certeza, já se inspirou e tirou exemplos alguma vez.
4º passo da análise de concorrência: Encontrar um diferencial
Estas grandes empresas ou grandes empreendedores são o principal empecilho na sua árdua jornada em busca de novos clientes. Vamos supor que você seja um professor de violão. Assim sendo, todos os outros instrutores que dão aulas de violão dentro da sua região serão seus concorrentes, bem como os tutoriais na internet. Você terá de se desdobrar para pensar em algo que nenhum desses concorrentes tenha pensado, encontrar um fator diferencial. Também terá de inovar e aperfeiçoar ao máximo o serviço que colocará à disposição dos clientes. Se você tiver uma loja online de roupas, todas as outras lojas físicas do seu bairro serão suas concorrentes.Tudo isso sem levar em consideração as marcas de roupas renomadas e de grife espalhadas por shoppings, lojas de rua e internet.
5º passo da análise de concorrência: Ficar atento a empresas emergentes no mercado
Em seguida, comece a ficar de olho nos concorrentes secundários e nos mais indiretos. Estes concorrentes podem roubar alguns clientes em potencial. Essas marcas ainda não alcançaram o patamar no qual sua empresa se encontra, mas estão esperando ansiosamente pela chance de conquistar um mercado mais amplo. No caso, se sua empresa vende doces, seus concorrentes mais indiretos seriam, por exemplo, uma loja que só produz um tipo específico de bolo, o setor de doces de uma padaria na sua região que vem se destacando, ou uma confeitaria caseira por demanda. Nenhum deles tem o seu mercado por enquanto, mas estão prontos para tomá-lo das suas mãos se você não ficar atento aos movimentos deles.
Agora sim comece a dar atenção aos concorrentes em potencial: as empresas que já têm condições de entrar no seu ramo e concorrer diretamente com o seu negócio. Você precisa estar muito seguro para suportar a pressão que elas possam proporcionar caso sua empresa não esteja preparada para competir de igual para igual com elas. Se você tem uma produção independente de cocos e água de coco, deve estar pronto para concorrer com uma rede de franquias de revendedores de água de coco. Por mais que essa marca ainda não seja conhecida e não te ameace por enquanto, ela pode começar a oferecer água de coco engarrafada em diferentes porções. Uma loja que trabalhe com outros produtos à base de coco também pode cair no gosto dos clientes (inclusive dos seus) e roubar parte ou até mesmo todo o público que você tinha conquistado.
Os principais pontos, que devem ser apurados de forma constante, são os seguintes:
É preciso ter conhecimento muito claro dos quesitos essenciais para que a sua empresa não acabe se pasteurizando com as demais espalhadas pelo mercado, criando uma massa homogênea de ofertas idênticas, sem um diferencial que salte aos olhos do cliente e lhe seja atraente. Seu objetivo é tornar-se mais forte, mais original, e com melhor capacidade de competição. Mantenha cuidado na hora de analisar o preço estipulado; a localização da sede da empresa; a comunicação interna e externa, com os clientes e o público-alvo que ainda deseja atingir, por meio de propaganda e publicidade e do contato em mídias sociais. Uma ação interessante para que sua marca se destaque em meio a tantas outras é o atendimento personalizado individual.
É de extrema relevância calcular e observar se é possível ter uma maior eficácia dentro do mercado em que a empresa atua e superar seus concorrentes utilizando uma estrutura menos abastada. Fique atento: como o velho ditado diz, menos realmente pode ser mais.
É de extrema relevância calcular e observar se é possível ter uma maior eficácia dentro do mercado em que a empresa atua e superar seus concorrentes utilizando uma estrutura menos abastada. Fique atento: como o velho ditado diz, menos realmente pode ser mais.
Também é absolutamente crucial dar atenção especial aos quesitos que vêm sendo deixados de lado por seus rivais empresariais, suprindo a lacuna deixada pelos mesmos e que os clientes possam vir a notar. Pode ser o caso de um atendimento personalizado, como já citado; melhores condições de pagamento; uma maior agilidade nas entregas; uma loja online para que os consumidores possam adquirir os produtos sem precisar sair de casa; a organização de eventos que promovam a marca e geram simpatia e fidelidade com a mesma, etc.
