Se você tem uma empresa, você está acostumado à rotina de receber e enviar Notas Fiscais. Hoje em dia esse é um processo totalmente digitalizado, portanto as antigas notas de papel foram substituídas por arquivos digitais escritos em XML.

Mas o que é XML? Nesse texto nós vamos falar um pouco mais sobre essa linguagem.

O que é XML?

O XML (eXtensible Markup Language) é uma linguagem de marcação que começou a ser desenvolvida no início da década de 90. Seu principal objetivo é possibilitar o compartilhamento de informações pela internet de uma maneira fácil, rápida e segura.

Os arquivos escritos em XML se parecem muito com o código de linguagem HTML, principalmente pelas suas tags. Ele tem seus dados organizados hierarquicamente porque essa construção facilita a leitura, tanto de seres humanos como dos programas de software.

Uma das características que fazem dessa linguagem tão popular e importante nos dias de hoje é a sua capacidade de portabilidade. Isso significa que ela pode ser escrita através de um determinado programa, mas pode ser lida com o auxílio de um programa diferente, ou seja, o XML não é refém de um software específico.

Sendo assim, essa é uma linguagem que se preocupa muito mais com as informações que fazem parte do documento do que com a sua aparência.

Outro ponto que chama a atenção no XML é a sua padronização. Isso acontece porque ele foi elaborado pelo World Wide Web Consortium (W3C). Esse, é um consórcio internacional que reúne empresas, órgãos governamentais e organizações independentes responsáveis pela criação de padrões aplicados à criação e à interpretação de conteúdo online.

Assim, por conta de todas essas características, a linguagem foi escolhida para ser usada nas Notas Fiscais Eletrônicas que fazem parte do nosso cotidiano atual.

Como faço para abrir arquivo XML?

Existem algumas formas para visualizar o XML de uma nota. É importante estar atento para que esse processo seja feito de forma segura, em um ambiente leitor seguro.

1. Bloco de notas / Editor de texto: Para abrir o XML com um editor de texto basta clicar com o botão direito sobre o arquivo e selecionar “abrir com”. Em seguida serão mostradas algumas opções. Basta escolher o bloco de notas ou algum editor de texto.
2. Navegador: Para visualizar o arquivo XML em um navegador é possível fazer o mesmo caminho que no bloco de notas: clicar com o botão direito, selecionar “abrir com” e escolher o navegador. Ainda, é possível simplesmente abrir o navegador e arrastar o arquivo até a tela e soltar.
3. Excel: Assim como é possível visualizar o XML no editor de texto, também é possível visualizá-lo no editor de planilhas.

Emitir uma NF-e com XML

A Nota Fiscal eletrônica tem como objetivo documentar eletronicamente as transações comerciais entre duas pessoas jurídicas ou uma pessoa jurídica e uma pessoa física. Ou seja, esse documento é um arquivo de XML.

Para que sua empresa seja capaz de emitir esse tipo de documento fiscal, você vai precisar de um certificado digital (que nada mais é do que a identidade digital da pessoa jurídica) e de um programa específico para emissão de NF-e.

Lembrando que o certificado digital é o que traz autenticidade para a documentação online, garantindo mais segurança para o emissor, para o destinatário e facilitando a fiscalização por parte da Receita Federal. Ou seja, ele vale como uma assinatura digital, que autentica notas fiscais.

Por que usar o XML

O XML é uma linguagem de marcação criada para facilitar o compartilhamento de dados. Assim, ele é um documento que possui apenas as informações de mais importância da nota.

Dessa forma ele facilita o armazenamento, que é feito em texto, e sua leitura. Também, eles podem ser atualizados sem perder informações essenciais.

Como puxar XML de Nota Fiscal

Para realizar o processo de emissão de NF-e é necessário ter um certificado digital. Assim, ele também é quem habilita a consulta do XML na Secretaria da Fazenda.

Então, para baixar o XML é preciso instalar o certificado digital e acessar o Portal da Sefaz

XML e a Nota Fiscal

Você pode não se lembrar, mas as Notas Fiscais eram feitas em talões, cuja impressão era autorizada pelo governo, e que possuíam várias vias. Mas, desde 2005, com a instituição das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), o XML tomou o lugar dos talões.

Hoje em dia, o arquivo XML é entendido como a versão digital das Notas Fiscais. Assim, esses documentos são escritos usando o padrão nacional de escrituração fiscal, o que garante que ele pode ser usado com segurança em todo o território brasileiro.

