Aumentar a produtividade é um dos grandes desafios da sociedade moderna, tanto para empresas quanto para indivíduos. E saber lidar com o tempo de maneira a tirar o máximo proveito possível é imprescindível em um momento no qual o avanço tecnológico e o seu impacto na vida das pessoas têm sido cada vez maior.
Afinal, sem isso, de nada servem as novidades que surgem para facilitar o nosso dia a dia. Por isso, é preciso conhecer soluções racionais que podem ajudar a melhorar o índice de produtividade. Estamos nos referindo a metodologias.
Saiba mais sobre elas e escolha aquela que melhor se aplica à sua rotina:
1. Método Pomodoro
A 1ª dica diz respeito a um método popular e de uso simples, mas que tem se mostrado eficiente para melhorar a concentração das pessoas.
Funciona da seguinte maneira: o indivíduo configura um alarme (pode ser no próprio aparelho celular) para disparar em 25 minutos.
A proposta é que a pessoa use esses 25 minutos para dedicar 100% da sua concentração a uma determinada atividade. No despertar do alarme, ou seja, quando o tempo terminar, ela pode fazer uma pausa de 5 minutos para novamente realizar o processo.
Completadas 1,5 hora ou 2 horas, a pessoa pode fazer um intervalo maior, de 15 a 30 minutos.
O seu problema é se manter concentrado por horas? Pois saiba que adotando o método Pomodoro, você pode ir aumentando o tempo gradativamente e chegar a longos períodos focado.
Trata-se de uma metodologia de condicionamento mental que permite um maior tempo de concentração sem tanto desgaste físico.
2. Teoria de Pareto
Se você considerar que 80% das consequências do que faz advêm de 20% das causas, como afirmava Vilfredo Pareto, então você já pode começar a anotar todas as tarefas nas quais precisa se concentrar ao longo do dia e adotar o chamado Princípio de Pareto, classificando as suas atividades em ordem de dificuldade e de importância.
Atribua uma nota de 1 a 10 para o esforço exigido em cada tarefa e para o impacto que ela pode oferecer. Na sequência, faça uma divisão simples entre os 2 resultados. Com os valores obtidos, você pode dar prioridade às tarefas que tiveram menor relação, pois são elas que terão o impacto positivo maior.
O interessante no método de Pareto é que ele permite a você dar o máximo de energia nas tarefas mais importantes do dia e, mesmo que não consiga dar conta de todas elas, ao menos deixará por último aquelas que não comprometerão tanto assim os seus objetivos e o seu sucesso.
3. Getting Things Done
GTD é a sigla de Getting Things Done. Nesse método, criado por David Allen e apresentado no livro A Arte de Fazer Acontecer, tudo depende de deixar que a sua mente aja livremente, sem preocupações com as ações futuras.
É outra técnica muito simples, que consiste em preparar a sua cabeça da melhor maneira possível para a atividade que será realizada em seguida.
Para colocar em prática, basta escrever cada tarefa que precisa ser feita e colocar essa lista em um local visível. O passo a passo da metodologia envolve a coleta, o processamento, a organização, a execução e a revisão daquilo que é preciso fazer.
Assim que você identificar todas as atividades, deve reservar um tempo para analisar a lista e definir as suas ações, como delegar tarefas, determinar o tempo necessário para a execução ou até mesmo adiar.
Atuando de maneira organizada e com critérios, você consegue se dedicar a cada atividade sem ficar pensando na tarefa que virá adiante, o que contribui para eliminar o chamado bloqueio mental.
4. Zen to Do
O sistema Zen to Do, também conhecido como ZTD, foi desenvolvido por Leo Babauta em Quanto Menos, Melhor e também é voltado para estabelecer o foco em tarefas mais importantes.
Mas, nesse modelo, o objetivo é justamente descobrir quais são as menos importantes e eliminá-las da lista de tarefas pendentes.
O método se concentra na definição de 10 hábitos para o dia a dia:
coletar informações;
processar informações;
planejar;
executar;
utilizar um sistema confiável para controlar as tarefas;
organizar;
revisar;
simplificar;
definir rotinas;
encontrar a sua paixão.