6º passo: Observar o que pode ser extraído dos históricos de sucesso:
Você sabia que conhecer o que os seus concorrentes estão fazendo, como eles o estão fazendo, e por que essas atitudes estão sendo bem-sucedidas é extremamente importante para manter o seu negócio com as portas abertas? O desempenho de uma empresa dentro de um determinado mercado está diretamente relacionado com a posse de bens essenciais e de recursos financeiros importantes, mas ele também diz respeito a um bom aproveitamento de certas habilidades. Portanto, uma análise minuciosa e detalhada das performances deve revelar as causas por trás dos históricos de sucesso, demonstrando porque deram tão certo.
Essa análise que estamos citando, em conjunto com uma boa apreciação das razões por trás dos acertos e erros que as levaram à situação em que se encontram, deve prover uma boa ideia dos ativos-chave para conquistar cada vez mais terreno em seu setor de atuação de sua empresa. Quais são os diferenciais das empresas que habitam o mesmo campo e buscam a mesma fatia do mercado que a sua? O preço mais em conta, o atendimento de excelente qualidade, o produto diferenciado, ou simplesmente o peso da marca?
Absorva de forma inteligente o que a empresa concorrente PARECE ser, além do que ela é de fato. Ou seja, além de analisar o que seus concorrentes realmente são, observe a imagem que passam, pois isso às vezes pode ter mais relevância para os clientes do que a realidade em si. Uma dica interessante é organizar essas informações colhidas em uma espécie de planilha: registrar todos os nomes das empresas que concorrem com a sua, dispostos em colunas que classifiquem os quesitos essenciais para que uma empresa do mesmo nicho que a sua funcione bem dentro do mercado.
Entre esses quesitos podemos citar mais uma vez o atendimento, a imagem que a empresa passa, seus preços, sua localização, tipo de propaganda e abordagem, entre outros. Depois de concluída essa planilha, tome nota dos motivos que o levaram a ranquear as empresas concorrentes da maneira que o fez e na ordem em que estão dispostas.
7º passo: Analisar como as empresas rivais lidam com adversidades
Fique de olho também nas chamadas “oportunidades e ameaças”. Os pontos fortes e os pontos fracos são, geralmente, contornáveis – uns mais facilmente do que outros, mas nenhum deles é indomável. Ao fazer as análises de concorrência, preste muita atenção na capacidade deles de agir frente a uma situação que foge do controle de suas mãos. As surpresas, oportunidades e ameaças podem estar onde você menos as imaginar. Quando não se está esperando por nada novo, você e seus rivais podem ser pegos desprevenidos. É aí que deve-se observar como os seus concorrentes lidarão com uma situação desfavorável.
Tome como exemplo uma locadora de filmes. Como ela reagiu com a chegada dos serviços de streaming por demanda, em que os filmes são disponibilizados em uma plataforma online, acessível a qualquer momento sem sair de casa, por um preço muito inferior? Um e-commerce tem de estar preparado para enfrentar novas barreiras de lucro, de segurança e de impostos. Aqui, mais uma vez, a planilha é indicada para que se possa classificar essas surpresas, capazes de desnortear e prejudicar seu negócio. Ao tomar conhecimento de como os concorrentes lidam com essas adversidades, você também pode aprender e aplicar essas manobras no seu negócio, caso também tenha que enfrentar esse tipo de situação.
8º passo: Ter mais base para montar suas estratégias futuras
Por meio de sua análise de concorrência, você, acompanhado de seu grupo gestor terão mais capacidade e estarão mais aptos a uma condição que possibilita a elaboração de estratégias para o futuro com muito mais conhecimento de causa – e isso diz respeito não somente a um ponto específico, mas também concerne aos planos financeiros, aos projetos de marketing, e aos projetos de infraestrutura. Uma atitude que deve ser tomada é a seguinte: estudar, dominar e promover os ativos ou as habilidades que os seus concorrentes bem-sucedidos têm para que seu time seja capaz de conseguir montar uma grande força competitiva, distinta e duradoura, que possa bater de frente com marcas semelhantes dispostas pelo mercado.
