Você como empresário, certamente deve saber o quanto uma boa gestão de fornecedores pode ser importante para não ficar com produtos em falta no estoque, controlar os prazos de entregas e de pagamentos, realizar boas negociações de preço e opções de pagamento, além de verificar possíveis falhas em todos estes processos, dentre outras vantagens.

A gestão de fornecedores está diretamente ligada a produtividade e eficiência de sua empresa. O conhecimento a respeito da operação e qualidade de cada fornecedor, permite com que sua empresa possa planejar melhor as suas tomadas de decisões operacionais e avaliar se os seus fornecedores em questão poderão atender a toda sua demanda.

Mas afinal, como é realizado este processo em sua empresa? Você consegue realizar um controle aprofundado de cada um deles? Consegue identificar os pontos positivos e negativos?

Para realizar a gestão de fornecedores de uma forma eficiente, é preciso saber definir de uma forma objetiva os principais critérios de avaliação a serem analisados, além de possuir uma boa base de dados a respeito de todos os seus fornecedores em um sistema de gestão informatizado, que economize o seu tempo neste processo.

Quer saber mais sobre outras vantagens que uma boa gestão de fornecedores pode trazer para a sua empresa e ficar por dentro de algumas dicas para otimizar este processo? Então este artigo é para você, siga com a gente!

Afinal, o que é gestão de fornecedores?

Gestão de fornecedores é o processo voltado não só para a análise, como também para o controle de todas as atividades operacionais que envolvem a relação entre a empresa e seus fornecedores. 

Como avaliar os seus fornecedores?

Alguns critérios de avaliação podem variar de acordo com as necessidades de cada empresa. Entretanto, podemos elencar alguns fatores essenciais que devem ser levados em conta na hora de analisar a eficiência de seus fornecedores, tais como:

Atendimento

Seus fornecedores são flexíveis no atendimento? São abertos para negociar formas de pagamento, termos de especificação e quantidade dos produtos adquiridos?

Agilidade na entrega

houve situações de atrasos na entrega por parte de seus fornecedores? O atraso é recorrente ou foi apenas uma situação isolada? Você ficou com produtos faltando em seu estoque e acabou perdendo oportunidades de venda?

Relação custo-benefício

Os preços dos produtos de cada fornecedor estão de acordo com a média de mercado? A qualidade desses produtos justifica o valor que vem sendo investido junto aos fornecedores?

Experiência no mercado

Qual o histórico de seus fornecedores no mercado? Você possui referências positivas de outras empresas a respeito de cada um deles?

Estes fatores são essenciais para realizar uma boa gestão de fornecedores e avaliar se estas empresas realmente estão trazendo os resultados esperados ou se é possível encontrar melhores fornecedores no mercado, que otimizem a relação custo-benefício.

Outros critérios de avaliação

Além dos critérios mencionados acima, outros aspectos são importantes como o legalização ou não em relação a normas de segurança e ambientais, certificações dos fornecedores, verificar se há sigilo de informações em relação aos negócios realizados, se exploram adequadamente os recursos tecnológicos no processo produtivo e também verificar se estão localizados perto da sua empresa, o que é um fator determinante não só para a agilidade nos processos logísticos, quanto para a redução de custos.

As certificações são instrumentos de verificação da qualidade do fornecedor analisado, ou seja, são garantias de que seus produtos ou serviços são de qualidade. Possua fornecedores que atendam a todos os padrões exigidos pela sua empresa.

São fatores que certamente são importantes para a gestão de fornecedores de qualquer empresa, independente do seu porte.

Entretanto, o que pode variar é o peso de importância de cada um destes critérios em relação as necessidades de estoque de cada empresa, além das diferentes possibilidades orçamentárias de cada uma e suas variações de demanda, para a partir de então, avaliar quais são os fornecedores mais e menos eficientes.

Outro aspecto importante a ser analisado é a disponibilidade de cada fornecedor, pois muitos deles podem reunir todos os requisitos acima, entretanto, podem não atender as necessidades de sua empresa devido ao fato de possuírem pouca disponibilidade, pois já atendem a uma grande quantidade de empresas.

