Administrar é, basicamente, não deixar os problemas se acumularem. E só o empresário ativo vive, no dia a dia, as dificuldades e os desafios de tocar um negócio, não é mesmo?

Mas você e sua equipe não estão sozinhos ao enfrentar todos esses obstáculos: com os aplicativos que listamos neste artigo, sua rotina vai ser muito mais produtiva e tranquila!

Ficou curioso para saber como realizar essa mágica? Então confira, agora mesmo, 4 ferramentas de gestão que todo empreendedor deve usar!

1. Sistema de CRM

Definição

Já virou moda falar em CRM, mas nem todo mundo sabe exatamente do que se trata. A sigla significa Customer Relationship Management — ou gerenciamento de relacionamento com o cliente —, e consiste em ferramentas de auxílio à organização e à otimização do contato com o seu público.

Com esse aparato, o vendedor consegue saber em qual parte do funil de vendas cada consumidor se encontra: se está falando com a empresa pela primeira vez, se já mostrou interesse em determinado produto, se já chegou a fechar negócio ou até se reclamou de alguma coisa.

O histórico de clientes é facilmente compartilhado com os demais vendedores e gestores.

Isso tudo sem contar que um bom CRM também produz relatórios automáticos para os administradores manterem total controle sobre as atividades relacionadas ao atendimento, baseando-se em dados e estatísticas para uma melhor e mais eficaz tomada de decisões.

Diferencial para a sua empresa

Na prática, o CRM é um software que oferece à empresa condições para fazer com que o comprador se transforme em freguês. Ou seja: ele reúne todas as informações que podem ser realmente úteis para a criação de ações focadas na construção de uma relação mais duradoura.

Como exemplo, podemos pensar nas antigas relações construídas entre as marcas e o público. Quando consumidores iam às padarias, conheciam os funcionários e os donos, passavam horas lá dentro conversando e trocando informações sobre suas vidas, seus costumes e gostos. Isso favorecia a criação de um elo entre as pessoas.

Hoje, com um maior número de opções disponíveis e até mesmo a mudança no modo de vida da população, essa construção de relacionamento já não é tão simples.

O CRM permite que essas relações sejam construídas de maneira mais eficiente, a partir do uso de um sistema que reúne informações e dá ao gestor condições para desenvolver uma estratégia de aproximação.

Informações para atender melhor o cliente

Dados do cliente como nome, endereço, data de aniversário e estado civil, além de características de compra (periodicidade e itens que mais chamam sua atenção, por exemplo) podem ser obtidos via CPF e por concursos ou sorteios que exigem o preenchimento de cupons pelos participantes.

Outros recursos também são utilizados na busca por informações, como aberturas para sugestões, elogios e reclamações.

Dessa maneira, é possível realizar ações como campanhas de marketing e oferecimento de kits promocionais, entre outros. A ideia, aqui, é adquirir condições para atender melhor o cliente, garantindo maior retorno financeiro para a empresa.

Aplicação

Ao usar um sistema que permite reter informações, é possível desenvolver estratégias para demonstrar empatia com as pessoas. Sabendo qual é a data de nascimento do seu cliente e o que ele costuma comprar, por exemplo, você pode pensar em ofertas exclusivas para ele no dia do seu aniversário.

Ao perceber que a marca costuma acertar nas ações, é muito mais provável que esse consumidor se sinta bem ao comprar com você e se tornar fiel.

Em uma pequena empresa, isso permite a construção de um envolvimento maior, pois organiza a relação, otimiza o fluxo de informação sobre o público e garante a personalização do atendimento — características que uma multinacional dificilmente conseguiria obter.

2. Armazenamento em nuvem

A nuvem

Como competir em condições de igualdade com grandes corporações que já ocupam espaço há décadas no mercado? Uma solução pode ser a cloud computing, que permite que sua empresa utilize os mesmos recursos de concorrentes gigantes.

Se você usa serviços como o Gmail ou o Facebook, provavelmente já sabe como essa inovação funciona. A nuvem é um servidor externo que oferece várias vantagens, possibilitando salvar arquivos e acessá-los de qualquer lugar e a qualquer momento.

