Se você tem um negócio, com certeza sabe a importância de controlar os gastos que são feitos no dia a dia, e também do dinheiro que entra. É para isso que serve o livro caixa de uma empresa.

O livro caixa é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa, pois permite registrar e controlar todas as entradas e saídas financeiras de maneira organizada e precisa. Ele é considerado o registro contábil mais importante para uma empresa, pois permite acompanhar o fluxo de caixa, ou seja, o dinheiro que entra e sai da empresa

Nesse texto, vamos mostrar como preencher e utilizar o livro caixa de forma eficiente, além de explicar sua importância para o gerenciamento financeiro da empresa. Se você é um empresário ou contador, não deixe de ler este post até o final, pois ele poderá lhe ajudar a melhorar a gestão financeira da sua empresa.

• O que é um livro caixa
• Quais empresas devem ter um livro caixa
• Como escriturar um livro caixa
• Como preencher um livro caixa
  • O que deve conter no livro caixa
  • Dicas para preencher de forma correta
• Objetivo do livro caixa
• Existe outra opção ao livro caixa?
• Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa
• Dúvidas frequentes 
• Considerações finais

O que é um livro caixa

O livro caixa é um documento contábil utilizado pelas empresas para registrar todas as entradas e saídas de caixa, ou seja, as receitas e as despesas da organização. Sua organização é em formato de diário, ou seja, todos os registros acontecem de forma cronológica, respeitando o dia e o mês dos lançamentos. Pode ser feito em um caderno específico para esse fim ou no computador, utilizando uma planilha de fluxo de caixa no Excel, por exemplo.

Manter esse documento atualizado e organizado é fundamental para ajudar o gestor a gerenciar as finanças do negócio. Além disso, os órgãos fiscalizadores podem exigi-lo no caso de empresas que têm obrigação de apresentar o livro. 

Além disso, para as empresas que precisam compulsoriamente fazer a utilização de um livro caixa, existe também a obrigatoriedade de realizar a guarda de cada um desses documentos por um prazo de 5 anos.

Nele, devem constar todos os pagamentos realizados pela empresa, bem como os valores recebidos, seja a partir de crédito ou débito em conta ou outros tipos de transação.

Quais empresas devem ter um livro caixa

O livro caixa é um documento obrigatório para as empresas optantes pelo Simples Nacional, regime tributário voltado para as pequenas empresas com faturamento de até 4,8 milhões de reais por ano. Todos os dados informados nesse controle devem ser entregues aos órgãos responsáveis.

Contudo, mesmo que uma empresa não se enquadre no Simples Nacional, o livro caixa ainda é importante e se recomenda sua utilização. Afinal, ele é um eficiente meio de controle de transações como receitas e despesas. Com ele, é muito mais fácil gerenciar esse tipo de movimentação.

Isso porque é nesse documento que são feitos registros detalhados dos gastos da empresa e também de tudo que entra de receita.

Logo, mesmo que uma empresa não tenha a obrigação de preencher o livro, é importante que ele seja sim elaborado e atualizado. Isso porque ele exerce um papel fundamental na organização financeira da empresa.

Como escriturar um livro caixa

Geralmente a pessoa responsável pelo preenchimento do livro caixa é um membro do departamento financeiro de uma empresa, quando se trata de uma empresa maior. Ou o próprio responsável pelo caixa pode ficar com a guarda e preenchimento do livro caso se trate de um negócio de porte menor.

Em ambos os casos, a escrituração do livro é feita utilizando os recibos de pagamento e comprovantes de recebimentos de valores. A partir disso, a empresa faz o detalhamento dos valores movimentados, juntamente com o histórico e a data que eles aconteceram.

Além disso, o livro caixa precisa conter as seguintes seções:

• Termo de abertura: Deve conter informações sobre a empresa, como o nome, CNPJ e endereço. Também a finalidade do documento, juntamente com a data e número de folhas.
• Folhas de escrituração: Onde será feito o registro de todos os lançamentos de caixa. Sua organização é feita pela data do lançamento.
• Termo de encerramento: Última página do documento. Local onde serão feitas as considerações finais, junto com a assinatura do responsável pelas informações. 

Outro fator importante surge quando se trata de empresas optantes pelo Simples Nacional, que são obrigadas legalmente a entregar o livro caixa. Nesses casos, a assinatura do documento precisa ser realizada pelo representante legal da empresa e também por um profissional contábil habilitado.

Como preencher um livro caixa

O livro caixa pode ser criado em um caderno específico ou por meio de uma planilha no computador. Nos dois casos, a montagem é muito simples. O primeiro passo é criar uma tabela com valores que serão preenchidos à medida que as transações forem ocorrendo.

Para preencher o livro caixa, é necessário registrar todas as entradas e saídas financeiras da sua empresa. Isso inclui vendas, compras, pagamentos e recebimentos. É importante registrar a data, a descrição e o valor de cada transação, além de identificar se é uma entrada ou uma saída. Também é importante manter o livro atualizado diariamente e verificar periodicamente se há algum erro ou inconsistência. Ao final do período, você pode usar as informações do livro caixa para preparar o balanço patrimonial e a demonstração de resultado do exercício (DRE) da sua empresa.

O que deve conter no livro caixa

As principais informações que precisam constar no livro caixa são: data, histórico, entrada, saída e saldo final.

