Imagine que você possui uma empresa que presta algum tipo de serviço, como por exemplo, uma academia, e precisa emitir uma nota para o seu cliente mas está sem internet para fazer isso. Nesse caso, a solução é utilizar um RPS, o Recibo Provisório de Serviços.
Hoje, a totalidade das notas emitidas são em formato eletrônico. As Notas de Serviço Eletrônicas (NFSe), também têm emissão e transmissão pela internet. Porém, sabemos que podem ocorrer problemas que dificultam ou impossibilitam o acesso a internet, mesmo que momentaneamente.
O RPS funciona justamente como uma solução para esse problema. Então aprenda a seguir quando é preciso emitir esse documento e como fazer isso.
- O que é RPS
- O que é RPS de uma nota fiscal?
- Como emitir o Recibo Provisório de Serviço?
- Quando emitir uma RPS?
- Como obter o Recibo Provisório de Serviço para o seu negócio?
- Prefeituras que permitem o uso de RPS
- O RPS substitui a nota fiscal eletrônica?
- Quando você deve converter o RPS em NFSe?
- Impressão do RPS x Impressão da NFSe
- Quais as principais rejeições envolvendo o Recibo Provisório de Serviço?
O que é RPS
O RPS é o Recibo Provisório de Serviços, um documento de uso temporário, que serve para substituir temporariamente a nota fiscal de serviço. O objetivo dele é ser uma alternativa para a emissão regular de NFSe quando surge algum problema. Isso evita que a empresa tenha problemas com o Fisco, como pagamento de multas por não emissão de notas.
É um tipo de documento que qualquer empresa que presta algum tipo de serviço pode emitir, em substituição à nota fiscal de serviço.
O que é RPS de uma nota fiscal?
O RPS é o substituto intermediário da nota fiscal. Falar em RPS é falar sobre prestação de serviços e nota fiscal eletrônica de serviço. Quando a empresa presta um serviço, ela precisa emitir uma NFSe para o cliente. Porém, pode acontecer do sistema de comunicação e transmissão da NFSe estar offline.
Para evitar problemas fiscais, a empresa faz um RPS, que tem campos para o preenchimento manual dos dados do tomador do serviço e também do prestador. Então, a empresa transmite esse documento posteriormente para a prefeitura do município correspondente.
Qual é a diferença entre o RPS e a nota fiscal?
A diferença é que o RPS é um documento temporário. Ele serve para como um comprovante temporário de um serviço. Já a nota fiscal de serviço é o documento oficial e definitivo da transação realizada.
Portanto, é o NFSe que vai ter a validade jurídica para comprovação do recolhimento dos tributos e também ser a garantia para o cliente.
Como emitir o Recibo Provisório de Serviço?
A empresa que pretende emitir RPS precisa solicitar isso na prefeitura da cidade na qual ela atua. Sua emissão é feita de forma eletrônica, assim como o documento o qual ele substitui, a NFSe.
O processo é o seguinte: a empresa faz o preenchimento manual dos dados do Recibo Provisório de Serviços e envia para a prefeitura, tanto individualmente quanto em lote. Então, depois de autorizados, a prefeitura retorna os arquivos para a empresa em formato de notas de serviço.
Contudo, não existe um padrão nacional estabelecido para esse documento e podem haver regras locais específicas. Isso porque ele está intimamente relacionado ao Imposto Sobre Serviço (ISS), e esse é um tributo de responsabilidade municipal.
Além disso, o RPS é um documento que precisa ter sua emissão com uma numeração sequencial, para ser possível que cada recibo seja único e identificável. Isso significa que cada recibo tem um número de série e também de lote.
O que é a Série do RPS
A série do RPS é sequencial e pode variar entre números (001,002,003,…) ou letras (A,S,F,). Por isso, você precisa consultar qual a prefeitura onde você prestou o serviço exige para então emitir o Recibo Provisório de Serviços.
O que é lote do RPS
Algumas prefeituras utilizam o número de lote para controlar a quantidade de RPS emitidos por CNPJ. No caso de empresas que fazem a emissão de um volume maior de recibos em um período, é preciso estar atento para que os lotes estejam em sequência. Isso porque para utilizar um número de lote, o número imediatamente anterior a ele já deve ter sido utilizado.
O número de lote também serve para o controle dos recibos emitidos por quem não tem conexão em tempo integral com o sistema da prefeitura. Dessa maneira os documentos são emitidos em lote e enviados posteriormente. Além disso, é importante saber que cada recibo enviado irá gerar uma NFSe diferente.
Quando emitir uma RPS?
A emissão do RPS é feita quando não há comunicação para a emissão da NFSe, ou não é possível emiti-la no momento. Por ser um documento provisório, ele é um intermediário para a nota fiscal de serviço eletrônica. Devido a isso, o RPS, após sua emissão, deve ser convertido em uma NFSe. que vai ser o documento oficial para fins de fiscalização e comprovação tributária.
Outro uso muito comum para o Recibo Provisório de Serviços é quando uma empresa precisa emitir um grande volume de notas, e de maneira constante, como um estacionamento, por exemplo. Nesse caso a empresa pode emitir vários recibos e transmitir eles para a prefeitura em lotes. Após isso, a própria prefeitura faz a conversão dos RPSs em notas fiscais de serviço.
Emitir RPS é bem mais rápido e facilita o preenchimento dos dados quando a empresa precisa fazer várias emissões de recibos em um curto período de tempo, agilizando o processo da mesma.
Como obter o Recibo Provisório de Serviço para o seu negócio?
O RPS é obtido através de sistema automatizado, disponibilizado pela prefeitura de cada cidade. Isso porque o RPS é um substituto da nota fiscal de serviço, e o ISS é um imposto que é regulamentado dentro da esfera municipal.