Primeiramente, acaba-se com aquele problema do acesso limitado aos dados, que poderiam não estar disponíveis em uma determinada máquina com problema ou, ainda, momentaneamente indisponíveis pela falta de senha para um login específico.

Os arquivos se mantêm sempre acessíveis, para todos os dispositivos e o tempo todo.

Além disso, quando todos compartilham a mesma nuvem, os documentos estão sendo sempre atualizados, eliminando aquela troca de dezenas de e-mails com anexos cada vez maiores e mais pesados.

Se você já tem uma conta no Gmail, tem também uma nuvem à disposição (o Google Drive!) e pode decidir quais arquivos compartilhar. Mas vale lembrar que existem muitas outras opções no mercado, como o Dropbox, o Amazon Web Services e a HP Public Cloud. Analise e veja qual mais se adequa às suas demandas.

Ferramentas de gestão na prática

Com a modernidade, o volume de dados disponíveis aumentou consideravelmente em relação aos tempos passados. Fotos, vídeos e diferentes tipos de documentos são compartilhados o tempo todo.

Entretanto, isso não representou um problema em termos de espaço para as empresas. Imagine, agora, como era o trabalho com as informações dentro de uma companhia até alguns anos atrás.

Muitas vezes, era preciso contratar um office boy para transportar arquivos que hoje são enviados em segundos. Atualmente, trabalha-se com muito mais dados, mas em menor espaço.

Isso se deve, entre outros fatores, à tecnologia em nuvem, que oferece o armazenamento de uma quantidade significativa de informações no ambiente virtual. A chamada cloud computing permite também uma considerável redução de custos com hardware, pois simplesmente não é necessário adquirir um programa de gestão.

Além disso, não é preciso fazer grandes investimentos para usufruir da sofisticação da ferramenta, seja no equipamento utilizado em sua empresa ou na aquisição de novos servidores. Isso porque o cliente aluga um espaço na nuvem e obtém os recursos necessários para a realização das operações.

Dessa forma, seu negócio tem acesso à tecnologia de ponta desembolsando menos.

Mais benefícios em termos de segurança e investimento

A cloud computing tem se baseado em certificados de segurança e criptografia — recursos que, com o desenvolvimento tecnológico, oferecem uma proteção cada vez mais avançada aos dados.

Da mesma forma, é importante destacar a relação custo-benefício do investimento. E quando o usuário é o pequeno empreendedor, as recompensas se tornam ainda mais nítidas.

Com a nuvem, é possível economizar já no valor inicial, mas também nos custos operacionais e nos gastos com TI e energia. Tudo isso para oferecer um ganho de produtividade com o uso diário do sistema.

Trabalho a distância

A computação em nuvem permite a utilização de um recurso que pode fazer a diferença na sua empresa: o trabalho remoto.

Como os arquivos podem ser acessados de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet, documentos e informações ficam disponíveis mesmo para quem está a quilômetros de distância.

Assim, até mesmo por smartphones é possível conectar-se aos documentos, pois o sistema de criptografia adotado é o mesmo, independentemente do dispositivo utilizado na ação.

Os arquivos passam, então, a ser compartilhados entre colaboradores, fornecedores e clientes. Com a economia de tempo e o aumento da eficiência, o trabalho fica cada vez mais otimizado.

3. Suíte de trabalho

A suíte

Para o trabalho do dia a dia, poucas ferramentas conseguem competir com o Google Docs (gratuito) ou o Google Apps for Work (pago). Essas opções integram aplicativos para produzir textos, planilhas e slides, além de chat para as comunicações internas e hangouts para web conferências.

As ferramentas contam também com o fundamental Google Agenda, que, além de gerar lembretes de compromissos, permite localizar automaticamente um horário vago na agenda de até 20 pessoas.

Cheque todos os recursos oferecidos por esses pacotes e coloque-os já para trabalhar a seu favor!

Funcionamento

Com ferramentas de gerenciamento que oferecem maior controle sobre os arquivos no ambiente virtual, como o Google Apps, você pode armazenar dados corporativos e gerenciar usuários, documentos e serviços.

A mobilidade corporativa, em tempos modernos, é estratégica e fundamental para os negócios. Assim, é preciso aproveitar a agilidade dos dispositivos móveis para dar sequência ao trabalho, mesmo estando fora da empresa.