• Data: deve ser informado o dia em que ocorreu determinada transação.
• Histórico: é a descrição do lançamento que está sendo feito. Exemplo: recebimento de pagamento do cliente x.
• Entrada: identifica o valor que a empresa está recebendo.
• Saída: especifica o valor que está saindo da empresa, os gastos realizados.
• Saldo: é o resultado da diferença entre entradas e saídas.

Por controlar de forma cronológica, sugerimos inserir as entradas e saídas na posição vertical e a data na posição horizontal. Dessa forma podemos ter o histórico completo baseado nos dias e o saldo especificado também.

O preenchimento do livro caixa também é simples, mas exige cuidado e organização não só para evitar erros, mas também para melhorar a visualização dos dados. 

Dicas para preencher de forma correta

• Usar uma linha para cada evento. Com isso, evita-se que haja confusão nas informações prestadas.
• Inserir os dados com ordem cronológica. Começar sempre com as primeiras transações do mês e preencher a tabela conforme outras atividades vão surgindo.
• Inserir valor de pagamento de faturas ou recebimento de valores apenas no dia em que o processo, de fato, ocorrer. Isto é, não contar com uma transação que ainda não se concretizou. É uma maneira de trabalhar apenas em cima da realidade.
• Manter a planilha atualizada. Não deixe para preencher todos os dados de uma única vez. Isso pode gerar duplicidade nas informações, erros ou esquecimento na hora de fazer algum registro.
• Usar uma página por mês. Claro que isso vai depender da quantidade de transações que a empresa. Uma página para cada mês é interessante porque facilita o controle e a análise de dados.
• Não esquecer de inserir o valor do saldo referente ao mês anterior. É a partir desse valor que os outros cálculos serão efetuados.

Objetivo do livro caixa

O principal objetivo do livro caixa é fornecer informações detalhadas sobre todas as movimentações das disponibilidades de uma empresa. Isso é feito por meio do registro das entradas e saídas de caixa, principalmente.

Pagamentos de despesas corriqueiras do dia a dia feitos em cheque, cartão de débito ou dinheiro devem ser registrados nesse documento, assim como o pagamento de contas de água, luz, internet.

Isso serve para que haja um controle completo das despesas e receitas da organização. Dessa maneira, no momento da elaboração da DRE do período será possível produzir informações contábeis de melhor qualidade.

Existe outra opção ao livro caixa?

Para as empresas que têm obrigatoriedade de emitir o livro caixa, existem soluções que facilitam os registros e a produção do documento. Apesar de ele não poder ser substituído em sua essência, a tarefa de escrituração pode ser simplificada por meio de softwares de gestão financeira.

Por exemplo, um software financeiro pode fazer a automatização do registro de entradas e saídas no livro. Dessa maneira, em vez do responsável precisar fazer manualmente todos os apontamentos de caixa, o registro é feito imediatamente no software através de créditos e débitos no momento dos gastos e das entradas.

Assim fica muito mais fácil manter o livro em caixa atualizado com todos os lançamentos. Além do mais, isso possibilita a criação de relatórios financeiros, acompanhar fluxos de caixa e fornecer alertas para contas a pagar e a receber. Além disso, ele pode integrar com outros sistemas, como o sistema de pagamentos online e o sistema bancário, permitindo a importação automática de dados e a geração de relatórios precisos e atualizados. Isso pode economizar tempo e esforço, além de ajudar a identificar problemas financeiros antes que eles se tornem críticos.

Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa

Os nomes são semelhantes, a função também, mas livro caixa e fluxo de caixa não são a mesma coisa. Ambas são ferramentas muito importantes em uma organização, mas cada uma tem características específicas.

O livro caixa faz o controle de pagamentos e recebimentos em dinheiro que acontecem dentro da empresa. Ele é um documento complementar que auxilia no processo de gestão contábil. Ainda, a empresa pode usá-lo também como um apoio para o fluxo de caixa.

Já o fluxo de caixa é uma ferramenta que controla todas as entradas e saídas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis. Assim, não é feito o controle apenas dos gastos e das receitas, mas também dos investimentos, projeções de faturamento e outros dados de cunho gerencial.

O fluxo de caixa é mais voltado para o gerenciamento de informações e dados do negócio. Enquanto isso, o livro pode ser definido mais como um agente de controle, voltado especificamente para pagamentos e recebimentos.

Outra diferença é a obrigatoriedade legal do livro caixa para algumas empresas. Aquelas empresas que aderiram ao regime tributário do Simples Nacional são obrigadas por lei a criar e preencher o livro caixa e devem apresentar os dados quando solicitadas.

Já o fluxo de caixa, apesar de sua extrema importância, não é um documento que as empresas precisam, por obrigação legal, apresentar aos órgãos fiscalizadores. É uma ferramenta importante para gestão e domínio das finanças de um negócio. Mas, se a empresa não o apresentar, não sofrerá sanções por isso.

Resumindo, o fluxo de caixa é uma ferramenta de uso amplo porque oferece uma visão mais global da contabilidade da empresa. Enquanto isso, o livro de caixa é um documento mais específico, com aspectos mais direcionados à compreensão de valores recebidos e pagos.

Dúvidas frequentes 

Considerações finais

O livro caixa é um documento muito importante para todas as empresas. Afinal, ele ajuda o gestor a fazer um controle correto do dinheiro que entra e sai da organização. Para empresas que usam o Simples Nacional é de caráter obrigatório. Já para outros negócios, é um método de auxiliar a gerar informações de qualidade que resultam em uma boa gestão.

A montagem e o preenchimento do livro caixa devem seguir orientações básicas para preservar a organização, facilitando o entendimento e a compreensão das informações ali lançadas.