Imagine que você possui uma prestadora de serviços, como uma academia. Você precisa emitir uma nota para o cliente, mas está sem internet no momento. Nesse caso, a solução é utilizar um RPS, o Recibo Provisório de Serviços.

Hoje, a totalidade das notas emitidas é em formato eletrônico. As Notas de Serviço Eletrônicas (NFSe) também dependem de emissão e transmissão pela internet. No entanto, podem ocorrer problemas que dificultam ou impossibilitam o acesso à internet, mesmo que momentaneamente.

O RPS funciona justamente como uma solução para esse problema. Por isso, veja a seguir quando é preciso emitir esse documento e como fazer isso.

O que é RPS

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento fiscal temporário. Ou seja, ele registra a prestação de serviços quando a emissão online da NFS-e está indisponível. Isso pode ocorrer porque há instabilidade no sistema da prefeitura ou visto que existe um grande volume de operações.

Nesses casos, o RPS garante um comprovante imediato ao cliente. Posteriormente, a empresa o converte em NFS-e, seguindo os prazos e regras do município. Por isso, o uso correto é essencial para cumprir as obrigações fiscais e evitar penalidades.

O que é RPS de uma nota fiscal?

O RPS é o substituto intermediário da nota fiscal. Em outras palavras, falar em RPS é falar sobre prestação de serviços e nota fiscal eletrônica de serviço. Quando a empresa presta um serviço, ela precisa emitir uma NFSe para o cliente. Porém, pode acontecer de o sistema de comunicação e transmissão da NFSe estar offline.

Nessa situação, a empresa emite um RPS para evitar problemas fiscais. Esse documento possui campos para o preenchimento manual dos dados do tomador e do prestador. Em seguida, a empresa transmite esse documento para a prefeitura do município correspondente.

Qual é a diferença entre o RPS e a nota fiscal?

A diferença é que o RPS é um documento temporário. Ou seja, ele serve como comprovante provisório da prestação de um serviço. Já a nota fiscal de serviço é o documento oficial e definitivo da transação realizada.

Apenas a NFS-e possui validade jurídica para comprovar o recolhimento de tributos. Além disso, ela funciona como a garantia final para o cliente.

Como emitir o Recibo Provisório de Serviço?

A empresa que pretende emitir RPS precisa solicitar autorização na prefeitura da cidade em que atua. Sua emissão ocorre de forma eletrônica, assim como o documento que ele substitui, a NFS-e.

O processo é o seguinte: primeiro, a empresa preenche manualmente os dados do RPS. Em seguida, envia o documento para a prefeitura, de forma individual ou em lote. Depois, após a autorização, a prefeitura retorna os arquivos para a empresa no formato de notas de serviço.

Contudo, não existe um padrão nacional para esse documento e podem existir regras locais específicas. Isso ocorre porque o RPS está diretamente relacionado ao Imposto Sobre Serviço (ISS), que é um tributo de responsabilidade municipal.

Além disso, o RPS exige numeração sequencial na emissão. Dessa forma, é possível garantir que cada recibo seja único e identificável. Ou seja, cada RPS possui número de série e número de lote.

Como funciona o processo?

• Emissão: O RPS é emitido em duas vias, uma para o cliente e outra para a empresa.
• Conversão: A empresa deve transformar o RPS em NFS-e dentro do prazo estipulado pelo município, normalmente entre 5 e 10 dias.
• Conversão automática (softwares): Sistemas de gestão (ERP) podem emitir o RPS e realizar a conversão automática assim que o sistema da prefeitura normalizar.

O que ele contém?

• Dados do prestador (CNPJ) e do tomador do serviço.
• Descrição do serviço prestado e valor cobrado.
• Data e local da prestação.
• Número de série e lote, conforme controle da prefeitura.

O que é a série do RPS

A série do RPS é sequencial e pode variar entre números (001, 002, 003, …) ou letras (A, S, F). Por isso, é necessário consultar o padrão exigido pela prefeitura onde o serviço foi prestado antes de emitir o Recibo Provisório de Serviços.

O que é lote do RPS

Algumas prefeituras utilizam o número de lote para controlar a quantidade de RPS emitidos por CNPJ. Empresas que emitem grande volume de recibos precisam ter atenção. Nesses casos, é fundamental manter os lotes em sequência, pois o número anterior deve ser utilizado antes de iniciar um novo lote.

O número de lote também controla os recibos emitidos offline. Por isso, ele é essencial para empresas sem conexão constante com o sistema da prefeitura. Dessa maneira, os documentos são emitidos em lote e enviados posteriormente. Além disso, cada recibo enviado gera uma NFS-e diferente.

Quando emitir uma RPS?

A emissão do RPS ocorre quando não há comunicação com o sistema da NFS-e. Além disso, ela serve para quando não é possível gerá-la imediatamente. Por ser um documento provisório, ele funciona como intermediário da nota fiscal eletrônica de serviço. Por isso, a empresa deve convertê-lo em NFS-e após a emissão, que será o documento oficial para fins de fiscalização.

O RPS também é comum quando a empresa emite muitas notas com frequência. Por exemplo, estacionamentos costumam gerar vários recibos e transmiti-los à prefeitura em lotes. Depois, a própria prefeitura realiza a conversão dos RPS em notas fiscais de serviço.

Emitir RPS é mais rápido e facilita o preenchimento dos dados. Assim, o processo se torna mais ágil quando a empresa precisa realizar várias emissões em pouco tempo.

Como obter o Recibo Provisório de Serviço para o seu negócio?