Colocando todas as suas ações dentro desse método, você tende a visualizar com maior clareza as suas próprias atividades e assim direcionar o seu caminho de uma maneira mais produtiva em função do que realmente importa.
5. ZTD simplificado
É uma versão do sistema citado anteriormente, que se concentra em somente 4 hábitos voltados à produtividade. No caso, são eles:
capturar;
processar;
planejar;
fazer.
No ZTD simplificado, você precisa ter sempre em mãos um caderninho ou um bloco de notas no smartphone para anotar todas as ideias possíveis que passarem pela sua cabeça.
Em seguida, decida rapidamente o que precisa ser feito com cada informação obtida, considerando as opções:
agendamento;
arquivamento;
resposta.
Isso impedirá que você deixe as pendências se acumularem.
Diariamente, escolha 3 tarefas mais importantes (TMI) para serem feitas até o final do dia. O ideal é concluir as ações logo pela manhã para garantir maior eficiência ao processo.
Concentre-se sempre em apenas 1 tarefa por vez e se dedique a ela até o fim, evitando fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.
6. Don’t Break the Chain
Esse método permite a você visualizar os seus hábitos de maneira mais clara e objetiva. Crie um calendário bem grande e coloque na sua parede. Use uma caneta vermelha para marcar com um X cada dia em que as suas metas forem cumpridas.
Com o passar do tempo, você verá que as marcações em vermelho formarão um desenho parecido com o de uma corrente no calendário. O objetivo da metodologia é não quebrar essa corrente.
Parece simples? E de fato é. O grande segredo de fazer uso dessa metodologia para obter ganho de produtividade é determinar metas bem realistas e se esforçar para alcançá-las no longo prazo. É uma maneira interessante de evitar a procrastinação e tornar a sua prática consistente.
Por incrível que pareça, a metodologia foi criada pelo comediante Jerry Seinfeld, que a usava como estímulo para escrever piadas diariamente.
Ela se tornou pública quando Seinfeld compartilhou a sua ideia com outro comediante, Brad Isaac, que percebeu que aquilo seria útil não somente para quem pretendia escrever piadas, mas para qualquer pessoa que precisasse de um método de produtividade.
Alguns empreendedores têm receio de adotar o big data como uma ferramenta para seu negócio, porque não sabem se vai trazer para uma PME (Pequena e Média Empresa) o mesmo resultado que traz para uma grande corporação.
Este artigo foi escrito pensando nisso, para que você entenda melhor como adotar e usar essa ciência em uma PME, para favorecer o crescimento e desenvolvimento da sua empresa. Vamos lá?
O que é big data?
Antes de começar, apenas uma breve explicação: big data é um termo usado para descrever um grande volume de dados dentro de um negócio. Esses dados podem ser estruturados ou não. Eles carregam um grande potencial para apontar caminhos e oportunidades — mas, se não forem devidamente trabalhados, tornam-se um problema. É como ter todas as respostas de uma prova, porém, escritas em grego.
É aí que entra outro conceito importante (e que, nesse post, consideramos naturalmente vinculado ao conceito de big data). Trata-se da análise de dados. É esse processo que vai examinar o grande volume de dados obtido com essa ciência para identificar padrões, correlações, tendências e gerar outras informações relevantes.
Como usá-lo?
Para entender seus clientes
Nem precisamos explicar como é importante para qualquer negócio — seja um empreendedor individual seja uma corporação multinacional — entender bem seus clientes. E, graças ao big data, você pode ter uma imagem mais completa e precisa de quem eles são.
É possível descobrir por que eles compram, como eles preferem comprar, por que mudam de marca, o que pretendem adquirir em seguida, quais motivos levam a indicar uma empresa a outras pessoas e assim por diante. Isso sem falar nas informações mais específicas de feedback sobre o seu negócio e o seu produto, que são valiosas para tomar decisões estratégicas de melhoria.
Tudo isso é possível, principalmente, porque o big data consegue coletar sistematicamente informações a partir das redes sociais, onde grande parte das pessoas compartilha suas atividades e opiniões.
Para você ter uma ideia, essa ciência está tão avançada que é possível até mesmo analisar os trajetos mais percorridos pelos seus clientes. Isso é interessante, por exemplo, para que um empreendedor possa decidir o ponto ideal para abrir uma segunda loja.