Após isso, quando perceber onde está posicionado em relação a outras empresas que concorrem com você no mesmo setor, será possível desenvolver alguns planos estratégicos para alcançar vantagens competitivas com o decorrer do tempo. Assim, você poderá prever os retornos de investimentos com mais clareza. A vantagem de se fazer uma boa análise de concorrência diz respeito ao fato de que as empresas que mais se destacam no meio são aquelas que têm a noção exata do que os rivais de campo produzem e que tipo de serviço oferecem no mercado.
Contudo, é preciso muito cuidado: um negócio que tenta se estabelecer apenas copiando todos os métodos utilizados pelas empresas concorrentes em vez de utilizá-los como ponto de partida para criar seus próprios meios e caminhos para atingir o sucesso está certamente fadado ao fracasso total. Isso só vai contribuir para a pasteurização e perda de identidade da sua empresa no meio de tantas outras, e pior: quanto mais semelhante se é aos concorrentes, mais deles surgirão e sua empresa terá de lidar com um número crescente de rivais de mercado.
Pesquisar, analisar e ter o conhecimento de informações importantes a respeito das empresas que concorrem com você não diz respeito apenas ao empresário que tem o desejo de inovar em mente. A análise de concorrência também serve para empresas que já se encontram consolidadas no mercado. Pois mesmo já estando em patamares elevados, precisam estar atentas à movimentação do mercado, que exige uma constante atenção do empreendedor na busca por manter ou aumentar o seu espaço no mercado.
Muitos dos fatores que foram citados aqui neste artigo e que levam à formação de uma estratégia nesse nível podem acabar por envolver bastante radicalismo em seu negócio. Isto vai demonstrar o quanto sua empresa vinha tomando decisões e rumos errados, ou como estava defasada em comparação à concorrência. Uma ótima análise de concorrência acaba sendo, sem a menor sombra de dúvida, uma parte importante do planejamento estratégico já que indica quais mudanças serão mais benéficas para o seu negócio e quais pavimentarão a estrada que te levará ao tão almejado sucesso!
Apesar de se ter um planejamento estratégico da empresa e ter conhecimento de questões que influenciam o seu faturamento, muitas vezes os empresários se vêem em situações onde devem reduzir custos da empresa. Isso é algo necessário e afeta a empresa em diversas áreas. Mas é possível diminuir os custos e assim melhorar o faturamento? Apesar de serem coisas opostas e relacionadas, é possível e realizável. Portanto, mostraremos como reduzir custos e melhorar o faturamento da sua empresa!
O que são custos
Normalmente associados e confundidos com despesas ou gastos, os custos são valores gastos para executar a atividade fim da empresa. Ou seja, toda quantidade gasta em materiais de produção e gastos logísticos, por exemplo.
Ainda existem os gastos diretos e indiretos. Os gastos indiretos são os gastos que estão ligados à produção, mas não tão diretamente. São os gastos de energia elétrica, visto que essa é necessária para o funcionamento do maquinário, por exemplo.
Já os custos diretos são essenciais para a produção dos produtos ou serviços. O maquinário, os insumos e os equipamentos estão ligados diretamente à produção, por exemplo.
O custo é um valor importante para sua empresa. Ele é o valor definido para que sua empresa funcione, independente de ser direto ou indireto. Se você não tiver energia ou maquinário, sua atividade final não se realizará.
Quais são os custos de um negócio
Uma empresa tem dois tipos de custos, os fixos e os variáveis:
Custos fixos: são as despesas mensais da empresa, que normalmente permanecem as mesmas. Normalmente elas não são relacionadas a quantidade de vendas. Por exemplo: aluguel, folha de pagamento e manutenção de equipamentos.
Custos variáveis: como o nome já propõe, os custos variáveis variam de acordo com o que a empresa vende ou produz. Elas têm valores voláteis e que se alteram. Por exemplo: comissões, matéria-prima e combustível.
O que é reduzir custos
A redução de custos é a contenção de gastos. Isso significa otimizar despesas e terminar contratos que não fazem sentido para fazer o melhor uso do orçamento da empresa. Ou seja, reduzir custos.imposto
Claro que qualquer despesa cortada deve ter um motivo, a redução de custos deve ter um intuito, não basta apenas cortar por cortar.