Recursos disponíveis a todo o momento

Mais do que simplesmente ter acesso aos documentos disponibilizados online, é preciso contar com recursos para trabalhá-los sem perda de qualidade ou de tempo.

Com a mobilidade corporativa, o acesso aos e-mails, à edição e ao compartilhamento de arquivos, a análise de processos e até mesmo a participação em reuniões podem ocorrer sem nenhum deslocamento físico.

Nesse sentido, as soluções oferecidas pelo Google não são somente úteis: elas vão além e tornam-se imprescindíveis.

Utilidade para a sua empresa

Imagine-se vivendo a seguinte situação: você tira folga por alguns dias e viaja. E, quando menos espera, recebe um e-mail de sua equipe solicitando auxílio para resolver um problema urgente.

Sem recursos disponíveis, pois as informações necessárias estão reunidas em seu computador, você cancela a viagem e retorna à empresa para resolver a questão — e acaba prejudicando seus planos.

Quando a companhia investe em recursos como o Google Apps for Work, esse quadro pode ser facilmente solucionado da seguinte forma: você acessa seu computador pessoal pelo smartphone, faz o login no Chrome, abre as abas no histórico e realiza as ações necessárias ali mesmo, na praia ou no campo, podendo criar documentos e compartilhá-los.

Precisa resolver algum problema com o cliente? É simples! Use seu dispositivo para conversar diretamente com ele via hangout.

4. Sistema de gestão empresarial

O sistema de gestão

Há sistemas bem completos, com ferramentas para:

• controlar o setor financeiro e o estoque;
• acompanhar o fluxo de caixa;
• emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), ordens de serviço, relatórios e etiquetas.

É possível, ainda, dispensar o uso de dois tipos diferentes de ferramentas quando se conta com um disco virtual e um sistema de gestão de tarefas. Afinal, para que ter um sistema para a área comercial e outro para a gestão, quando se pode ter os dois ao mesmo tempo?

O sistema de gestão empresarial na prática

Um sistema integrado de gestão empresarial, ou ERP (Enterprise Resource Planning), permite controlar sua empresa a partir de um computador de maneira segura e eficiente.

Nele, todos os dados e processos relativos à organização podem ser interligados, possibilitando uma maior aproximação entre os departamentos, uma vez que as informações passam a ser automatizadas e padronizadas.

Ao otimizar o tempo e reduzir os gastos com a gestão, o ERP faz com que o empreendedor tenha mais condições para crescer profissionalmente. Com o sistema, é possível administrar variáveis como receita, vendas, estoque, cadastros, faturamento e reposição. Tudo isso de maneira unificada e simultânea.

Melhor análise de dados

Essa ferramenta confere maior qualidade à análise de dados, com um monitoramento em tempo real e a consequente diminuição de erros que causam retrabalho e custos desnecessários.

O ERP funciona como um enorme banco de dados que reúne todas as informações de diferentes setores pertencentes a uma empresa. Com ele, é possível alinhar produção, vendas e finanças, de maneira que atuem com foco maior no objetivo da organização.

Consequentemente, a companhia ganha tempo nos processos do dia a dia, o que pode ser convertido em melhores condições para se planejar adequadamente, reduzir gastos e desenvolver projetos de expansão.

Praticidade e eficiência no dia a dia

Lembra-se daqueles empresários de filmes que ficavam em suas mesas cobertas por pilhas de papéis, atendendo a telefonemas e sendo o tempo todo interrompidos por suas secretárias com novas demandas?

Pois é. Com o ERP você nunca vivenciará uma situação como essa, pois dará conta de todas as operações de maneira muito mais prática.

Ao abrir mão das planilhas, será possível visualizar os números mais facilmente e registrar informações relevantes a respeito de clientes e fornecedores, de modo que suas tomadas de decisão vão se tornar mais eficazes.

Além disso, como esse sistema permite a integração entre departamentos, não fica difícil aperfeiçoar o trabalho em equipe, o que contribui significativamente para diminuir a quantidade de tarefas do gestor.

E então, já conhecia as ferramentas de gestão listadas? Para aprofundar seus conhecimentos sobre o tema e aprimorar as operações de sua empresa, baixe agora nosso guia de otimização de processos!