Livro Caixa: O que é esse documento e como preencher

Se você costuma acompanhar assuntos relacionados a empresas e contabilidade, já deve ter ouvido falar do termo “livro caixa”. O livro caixa tem papel fundamental na organização e controle de valores financeiros das empresas, além de ser uma obrigação para uma parte delas.

Mas, vale lembrar que livro caixa e fluxo de caixa não são a mesma coisa. Quer saber mais detalhes sobre essa excelente ferramenta de gestão? Continue lendo.

O que é um livro caixa

O livro caixa é um documento utilizado pelas empresas para registrar as entradas e saídas, ou seja, as receitas e as despesas da organização. Pode ser feito em um caderno específico para esse fim ou no computador, utilizando uma planilha, como o Excel, por exemplo.

Manter esse documento atualizado e organizado é fundamental para ajudar o gestor a gerenciar as finanças do negócio. Além disso, ele pode ser exigido pelos órgãos fiscalizadores, no caso de empresas que são obrigadas a apresentar o livro caixa. 

Nele, devem constar todos os pagamentos realizados pela empresa, bem como os valores recebidos, seja a partir de crédito ou débito em conta ou outros tipos de transação.

Planilha de fluxo de caixa financeiro

Quais empresas devem ter um livro caixa

O livro caixa é um documento obrigatório para as empresas optantes pelo Simples Nacional, regime tributário voltado para as pequenas empresas com faturamento de até 4,8 mil reais por ano. Todos os dados informados nesse controle devem ser entregues aos órgãos responsáveis.

Contudo, mesmo que uma empresa não se enquadre no Simples Nacional, o livro caixa ainda é importante. Afinal, ele é um eficiente meio de controle de transações como receitas e despesas. Com ele, é muito mais fácil gerenciar esse tipo de movimentação.

Por isso, mesmo que uma empresa não seja obrigada a preencher o livro caixa, a recomendação é que ele seja sim elaborado e atualizado. Isso, porque ele exerce um papel fundamental na organização financeira da empresa.

Como montar e preencher um livro caixa

O livro caixa pode ser criado em um caderno específico ou por meio de uma planilha no computador. Nos dois casos, a montagem é muito simples. O primeiro passo é criar uma tabela com valores que serão preenchidos à medida que as transações forem ocorrendo.

Os pontos principais são: data, histórico, entrada, saída e saldo.

  • Data: deve ser informado o dia em que ocorreu determinada transação.
  • Histórico: é a descrição daquela atividade. Exemplo: recebimento de pagamento do cliente x.
  • Entrada: identifica o valor que a empresa está recebendo.
  • Saída: especifica o valor que está saindo da empresa, os gastos realizados.
  • Saldo: é o resultado da diferença entre entradas e saídas.

Por controlar de forma cronológica, sugerimos inserir as entradas e saídas na posição vertical e a data na posição horizontal. Dessa forma podemos ter o histórico completo baseado nos dias e o saldo especificado também.

O preenchimento do livro caixa também é simples, mas exige cuidado e organização não só para evitar erros, mas também para melhorar a visualização dos dados. 

Dicas para o preenchimento

  • Usar uma linha para cada transação. Com isso, evita-se que haja confusão nas informações prestadas.
  • Inserir os dados com ordem cronológica. Começar sempre com as primeiras transações do mês e preencher a tabela conforme outras atividades vão surgindo.
  • Inserir valor de pagamento de faturas ou recebimento de valores apenas no dia em que o processo, de fato, ocorrer. Isto é, não contar com uma transação que ainda não se concretizou. É uma maneira de trabalhar apenas em cima da realidade.
  • Manter a planilha atualizada. Não deixar para preencher todos os dados de uma única vez. Isso pode gerar duplicidade nas informações, erros ou esquecimento na hora de fazer algum registro.
  • Usar uma página por mês. Claro que isso vai depender da quantidade de transações que a empresa. Uma página para cada mês é interessante porque facilita o controle e a análise de dados.
  • Não esquecer de inserir o valor do saldo referente ao mês anterior. É a partir desse valor que os outros cálculos serão efetuados.

Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa

Os nomes são semelhantes, a função também, mas livro caixa e fluxo de caixa não são a mesma coisa. Ambas são ferramentas muito importantes em uma organização, mas cada uma tem características específicas.

O livro caixa faz o controle de pagamentos e recebimentos em dinheiro que acontecem dentro da empresa. Ele é um documento complementar que auxilia no processo de gestão contábil. Ainda, pode ser usado também como um apoio para o fluxo de caixa.

Já o fluxo de caixa é uma ferramenta que controla todas as entradas e saídas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis. Assim, não só os gastos e as receitas são documentadas, mas também os investimentos, as projeções de faturamento dentre outros dados.

O fluxo de caixa é mais voltado para o gerenciamento de informações e dados do negócio. Enquanto isso, o livro caixa pode ser definido mais como um agente de controle, voltado especificamente para pagamentos e recebimentos.

Outra diferença é a obrigatoriedade legal do livro caixa para algumas empresas. Aquelas empresas que aderiram ao regime tributário do Simples Nacional são obrigadas por lei a criar e preencher o livro caixa e devem apresentar os dados quando solicitadas.

Já o fluxo de caixa, apesar de sua extrema importância, não é um documento que as empresas devam apresentar aos órgãos fiscalizadores. É uma ferramenta importante para gestão e domínio das finanças de um negócio. Mas, se a empresa não o apresentar, não sofrerá sanções por isso.

Resumindo, o fluxo de caixa é uma ferramenta de uso amplo porque oferece uma visão mais global da contabilidade da empresa. Enquanto isso, o livro de caixa é um documento mais específico, com aspectos mais direcionados à compreensão de valores recebidos e pagos.

Considerações finais

O livro caixa é um documento muito importante para todas as empresas. Afinal, ele ajuda o gestor a fazer um controle correto do dinheiro que entra e sai da organização. Para empresas que usam o Simples Nacional é de caráter obrigatório. Já para outros negócios, é um método complementar que auxilia na alimentação do fluxo de caixa.

A montagem e o preenchimento do livro caixa devem seguir orientações básicas para preservar a organização, facilitando o entendimento e a compreensão das informações ali lançadas.

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Escrito por eGestor
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