A utilização dessa nova linguagem acarretou mudanças e trouxe vantagens para as relações de compra e venda. Então, agora as NF-e são enviadas por e-mail para o comprador, trazendo mais agilidade para a transação comercial.

Além disso, os arquivos digitais possibilitaram a diminuição da burocracia e o custo de impressão e armazenamento das Notas Fiscais. Atualmente, as NF-e são guardadas na memória de um computador ou, até mesmo, na nuvem.

Outra facilidade permitida pelas NF-e é a simplificação da relação entre a empresa e seu contador. Portanto, agora não é mais necessário enviar ao escritório contábil todas as Notas Fiscais referentes a um determinado mês.

Com poucos cliques e comandos no computador é possível enviar os arquivos digitais em XML para o escritório de contabilidade de uma forma muita mais rápida e segura.

Estrutura do XML

Se você já abriu um arquivo XML de uma NF-e, já percebeu que o arquivo é composto por uma série de linhas apresentadas em linguagem de programação. Pessoas que estejam acostumadas com XML conseguem ler esses arquivos, mas a maioria das pessoas faz uso de softwares específicos.

É importante lembrar que esses programas estão disponíveis gratuitamente para download no site da Receita Federal.

Aquele conjunto de linhas traz todas as informações que fazem parte de qualquer Nota Fiscal.

Informações que constam no XML da NF-e

• Dados da NF-e, como:
  • número (chave de acesso);
  • modelo;
  • série.
• Dados do emitente: Razão Social, endereço e CNPJ;
• Dados do emissor: Razão Social, endereço e CNPJ;
• Datas de emissão, entrada e saída do produto;
• Descrição do produto, sua quantidade e preço;
• A alíquota de impostos que incidem sobre a mercadoria.
• Dados de cobrança;
• Informações adicionais.

XML, NF-e e DANFE

Esses termos normalmente estão interligados, mas não significam a mesma coisa. Cada um possui sua função e especificações, entenda:

NF-e

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica é um comprovante de uma venda, de forma digital. Sua criação aconteceu com o intuito de substituir os modelos 1 e A1. A sua emissão é obrigatória para qualquer venda de produto onde seja cobrado o ICMS.

Para emitir uma NF-e é necessário ter um certificado digital e a autorização da SEFAZ. Ainda, para realizar a emissão, é necessário um sistema emissor de nota fiscal.

DANFE

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da NF-e. Assim, ele é uma representação da nota emitida. Mas, ele é simplificado, facilitando o acesso a informações. Ele deve acompanhar o produto em qualquer transporte realizado.

Ainda, você pode transformar seu arquivo XML diretamente em DANFE, sem a necessidade da nota fiscal. Isso é permitido graças a leitores, como o Web DANFE Online.

XML

Já o arquivo XML é o formato de arquivo da NF-e em uma linguagem padronizada. Dessa forma, é utilizada em todo país. Ela pode ser lida de diversas formas e traz informações importantes.

Armazenamento

Uma coisa não mudou em relação às Notas Fiscais feitas em talões, é que ainda é exigido por lei que elas sejam armazenadas pelos emissores e pelos destinatários.

Esse tipo de documentação, além de confirmar a existência de uma transação comercial, também corrobora a propriedade sobre determinado bem ou serviço, por isso deve ser guardado por 5 anos como estipula a lei vigente.

Os arquivos em XML podem ser armazenados na memória de computadores físicos dentro da empresa ou online, através de um serviço de armazenamento de arquivos na nuvem. Assim, o importante aqui é que todas as NF-e com o seu CNPJ estejam arquivadas e acessíveis para quando ocorrer uma fiscalização da Receita Federal.

Caso a Receita Federal não encontre alguns dos arquivos XML referentes a NF-e, sua empresa pode ser multada. O valor pode chegar até mil reais por Nota Fiscal que não esteja em conformidade com a legislação.

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica no eGestor

A emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica deve ser feita através de um sistema emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o eGestor. Dessa forma, são necessários alguns dados. Entre eles:

• CNPJ
• Certificado digital
• Dados do produto ou serviço, no caso de uma NFS-e
• Inscrição estadual e municipal.

Assim, basta inserir os dados de tributação do produto ou serviço, os dados da empresa e pronto. Com um sistema que realiza a emissão da nota fiscal eletrônica, esse processo é completamente integrado e simplificado.

Como emitir o XML da NF-e no eGestor

Mais fácil ainda: para emitir o XML basta selecionar o botão “gerar XML” após a emissão da nota fiscal eletrônica.