Feita essa análise, retire de seu cadastro todos os que você julgar que não atendem as necessidades de sua empresa.

Faça um controle periódico

A gestão de fornecedores deve ser um processo contínuo dentro de sua empresa. Estabeleça uma periodicidade neste processo. de preferência mensal ou semanal para não deixar passar nenhuma avaliação despercebida e assim ter mais segurança de que os seus fornecedores realmente atendem as suas necessidades de uma forma constante.

Mantenha um relacionamento constante com seus fornecedores

Mais do que cadastrar e avaliar os seus fornecedores, é preciso manter uma comunicação frequente com essas empresas. Além da gestão das atividades operacionais realizadas, a gestão do relacionamento com fornecedores (Supplier Relationship Management) também e de suma importância para que ambas as partes atinjam os seus objetivos nos negócios.

A partir de um bom relacionamento, a resolução de problemas em determinada situação torna-se muito mais fácil e as possibilidades de negociação tendem a se tornar mais flexíveis, trazendo um ganho de eficiência e de tempo!

Quais os principais benefícios de uma boa gestão de fornecedores?

Agora que você já sabe como realizar uma gestão eficiente de seus fornecedores e os principais critérios que devem ser analisados, vamos falar especificamente sobre os principais benefícios que este processo pode trazer para a sua empresa:

Facilidade de negociação

Com uma boa base de dados cadastrados a respeito de seus fornecedores, você certamente terá um maior embasamento e conhecimento a respeito dessas empresas, facilitando o processo de negociação de prazos, formas de pagamento, quantidade de produtos, dentre outros aspectos.

Outra vantagem de uma boa gestão de fornecedores  é a possibilidade de identificar os que oferecem preços mais acessíveis e usar isso a seu favor nos processos de negociação e tentativa de redução de custos.

Redução de riscos

A partir de uma boa gestão de fornecedores, com uma avaliação correta e criteriosa de cada um deles e por fim um cadastro realizado somente com os fornecedores que de fato atendem as necessidades de sua empresa, as chances de ocorrer atrasos nas entregas ou de faltar produtos em seu estoque é praticamente nula. 

Após todo o processo de avaliação e homologação dos seus fornecedores, você terá uma garantia muito maior de que realmente selecionou apenas os que conseguem prestar um serviço eficiente para a sua empresa.

Em caso de ainda ocorrer uma eventual falha, você terá outras opções cadastradas e poderá solicitar o produto imediatamente junto a outro fornecedor.

Melhor direcionamento de recursos

Com a avaliação da eficiência de cada um dos fornecedores em relação a qualidade de produtos, agilidade nos processos de entrega e flexibilidade de negociações, dentre outros aspectos, é possível saber com clareza em quais empresas você realmente deve investir os seus recursos e assim não realizar gastos desnecessários de seu orçamento.

Qual a relação entre gestão de fornecedores e margem de contribuição?

A margem de contribuição, também conhecida como ganho bruto, indica o quanto a o lucro gerado por cada venda realizada pela sua empresa contribui para arcar com todos os valores referentes a despesas fixas.

Sendo assim, calcular a margem de contribuição é extremamente importante para identificar o quanto a sua empresa terá que vender em determinado período para poder arcar com as suas despesas, proporcionando uma visão mais direcionada a respeito da quantidade de determinado produto que terá de ser solicitada junto a seus fornecedores.

O cálculo da margem de contribuição deve ser realizado através da seguinte fórmula:

Margem de Contribuição = Valor das Vendas – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis)

Qual a melhor ferramenta para fazer a gestão de fornecedores?

A partir de um software de gestão empresarial totalmente online, como o eGestor, você pode não só possuir uma completa base de dados de todos os seus fornecedores, mas também de toda a sua rede de clientes e transportadores.

Além destas funcionalidades, o eGestor possibilita a gestão de compras e vendas realizadas por sua empresa, cadastro de produtos e atualização de estoque automatizada a partir do registro feito no sistema referente a cada movimentação de compra ou venda. Tudo isso pode ser realizado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, do local em que estiver!