A gestão de notas fiscais é uma das bases fundamentais para a saúde financeira de qualquer empresa. Uma gestão eficiente de notas fiscais não apenas minimiza erros, mas também potencializa o controle financeiro. Assim, ela se torna uma ferramenta indispensável para a sustentabilidade do negócio.

Com um sistema adequado, se garante o cumprimento das obrigações fiscais, evitando complicações.

Neste artigo, apresentaremos como a gestão inteligente de notas fiscais pode transformar profundamente a administração financeira da sua empresa. Você terá acesso às melhores práticas e soluções que simplificam esse processo crucial. Ao final, ficará claro como um sistema de gestão de notas fiscais pode se tornar um parceiro estratégico.

O que é a gestão de notas fiscais?

A gestão de notas fiscais é a organização, emissão, controle e armazenamento de notas fiscais de uma empresa. Ela garante que a empresa está em conformidade com as exigências legais e fiscais, uma vez que a emissão de notas é obrigatória.

Sua importância também se vê quando falamos de administração financeira, porque a gestão das notas está diretamente relacionada ao controle financeiro. Isso acontece, principalmente, porque o regime tributário da empresa é definido pelo seu faturamento, e o faturamento é calculado pelas notas emitidas.

Dessa forma, é possível dizer que se pagam menos impostos com uma gestão de notas fiscais eficiente.

Como funciona a gestão inteligente de notas fiscais?

Gerenciar notas fiscais pode parecer complicado, mas com a gestão de notas fiscais inteligente, tudo fica mais fácil. Com uma gestão de notas fiscais bem feita é possível automatizar todo o processo. No longo prazo isso acaba com a preocupação de perder documentos importantes.

Assim, com um bom sistema emissor de notas fiscais não é necessário preencher tudo manualmente. Com o sistema fazendo isso se reduz erros e se economiza tempo, evitando dores de cabeça.

Com os dados de notas fiscais organizados se torna mais fácil gerar relatórios para entender como está o negócio. Por exemplo, com um controle de notas emitidas se vê a quantidade de vendas e de faturamento. Isso traz uma visão mais precisa dos dados da empresa, ajudando na tomada de decisões.

Ou seja, adotar uma gestão inteligente de notas fiscais pode transformar a eficiência do seu negócio. Além de evitar problemas, você abre portas para novas oportunidades. Está pronto para dar esse passo e modernizar sua empresa?

Como fazer o controle de notas fiscais

O controle de notas fiscais é essencial para um negócio. Uma vez que as notas fiscais são essenciais e obrigatórias, a gestão é muito importante. Assim, os principais passos para fazer uma gestão de notas eficiente são:

Organizar as documentações

Existem vários tipos de notas fiscais para vários tipos de operações, mas também existem as notas de entrada e de saída.

• Notas de entrada: As notas de entrada são de produtos ou serviços que a empresa comprou.
• Notas de saída: As notas de saída são de produtos que a empresa vendeu ou serviços que prestou

Tipos de operações

De acordo com a legislação fiscal brasileira existem 5 tipos de notas:

• Nota fiscal de produto (NF-e): esse tipo de nota documenta a venda de mercadorias entre empresas ou diretamente para o consumidor final.
• Nota fiscal do consumidor (NFC-e): esse tipo de nota documenta vendas diretamente para o consumidor fiscal. Ela é mais simples porque não traz as informações do consumidor, apenas da empresa. 
• Nota fiscal de serviço (NFS-e): esse tipo de nota documenta serviços prestados. Nela devem estar todos os detalhes do serviço prestado.
• Nota fiscal de conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): esse tipo de nota documenta serviços de carga. Ela também detalha as informações da mercadoria.
• Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e): esse tipo de nota documenta vários documentos fiscais em uma estrutura.

Automatização da emissão das notas

Mesmo que as notas possam ser impressas, hoje no Brasil, todas as notas são emitidas de forma digital. Por isso o -e, de eletrônica. Dessa forma, a empresa deve ter um sistema de emissão de notas.

Esse sistema também é onde deve ser feita a gestão de notas fiscais. Isso porque ele já tem todos os dados de produtos ou serviços e da empresa. E, quando necessário, do cliente.

O principal benefício é que o sistema automatiza a emissão das notas, ou seja, otimizam o processo com ferramentas digitais. Assim, não é necessário a intervenção humana, uma vez que a ferramenta usa os dados inseridos antes para gerar o documento.

Na hora de escolher o sistema emissor de notas, é importante estar atento para ver se ele tem integração com o fisco. Isso quer dizer que ele deve estar em conformidade com a legislação das notas fiscais.

Confira as informações

O sistema que vai emitir e fazer a gestão das notas fiscais utiliza as informações que foram inseridas pela empresa. Assim, ele emite a nota de forma automatizada. Por isso é importante sempre conferir que os dados da empresa e dos produtos ou serviços estejam corretos.

Valores de impostos, por exemplo, são calculados com base nas informações inseridas pela empresa. Inserir um dado errado pode trazer grandes problemas.

Também é importante conferir com a contabilidade. Muitas informações da nota fiscal são dadas pelo contador da empresa. Esse também é obrigatório para todas as empresas, porque é quem ajuda em questões financeiras e fiscais.

