Entregar sem faltas e com pontualidade na logística é como alcançar o ouro. No entanto, ao contrário da lenda, há método, disciplina e números por trás disso. Nesse contexto, um indicador se destaca: o OTIF, sigla para On Time In Full. De fato, ele mede a capacidade de entregar pedidos completos, sem erros e rigorosamente no prazo.

Neste artigo, você entenderá tudo sobre o OTIF: o que é, como medir e melhorar. Adicionalmente, verá a diferença dele para outros KPIs e seu impacto prático nos resultados. Portanto, vamos começar desse ponto: cada entrega conta uma história, e a melhor história é aquela com final feliz para seu cliente.

O que é OTIF e por que ele importa tanto

O OTIF é um KPI de desempenho logístico e de suprimentos. Em suma, ele responde a uma pergunta simples: o pedido foi entregue inteiro e no tempo certo? O conceito une três elementos básicos:

• No prazo: significa que o combinado foi cumprido na data ou momento estabelecido.
• Sem erros (sem avarias, trocas ou divergências): tudo o que foi solicitado, do jeito certo.
• Completo: nada ficou para trás, nem houve necessidade de remessa complementar.

Esse indicador serve como termômetro para a experiência do cliente e para a saúde operacional da empresa. É impossível exagerar: quando a entrega falha, tudo ao redor sofre consequências, resultando em cliente frustrado, custos extras, retrabalho e imagem afetada.

Cada promessa de entrega é uma chance de conquistar (ou perder) seu cliente.

Como calcular OTIF: fórmula, exemplos e interpretações

Muitos gestores, ao ouvir sobre KPIs, ficam inseguros pensando que é complicado. Ao calcular o OTIF, o raciocínio é direto.

Conte os pedidos completos, sem erros e sem atrasos. Depois, divida-os pelo total de pedidos feitos. A fórmula mais comumente usada é:

OTIF (%) = (Número de entregas completas e no prazo / Número total de pedidos) x 100

No Brasil, há uma versão recomendada, aplicada especialmente para e-commerces:

• Pedidos realizados dentro do prazo (P)
• Pedidos entregues sem erro (E)
• Pedidos completos (C)

O cálculo pode ser OTIF = P x E x C. Essa abordagem traduz a experiência e o valor entregue.

Vamos supor que, em um mês, uma empresa teve:

• 1200 pedidos realizados.
• Dez deles chegaram atrasados.
• Em 15, houve item faltante ou errado.
• Todos os outros, entregues perfeitamente.

Qual seria o OTIF?

• Pedidos no prazo: 1200 – 10 = 1190
• Pedidos sem erro: 1200 – 15 = 1185
• Pedidos completos: 1200 – 15 (itens faltantes ou errados) = 1185

Se aplicarmos a multiplicação da metodologia nacional, para considerar só o que realmente foi perfeito em todos os critérios:

Pedidos perfeitos = 1200 – 10 (atrasos) – 15 (faltas ou erros)

É recomendável considerar só pedidos sem nenhum problema. Por isso, devemos analisar o cruzamento deles. Por exemplo, se os problemas de atraso e falta forem em pedidos diferentes, os problemas se somam.

Se forem nos mesmos pedidos, o número de ‘perfeitos’ cresce. Por isso, algumas empresas usam sistemas para identificar apenas as entregas que passaram por todos os filtros.

Independente do método, se você tem 1.175 entregas perfeitas das 1.200, seu OTIF será:

(1.175 / 1.200) x 100 = 97,9%

E vale sempre perguntar: esse número está bom? Depende do padrão do seu mercado e suas próprias metas.

Comparação do OTIF com outros indicadores: OTD, DIF e Fill Rate

OTIF é um KPI que combina pontualidade e completude na entrega, enquanto outros indicadores abordam aspectos distintos. Veja a seguir as diferenças:

• OTD (On Time Delivery): Avalia apenas se a entrega foi realizada no prazo, sem considerar se houve erros ou itens faltantes.
• Fill Rate: Mede a porcentagem do pedido atendido integralmente, mas não analisa se houve atrasos nas entregas.
• DIF (Delivered In Full): Verifica se todos os itens do pedido foram entregues conforme solicitado, independente do tempo de entrega.

Assim, o OTIF é o único indicador que exige a entrega correta de todos os itens no prazo. Ele reflete de forma mais precisa a real eficiência logística. Essa combinação de fatores revela um panorama mais claro e minimiza falhas.

O cliente busca rapidez, mas a precisão na entrega é igualmente importante. OTIF abrange ambos os aspectos.

Indicadores como o OTD focam apenas na pontualidade. No entanto, o OTIF considera a totalidade da experiência de entrega. Portanto, ele garante rapidez e excelência em cada etapa.

