A Lei 8.846 de 1994 dispõe sobre a emissão de Nota Fiscal, dizendo: “A emissão de Nota Fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”.

Dessa forma, faz-se obrigatório às empresas emitir documento fiscal sempre que houver negociação de produtos ou serviços.

Devido a essa obrigatoriedade, os processos estão sendo atualizados para facilitação do trabalho. Atualmente, há a Nota Fiscal Eletrônica, que tornou os procedimentos de emissão de Nota Fiscal bem mais práticos.

Se você ainda não sabe como emitir Nota Fiscal Eletrônica, acompanhe a leitura deste texto, que falaremos sobre os principais tipos de Nota Fiscal e como emiti-los.

O que é Nota Fiscal?

A Nota Fiscal, também conhecida como documento fiscal, é um título obrigatório por lei, que deverá ser emitido pelas empresas para registro de vendas de produtos ou prestação de serviços.

Por meio dela, o órgão da Fazenda responsável pela fiscalização das atividades tributárias, conhecido como Fisco, confere se as empresas estão fazendo o devido recolhimento de tributos. Ou seja, pela emissão de documentos fiscais, os empreendimentos provam que não estão fazendo sonegação de impostos.

Ademais, esse documento ajuda a empresa a manter o controle sobre os tributos recolhidos, sobre seu faturamento e sobre a entrada e saída de mercadorias. Além disso, para o consumidor, ele serve como comprovante de compra, facilitando os processos de troca e devolução e serve como certificado de consumo para prestação de contas ao Leão do Imposto de Renda.

Atualmente, em praticamente todas as localidades, a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória. No entanto, até o ano de 2006, os processos de emissão de Nota Fiscal ocorriam por meio de talões, que eram preenchidos manualmente para entrega ao consumidor e, posteriormente, registro junto à Fazenda.

Com essa troca para o processamento eletrônico, houve muitos benefícios para a empresa, os principais deles foram: aumento da produtividade, corte de custos, facilitação da gestão financeira, maior controle sobre a gestão de tributos, melhor gerenciamento sobre a entrada e saída de mercadorias e muitos outros.

Tipos de nota fiscal

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é o documento fiscal que deverá ser emitido, como seu próprio nome sugere, na venda de produtos. Assim, está atribuída ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e é obrigatória.

Esse é o tipo mais comum de Nota Fiscal e tem, como auxiliar, um outro documento, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Sua função principal é substituir o documento fiscal em momentos de transporte de mercadorias, para garantir que não haja problemas na fiscalização. Dessa maneira, este é o documento físico recebido com uma compra feita pela internet, por exemplo.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é utilizada para registro de venda direta no varejo, comprovando que uma compra foi feita pelo consumidor final.

Ela foi criada no intuito de, gradativamente, substituir cupom fiscal. Seu uso ainda não é obrigatório em todos os estados, pois alguns locais ainda fazem uso do documento antigo.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Para o ICMS, há a NF-e. Enquanto isso, para o Imposto Sobre Serviços (ISS), há a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Como seu nome diz, esse documento é obrigatório para registro de negociações de prestação de serviços. Ou seja, quando uma empresa presta serviços como transportes dentro de um município, por exemplo, deverá emitir a NFS-e.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) foi criado com o intuito de registrar o serviço de transportes de carga entre estados distintos.

Apesar de o transporte de carga ser considerado um serviço, apenas em ocasiões de movimentações que ocorram dentro de um próprio município, será obrigatória a emissão de nota fiscal de serviço.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Assim como a MDF-e, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) deverá ser emitido quando for prestado um serviço de transporte de cargas. No entanto, essa movimentação deverá acontecer entre municípios de um mesmo estado.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento fiscal que deve ser emitido por empresas que não possuem a obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal de outros modelos e nem emite esse documento com muita frequência.

Devido a isso, ficou conhecida como Nota Fiscal do microempreendedor individual (MEI), pois normalmente esse tipo de empreendedor não possui uma demanda muito alta.

Quem emite nota fiscal

Basicamente, todas as empresas que contribuem com o ICMS ou IPI devem realizar a emissão de nota fiscal. Assim, todas as empresas que comercializam produtos ou serviços emitem notas fiscais.

Mas, a exceção está no MEI. Esses devem emitir nota apenas em caso de venda para pessoa jurídica.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

Como falado anteriormente, a emissão de Nota Fiscal é essencial para que sua empresa se mantenha dentro da legalidade e não tenha problemas com o Fisco.