Em determinados segmentos, em que as empresas estão muito equiparadas em termos de tecnologia e qualidade, a vantagem competitiva se desloca para aspectos mais subjetivos. Um deles é a capacidade de se manter um passo à frente, identificando tendências e agindo rapidamente para incorporá-las.
Com o big data, é possível pesquisar grandes volumes de troca de informações (mensagens, imagens, vídeos) via internet, para identificar quais tópicos estão aparecendo mais.
Assim, um empreendedor que tem uma loja de roupas pode descobrir quais marcas estão se tornando mais populares, para trazê-las para o seu estoque. Outro exemplo? O próprio empreendedor que trabalha na produção de roupas também pode descobrir quais cores e estampas estão se tornando “objeto de desejo” e planejar sua próxima coleção.
Isso sem mencionar que uma PME também pode usar o big data para coletar informação sobre seus concorrentes, inclusive os maiores. É uma forma mais avançada de praticar benchmarking, ou seja, criar parâmetros de melhoria para sua empresa baseado nas boas práticas dos concorrentes.
Internamente
Talvez você não saiba, mas também é possível usar o big data para lidar com grandes volumes de informação gerados automaticamente pela sua própria empresa.
Por exemplo, vamos supor que você tenha um maquinário de produção ou, mesmo, um sistema de controle de pedidos dos clientes. Naturalmente são produzidos dados. Porém, algumas vezes é difícil organizar esses dados em algo que faça sentido e seja útil. Essa é a transformação de dado em informação.
Utilizando os dados, essa transformação é possível. A partir daí, você poderá definir o que precisa ser melhorado, em termos de eficiência e qualidade.
É válido dizer, claro, que para isso ser possível, você deve estar encaminhando sua PME para um nível mais alto de automação. Adotando softwares de gestão, por exemplo. Se você ainda trabalha com registros manuais, será impossível aplicar a ciência dos dados para ajudar na gestão.
Outro uso interno dessa ciência é para os processos de recrutamento e seleção, permitindo que você atue de maneira mais proativa na contratação dos seus colaboradores. Por meio da análise de dados, é possível encontrar os melhores candidatos vasculhando, por exemplo, perfis profissionais no LinkedIn.
E, já que o sucesso de uma empresa tem muito a ver com a formação de uma equipe de excelência, esse é um uso dos dados no qual vale a pena investir. Ele trará ótimos resultados em médio e longo prazo.
E não podemos deixar de mencionar o big data como um importante ajudante no monitoramento e controle de métricas. Muitos empreendedores não utilizam métricas em seu negócio porque, de fato, pode ser difícil coletar e atualizar os dados com a frequência adequada (que pode, inclusive, ser diária). Esse é um problema que pode ser facilmente resolvido com o uso de big data em sua PME.
Qual o custo?
Antes de terminar esse artigo, você provavelmente está se perguntando se o custo dessa tecnologia é algo que sua PME pode encarar. Mas vamos pensar nos fatos.
A cada dia, a gestão dos negócios se torna mais digital e gera mais dados. Porém, se esses dados não forem convertidos em informação, eles não apenas são inúteis como podem, até mesmo, prejudicar o negócio, levando o empreendedor a tomar decisões equivocadas. Portanto, não investir em big data representa um risco à sobrevivência de qualquer empresa, grande ou pequena.
Por outro lado, existe uma tendência ao surgimento de serviços para que você possa fazer a análise de dados em sua empresa sem precisar de um profissional especializado. É uma espécie de self-service que agiliza o processo e torna seu custo mais acessível. Assim, é uma excelente oportunidade para as PMEs entrarem nessa nova etapa do desenvolvimento tecnológico.
O fato de conquistar poder e dinamizá-lo a fim de obter benefícios duradouros nem sempre é uma tarefa fácil. E essa procura de poder é sentida em todos os aspectos: no trabalho, em casa, na escola, na faculdade, nos relacionamentos, nos negócios, enfim, na vida. No entanto, falar de poder pode ser um assunto um tanto subjetivo, até porque muitas pessoas possuem visões e versões variadas sobre o que significa poder, suas características e como ele influencia nos âmbitos sociais, emocionais, profissionais e em outros setores da vida do indivíduo. E é a partir desse ponto que o livro “As 48 leis do Poder”, de Robert Greene, começa a se aprofundar no quesito explicativo sobre o que é o poder, como funciona, quais suas vantagens e como adquiri-lo e aumentar seu alcance a fim de atingir seus objetivos mais profundos.