Os principais desafios para um OTIF elevado

Subir o índice OTIF para perto de 100% é uma meta desejada, porém nem sempre simples. No dia a dia, há obstáculos comuns nas operações.

Certamente, muitos deles estão fora do controle total da empresa. Apesar disso, é preciso agir para minimizá-los o máximo possível. Dentre esses desafios, os mais frequentes destacam-se:

• Falhas no fornecimento: falta de matéria-prima ou atrasos de fornecedores comprometem o cumprimento do prometido.
• Problemas de estoque: O inventário desatualizado ou mal gerido leva a rupturas, e assim inviabiliza a entrega completa.
• Erros no processamento de pedidos: Sistemas mal integrados, falhas humanas ou pouca automação podem provocar equívocos simples, mas com grandes impactos.
• Logística externa: imprevistos de transporte, clima, greves ou questões de trânsito interferem diretamente na pontualidade.
• Comunicação ineficiente: falta de alinhamento entre setores internos dificulta cumprir datas e quantidades.

Quem nunca sofreu com o famoso “item esgotado no depósito” ou o “caminhão ficou preso na estrada”? Nesses momentos, faz toda a diferença investir em soluções inteligentes e processuais, em vez de apenas aceitar a sorte.

Estratégias para melhorar OTIF: práticas realmente aplicáveis

Talvez você já tenha ouvido falar em soluções mágicas, mas quem atua na logística sabe: não existem atalhos consistentes. O aumento do indicador On Time In Full depende de disciplina operacional, informação confiável e, principalmente, cultura de foco no cliente. Veja algumas práticas que costumam gerar resultados consistentes:

Como garantir uma gestão integrada de estoques e pedidos

Uma gestão integrada de estoques e pedidos garante que os dados estejam atualizados em tempo real, portanto, evita divergências. Dessa forma, isso reduz erros comuns em empresas que ainda dependem de registros manuais ou informações desatualizadas.

• Para começar, softwares com leitura por código de barras aceleram a identificação de divergências entre pedidos e entregas.
• Adicionalmente, um ERP bem implementado permite acompanhar todas as etapas do processo: vendas, estoque, expedição e transporte.
• O cruzamento de dados em tempo real consequentemente diminui retrabalho e agiliza a tomada de decisões corretivas.

Em suma, a integração de sistemas proporciona eficiência e eficácia, atendendo desde operações simples até complexas, com múltiplos armazéns e canais de venda. Assim, essa estratégia contribui para resultados mais eficazes e alinhados com as necessidades do cliente.

Como definir metas claras e promover a comunicação entre setores

Definir metas claras de OTIF garante que cada setor compreenda suas responsabilidades e objetivos. Isso, por sua vez, facilita o fluxo de trabalho e melhora a colaboração entre as equipes, desde o pedido até a expedição.

• Metas bem definidas claramente geram um senso de urgência e foco em resultados.
• Além disso, auditorias internas identificam falhas antes de afetar o cliente.
• Do mesmo modo, reuniões frequentes garantem alinhamento e transparência entre as áreas.

Implementar treinamentos regulares e canais de comunicação diretos é vital para manter todos informados. Portanto, essa abordagem promove a eficiência operacional ao alinhar processos e equipes, permitindo que a execução ocorra de forma eficaz.

Como utilizar dados e indicadores de forma eficaz

Monitorar diariamente o índice On Time In Full é essencial para identificar problemas, gargalos e tendências sazonais. Desse modo, é possível perceber causas de atrasos que podem passar despercebidas.

Você só melhora o que mede. E só sustenta melhorias com dados confiáveis.

• Analisar informações por transportadora, setor de estoque ou canal de vendas ajuda a localizar “furos” recorrentes.
• Comparar com dados históricos revela avanços ou retrocessos nas entregas.
• Soluções de inteligência artificial agora conseguem prever possíveis quebras de desempenho antes mesmo de ocorrerem.

Relatórios personalizados e de fácil compreensão facilitam a tomada de decisões rápidas e precisas, ajustadas para cada modelo de operação.

Desenvolvimento de uma cultura proativa através do treinamento

Treinamentos constantes asseguram que a equipe compreenda o valor das tecnologias e saiba utilizá-las eficientemente. Sendo assim, a capacitação e reciclagem são essenciais para operações que buscam excelência logística.

• Nesse sentido, cursos presenciais e online se adaptam à rotina dos funcionários.
• Adicionalmente, o reconhecimento de resultados excepcionais motiva todos a alcançarem a entrega perfeita.
• Por fim, o feedback rápido a sugestões fomenta um ambiente colaborativo e engajado.

Um time bem treinado, aliado à tecnologia adequada, portanto, proporciona impactos positivos e duradouros nos resultados operacionais.