O que é reduzir custos nas empresas
Reduzir custos em uma empresa significa estar atento a quais custos já não fazem mais sentido. Por exemplo, se uma empresa tem colaboradores em outras partes do país ou até do mundo, o ideal seria fazer uma reunião online, ao contrário de uma presencial onde se tem custos com passagem e hospedagem.
Como reduzir o custo de uma empresa – Passo a Passo
Existem diversos meios de reduzir custos da sua empresa, o que irá servir para dar um fôlego maior e garantir que ela não entre no vermelho. Dessa forma, o empresário evita a necessidade de qualquer financiamento ou empréstimo, que pode levar a empresa a mais dívidas. Além de garantir que o preço determinado para seu produto seja justo e de acordo com a concorrência. Se o preço estipulado for mais alto, sua empresa pode ficar para trás.
Mas como reduzir custos?
Defina custos estratégicos e não estratégicos
Os custos estratégicos são aqueles necessários para que a empresa siga produzindo ou comercializando e que estão diretamente relacionados com a receita da empresa. Dessa forma, eles não podem entrar na redução de custos.
Enquanto isso, existem os custos não estratégicos, que são os que não trazem um retorno tão visível. Dessa forma, eles são os que podem ser eliminados, não que devem, mas que podem.
Mapeie processos internos buscando reduzir custos
Dentro do seu negócio com certeza existem custos que você pode cortar se analisar bem. Estamos falando da ferramenta mais cara do mercado, do fornecedor que atrasa e não tem o melhor produto…Mas, quem poderá dar essas informações são os seus colaboradores. Vá atrás de quem realmente está, diariamente, inserido naquele processo.
Aproveite seu plano de negócios e visualize para onde sua empresa está caminhando. Entenda como ela funciona e como ela cresce. Muitas vezes é criado um planejamento completo, mas ele não funciona como esperávamos. Descubra como os setores da sua empresa se ajustam e se estão funcionando, busque melhorar cada vez mais.
Reavalie seu regime tributário para reduzir custos
Todas as empresas devem pagar tributos e isso é indubitável. Mas muitas vezes nem sabemos para que servem ou se devemos pagá-los. Garanta com seu contador ou advogado que os valores pagos estão corretos ou se não há possibilidade de diminuição em valores.
Ainda, existe a possibilidade de uma reavaliação do regime tributário da empresa. Os regimes tributários são a forma com que a empresa paga seus impostos e enquanto alguns, como o Simples Nacional, reúnem 8 impostos em uma guia, outros pagam eles em sua totalidade. Mas, também se deve atenção ao tipo de empresa e em qual ela se encaixa.
Lembre-se que alguns impostos são fixos, enquanto outros são variáveis, fazendo com seja necessária uma análise antes de reduzir custos com impostos.
Faça a gestão financeira e analise o fluxo de caixa
A melhor forma de reduzir custos é através de uma gestão financeira completa. A partir do momento em que sua empresa tem total controle sobre valores, tanto recebidos como gastos, você pode controlá-la completamente. Já se não tiver, é possível que você se perca, gaste mais do que recebe e não tenha noção de valores para investimentos e outras necessidades.
Quando se tem um planejamento de gastos, seja por um sistema ou até planilhas, você sabe quanto deve pagar ao final do mês, quais seus maiores gastos e consequentemente quais devem ser mantidos e quais podem ser cortados. Sem um planejamento e um controle financeiro, seu processo de corte de gastos será mais complicado.
Negocie com fornecedores para reduzir custos
Para garantir que o preço do seu produto ou serviço é justo, além de fazer a pesquisa da concorrência, converse com seus fornecedores e analise o valor pago a eles. Muitas vezes se paga caro por algo sem saber que existe quem faça o mesmo trabalho na mesma qualidade por um valor menor. Certifique-se também que o seu fornecedor não está cobrando um valor mais alto apenas de você.
Capacite seus colaboradores para reduzir custos
Para não gerar custos desnecessários, realize um treinamento da sua equipe. Muitas vezes as vendas são perdidas pela falta de capacitação do funcionário. Realize o treinamento dos seus funcionários regularmente. Isso fará com que eles sejam sempre lembrados de como realizar suas tarefas e do quão importantes elas são.
