Aumentar a produtividade é um dos grandes desafios da sociedade moderna, tanto para empresas quanto para indivíduos. E saber lidar com o tempo de maneira a tirar o máximo proveito possível é imprescindível em um momento no qual o avanço tecnológico e o seu impacto na vida das pessoas têm sido cada vez maior.

Afinal, sem isso, de nada servem as novidades que surgem para facilitar o nosso dia a dia. Por isso, é preciso conhecer soluções racionais que podem ajudar a melhorar o índice de produtividade. Estamos nos referindo a metodologias.

Saiba mais sobre elas e escolha aquela que melhor se aplica à sua rotina:

1. Método Pomodoro

A 1ª dica diz respeito a um método popular e de uso simples, mas que tem se mostrado eficiente para melhorar a concentração das pessoas.

Funciona da seguinte maneira: o indivíduo configura um alarme (pode ser no próprio aparelho celular) para disparar em 25 minutos.

A proposta é que a pessoa use esses 25 minutos para dedicar 100% da sua concentração a uma determinada atividade. No despertar do alarme, ou seja, quando o tempo terminar, ela pode fazer uma pausa de 5 minutos para novamente realizar o processo.

Completadas 1,5 hora ou 2 horas, a pessoa pode fazer um intervalo maior, de 15 a 30 minutos.

O seu problema é se manter concentrado por horas? Pois saiba que adotando o método Pomodoro, você pode ir aumentando o tempo gradativamente e chegar a longos períodos focado.

Trata-se de uma metodologia de condicionamento mental que permite um maior tempo de concentração sem tanto desgaste físico.

2. Teoria de Pareto

Se você considerar que 80% das consequências do que faz advêm de 20% das causas, como afirmava Vilfredo Pareto, então você já pode começar a anotar todas as tarefas nas quais precisa se concentrar ao longo do dia e adotar o chamado Princípio de Pareto, classificando as suas atividades em ordem de dificuldade e de importância.

Atribua uma nota de 1 a 10 para o esforço exigido em cada tarefa e para o impacto que ela pode oferecer. Na sequência, faça uma divisão simples entre os 2 resultados. Com os valores obtidos, você pode dar prioridade às tarefas que tiveram menor relação, pois são elas que terão o impacto positivo maior.

O interessante no método de Pareto é que ele permite a você dar o máximo de energia nas tarefas mais importantes do dia e, mesmo que não consiga dar conta de todas elas, ao menos deixará por último aquelas que não comprometerão tanto assim os seus objetivos e o seu sucesso.

Guia de Otimização de Processos

3. Getting Things Done

GTD é a sigla de Getting Things Done. Nesse método, criado por David Allen e apresentado no livro A Arte de Fazer Acontecer, tudo depende de deixar que a sua mente aja livremente, sem preocupações com as ações futuras.

É outra técnica muito simples, que consiste em preparar a sua cabeça da melhor maneira possível para a atividade que será realizada em seguida.

Para colocar em prática, basta escrever cada tarefa que precisa ser feita e colocar essa lista em um local visível. O passo a passo da metodologia envolve a coleta, o processamento, a organização, a execução e a revisão daquilo que é preciso fazer.

Assim que você identificar todas as atividades, deve reservar um tempo para analisar a lista e definir as suas ações, como delegar tarefas, determinar o tempo necessário para a execução ou até mesmo adiar.

Atuando de maneira organizada e com critérios, você consegue se dedicar a cada atividade sem ficar pensando na tarefa que virá adiante, o que contribui para eliminar o chamado bloqueio mental.

4. Zen to Do

O sistema Zen to Do, também conhecido como ZTD, foi desenvolvido por Leo Babauta em Quanto Menos, Melhor e também é voltado para estabelecer o foco em tarefas mais importantes.

Mas, nesse modelo, o objetivo é justamente descobrir quais são as menos importantes e eliminá-las da lista de tarefas pendentes.

O método se concentra na definição de 10 hábitos para o dia a dia:

  • coletar informações;

  • processar informações;

  • planejar;

  • executar;

  • utilizar um sistema confiável para controlar as tarefas;

  • organizar;

  • revisar;

  • simplificar;

  • definir rotinas;

  • encontrar a sua paixão.

Colocando todas as suas ações dentro desse método, você tende a visualizar com maior clareza as suas próprias atividades e assim direcionar o seu caminho de uma maneira mais produtiva em função do que realmente importa.

5. ZTD simplificado

É uma versão do sistema citado anteriormente, que se concentra em somente 4 hábitos voltados à produtividade. No caso, são eles:

  • capturar;

  • processar;

  • planejar;

  • fazer.

No ZTD simplificado, você precisa ter sempre em mãos um caderninho ou um bloco de notas no smartphone para anotar todas as ideias possíveis que passarem pela sua cabeça.

Em seguida, decida rapidamente o que precisa ser feito com cada informação obtida, considerando as opções:

  • agendamento;

  • arquivamento;

  • resposta.

Isso impedirá que você deixe as pendências se acumularem.

Diariamente, escolha 3 tarefas mais importantes (TMI) para serem feitas até o final do dia. O ideal é concluir as ações logo pela manhã para garantir maior eficiência ao processo.

Concentre-se sempre em apenas 1 tarefa por vez e se dedique a ela até o fim, evitando fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.

6. Don’t Break the Chain

Esse método permite a você visualizar os seus hábitos de maneira mais clara e objetiva. Crie um calendário bem grande e coloque na sua parede. Use uma caneta vermelha para marcar com um X cada dia em que as suas metas forem cumpridas.

Com o passar do tempo, você verá que as marcações em vermelho formarão um desenho parecido com o de uma corrente no calendário. O objetivo da metodologia é não quebrar essa corrente.

Parece simples? E de fato é. O grande segredo de fazer uso dessa metodologia para obter ganho de produtividade é determinar metas bem realistas e se esforçar para alcançá-las no longo prazo. É uma maneira interessante de evitar a procrastinação e tornar a sua prática consistente.

Por incrível que pareça, a metodologia foi criada pelo comediante Jerry Seinfeld, que a usava como estímulo para escrever piadas diariamente.

Ela se tornou pública quando Seinfeld compartilhou a sua ideia com outro comediante, Brad Isaac, que percebeu que aquilo seria útil não somente para quem pretendia escrever piadas, mas para qualquer pessoa que precisasse de um método de produtividade.

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