Quem é Robert Greene?
O autor do livro é um palestrante norte-americano que estudou na Universidade de Berkeley, na Califórnia, e lá começou a se aprofundar sobre o conhecimento do poder e de que modo ele causa impacto na vida das pessoas. De forma geral, ele abstraiu todas as visões que as pessoas possuem sobre o poder e os transformou numa visão mais plausível, direta e prática sobre o que é esse fator e como usá-lo a seu favor.
Muitas pessoas foram entrevistadas e estudadas por ele, inclusive grandes e renomados profissionais de diversas áreas, identificando variáveis, situações, desafios, perspectivas e outras informações que fortalecem a base do que é o poder e o que essas pessoas fizeram para se tornarem poderosas de fato.
Entretanto, essas pessoas estudadas não foram só profissionais atuais. Historiadores, guerreiros, comandantes e outras personalidades, como Napoleão Bonaparte, foram algumas das pessoas que Robert Greene estudou e personificou de maneira realista, profunda e totalmente objetiva sobre o poder, causando um impacto grande para quem lê o livro.
A base do livro “As 48 leis do poder”
Antes de tudo, é preciso deixar claro que “As 48 Leis do Poder” causa um choque para quem começa a lê-lo. Isso porque o autor retrata o poder de acordo com aquele antigo conceito, com uma verdade “nua e crua”. Todavia, o leitor consegue se acostumar e a entrar em sintonia aprendendo que de fato é o poder.
Ele não só explica o que é o poder, mas também ensina ao leitor como ganhá-lo a todo instante. Para quem não está acostumado e um estímulo tão intenso como o que Greene faz no seu livro, isso pode incomodar. Uma vez aparentando que Greene não se importa com os aspectos exteriores que podem influenciar a decisão da pessoa de adquirir poder, todas as informações que ele transmite fazem sentido e provocam o leitor não apenas a refletir, como também a não ficar parado vendo as oportunidades passarem.
A sensação de não ter poder
O livro basicamente torna a leitura como um jogo. Logo no início, o leitor já se sente meio incomodado pela sensação insuportável de se sentir impotente em algumas situações da vida. Essa sensação de não ter poder em algumas ocasiões é usada por Greene como uma espécie de dinâmica, parecido com antigas técnicas aristocráticas.
Tomando como base algumas personalidades como Sun-Tzu e Maquiavel, Robert Greene expõe que a natureza do poder é algo que não só prevalece em alguns momentos da vida cotidiana, como também precisa fazer parte dela. Não só de maneira passiva, mas também tornando-a ativa a todo instante.
Pegando exemplos do passado, como as tentativas de cortesãos agradarem as cortes reais em meio a bajulações, serviços e até intrigas caso um cortesão fosse mais esperto que o outro, Robert Greene retrata esse paradoxo com os dias atuais. A exigência de algo civilizado, justo e democrático acaba se tornando uma estratégia para ganhar poder, permanecer nele e enfrentar e destruir quem desejar tomá-lo.
Os cuidados com o poder
Outro ponto que Robert Greene discute em seu livro está relacionado ao cuidado que o indivíduo precisa ter com quem também está na disputa pelo poder. De acordo com as leis que aponta, três variáveis precisam ser constantes na mente do indivíduo a fim de não ter devaneios: prudência, furtividades e até total ausência de misericórdia.
Parece algo forte, mas Greene explica a todo o momento que o poder é um jogo social e que algumas armas são necessárias para adquirir essa fonte valiosa. Como as pessoas possuem uma complexidade interminável, é normal passarmos, se possível, a vida toda sem compreendê-las totalmente. E é a partir daí que Robert afirma que ninguém deve subestimar ninguém. Por se tratar de um jogo, a qualquer momento podem ocorrer reviravoltas.
Estudar, compreender, avaliar, disfarçar, planejar e atacar são algumas das ações que quem deseja obter poder e ampliá-lo precisa exercer e desempenhar sempre, mesmo com pessoas mais próximas e queridas como os amigos e a família.