Use a tecnologia para otimizar seus custos
Nos dias de hoje fica cada vez mais difícil não estar conectado. O que acontece é que muitas vezes nem sabemos como algumas ferramentas podem nos ajudar. Com uma quantidade de instrumentos, fica difícil saber quais irão ajudar e até conhecer alguns. Nos próximos tópicos citaremos alguns recursos tecnológicos que podem ajudar a administrar sua empresa durante o corte de gastos.
Com um sistema completo de gestão de empresas, você tem todo o controle de dados da sua empresa disponível. Eles fazem o controle do financeiro, do estoque, do fluxo de caixa, das vendas e trazem relatórios. Além de fazer a emissão de notas fiscais e estar conectado com seu banco.
Invista em ações de marketing
Toda empresa precisa ter um meio de marketing. Ele pode ser o que nossos avós ou pais faziam, em rádios, entrega de panfletos, uma fachada chamativa ou qualquer meio offline. Mas eles custam, apesar de serem métodos não tão usados, eles são dispendiosos.
Mas hoje, podemos realizar o marketing online. Através de redes sociais você pode fazer a divulgação do seu negócio sem gastar nada. Basta criar uma conta e o conteúdo a ser postado e pronto. Além disso, em algumas é possível controlar engajamento e atividade da sua página. Procure algum meio online que esteja associado ao propósito da sua empresa e pronto.
Nem só a página é possível fazer gratuitamente. Outros meios que podem ser utilizados são ferramentas de controle de tarefas, com aplicativos de gerenciamento, ou a criação de um site, a partir de sites de design. E ainda não é preciso tirar fotos ou comprá-las para criação de conteúdo, por exemplo. Existem diversos depósitos de fotos de fotógrafos iniciantes, onde é necessário apenas dar crédito.
Elimine descartáveis e evite desperdícios
Cada vez mais vemos como algumas ações geram efeitos não tão agradáveis ao nosso meio ambiente. Dessa forma, e também para reduzir custos, existem algumas alternativas simples.
Um bom começo é o banimento de copos descartáveis. Além de ser um poluidor do meio ambiente, eles não são necessariamente baratos, são um custo desnecessário e deverão ser comprados diversas vezes ao mês. Portanto, faça com que seus funcionários utilizem copos e canecas próprios. Isso também fará com que eles criem um senso de cooperação.
Corte alguns custos com papéis. Existem diversos meios para envios de documentos, arquivos e relatórios. Você pode usar o e-mail, sistemas na nuvem que são compartilhados, até enviar fotos pelas redes sociais. Isso irá diminuir o gasto geral da impressão, que envolve papel, tinta e energia elétrica.
Processos mais ágeis = automatização
Uma das maneiras de reduzir os custos é com processos mais ágeis, que trazem mais produtividade. E a maneira de tornar os processos mais ágeis é com a automatização. Ela permite que você torne processos trabalhosos e até difíceis, em ágeis e simples.
Isso acontece porque a tarefa que demorava horas é feita automaticamente, através de um sistema. Basta que você insira os dados necessários e dê os comandos certos para que a tarefa seja concluída.
Claro que para tornar um processo automático, um software é necessário, e isso inclui gastos de compra ou desenvolvimento. Mas os valores despendidos acabam tendo um retorno muito maior com o aumento da produtividade.
Evite multas
Atrasar um pagamento gera multas, e essas multas são bem altas. Por isso, ter um controle de fluxo de caixa assertivo faz com que você não esqueça nenhum pagamento e tenha certeza que terá o valor em caixa.
Mas multas não são apenas de atraso de pagamentos, existem algumas multas relacionadas a entrega de relatórios. Essas também podem e devem ser evitadas.
Parceria
Uma parceria empresarial pode trazer diversos benefícios para as empresas participantes. Toda empresa tem pontos fortes e fracos. A partir do momento em que você encontra uma empresa que preencha as necessidades da sua e vice-versa, diversos custos serão reduzidos e necessidades supridas.
Quais as vantagens de reduzir custos
Reduzir custos tem um objetivo meio óbvio: pagar menos. Mas essa vantagem também acarreta em outras:
Aumento da lucratividade
Esse é um movimento consequente, ao reduzir os custos, também se aumenta o lucro. Isso acontece porque se diminui os custos com a produção e o mantenimento da empresa. Dessa forma, automaticamente, o lucro é maximizado.
