Você provavelmente já ouviu o termo “escala operacional”, não é? Ele se refere ao volume de atividades operacionais que uma empresa consegue desempenhar dentro de um certo padrão de qualidade.

Em geral, essas atividades operacionais não fazem parte do core business da empresa — ou seja, não estão diretamente relacionadas à sua principal fonte de receita. Embora seu sentido possa ser ampliado a qualquer setor, esse é um termo muito usado no contexto do chão de fábrica.

Quer saber mais? Neste post mostraremos alternativas para o ganho de escala operacional dentro da sua empresa. Confira!

Por que é necessário ter ganho de escala operacional

Talvez você esteja pensando: “se as atividades operacionais não fazem parte do core business, por que preciso me preocupar com o ganho de escala operacional?”. Boa pergunta!

Embora as atividades operacionais sejam periféricas, elas não são descartáveis. Aqui vai um exemplo: dentro de uma empresa que produz balas de caramelo, a contabilidade não gera receita, mas nem por isso ela pode ser deixada de lado. Concorda?

Por isso, maior escala operacional é sinônimo de maior produtividade da equipe. Como veremos, isso traz alguns efeitos muito positivos:

Mais tempo disponível para aquilo que realmente importa

Imagine que a sua equipe de contabilidade conseguiu finalizar as tarefas operacionais mais rápido. Assim, ela pode usar o tempo restante para sessões de feedback, brainstorming, projetos de educação corporativa, integração com as outras áreas da empresa.

Essas são atividades que chamamos de estratégicas e que possuem forte impacto sobre a motivação da equipe, a competitividade do negócio no mercado e o potencial de inovação. É nesse tipo de atividade que você quer sua equipe empenhando a maior parte do tempo. Para isso, é essencial que haja ganho de escala operacional.

Redução de custos desnecessários

Em muitos casos, o ganho de escala operacional vem acompanhado de uma redução no consumo de materiais de consumo ou diminuição nas horas extras da equipe, por exemplo. Por isso, ele gera uma redução de custos para a empresa.

Otimização dos resultados gerais do negócio

Mesmo que indiretamente, o ganho de escala operacional pode colaborar para o aumento da margem de lucratividade da empresa. Isso está relacionado aos itens que já mencionamos anteriormente.

Vantagem competitiva

Entre duas empresas concorrentes que são muito boas no próprio core business, um dos fatores que vai definir qual delas consegue mais espaço no mercado é a escala operacional

Antes de encerrar, uma ressalva. Muitas pessoas acreditam que o termo “operacional” é sinônimo de “produção”. Tome cuidado, pois essa identificação não é tão precisa. Realmente, a produção é uma atividade operacional, pois ela não é estratégica, em si.

Porém, existem várias outras atividades operacionais dentro de uma empresa que não estão relacionadas ao chão de fábrica. É possível encontrá-las em qualquer setor, do financeiro ao comercial!

3 táticas para o ganho de escala operacional

Agora, vamos apresentar três dicas para que seja possível aumentar a escala operacional da sua empresa. Então, fique ligado!

Educar a equipe

Essa é uma tática básica, mas que faz toda a diferença. Na mentalidade de muitos profissionais, não existe senso de urgência para as atividades operacionais.

Eles sabem que essas atividades não são essenciais e entendem que, por isso, não é necessário haver alta produtividade para executá-las. O que eles não entendem é que a baixa produtividade nessas atividades atrapalha o andamento daquilo que é importante.

Assim, o primeiro passo é educar sua equipe para entender que, se ela puder eliminar as atividades de baixa prioridade rapidamente, todos os colaboradores ficarão livres para trabalhar gerando mais valor para a empresa.

Para muitos colaboradores, isso é uma vantagem muito grande em termos de motivação, pois significa que terão mais oportunidades para se engajar em questões de alta relevância.

Enxugar os processos

Por um lado, o aumento de produtividade está atrelado ao ganho de escala operacional. Por outro, é possível obter um resultado semelhante enxugando os processos. Em outras palavras, se o processo é simplificado, sua equipe vai gastar menos tempo para completá-lo.

Assim, ela poderá executar um volume maior de atividades operacionais no mesmo tempo. Para enxugar processos, é necessário desenvolver uma visão de gestão voltada para o pensamento “lean” — ou “enxuto”.

Esse pensamento é focado em eliminar desperdícios — ou seja, aquilo que não agrega valor. Um bom exemplo é a eliminação de passos intermediários em processos cotidianos, como a necessidade constante da aprovação do gestor, prática típica de microgerenciamento que consome tempo e não traz benefícios reais.

Adotar ferramentas (tecnologias) adequadas

Quer seu foco seja o aumento da produtividade, quer seja o desenvolvimento de processos mais enxutos, a tecnologia é uma poderosa aliada para atingir esses objetivos. Vamos relacionar a questão da tecnologia com os conceitos de atividades operacionais e atividades estratégicas?

Imagine um chão de fábrica. Atividades operacionais podem incluir a contabilização das unidades produzidas em determinado período de tempo ou da matéria-prima consumida. Enquanto isso, as atividades estratégicas envolvem observar os dados registrados e identificar maneiras de otimizar a produção.

Com a ajuda da tecnologia — nesse caso, um ERP — é possível automatizar a primeira etapa. Dessa forma, a equipe pode pular diretamente para as análises e tomadas de decisão.

O mesmo acontece em um setor comercial. Cadastros de clientes e pedidos são tarefas puramente operacionais, que podem ser automatizadas por meio de um CRM. Enquanto isso, a equipe de vendas se concentra em prospectar novos clientes e fechar contratos.

É justamente por meio da automatização que a tecnologia ajuda a conseguir um ganho de escala operacional. Embora certas atividades — como é o caso do registro de fluxo de produção — não estejam no centro do negócio, elas são essenciais para que seja possível obter bons resultados.

Então, se é possível automatizá-las para que sejam executadas mais rapidamente (e sem perder a qualidade), isso garante uma forte vantagem ao negócio.