O papel de um gestor de projetos inclui muitas demandas e desafios. Um gerente de projeto pode ser encarregado de supervisionar tudo, desde processos internos até uma revisão completa dos negócios. Este é um trabalho em constante mudança e muito exigente.

A gestão de projetos é um papel altamente essencial em um negócio bem-sucedido, mas muitos funcionários de alto nível podem estar percebendo que membros da equipe responsável não estão sendo tão produtivos quanto o esperado.

Por que a gestão de projetos não estaria acontecendo com eficiência ideal? Analisamos cinco razões pelas quais um projeto não está sendo produtivo e o que você pode fazer para resolver o problema.

1. Não priorizar corretamente 

A gestão de projetos envolve um grande número de tarefas que devem ser acompanhadas de perto. Além disso, os gestores precisam alinhar muitos elementos com os responsáveis por cada departamento envolvido e pessoas de fora da organização.

Cada grupo tem seus próprios cronogramas e necessidades, que devem ser acompanhadas pelos responsáveis pela gestão do projeto. Cada etapa de um projeto tem prazos diferentes e os responsáveis por elas podem precisar de feedback para seguir com a próxima tarefa. 

Além disso, apenas algumas poucas pessoas costumam ter a visão geral do escopo do projeto, a maioria das equipes foca nas suas próprias tarefas. 

Ao priorizar algumas tarefas, há o risco de perder outras de vista. Para manter a produtividade, é preciso saber como cada gerente lida com as suas responsabilidades e prazos, além de estar atento às suas necessidades. 

Para superar esse risco, a equipe responsável pela gestão do projeto precisa de um relatório de status do projeto para acompanhar o progresso de cada setor. Ao usar um gráfico de Gantt, como este abaixo, para apresentar as tarefas, prazos e os respectivos responsáveis, é mais fácil fornecer suporte e estabelecer prioridades a cada período de acordo com o andamento do projeto.

Assim, um gráfico de Gannt vai ajudar o gerente de projetos a lidar com os objetivos do projeto e acompanhar as atividades de cada equipe, que pode editar o gráfico ao concluir as etapas estabelecidas.

2. Lacunas de conhecimento

O trabalho de um gerente de projeto é vasto e por isso eles precisam ter um grande repositório de conhecimento, não apenas sobre o projeto, mas sobre a organização em que estão trabalhando.

Alguns anos atrás, isso não era uma necessidade. Os gerentes de projeto podiam ter uma compreensão geral do funcionamento da organização, mas agora a especificidade é fundamental. Um gerente precisa entender profundamente a sua empresa para ter o contexto necessário à gestão dos projetos em que estão trabalhando.

Ter um conhecimento limitado sobre a empresa e seus concorrentes afetará negativamente a eficiência do gerente. Da mesma forma, eles precisam ter um entendimento da indústria como um todo, se quiserem entender como o projeto pode prosseguir e ter sucesso. 

Por isso, é importante fornecer diversos materiais de apoio, treinamento e recursos visuais para consulta, com informações sobre a empresa, suas metas e projetos. Veja por exemplo este infográfico sobre como criar um job aid, ou instrução de trabalho:

Saber como a empresa funciona e o que ela precisa desenvolver ajudará o gerente de projeto a determinar as metas do projeto e resolver com eficácia quaisquer problemas que possam surgir. 

Promover programas de treinamento e desenvolvimento ajudará a preencher as lacunas de conhecimento e tornar os projetos mais produtivos.

3. Falta de comunicação aberta

A comunicação precisa ser constante e consistente. Quem quer que o gerente de projeto esteja apoiando precisa ser contatado sobre quaisquer mudanças ou atualizações que possam afetá-los. 

E a comunicação precisa funcionar nos dois sentidos, então os gerentes de projeto precisam estar abertos ao feedback. Eles estabeleceram um prazo razoável? Ou uma tarefa específica se tornou mais complicada do que havia sido previsto anteriormente?

Os membros da equipe precisam sentir que podem procurar seus gerentes de projeto e compartilhar suas preocupações. Se eles sentirem que seu feedback não é bem-vindo, o gerente não conseguirá produzir o melhor resultado, e o próprio projeto sofrerá a longo prazo.

Por outro lado, ser muito aberto a opiniões também pode prejudicar a produtividade. Embora seja tentador levar em conta cada feedback recebido, os gestores precisam decidir o que é e o que não é relevante para o projeto.

Caso contrário, o gerente de projeto se torna apenas uma figura canalizando os pensamentos de todos os outros e não trazendo nada para o projeto.

Para serem produtivos e eficientes, os gerentes de projeto precisam dominar os métodos de comunicação eficaz. Só assim poderão ter um impacto positivo no seu trabalho e na empresa.

4. Ineficiência na gestão do tempo 

O tempo é essencial na gestão de projetos. Há prazos que precisam ser alcançados para que outros aspectos do projeto possam prosseguir. a gestão ineficaz do tempo é uma das maiores razões pelas quais os projetos acabam sendo produtivos.

Embora seja compreensível que todos se esforcem para lidar com o tempo de sua função – considerando o número de trabalhos que está encarregado de fazer – existem maneiras eficazes de gerenciar melhor o tempo.

Compartilhar listas que sejam facilmente editáveis por todos os envolvidos nas tarefas é uma ótima maneira de determinar quais precisam ser concluídas com urgência em detrimento de outras. 

Há também vários aplicativos de gerenciamento de tempo, o que ajuda os gerentes a rastrear o tempo que cada aspecto de um projeto leva.

Essas ferramentas podem ser adicionadas como extensões aos navegadores para facilitar o uso e manter os gerentes no caminho certo e produtivos.

5. Gerenciamento inconsistente

Para concluir o projeto com sucesso é preciso garantir que as pessoas estejam confortáveis.  Os gestores precisam lembrar que as pessoas têm várias reações em relação às autoridades – alguns os admiram, outros os temem, e outro grupo pensa nos gerentes como uma peça na engrenagem da empresa.

Um aspecto crucial da gestão de pessoas é entender como os colegas reagirão a você e se ajustar de acordo. Mas diferentes estilos de gestão podem ser um grande obstáculo.

Alguns gerentes acreditam que uma postura autoritária motivará aqueles ao seu redor a trabalhar melhor. Outros acreditam em receber feedback o tempo todo, sem dar dicas práticas aos colegas de trabalho.

Há outros gerentes que acreditam no microgerenciamento – assumindo sozinhos as principais tarefas ou verificando até mesmo os menores trabalhos. Esses gerentes podem atrapalhar mais do que ajudar, impactando negativamente o projeto como um todo.

Os gerentes de projeto precisam trabalhar em suas habilidades de gerenciamento se quiserem comunicar de maneira eficaz e motivar suas equipes a concluir suas tarefas no prazo.

Conclusão

É crucial manter as linhas de comunicação abertas, mas também saber quando recuar e permitir que sua equipe faça seu trabalho, sem interferir. 

Priorize tarefas e preencha suas lacunas de conhecimento educando-se e pedindo ajuda quando precisar .

Trabalhando em equipe, mas gerenciando seu tempo e as pessoas ao seu redor, os projetos podem ser mais produtivos e eficientes.