Documento Básico de Entrada (DBE): o que é e como emitir

Segundo a Receita Federal, “o Documento Básico de Entrada (DBE) é o documento utilizado para a prática de qualquer ato perante o CNPJ”.

Por ser um documento básico, ele será necessário em muitas circunstâncias em que a sua empresa precisará se envolver. Assim, é essencial para qualquer pessoa jurídica conhecer o DBE.

Neste texto, vamos falar sobre esse documento tão importante para o funcionamento de sua empresa. Se quiser descobrir para que ele serve, como emiti-lo e como cancelá-lo, continue a leitura:

O que é o DBE?

Como falado anteriormente, a sigla DBE refere-se ao Documento Básico de Entrada. Esse é um título essencial para pessoas jurídicas e deverá ser apresentado em diversas circunstâncias.

Na verdade, a grande maioria das situações exige do empreendedor a presença desse documento, como no momento de alteração de nome fantasia de uma empresa ou no cancelamento de um CNPJ, por exemplo.

Assim, no modelo padrão do Documento Básico de Entrada são apresentados alguns dados importantes sobre a pessoa jurídica da empresa. São eles:

  • Identificação — Nome empresarial e número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas;
  • Motivo do preenchimento — Relação dos eventos solicitados e data do evento;
  • Documentos apresentados — Dando as opções Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica – FCPJ ou Quadro de Sócios e Administradores – QSA);
  • Identificação do preposto — Nome do preposto e Cadastro de Pessoa Física (CPF) do preposto;
  • Identificação do representante da entidade — Dando opções Representante ou Preposto e solicitando dados de nome, CPF, local, data e também a sua assinatura;
  • Reconhecimento de firma;
  • Recibo de entrega.

Esses são basicamente os tópicos presentes no DBE e deverão ser preenchidos corretamente sempre que precisar entregá-lo em alguma situação. Assim, você terá maior garantia de conseguir realizar o que deseja, pois, caso esse documento seja preenchido de forma equivocada, muito possivelmente a operação será barrada.

Para que ele serve?

O Documento Básico de Entrada tem muitas serventias. Como diz a definição dada pela Receita Federal o DBE “é o documento utilizado para a prática de qualquer ato perante o CNPJ”. Assim, em diversas situações, senão na maioria das circunstâncias em que o CNPJ precise ser movimentado, será preciso utilizar esse dispositivo.

O principal motivo de sua criação foi a necessidade de agilizar os processos de solicitação advindas das pessoas jurídicas. Com ele, a Receita Federal possui mais facilidade e, consequentemente, mais agilidade na hora de conferir e atender a esses pedidos. Desse modo, apesar de o número de solicitações ser grande, o órgão responsável consegue dar conta e responder ao alto número de pedidos.

Uma das utilidades mais importantes do Documento Básico de Entrada é servir de meio para terceirização de prestação de serviços profissionais. Com isso, uma empresa pode contratar uma outra empresa ao invés de uma pessoa física. Ou seja, um CNPJ que, sem o DBE apenas poderia contratar um CPF, poderá, utilizando esse documento como instrumento, contratar um outro CNPJ.

Passo a passo para emitir o documento

Como você pode perceber até aqui, o DBE é um documento muito importante para o funcionamento de uma empresa. Mas, você sabe o que fazer para emiti-lo?

Esse é um processo muito simples. Confira abaixo um passo a passo de como emitir o Documento Básico de Entrada do CNPJ de sua empresa:

Juntar a documentação de identificação

O primeiro ponto a se observar é bem básico: juntar documentos pessoais (RG, CPF e Título de Eleitor) e um Programa Gerador de Documentos do CNPJ.

Assim, é importante salientar que é preciso apresentar cópias autenticadas em cartório junto aos documentos.

Consulta prévia de viabilidade

O próximo passo a seguir no processo de emissão no Documento Básico de Entrada é a consulta prévia de viabilidade.

Nessa consulta, você descobrirá se o endereço onde você pretende estabelecer seu empreendimento e o nome de sua empresa são viáveis. Por isso, é aconselhado que apenas compre ou alugue um espaço que deverá ser destinado a uma empresa, após a consulta prévia de viabilidade.

Existem algumas possibilidades de status para a localização de sua empresa. São eles, segundo o Portal RedeSim:

Código e status da Viabilidade Significado Quando muda este status?
01 – Aprovada A pesquisa foi aprovada e encaminhada. Até que esteja em utilização vinculada ou se for cancelada. Ainda, pode mudar se estiver vencido o prazo de validade.
02 – Não aprovada A pesquisa não foi aprovada. Até que o sistema Integrador Estadual altere para “Aprovada”. 
03 – Em utilização Nesta situação, a pesquisa está associada a uma solicitação que teve seu preenchimento concluído no Coletor Nacional. O sistema Integrador Nacional da RFB aguarda o deferimento/indeferimento ou cancelamento da solicitação. Se a solicitação no Coletor Nacional CNPJ for deferida, o status da viabilidade muda para “Utilizada”; Se a solicitação for indeferida, o status muda para “Aprovada”, desde que a Viabilidade não esteja “Vencida”.
04 – Utilizada A pesquisa já foi utilizada numa solicitação já concluída e deferida; Não há mais possibilidade de mudança do status.
05 – Cancelada A Viabilidade foi Aprovada e o solicitante cancela a mesma, antes do seu vencimento. Não há possibilidade de alteração deste status.
06 – Vencida Venceu o prazo de validade da Viabilidade. Não há possibilidade de alteração deste status.

Após ter o status aprovado para sua consulta, é possível seguir para os próximos passos.

Coleta de dados, registro e inscrição

Aqui, ocorre o registro da Pessoa Jurídica no órgão competente, recebendo, assim, a sua inscrição no CNPJ. É possível dar andamento a esse processo diretamente pelo Portal RedeSim.

Licenciamento

Após estar com todos os demais passos legalizados, chegamos à etapa de licenciamento. Nesta fase, há a avaliação da empresa, para verificar se ela cumpre os requisitos básicos de algumas exigências previstas na legislação, como segurança sanitária e controle ambiental, por exemplo.

Esse processo ocorre por meio do Portal RedeSim, pois ele se responsabiliza por integrar todos os órgãos responsáveis pelo licenciamento de empresas.

Como cancelar o DBE?

Em caso de, por algum motivo, você precisar cancelar o Documento Básico de Entrada, não precisa ficar nervoso. Assim, processo de cancelamento deste documento é bem simples: é feito pela internet, em poucos minutos.

Para cancelar o DBE, você precisará seguir os passos abaixo. Confira:

  • Acessar o Portal RedeSim;
  • Ir em “Serviços”;
  • Escolha entre as opções “Nova alteração”, “Nova baixa” ou “Já solicitei alteração ou baixa”;
  • Clique em “Cancele sua solicitação”;
  • Faça login da página do Governo;
  • Insira o código de protocolo gerado na solicitação;
  • Clique em “Consultar”;
  • O sistema irá perguntar se deseja realmente cancelar sua solicitação;
  • Clique em “Confirmar”.

Entender o funcionamento do Documento Básico de Entrada é fundamental para o gerenciamento de uma empresa. Então, agora, você já conhece o DBE e como manuseá-lo.

Caso lide com alguma situação em que seja solicitado esse título, já não vai ter mais problemas. Entretanto, se surgirem mais dúvidas, consulte seu contador. Ele te ajudará com o manuseio desse documento tão importante.

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