Por não ter limites a ponto de retratar esses cuidados, alguns leitores podem estranhar a maneira que Robert Greene aborda a questão do poder. A relação dessa fonte com situações, ambientes e pessoas íntimas pode afastar quem se sente contrário ao que o autor afirma, mas todas as leis do livro são escritas com propriedade e, de fato, são leis reais e propulsoras a aquisição de poder.
As leis e sua estrutura
Pensando o poder como um jogo, Greene oferece as leis do seu livro como um manual para dissimulá-lo e entender como ele funciona. Aqui é importante ter uma mente aberta. Tudo o que ele disser é importante para ganhar poder. Entretanto, esteja firme com seus objetivos a fim de usar as leis a seu favor.
Todas as leis foram ambientadas em cinco classes de pessoas poderosas: estadistas, cortesãos, estrategistas, sedutores e charlatões. Algumas leis vão aumentar seu poder ou diminuí-lo e elas são exemplificadas com que essas personalidades passaram ao mexerem com o poder, no lado positivo e negativo.
As leis não mudam e nem morrem. Dependendo de qual é o seu objetivo de vida, é importante estudá-las e usá-las de modo sábio e no momento certo. Mas essas leis podem ser usadas em outras ocasiões, como compreender o aspecto humano frente às relações de poder, alcançar um controle maior sobre sua vida e de seus problemas, entre outros motivos.
Robert Greene não lhe dá a receita de graça, mas lhe ajuda com os segredos a montar sua própria receita para ter poder e a se lembrar de que é uma tarefa árdua, que não é fácil e que pode ser algo rápido ou que leve muito tempo para se concretizar.
Conclusão
Existem diversos momentos de tensão. De aprendizado. De atenção. De sedução. De ação. Muitas sensações são vividas ao ler o livro As 48 Leis do Poder. O melhor conselho que fica para o leitor é: leia o livro de maneira descontraída, porém levando o assunto a sério. Pense que o livro é mais uma fonte de aprendizado, e que você pode usá-lo como um incentivo para conquistar seus sonhos e metas.
No entanto, se o seu motivo para lê-lo é de maneira viciada em conquistar poder, tome cuidado. Não abuse da frivolidade ao ler o livro, e também não leve o assunto com leviandade. Ao seguir essas orientações, o livro se tornará uma fonte muito produtiva.
A estratégia competitiva: Hoje em dia, aqueles que atuam ou pretendem atuar no ramo da administração de empresas, podem contar com uma vasta literatura a respeito do tema. Existem vários autores que abordam as mais variadas facetas sobre técnicas e estratégias de gestão e marketing. Entre tais autores estão Philip Kotler, Joel Dutra, Jim Collins, Peter Drucker, Henry Mitzberg, Peter Senge, entre muitos outros.
Além desses, vale também citar um outro autor que é essencial na biblioteca de qualquer pessoa que almeje compreender as características da administração, do mercado e da economia. Trata-se do norte-americano Michael Porter, autor de vários livros, entre eles o clássico Estratégia Competitiva – Técnicas para a Análise de Indústrias e da Concorrência.
Esse livro, publicado no ano de 1980, traz comentários precisos a respeito de como uma empresa deve se portar diante das características da economia e, especialmente, diante de empresas concorrentes.
Ainda que tenha sido publicado no início da década de 80, o Estratégia Competitiva – Técnicas para a Análise de Indústrias e da Concorrência, permanece como um importante guia para os gestores atuais.
Essa publicação traz de maneira ampla uma metodologia que auxilia o administrador a analisar vários aspectos do mercado concorrente. Dessa maneira, o empresário apresenta totais condições de se antecipar e preparar para as constantes oscilações e mudanças da economia. Além disso, Porter também estabelece nessa sua publicação algumas estratégias que visam tornar a empresa mais competitiva.
O autor
O norte-americano Michael Porter nasceu no ano de 1947, possui graduação na área da Engenharia Mecânica, bem como é doutor em economia e se tornou professor em Harvard com apenas 26 anos de idade.
