A gestão de projetos se tornou algo bem corriqueiro no mundo corporativo. Um projeto é um conjunto de atividades que são feitas para resultar em um produto ou serviço para o seu cliente. Assim, vale dizer também que todo projeto tem um início e um fim, em um espaço de tempo determinado previamente. Ou seja, todo projeto é temporário.

Geralmente, os projetos são desenvolvidos em grupo e seguem um escopo definido, assim como os recursos que devem ser utilizados. Vale ressaltar também que, por ser algo especial, as ações de um projeto são destinadas a um objetivo particular e previamente definido. Dessa forma, o desenvolvimento de um projeto conta com um grupo de pessoas trabalhando juntas, muitas vezes de áreas e empresas diferentes.

A gestão de um projeto deve visar resultados efetivos e eficazes, a partir de um prazo e de orçamento previstos. Portanto, a gestão deve ser estratégica, obedecendo variáveis como prazo, custo, riscos e sucesso.

Mas, você sabe dizer se o seu projeto tem uma boa gestão? Como mensurar o desenvolvimento e o resultado do meu projeto? Como evitar que o trabalho saia dos trilhos e não atinja o seu objetivo principal?

Organização é a chave para o sucesso da gestão de projetos

É fundamental ter um controle fiel e registrar todo o processo que está sendo desenvolvido. O registro de tudo que está sendo feito deve começar desde o planejamento até a finalização do projeto, ou seja, deve controlar e manter toda a organização durante a execução do projeto.

Uma boa organização vai facilitar saber em qual estágio está o projeto, além de ser útil para a criação de relatórios e feedbacks. Assim, deixe suas anotações de forma coesa e conectadas uma com a outra, anotando dia e membro do grupo responsável por tal atividade.

Uma forma bem eficaz de organizar o seu projeto é usar ferramentas como uma planilha ou outro software disponível na internet. O importante dessa etapa é encontrar o meio que mais vai te ajudar a organizar a gestão do projeto.

Assim, procure definir quais são as etapas do projeto até a sua conclusão, quais serão os custos programados e o que pode acarretar um custo extra, monte um cronograma de cada etapa junto com a pessoa responsável por tal atividade e registre tudo o que é executado, até mesmo atrasos na entrega da etapa e a satisfação com o resultado.

A organização permite que você consiga ver de uma maneira mais rápida e fácil como anda o projeto, fazendo projeções para as próximas etapas e a conclusão. Assim, de uma forma organizada, é muito mais simples descobrir o que está indo bem e o que está emperrando o bom desenvolvimento do projeto.

É fundamental definir qual é o seu escopo de trabalho

Definir previamente qual é o escopo do trabalho agiliza muito o desenvolvimento do projeto. É muito comum, embora não deveria ocorrer com tanta frequência assim, surgirem mudanças no meio do projeto, principalmente por solicitações do cliente. É fundamental tentar evitar que isso ocorra.

Para impedir que isso aconteça, é importante definir bem qual é o escopo do projeto, quais serão as etapas até o resultado final e quais são os resultados esperados. Em uma posição de gerente de projeto, sua comunicação com o cliente deve ser clara e objetiva. Buscando assim que ambas as partes alinhem o escopo como um todo. Busque entender o que o seu cliente espera do projeto, evitando mal entendidos.

É também dever do gerente da gestão de projetos que ele deixe claro para o cliente quanto tempo vai demorar o projeto para sair do jeito que ele deseja, além dos custos. Todo o planejamento deve ser feito em sintonia com ambas as partes.

Vale destacar que o planejamento e a definição do escopo devem ser feitos até o começo da execução do projeto, além de evitar que algo mude no decorrer do processo.

Por outro lado, também vale dizer que nenhum escopo de trabalho é absoluto. Caso o gerente de projetos entenda que uma mudança pode ser mais eficaz, a alteração deve ocorrer sem problemas. A percepção e a análise ficam a cargo de um bom gerente de projetos.