Impacto do OTIF nos processos integrados da cadeia de suprimentos

Um alto índice OTIF reflete mais que a entrega final. Na verdade, ele também mostra o quão bem as áreas da empresa trabalham em conjunto. Isso ocorre porque quando fornecedores, estoques e transporte interagem de forma integrada, todos conseguem antecipar necessidades e se preparar para imprevistos.

• Poucos atrasos = menos urgência em transporte, menos custo extra.
• Menos faltas = menos devoluções, menos retrabalho.
• Mais acertos = menos chamados ou reclamações de clientes.

Manter entregas completas e pontuais torna a cadeia de suprimentos mais previsível. Consequentemente, ela se torna menos estressante e mais valorizada pelos clientes. É uma engrenagem que, quando bem cuidada, entrega resultados e reforça a reputação da empresa no setor.

Quando o cliente confia na entrega, você conquistou mais do que um pedido: conquistou a confiança.

Monitoramento contínuo para manter e melhorar resultados

Monitorar continuamente o OTIF é crucial para identificar e corrigir falhas rapidamente. Para isso, operações eficazes utilizam auditorias regulares, revisões de processos e tecnologias de rastreamento para evitar quedas no desempenho.

• Por exemplo, Dashboards em tempo real alertam sobre desvios em transporte ou itens.
• Da mesma forma, alertas automáticos para estoques baixos minimizam imprevistos.
• Além disso, análises preditivas identificam tendências e otimizam rotas para garantir pontualidade.

Finalmente, quando ocorrem falhas, a comunicação rápida com o cliente e a busca de alternativas transformam situações negativas em oportunidades de fidelização.

Conclusão: OTIF, mais que meta, é uma cultura de excelência logística

Um alto índice de On Time In Full demonstra o comprometimento da empresa com prazos e a valorização do cliente. Com efeito, cada entrega perfeita impacta positivamente o cotidiano operacional, refletindo em resultados financeiros e na reputação da marca.

Colocar o OTIF no centro da estratégia logística assegura que a empresa será reconhecida positivamente, tanto pelos clientes quanto pelos colaboradores. Consequentemente, isso resulta em evolução contínua na cadeia de suprimentos. Dessa forma, a empresa supera expectativas de quem busca eficiência, qualidade e segurança na entrega.

Perguntas frequentes sobre OTIF na logística

O que significa a sigla OTIF na logística?

OTIF significa On Time In Full. Esta sigla indica se o pedido foi entregue dentro do prazo, da forma correta e sem faltas. Na logística, esse KPI mostra quantas entregas realmente chegaram completas e no tempo, assim, reunindo precisão e pontualidade no mesmo indicador. Portanto, isso representa mais do que “simplesmente entregar”; em outras palavras, é entregar exatamente aquilo que foi prometido, na hora certa.

Como funciona o indicador On Time In Full?

O OTIF funciona como um filtro rigoroso. De fato, ele só conta entregas dentro do prazo, com itens corretos e sem faltas ou avarias. Em virtude disso, para ser considerado um pedido “no padrão OTIF”, precisa atender todos os critérios.

Basta um erro, atraso ou item ausente para que aquele pedido já não entre nos números positivos do indicador. Por essa razão, é usado para comparar eficiência de setores internos, transportadoras e até mesmo fornecedores, mostrando quem realmente cumpre o que promete.

Como medir o desempenho OTIF nas entregas?

Medir o OTIF é bem objetivo. O processo é simples: basta dividir as entregas completas e no prazo pelo total de pedidos. Em seguida, multiplique o resultado por 100 para obter o percentual. Por exemplo, se sua empresa entregou 970 pedidos completos e pontuais em um total de 1.000 pedidos, seu OTIF ficou em 97%.

Contudo, é crucial adotar critérios rigorosos para identificar a entrega “perfeita”. Isso é necessário para que os dados sejam confiáveis e orientem melhorias reais.

Como melhorar o índice OTIF na empresa?

Para melhorar o OTIF, invista na integração de sistemas. Ademais, é preciso automatizar e revisar rotinas de estoque. Ofereça treinamento contínuo para as equipes. E, o que é fundamental, monitore indicadores diariamente e mantenha a comunicação clara entre setores.

Além disso, analisar os principais pontos de falhas nas entregas e tratá-los na origem faz diferença. Do mesmo modo, soluções tecnológicas adaptadas ao negócio ajudam a manter o OTIF alto. Somado a tudo isso, uma cultura de foco no cliente garante consistência nos resultados.

Quais os benefícios do OTIF para a logística?

O principal benefício do OTIF é entregar uma experiência positiva ao cliente. Afinal, isso significa menos atrasos, menos erros e menos insatisfação. Em termos financeiros, a empresa reduz custos com devoluções e retrabalho. Consequentemente, fortalece sua imagem de confiança e mantém a cadeia de suprimentos mais saudável e eficiente.

Portanto, um bom índice de entregas no prazo e completas impacta produtividade, rentabilidade e o valor percebido pelo consumidor final.