Por dedicar boa parte dos seus estudos a administração e gestão de negócios, Michael Porter já atuou também como consultor estratégico de muitas empresas, tanto internacionais quanto norte-americanas. Além disso, ele exerce uma significativa participação em debates a respeito de economia, inclusive cunhando o termo “cinco forças competitivas”, ao efetuar análise sobre a atuação de indústrias.
Além do já citado Estratégia Competitiva – Técnicas para a Análise de Indústrias e da Concorrência, o autor também já publicou vários livros tecendo considerações pertinentes sobre mercado e economia.
Entre eles estão o As Vantagens Competitivas das Nações, publicado em 1989; O que é Estratégia, publicado em 1996, Estratégia e a Internet, publicado no ano de 2001.
Uma das características do pensamento de Porter em relação ao mercado e a economia é a ênfase que ele confere para a estratégia. De acordo com o autor, a estratégia é um conceito muito importante para determinar resultados competitivos.
Além disso, Porter destaca também que uma estratégia é eficiente apenas quando conta com um objetivo correto. Outro tema muito caro a Porter é a questão da competitividade.
De acordo com ele, a competitividade no mercado é o alicerce para elevar os níveis de produtividade. Ele também reforça a ideia de que uma empresa que busca um diferencial no mercado também está agindo de maneira estratégica e competitiva.
Michael Porter iniciou o projeto para a publicação do livro Estratégia Competitiva ao efetuar as suas pesquisas a respeito de economia e gestão de empresas para a sua tese de doutorado.
O livro começou a adquirir o seu formato ainda no ano de 1975, quando o autor realizou um estudo a respeito de análise competitiva no segmento industrial.
Para escrever essa sua importante obra, Michael Porter também fez uso de dados e índices coletados de empresas e de executivos, que ele utilizou em aulas que ele ministrava.
Contexto histórico do livro Estratégia Competitiva – Técnicas para a Análise de Indústrias e da Concorrência
Essa obra teve a sua publicação em 1980, no entanto, em solo brasileiro, o livro de Michael Porter chegou no ano 1988, contendo um total de 362 páginas divididas em 16 capítulos.
É importante salientar o contexto histórico em que o livro foi publicado. No final da década de 70 e início dos anos 80, a economia mundial atravessava por momentos de insegurança e turbulência.
Nesse contexto, a crise do petróleo acarretava oscilações no mercado financeiro e a economia ocidental buscava se reerguer com a eleição de Ronald Reagan nos Estados Unidos e a primeira-ministra Margareth Thatcher na Inglaterra, ambos seguiam as vertentes neoliberais.
Foi diante desse período de incertezas que os empresários dos mais variados setores almejavam encontrar soluções práticas. Sendo assim, palavras e termos como “planejamento”, “estratégia” e “análise de concorrência” adquiriram uma ampla relevância no mundo corporativo.
O livro Estratégia Competitiva veio suprir essa lacuna, se tornando um importante guia para a compreensão do presente momento econômico.
Conceitos do livro
Além de ter o mérito de ser um expoente para administradores e economistas, o Estratégias Competitivas estabeleceu um conceito que até é de grande relevância para os segmentos empresariais: as chamadas 5 forças competitivas.
As 5 forças são:
Rivalidade entre a concorrência: essa força é o motor da competitividade no mercado, já que isso gera um empenho para a produção de produtos melhores e diferenciados.
Clientes com poder de negociação: essa outra força destaca o fato de que os clientes exigem serviços e produtos sempre da melhor qualidade, o que é um estímulo para a elaboração de uma estratégia competitiva.
Fornecedores com poder de negociação: os fornecedores podem exigir preços mais caros, afetando assim na rentabilidade da empresa.
Ameaça pelo ingresso de novos concorrentes: Também chamada de Ameaça de Novos Entrantes, essa força denota que mais empresas almejando uma fatia do mercado torna a competição mais acirrada.
Ameaça dos Produtos Substitutos: Essa força faz referência aos produtos (e também serviços) que podem ingressar no mercado, pressionando a competição.
Além disso, o fato de um produto se tornar obsoleto com o passar do tempo também implica uma pressão para mais competitividade. Por isso, é essencial que as empresas fiquem atentas diante das novidades e mudanças no mercado, visando se manter atualizadas para não perder oportunidades.