Monitore as notas emitidas para a empresa

Quando um fornecedor emite uma nota de venda para uma empresa, ele usa o CNPJ da empresa. Dessa forma a empresa pode ver a nota, porque ela foi emitida para CNPJ específico.

Esse tipo de gestão de notas deve ser feito quase manualmente. Ele garante que não se tenha fraudes, que a empresa está ciente da transação.

Armazenamento dos documentos

Essa é uma das partes mais importantes da gestão de notas. Os documentos fiscais emitidos pela empresa devem ficar armazenados por, pelo menos, 5 anos. Por isso, a empresa precisa ter segurança de que os documentos emitidos estejam guardados em segurança.

A melhor forma de fazer isso é através de um sistema emissor que tenha o armazenamento da nuvem. Isso garante não só que as notas estejam salvas independente do dispositivo. Mas também garante total segurança, podendo ser acessada apenas por quem tem permissão.

Qual a melhor forma de fazer a gestão de notas fiscais

A melhor forma de fazer a gestão de notas fiscais é com um sistema de gestão emissor de notas. Essa ferramenta é a melhor forma de automatizar, simplificar e garantir a eficiência do processo. Um sistema centraliza as operações, desde a emissão até o armazenamento. Isso faz com que as diferentes áreas da empresa sejam integradas, garantindo a conformidade fiscal.

Vantagens de um sistema de gestão de notas fiscais

Usar um sistema de gestão de notas fiscais pode mudar completamente a forma como sua empresa lida com processos financeiros. Vamos ver algumas vantagens disso de maneira simples e direta.

• Automação que economiza tempo: Com um bom sistema, você pode emitir notas fiscais com apenas um clique. Isso elimina o trabalho manual e reduz erros, deixando sua equipe livre para focar em tarefas mais importantes.
• Controle financeiro claro: Ter um sistema desses permite que você veja as finanças da sua empresa de forma precisa e em tempo real. Isso ajuda a identificar problemas rapidamente e a tomar decisões informadas.
• Relatórios que fazem a diferença: A geração de relatórios detalhados e específicos é essencial para entender o desempenho da sua empresa. Você pode, por exemplo, descobrir quais produtos ou serviços são mais lucrativos e quais precisam ser ajustados.
• Conformidade fiscal garantida: Um sistema eficiente garante que sua empresa siga todas as regras fiscais, evitando multas e problemas legais. Isso traz tranquilidade aos gestores.
• Acesso fácil a informações: Com um sistema centralizado, todos os setores da empresa têm acesso às mesmas informações. Isso facilita a comunicação e a colaboração. Isso significa que as equipes de vendas e finanças podem trabalhar juntas de forma mais eficiente.

Quais os desafios comuns na gestão de notas fiscais?

Uma vez que o sistema tributário e fiscal no Brasil é complexo, a gestão de notas fiscais pode parecer desafiadora.

Por vezes, as empresas não dão a devida importância à gestão de notas fiscais. Mas achar que é só uma tarefa burocrática pode levar a problemas grandes. Criar uma cultura de responsabilidade fiscal dentro da empresa pode ser a chave.

Conformidade com a legislação

Como as atualizações da legislação são constantes, por vezes é difícil se manter atualizado. Por isso que o ideal é que a empresa use um sistema de gestão de notas para fazer a emissão. Ele fica responsável por estar em dia com todas as alterações, evitando irregularidades.

Ainda, as notas não são reguladas por apenas um órgão. A NFS-e, por exemplo, tem legislação de acordo com as regras de cada prefeitura. Assim, é necessário que o sistema esteja de acordo com as regras de cálculo dos impostos.

Emissão e validação de documentos

Quando uma nota é criada com algum erro ela não pode ser emitida. Isso significa que a nota é rejeitada e retorna a empresa. Quem rejeita essa nota é a SEFAZ, responsável pela autorização. Se tudo estiver correto, a nota é autorizada.

Ainda, empresas que não usam sistemas automatizados correm risco de erros. Isso acontece porque podem ocorrer erros de digitação, ou até de informações desencontradas. Dessa forma, se tem um atraso na emissão da nota, que pode até resultar em multas.

Controle e organização

Uma vez que toda empresa precisa emitir notas, obrigatoriamente, algumas empresas emitem muitas notas. Isso, com o tempo, dificulta a gestão das notas, tanto pelo alto volume, como pelos tipos de notas.

Dessa forma, é preciso ter um forma de armazenar essas notas em um local seguro, como na nuvem. Como a empresa deve guardar a nota por 5 anos, na nuvem ela está segura.

Otimizando a gestão de notas fiscais na sua empresa

Adotar uma abordagem inteligente na gestão dessas notas não apenas simplifica processos. Também aprimora a eficiência e a conformidade fiscal do seu negócio.

Com essas informações em mãos, você poderá tomar decisões mais acertadas para garantir precisão na emissão das notas. Isso evita dores de cabeça legais que podem surgir por erros ou desorganização.

Agora, pense bem: sua empresa está realmente aproveitando todas as ferramentas disponíveis para a gestão de notas fiscais? Já considerou a automação como uma solução viável para os desafios que enfrenta?