Controlar as contas da empresa não é realmente fácil. Prazos, multas, receitas, despesas e uma infinidade de dados que precisam ser contabilizados na hora de fechar o balanço do mês. Acontece que, por falta de informação, tempo e habilidade, muitos gestores e empreendedores não conseguem executar um controle de contas eficiente. O resultado, além da desorganização, é a queda nos lucros e a dificuldade em planejar o futuro da empresa.

O controle de contas a pagar e a receber é fundamental para garantir a saúde financeira da sua empresa, assim como otimizar seu tempo e dos seus funcionários. Com os números corretos e em dia você consegue avaliar melhor a situação econômica do seu negócio, evitar multas, identificar problemas e encontrar as melhores soluções.

Quer saber mais sobre como controlar suas contas a pagar e a receber? Confira as 10 dicas que separamos no post de hoje.

5 dicas de controle de contas a pagar

As contas a pagar são as obrigações financeiras da empresa, como água, luz, fornecedores e aluguel, por exemplo. Geralmente a empresa até tem dinheiro para arcar com seus compromissos, mas a desorganização compromete as finanças. Vamos às dicas!

Faça um planejamento 

O primeiro passo na hora de organizar as contas é fazer um planejamento financeiro. No plano, você deve identificar quais são os gastos e receitas da empresa. As planilhas são ótimas para organizar o planejamento!

Em relação às contas a pagar, é importante informar com detalhes a natureza da conta, a periodicidade e a data de vencimento. Assim, você consegue avaliar a situação atual do negócio e projetar seus compromissos financeiros futuros.

Nesse controle devem entrar as despesas fixas e variáveis. Com o passar do tempo você vai conseguir perceber a média de gastos mensais da sua empresa.  

Evite dívidas 

A partir do planejamento financeiro você conseguirá ter uma visão geral do seu negócio e como anda a saúde financeira da empresa. Dessa forma, fica mais fácil tomar decisões e pensar bem antes de adquirir novas dívidas.

Se você notar que suas contas já estão no vermelho ou com uma margem de lucros muito baixa, é melhor esperar um pouco até fazer novas dívidas. Caso contrário, você não conseguirá arcar com seus compromissos.

Pague as contas em dia

Outra dica na hora de controlar suas contas é quitar o valor das despesas dentro do prazo correto. Isso quer dizer que é muito importante que você pague suas contas em dia, evitando os atrasos que geram multas. Até porque, as multas são grandes responsáveis por complicar o faturamento da empresa.

Além disso, ao pagar em dia você pode conseguir descontos. Negocie com seus fornecedores e com certeza você conseguirá melhores valores em produtos e serviços.

Renegocie as dívidas

Caso não tenha sido possível efetuar o pagamento das contas em dia ou você adquiriu uma dívida que não consegue quitar, uma boa alternativa é tentar a renegociação.

A renegociação serve até mesmo antes do prazo da dívida vencer. Com o planejamento adequado você saberá quando você terá que pagar por uma conta. Caso não tenha perspectiva de conseguir arcar com o compromisso, tente renegociar. Essa é uma ótima forma de combater multas e juros que corroem seu faturamento.

Separe contas pessoais e empresariais

Uma das principais regras para micro e pequeno empreendedor é saber separar as contas da empresa das contas pessoais. Ao misturar valores, você acaba desorganizando o controle financeiro do negócio e comprometendo os balanços.

Os recursos da empresa devem ser utilizados com a empresa. Nada de pagar contas ou pequenos gastos cotidianos com o dinheiro do negócio!

5 dicas de controle de contas a receber

Vamos falar agora um pouco mais sobre como controlar as contas a receber da sua empresa, ou seja, os compromissos que clientes ou outras empresas têm com o seu negócio. Confira as 5 dicas:

Organize-se

Você precisa ter todas as contas que você tem para receber anotadas, assim como as respectivas datas de vencimento.

Os clientes são atraídos pela possibilidade de compras a prazo, por isso é preciso ficar de olho no vencimento das dívidas para que você saiba exatamente quando o dinheiro entra no seu caixa.

É importante saber também a forma de recebimento da dívida, seja ela em cartão, cheque ou à vista.

Faça as cobranças necessárias

Ao anotar todas as contas a receber você vai conseguir monitorar quais são os clientes que atrasam no pagamento com frequência e com isso perceber o perfil de cada um deles. Esteja preparado para realizar cobranças em caso de atraso, ainda que essa estratégia seja mais difícil.

Outro ponto importante para garantir o pagamento dos clientes em dia é não atrasar na emissão da cobrança, seja ela fatura, boleto, etc. Quanto antes você enviar a conta ao cliente, mais tempo ele tem para se programar para quitar a dívida.

Calcule o índice de inadimplência

O pesadelo dos empreendedores é a inadimplência, uma vez que atinge diretamente o fluxo de caixa do negócio.

Calcule o valor médio de inadimplência de acordo com um determinado período (mensal ou semestral), a fim de perceber qual é a quantia que você tem para receber e que ao mesmo tempo não pode contar com ela.

Caso o índice de inadimplência esteja muito alto, reavalie sua política de vendas e de cobranças.

Facilite pagamentos antecipados

Ter dinheiro em caixa é sempre melhor que ter apenas a previsão do recebimento. Por isso, ofereça oportunidades melhores e vantagens para os clientes que pagam antecipadamente pelos produtos.  Dê descontos para aqueles que pagarem à vista. Com essas modalidades de pagamento o dinheiro é garantido, ficando mais fácil a gestão financeira da empresa.

Use um software de gestão financeira

Acha difícil anotar todas as contas, monitorar valores, datas e você não dispõe de muito tempo para controlar as finanças da sua empresa? A melhor forma de otimizar todo esse processo e assegurar um controle de contas eficiente é com o uso de um software de gestão.

Existem plataformas online de gestão financeira que ajudam a monitorar, acompanhar e calcular o fluxo financeiro da empresa de forma rápida e prática. Todas as suas contas, tanto a pagar como a receber, podem ser contabilizadas nos sistemas que contam com uma navegabilidade intuitiva e acessível.

Os softwares ajudam não só a controlar os dados, como melhoram os resultados e fornecem uma visão mais ampla do negócio através da elaboração de relatórios com base em períodos específicos. Isso ajuda a acompanhar o fluxo de caixa e consequentemente, traçar estratégias para crescimento do negócio.  

Por mais que possa parecer complicado, a tecnologia tem ajudado na gestão empresarial e no controle das etapas de produção e venda de produtos e serviços. Com um bom planejamento e acompanhamento você consegue manter o controle de contas do seu negócio e crescer no faturamento sem gastar muito tempo ou ter muitas dores de cabeça.

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