Para tanto, é importante entender como funcionam os procedimentos de emissão de documento fiscal. Confira a seguir o passo-a-passo para emitir Nota Fiscal:

Descobrir o tipo de Nota Fiscal

Emitir documento fiscal é obrigatório por Lei, mas nem todo tipo de Nota Fiscal servirá para um determinado tipo de empresa. Existem algumas categorias de Nota Fiscal Eletrônica, e sua empresa deverá emiti-la de acordo com a classe em que se encontra. Assim, conheça os principais tipos:

Como fazer a emissão da Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Para emitir uma Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) você irá precisar de um sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Além disso, é necessário todos os dados da empresa e de impostos. Mas, antes disso, o empresário deve solicitar a autorização para a emissão de NF-e.

Como fazer a emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Normalmente, empresas que fazem a emissão da NF-e não precisam de autorização para emitir a NFC-e. Entretanto, como a nota é regularizada pela SEFAZ de cada estado, é preciso entender como cada estado funciona.

Ela também é emitida por um sistema de emissão de Notas Fiscais, sendo necessário inserir os dados fiscais da empresa.

Como fazer a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

No caso de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), ela pode ser emitida por um sistema emissor de NFS-e ou através do sistema da prefeitura. Assim como a NF-e, também são necessários os dados da empresa e de impostos e a autorização para emissão da nota.

Como a NFS-e é de legislação da prefeitura do município, é necessário estar a par das regras da mesma.

Como fazer a emissão do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Em primeiro lugar, é preciso estar cadastrado na SEFAZ do estado para emitir o MDF-e. Após isso, é necessário um sistema de emissão de MDF-e e dados como os da NF-e e previsão de início da viagem, UF e cidade de carregamento e descarregamento e UFs intermediárias (unidades federativas que a carga irá cruzar), assim como outros dados do transporte.

Como fazer a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Assim como os outros documentos fiscais, o CT-e também precisa de autorização da SEFAZ para ser emitido. Ademais, as informações necessárias são as mesmas e também é necessário um sistema emissor de CT-e.

Como fazer a emissão da Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

Também sendo necessário um sistema de emissão, a NFA-e possui dois modelos, o 55 e o 1-A. Porém, ela muda de estado para estado, sendo necessário entender as regras de emissão do seu estado.

Adquirir um certificado digital

O certificado digital serve como uma assinatura de pessoas jurídicas para a certificação de validade do documento fiscal.

Dessa forma, é preciso descobrir, junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), uma autoridade certificadora (como a Receita Federal do Brasil, por exemplo), onde será possível adquirir o certificado digital.

Realizar um cadastro fiscal

É necessário ter um cadastro fiscal junto ao Governo para poder emitir notas fiscais.

Para cadastrar-se, sendo empresa de comércio ou prestadora de serviços, os caminhos são diferentes. Confira:

Empresas de comércio

Se você possui uma empresa comercial, poderá realizar seu cadastro fiscal junto à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Normalmente, são cerca de 15 dias para que o processo se conclua, e o empreendimento tenha a liberação para emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

Empresas de serviços

Empresas prestadoras de serviços deverão realizar seu cadastro na prefeitura da cidade onde se localiza.

Para tanto, será necessário entrar no site desse órgão e realizar um protocolo de comparecimento. Ele deverá ser entregue na data estabelecida, junto a um documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica e uma via original do CPF.

Feito isso, a documentação será analisada e, estando tudo certo, haverá a liberação de uma senha para que possa começar a emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Escolher software de emissão de Nota Fiscal

Após realizar o certificado digital e seu cadastro fiscal de sua empresa e, com isso, estar apto a emissão de notas fiscais, você ainda precisará escolher o software de emissão de Nota Fiscal que melhor atenda às suas necessidades. Para isso, há duas opções disponíveis:

• Emissor disponibilizado pelas prefeituras (somente no caso da NFS-e);
• Software pago especializado na emissão de notas fiscais.

É importante que seja analisado qual dessas opções melhor se adapta ao que sua empresa precisa.

Dar atenção ao processo de emitir Nota Fiscal é essencial para o bom funcionamento de um negócio. Assim, sua empresa fica em dia com o Fisco, evitando muitas dores de cabeça.

Informações que constam na NF-e

Alguns dados da nota fiscal são comuns em qualquer tipo de nota. Sendo eles:

• CNPJ do emissor;
• Nome e endereço do emissor;
• Data e hora da operação;
• Valor;
• Descrição dos produtos (impostos e peso);
• Informações de transporte.

Porque emitir nota fiscal

A nota fiscal é o que regulariza o seu negócio com o Fisco. Ou seja, ao realizar a emissão de notas no seu negócio você está realizando o pagamento de tributos. Ainda, é ela quem demonstra os valores de faturamento na hora de escolher o regime tributário do negócio.

Para o cliente, ela também é uma vantagem, pois demonstra que a empresa na qual está negociando está regularizada.

No caso do contador, a nota fiscal também facilita a fechar os cálculos. Afinal, na nota constam diversas informações fiscais do produto, do fornecedor e do comprador.

Já para o negócio, além de garantir a regularidade, ela também auxilia na hora de acompanhar a entrada e saída dos produtos.