Ou seja, é possível ganhar mais sem aumentar o volume de vendas. Assim, a qualidade do produto ou serviço permanece a mesma, vendendo a mesma quantidade, e lucrando mais.
Competitividade no mercado
A redução de custos onde possibilita abrir a torneira em outros lugares. Por exemplo, é possível melhorar a estratégia de marketing, criar promoções, uma vez que o custo é menor.
Consequentemente, a empresa consegue competir com seus concorrentes de uma forma melhor, dando atenção a áreas que antes não eram tratadas como deveriam.
Maior qualidade
Ao aplicar uma estratégia de redução de custos eficiente, você tem mais para investir em produtos e serviços que têm mais saída e trazem mais faturamento. Dessa forma, esses produtos podem ser repensados, trazendo mais qualidade e benefícios.
Qual a diferença entre custos e gastos?
Eles parecem sinônimos, mas na verdade, representam dados diferentes. Enquanto os custos são valores relacionados diretamente à atividade fim da empresa; os gastos, ou despesas são valores relacionados ao operacional do negócio.
Ou seja, os custos são aqueles valores despendidos com insumos para produção de uma mercadoria ou a compra da mesma ou itens necessários para prestação de um serviço. Assim, são despesas para que a atividade final seja viável. Por exemplo, compra de maquinário, instalações e compra de insumos.
Já os gastos estão relacionados ao funcionamento da empresa em geral, com funcionamento e administração. Dessa forma, podemos dizer que um sistema de gestão é um gasto, não um custo. Despesas administrativas, por exemplo, entram em gastos, não custos, porque não são vitais para a atividade fim da empresa.
Onde diminuir custos
Existem alguns lugares onde você pode diminuir os custos de uma empresa. São eles:
Despesas físicas: muitas vezes estamos tão acostumados com a maneira de fazer algo, que não percebemos que se pode fazer de outra maneira. Contas mensais, como internet e luz, podem diminuir consideravelmente. Estamos falando de analisar qual operador entrega o plano com o melhor valor e melhor entrega, desligar a luz ao sair de uma sala e assim por diante. São pequenas coisas que no final do mês podem fazer uma grande diferença.
Papéis: finalmente estamos entrando em uma época que relatórios e documentos são, praticamente todos, digitais. Isso significa menos custos com papéis, com impressão e até com lixo. Aproveite o uso de ferramentas de edição colaborativas, como o Google Drive.
Tarifas bancárias: as taxas do banco geralmente trazem frustração, mas isso pode mudar. Muitos bancos conseguem renegociar taxas e até algumas dívidas para diminuir o valor. Entre em contato com o seu gerente do banco e veja o que ele pode fazer para melhorar suas taxas.
Estoque: um controle de estoque é essencial, mas é mais importante ainda para quem produz o produto que comercializa. Analise bem as informações de estoque, utilize a Curva ABC para saber qual mercadoria traz mais faturamento e qual não precisa de tanta atenção.
Mas como diminuir os custos irá melhorar o faturamento da minha empresa?
Essa pergunta é respondida de forma simples: a partir do momento em que se corta gastos desnecessários, você terá mais espaço para entender como sua empresa funciona e consequentemente mais capital para investir. Além de garantir que irá conseguir fazer o pagamento de todos os custos. Garantindo os valores a serem pagos mensalmente, e cortando os custos supérfluos, todo valor de venda a mais contabilizado no seu caixa, será uma receita. Aumentando assim, o seu lucro.
eGestor
Citado anteriormente no texto, um sistema de gestão é imprescindível para qualquer negócio. E o eGestor é um deles. Fazendo o controle geral de sua empresa, com relatórios e emissão de NF-e e NFC-e, o eGestor traz diversas facilidades. Além de livrar você de qualquer método manual e repetitivo de controle.
O eGestor é um software completo para gestão de micro e pequenas empresas fácil e online. Sistema de Controle de Estoque, Controle Financeiro, Controle de Compras e Vendas, Emissão de Nota Fiscal, NFCe, Boletos e muito mais!