Esses sistemas automatizados possuem comunicação síncrona e assíncrona com a prefeitura. Na comunicação síncrona os documentos emitidos são transmitidos instantaneamente e a validação ocorre simultaneamente, ou seja, tudo ocorre ao mesmo tempo. Já na comunicação assíncrona os dados registrados sobre a transação ficam armazenados para a posterior transmissão, em um momento em que houver comunicação com os sistemas da prefeitura.
Prefeituras que permitem o uso de RPS
É importante ressaltar que nem todas as prefeituras possibilitam a utilização do RPS. Algumas exigem que as empresas usem apenas a NFSe.
Portanto é importante consultar na prefeitura do município que você pretende emitir notas fiscais se é possível utilizar esse documento em caso de problemas com a emissão das NFSe.
Além disso, cada prefeitura tem autonomia para estabelecer suas próprias regras sobre a emissão do RPS, e também para fazer o layout do arquivo xml da nota. Por isso, você precisa se certificar de implementar o layout de informações correto para o município em que atua, tendo a garantia de que está em conformidade com o que a prefeitura exige para autorizar as notas emitidas.
O RPS substitui a nota fiscal eletrônica?
O RPS não substitui a nota fiscal eletrônica. Ele é um documento que tem caráter excepcional e emergencial, e serve como um substituto temporário, como o próprio nome indica. Após sua emissão, a empresa tem um prazo para converter o recibo em NFSe, que é o documento com validade jurídica para comprovar uma prestação de serviços.
A finalidade do Recibo Provisório de Serviços não é ser o comprovante definitivo do serviço prestado, mas sim ser um intermediário. Por isso, logo que ocorre a conversão do RPS em NFSe, o recibo perde sua validade como documento fiscal, e fica valendo somente a NFSe.
Quando você deve converter o RPS em NFSe?
Além da obrigação de se converter o RPS em NFSe, existe um prazo máximo para fazer isso. A prefeitura municipal é quem estabelece esse prazo. No entanto, é muito comum ele ser de 10 dias úteis subsequentes, e geralmente não pode ultrapassar o 5° dia útil do mês seguinte.
Além disso, não realizar essa conversão no documento adequado dentro do prazo estipulado pode levar a penalidades e multas. Portanto, não esqueça de estar atento aos prazos devidos e realizar a transmissão das RPSs devidas para a prefeitura.
Impressão do RPS x Impressão da NFSe
É possível fazer a impressão do RPS para entregar ao cliente, para fins de comprovação do serviço prestado. No entanto, por se tratar de um documento que é transitório, é necessário que após a conversão da RPS em NFSe, seja enviado ao cliente o arquivo xml da nota de serviço.
Além disso, também é possível fazer a impressão da DANFE NFSe, que é a representação impressa da nota fiscal.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)
A NFSe é um documento que existe somente no ambiente digital, e serve para comprovar a prestação de um serviço e também o recolhimento dos tributos envolvidos.
É muito importante entender o funcionamento da nota fiscal de serviço, porque sem ela não existe RPS. A função do RPS é servir como um meio para um fim, que é a NFSe.
Dúvidas frequentes sobre RPS
Confira a seguir algumas das principais dúvidas que as pessoas têm sobre a emissão de RPS.
O RPS é de uso temporário, para ser usado apenas quando a emissão da nota fiscal está indisponível. O NFSe é o documento oficial para formalizar uma prestação de serviço entre duas partes.
Esse prazo costuma ser de 10 dias úteis, não podendo ultrapassar o 5° dia útil do mês subsequente. Contudo é preciso consultar com a prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado para confirmar esse prazo.
Esse documento é emitido com o objetivo de evitar os problemas que a falta de emissão de notas pode trazer. Por isso ela usa o RPS como solução provisória para a indisponibilidade de NFSe.
Para emitir o RPS, basta fazer a solicitação para a prefeitura da cidade. Então, a empresa vai precisar fazer o preenchimento dos dados da operação e enviar para a prefeitura, que fará a conversão do RPS em nota fiscal de serviço.
A sigla RPS significa Recibo Provisório de Serviço.
Substituir a RPS é fazer a conversão do recibo em uma nota fiscal de serviço (NFSe)
Quais as principais rejeições envolvendo o Recibo Provisório de Serviço?
No momento de fazer a transmissão do RPS, podem ocorrer situações que podem causar a rejeição do documento pela prefeitura.
Confira a seguir alguns dos problemas mais comuns, e também o que fazer para resolvê-los.
“O número do RPS informado está fora da sequência”
O RPS precisa ser emitido e enviado em uma sequência, tanto de lotes como, da série do próprio documento. Esse erro ocorre quando o RPS transmitido para a prefeitura está fora da sequência devida, e às vezes tem a numeração de um recibo que já foi emitido e autorizado anteriormente. A mensagem pode variar dependendo da prefeitura, mas o sentido é o mesmo.
Para resolver esse problema, é necessário consultar o arquivo enviado para conferir se o RPS em questão já havia sido transmitido anteriormente. A partir daí, basta corrigir o número de série ou lote, caso necessário, e transmitir de novo o documento.
“Ocorreu um erro Inesperado”
Esse erro ocorre quando o RPS é rejeitado antes de ser convertido em NFSe na prefeitura, e devolvido para a empresa que o emitiu.
Para resolver isso, é necessário conferir os logs do arquivo enviado para saber se o preenchimento está correto, e daí reenviar o RPS para a prefeitura. Se o problema persistir, talvez seja necessário entrar em contato com a prefeitura para ter mais informações a respeito do problema.
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