No livro, o autor Michael Porter explica de maneira detalhada e aprofundada as características de cada uma dessas forças.
Outro aspecto relevante da obra é que o seu ator tece considerações precisas a respeito dos sinais de mercado, além também de destacar possíveis estratégias adotadas por empresas que estão em queda.
Porter também destina alguns parágrafos para dar ênfase a algumas tomadas estratégicas bastante específicas, tais como desativação e entrada, expansão da capacidade, integração vertical, entre outros.
É ainda relevante salientar que Michael Porter afirma que determinadas formas de concorrência denotam bastante instabilidade, especialmente a concorrência de preços. Os cortes nos preços, quando feitos, são imediatamente igualados pelas empresas concorrentes.
Em outro ponto, Porter afirma que as empresas são dependentes entre si, visto que se uma efetua um movimento, a outra também vai agir. Sendo assim, o mercado ganha com a competição.
Porter também destaca a atuação do governo no mercado, salientando que o governo pode afetar a ameaça de produtos substitutos ao regulamentar subsídios, por exemplo.
De uma forma geral, é possível aferir que o livro Estratégia Competitiva – Técnicas para a Análise de Indústrias e da Concorrência, já angariou a sua devida importância quando o assunto é análise de mercado e gestão empresarial. Essa obra ainda é fundamental em qualquer curso de administração e é leitura obrigatória tanto para empresários já experientes, quanto para futuros empreendedores.
Se você quer manter seu negócio competitivo e lucrativo, é preciso acompanhar a evolução da tecnologia. Um exemplo simples é fazer a transição das planilhas financeiras para o software de gestão.
Embora esse seja um processo absolutamente necessário e, felizmente, acessível, ainda é preciso tomar alguns cuidados na migração. Neste artigo, você vai descobrir quais fatores devem ser levados em conta, além de encontrar um passo a passo para uma transição eficiente e segura. Confira!
Cuidados na migração
Existem dois cuidados que você precisa tomar no processo de migração da planilha financeira para o software de gestão. Se você estiver atento a eles, eliminará a maior parte dos obstáculos desse procedimento, antes mesmo de começar.
Prepare sua equipe para a mudança
Um dos cuidados mais básicos para uma transição bem-sucedida está relacionado à preparação da equipe. E não estamos falando simplesmente da preparação técnica, mas da preparação mental.
Quando um colaborador já está acostumado a executar um processo de determinada forma, usando certas ferramentas, ele pode se mostrar bastante relutante a cooperar com uma mudança. É o típico sentimento de “eu sempre fiz assim” e “sempre deu certo”.
Para vencer essa barreira, você deve empenhar esforços em mostrar à sua equipe como a transição para um software de gestão vai beneficiar a empresa e, ainda, simplificar o trabalho de cada um. Ou seja, prove a eles que todos sairão ganhando com a mudança.
Fique atento ao suporte oferecido
Outro cuidado indispensável é referente à escolha do software que será adotado em seu negócio. Vamos discutir essa questão entre os passos para a implementação, mas existe uma ressalva que deve ser feita antes de qualquer outra coisa.
Quando escolher um software, leve em consideração qual é o tipo e a qualidade do suporte que ele oferece aos usuários.
Um bom suporte vai ajudá-lo a passar pelo processo de implementação com o mínimo de dificuldades e a menor chance de problemas. E, mesmo que imprevistos ocorram, você poderá contar com a ajuda de pessoas mais capacitadas — os próprios desenvolvedores da ferramenta.
7 passos para implementar o software de gestão
1. Mapear os processos
O primeiro passo é uma formalização dos processos que você utiliza atualmente no seu negócio, para efetuar a gestão de finanças. Ele deve parecer mesmo com um mapa, indicando o caminho que leva desde o registro de dados até o momento em que eles são transformados em informações para a tomada de decisões.
Você vai notar que o uso das planilhas é bem complexo. Provavelmente, você utiliza várias planilhas diferentes — uma para registrar os cadastros de clientes e informações de crédito, uma para lançar vendas, outra para controlar compras, outra para calcular a carga tributária e por aí vai.