O RPS é obtido através de sistema automatizado, disponibilizado pela prefeitura de cada cidade. O RPS substitui a nota fiscal de serviço temporariamente. Vale lembrar que o ISS é um imposto regulamentado dentro da esfera municipal.

Esses sistemas automatizados possuem comunicação síncrona e assíncrona com a prefeitura. Na comunicação síncrona os documentos emitidos são transmitidos instantaneamente e a validação ocorre simultaneamente, ou seja, tudo ocorre ao mesmo tempo. Na comunicação assíncrona, os dados da transação ficam armazenados. A transmissão ocorre posteriormente, assim que houver comunicação com os sistemas da prefeitura.

Prefeituras que permitem o uso de RPS

É importante ressaltar que nem todas as prefeituras possibilitam a utilização do RPS. Algumas exigem que as empresas usem apenas a NFSe.

Portanto, consulte a prefeitura do município onde emitirá as notas. Verifique se é possível utilizar esse documento caso haja problemas na emissão da NFS-e.

Além disso, cada prefeitura tem autonomia para estabelecer regras de emissão do RPS. Elas também definem o layout do arquivo XML da nota. Certifique-se de implementar o layout correto para seu município. Isso garante a conformidade com as exigências da prefeitura para autorizar as notas.

O RPS substitui a nota fiscal eletrônica?

O RPS não substitui a nota fiscal eletrônica. Ele é um documento que tem caráter excepcional e emergencial, e serve como um substituto temporário, como o próprio nome indica. Após a emissão, a empresa tem um prazo para converter o recibo. A NFS-e resultante é o documento com validade jurídica da prestação de serviços.

A finalidade do Recibo Provisório de Serviços não é ser o comprovante definitivo do serviço prestado, mas sim ser um intermediário. Logo que ocorre a conversão, o RPS perde sua validade fiscal. A partir desse momento, fica valendo somente a NFS-e.

Quando você deve converter o RPS em NFSe?

Além da obrigação de se converter o RPS em NFSe, existe um prazo máximo para fazer isso. A prefeitura municipal é quem estabelece esse prazo. É comum que o prazo seja de 10 dias úteis subsequentes. No entanto, geralmente não pode ultrapassar o 5° dia útil do mês seguinte.

Além disso, não realizar essa conversão no documento adequado dentro do prazo estipulado pode levar a penalidades e multas. Portanto, não esqueça de estar atento aos prazos devidos e realizar a transmissão das RPSs devidas para a prefeitura.

Impressão do RPS x Impressão da NFSe

É possível fazer a impressão do RPS para entregar ao cliente, para fins de comprovação do serviço prestado. Como o documento é transitório, é necessária uma ação após a conversão. Deve-se enviar ao cliente o arquivo XML da nota de serviço final.

Além disso, também é possível fazer a impressão da DANFE NFSe, que é a representação impressa da nota fiscal.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)

A NFS-e existe somente no ambiente digital. Ela serve para comprovar a prestação do serviço e também o recolhimento dos tributos envolvidos.

É muito importante entender o funcionamento da nota fiscal de serviço, porque sem ela não existe RPS. A função do RPS é servir como um meio para um fim, que é a NFSe.

Dúvidas frequentes sobre RPS

Qual a diferença entre RPS e NFS-e?

O RPS é de uso temporário, para ser usado apenas quando a emissão da nota fiscal está indisponível. O NFSe é o documento oficial para formalizar uma prestação de serviço entre duas partes.

Qual o prazo para converter o RPS em NFSe?

Esse prazo costuma ser de 10 dias úteis, não podendo ultrapassar o 5° dia útil do mês subsequente. Contudo é preciso consultar com a prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado para confirmar esse prazo.

Porque emitir RPS?

Esse documento é emitido com o objetivo de evitar os problemas que a falta de emissão de notas pode trazer. Por isso ela usa o RPS como solução provisória para a indisponibilidade de NFSe.

Como faço para emitir o RPS?

Para emitir o RPS, basta fazer a solicitação para a prefeitura da cidade. A empresa preenche os dados da operação e envia para a prefeitura. Em seguida, o órgão fará a conversão do RPS em nota fiscal.

O que significa a sigla RPS?

A sigla RPS significa Recibo Provisório de Serviço.

O que é substituir a RPS?

Substituir a RPS é fazer a conversão do recibo em uma nota fiscal de serviço (NFSe)

Quais as principais rejeições envolvendo o Recibo Provisório de Serviço?

No momento de fazer a transmissão do RPS, podem ocorrer situações que podem causar a rejeição do documento pela prefeitura.

Confira a seguir alguns dos problemas mais comuns, e também o que fazer para resolvê-los.

“O número do RPS informado está fora da sequência”

O RPS precisa ser emitido e enviado em uma sequência, tanto de lotes como, da série do próprio documento. Esse erro ocorre quando o RPS transmitido está fora de sequência. Às vezes, ele apresenta a numeração de um recibo já emitido anteriormente. A mensagem pode variar dependendo da prefeitura, mas o sentido é o mesmo.

Para resolver esse problema, é necessário consultar o arquivo enviado para conferir se o RPS em questão já havia sido transmitido anteriormente. A partir daí, basta corrigir o número de série ou lote, caso necessário, e transmitir de novo o documento.

“Ocorreu um erro Inesperado”

O erro acontece quando o RPS é rejeitado antes da conversão. Nesses casos, o documento é devolvido para a empresa emissora.

Para resolver, confira os logs do arquivo e verifique o preenchimento. Se estiver correto, reenvie o RPS para a prefeitura. Se o problema persistir, talvez seja necessário entrar em contato com a prefeitura para ter mais informações a respeito do problema.