Fique atento e antecipe os possíveis riscos!

Uma das características mais importantes de um gerente de projetos é a sua capacidade de resolver e remediar possíveis riscos. Ou seja, ele deve estar sempre atento para ver se o projeto está sendo desenvolvido como o esperado e ver se algum risco pode aparecer devido a execução de uma atividade fora do esperado.

Com uma boa organização do projeto, essa tarefa pode ficar um pouco mais fácil. Já que você poderá visualizar possíveis atrasos ou problemas que podem surgir. É importante separar um tempo apenas para analisar estes possíveis riscos.

O momento de análise deve ser sem distrações, com muita atenção aos detalhes e um exercício de prever cada uma das atividades que ainda serão desenvolvidas. Prevenir é muito melhor do que resolver problemas.

Por fim, vale dizer também que por mais que o planejamento seja feito com atenção e eficácia, adversidades estão suscetíveis a todos os projetos, por isso, o gerente deve estar apto para resolver o problema de maneira rápida e certeira, evitando que ele se torne uma grande bola de neve. Atenção é a palavra chave para a gestão do negócio.

Busque seguir o seu cronograma de gestão de projetos

Evitar sair do cronograma é uma das principais responsabilidades da gestão do projeto. Pode ser muito óbvio falar isso, mas o tempo de desenvolvimento do projeto deve ser seguido à risca, principalmente para não causar transtornos ao cliente.

Ninguém gosta de trabalhar com uma cobrança muito grande em cima das suas costas, por isso, respeitar o prazo de cada atividade é fundamental. Não apenas o gerente do projeto deve entender isso, mas, também, toda a equipe que está participando do trabalho.

A melhor dica para não sofrer com atrasos no cronograma é saber justamente quanto tempo cada atividade vai demandar. Não adianta querer correr e entregar um prazo curto para o cliente se o projeto demandar mais tempo. Isso só vai fazer com que o trabalho seja feito com pouca atenção e, portanto, mais suscetível às falhas.

Na hora de planejar o escopo de trabalho, tenha em mente o tempo que a atividade vai demandar, de acordo com a sua equipe e com o grau de dificuldade das ações.

Com todo o processo em andamento, é função do gerente de projeto assumir a sua posição de liderança e estar atento ao trabalho que a equipe está fazendo. Com o prazo adequado e as datas alinhadas, será bastante improvável que seu projeto sofra com atrasos e cobranças.

Tenha consciência dos custos

Já falamos de prazo, riscos, planejamento de trabalho, entre outros pontos importantes para o desenvolvimento e execução de um projeto. Outra parte essencial da gestão de um projeto é o custo do trabalho.

É muito importante ter um orçamento bem detalhado e fiel aos valores do mercado. Tendo isso em mente, você evitará surpresas no final da execução.

Toda atividade deve ser muito bem estudada, levantando qual será o tempo para a sua realização e o quanto isso vai custar para o seu orçamento final. Vale ressaltar também que buscar a opção mais barata só para reduzir custos é um tiro no pé e pode acabar saindo ainda mais caro.

O primeiro passo é saber o quanto você pode gastar, depois, saber o quanto o seu projeto vai custar. Todos os custos devem ser previstos e registrados no escopo de trabalho e em uma planilha de controle. Essas ferramentas serão fundamentais para que você tenha noção de quanto dinheiro já saiu do seu orçamento e do que está comprometido.

Conclusão

Seguindo estes passos, você certamente realizará uma boa gestão de projeto em sua empresa. O controle de tudo o que está sendo gasto é função do gerente do projeto, que deve estar atento para ver se todos os valores estão coincidindo com o que foi previsto no primeiro orçamento.

Também é função do gerente estar de olho no mercado para poder reduzir algum possível custo, conseguindo um desconto em algum serviço ou produto necessário. Não se esqueça de fazer um planejamento financeiro detalhado, com um orçamento real do projeto e controlá-lo durante o período de execução do projeto.