Isso significa que o seu mapeamento dos processos ficará longo e, talvez, até um pouco confuso. Não se preocupe; isso vai mudar. O uso de um software de gestão tem como vantagem centralizar e, claro, simplificar tudo isso.
2. Identificar as necessidades
A partir do mapa elaborado no primeiro passo, você terá uma noção mais precisa de como seu negócio funciona.
Então, você deve sentar e analisar os pontos que precisam ser aprimorados, alterados ou até eliminados dos seus processos. Ou seja, é a hora de identificar quais são as necessidades de melhoria na gestão.
3. Escolher o software certo
É essencial entender que o “software certo” não é simplesmente o mais barato ou o que tem mais funções. Embora esses sejam fatores a considerar, a escolha deve ser feita principalmente com base em uma análise do seu caso.
Em outras palavras, o software certo para sua empresa é aquele que consegue atender, de modo mais completo, às necessidades identificadas no segundo passo. Ele deve ser uma tecnologia empresarial que agregue valor, melhorando o desempenho do seu negócio.
Dedique algum tempo para pesquisar e comparar as opções disponíveis no mercado. Não tenha vergonha de solicitar uma demonstração ou de buscar referências com outras empresas que já usam o software. Tire todas as suas dúvidas antes de tomar a decisão.
4. Desenvolver um planejamento
Quando você já sabe qual será o software de gestão usado na sua empresa, chega o momento de planejar como ele será implementado. Por exemplo, a implantação pode ocorrer de uma vez só ou em etapas. Cada alternativa tem suas vantagens e seus riscos.
Quando a implementação ocorre de uma vez, você elimina a lentidão e a confusão que são típicas de uma grande mudança. Em um dia, todos estão usando planilhas; no dia seguinte, já utilizarão o software — simples assim. Porém, para que essa transição imediata dê certo, é preciso que haja uma preparação muito mais forte.
Enquanto isso, a implementação em etapas significa que, por algum tempo, as planilhas ainda vão coexistir com o software de gestão. Haverá mais tempo para fazer testes e para que todos se acostumem com a nova ferramenta.
Por outro lado, enquanto os dois recursos estiverem sendo usados juntos, isso pode afetar a eficiência e agilidade do trabalho. Faz sentido, já que metade das informações estará em uma planilha, e a outra metade no software.
Independentemente da opção que você escolher para a implementação, precisará fazer um planejamento detalhado, com ações, metas e prazos. Encare essa mudança como um projeto sério para sua empresa.
5. Realizar treinamentos
Treinar sua equipe para usar o novo software de gestão é, simplesmente, indispensável. Afinal, não adianta ter uma ferramenta poderosa se as pessoas que vão usá-la não sabem aproveitar seu potencial. Por isso, considere os treinamentos como um investimento, a fim de obter resultados ainda melhores na gestão financeira do seu negócio.
Você pode verificar se a empresa desenvolvedora oferece esses treinamentos como parte do suporte aos usuários. Outra alternativa é destacar os colaboradores mais aptos, para que sejam uma referência dentro da sua equipe e ajudem os colegas quando surgirem dúvidas ou problemas no uso do software.
6. Fazer backups
Na verdade, fazer backup dos dados existentes já deve ser uma prática que faz parte da sua rotina. Mas essa atividade é ainda mais importante quando você vai trocar o método de registro das planilhas para um software de gestão.
Tomando o cuidado de fazer uma cópia de segurança, você pode ter a certeza de que, independentemente do que aconteça durante a transição, todos os dados financeiros do seu negócio estarão protegidos.
7. Adaptar os dados existentes
Depois de fazer a cópia de segurança, chegou o momento final: transferir os dados das planilhas para o software. Ou não? Ainda temos um último passo a vencer, que é a formatação dos dados.
Muitas vezes, o formato gerado pela planilha não é compatível com o padrão exigido pelo software — portanto, é preciso fazer uma adaptação. Tenha em mente que, se você adaptar os dados corretamente antes da importação para o software, terá menos chances de erros no processo de migração e maior aproveitamento desses registros já existentes.
Agora que você sabe quais são os principais cuidados e os passos para a implementação de um software de gestão, que tal aprender mais sobre como a tecnologia pode alavancar um negócio? Então, baixe e leia também nosso e-book sobre otimização de processos!
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