Às vezes, vemos por aí alguns termos e metodologias novos ou que parecem complexos demais para serem aplicados a empresas de um porte menor.

A questão é que, tirando os casos em que é necessário realizar grandes investimentos em tecnologias mais caras e na contratação de serviços extremamente especializados, existem algumas boas práticas das empresas mais bem estruturadas que podem, sem muita dificuldade, ser aplicadas a negócios de um porte não tão robusto assim.

A modelagem de processos de negócios é um bom exemplo, e é sobre esse assunto que vamos explicar um pouco mais agora! Acompanhe!

Um pouco sobre processos de negócios

Antes de entrarmos nos detalhes a respeito da modelagem em si, é necessário explicar o que é um processo.

Com início, meio e fim, o processo é uma sequência de ações que tem como objetivo criar um produto determinado já esperado. É muito importante ressaltar que ele considera a utilização de alguns insumos (inputs), facilitadores e guias em busca de resultados (outputs).

Uma das principais diferenças entre processo e projeto é que o primeiro, nosso foco por aqui, ocorre repetidas vezes — e por isso deve ser muito bem estruturado, para gerar o menor gasto possível diante de uma melhor produtividade a cada vez que for repetido.

Tendo processos enxutos e bem calibrados, sua empresa conseguirá aumentar a sua lucratividade. Por outro lado, quanto menos econômicas, mais morosas, caras e suscetíveis a erros forem as suas rotinas, maiores as chances de sua empresa afundar.

Um pouco sobre a modelagem de processos de negócios

Entendido o que é um processo e como ele afeta o seu negócio, agora sim, vamos tratar da modelagem.

Ela é um estudo realizado que avalia como um processo pode ser mais eficiente do que é atualmente. Comparando a situação atual da rotina avaliada com uma outra forma de fazer a mesma coisa, consegue-se encontrar os pontos de melhoria.

É muito comum que, ao se aplicar a modelagem de processos a uma rotina em operação, não se saiba previamente quais serão as melhorias encontradas. Elas acabam sendo descobertas durante a elaboração da modelagem.

Como fazer a modelagem de processos de negócios

Para fazer a modelagem de processos, o primeiro passo é fazer um mapeamento. Conhecido como “as is” — algo que pode ser interpretado como “como as coisas estão” —, esse levantamento vai mostrar como as coisas têm acontecido.

Nessa etapa são identificados os insumos, que são qualquer tipo de coisa que será transformada ou utilizada como matéria-prima — ingredientes para uma receita, por exemplo.

Também são identificados os facilitadores, que são utensílios, máquinas, equipamentos e pessoas que ajudarão na produção. Seguindo o exemplo anterior, teríamos forno, liquidificador, panelas etc.

Ainda nesse processo temos as guias, que são políticas de uso, regras, manuais, que podem ser consideradas, em nosso caso, a receita em si. Esse processo pode ser melhorado com a automação de processos, por exemplo. Por último, os resultados, ou seja, o que foi produzido — no caso, o prato.

Os benefícios da modelagem de processos de negócios

Com essa modelagem “as is” nas mãos, é possível aplicar algumas técnicas que vão aprimorar o seu processo até ele atingir um nível mais alto, podendo oferecer mais agilidade e economia, menos desperdícios ou um sistema mais resistente a falhas.

Esse novo processo, devidamente aprimorado, é conhecido como “to be” e pode ser entendido como “como as coisas deverão ser”.

Essa é a grande otimização que vai fazer seu negócio aumentar a produtividade que você já tem e até melhorar o seu ROI.

Algumas técnicas

As técnicas que podem ser empregadas para uma boa modelagem de processos de negócios normalmente são divididas em quatro linhas de raciocínio.

A abordagem de baixo para cima (bottom up) é aquela em que você avalia seus processos de negócios começando a olhar cada detalhe até chegar à empresa como um todo.

A abordagem de cima para baixo (top down) utiliza o raciocínio inverso, começando de um panorama geral até chegar aos pontos mais específicos do seu negócio.

Além dessas abordagens, existem outra duas formas de espremer o que há de melhor na sua modelagem: as sessões facilitadoras e as entrevistas individuais.

Em ambos os casos, tratamos de conversar com as pessoas envolvidas nos processos, independentemente de serem do mesmo departamento ou não. O objetivo é buscar informações importantes para a melhoria do processo de negócio.

A única diferença entre elas é que as entrevistas são realizadas individualmente, e as sessões facilitadoras envolvem um grupo de trabalho.

Todas essas técnicas podem ser utilizadas diante de uma só modelagem para garantir que os melhores resultados possam mesmo ser atingidos.

A importância de um bom sistema de gestão

Contudo, há que se ressaltar que é de extrema importância considerar a qualidade das informações de todas as variáveis de processos. Isso significa que você precisa ter um sistema de gestão empresarial que forneça os dados necessários para a sua modelagem de processos de negócios.

Esse software de gestão conseguirá, por exemplo, te informar qual o fluxo médio da rotatividade de produtos em seu estoque, volume de perdas e descartes por período quando você estiver realizando a modelagem de um processo de reposição de mercadorias.

Conseguirá também, por meio desse sistema empresarial, calcular exatamente a quantidade e o valor de matéria-prima empregada para a produção e venda de um determinado item. Assim, poderá determinar a melhor modelagem para a sua produção/venda.

Neste post, você teve uma breve explanação sobre o que é e para que serve a modelagem de processos de negócios, como ela funciona e como fazer a sua. Conseguiu perceber o quanto ela pode melhorar os resultados do seu negócio, eliminando suas perdas, tornando processos mais rápidos, menos custosos, encontrando gargalos de produção e diminuindo os erros.

Lembre que tudo isso é possível se tiver à disposição um bom sistema de gestão integrado, de onde possa retirar informações relevantes, precisas e atualizadas sobre o seu negócio.